Автоматизація адміністративної діяльності

Автоматизація ніколи не може бути метою, а лише засобом досягнення мети. У сучасних умовах автоматизація адміністративного управління – об'єктивна необхідність і є засобом, за допомогою якого забезпечується якісне виконання функцій з управління, таких, як планування, складання розкладів і звітності, розподіл товарів і послуг, оперативне і диспетчерське управління і т. п. Ці функції об'єктивно необхідні для забезпечення виробництва матеріальних і духовних цінностей, забезпечення нормальних умов роботи і життя людей.

Як ми вже знаємо, автоматизація адміністративного управління спрямована на більш ефективне та якісне виконання керуючих функцій. Засоби автоматизації – ЕОМ повинні бути включені в роботу організації (Системи управління) так, щоб сприяти якісної та ефективної їх роботі. Подібне включення не змінює цілей системи управління, її функцій, а змінює лише способи досягнення цих цілей і виконання установлених функцій. Таким чином, роботи з автоматизації управління спрямовані на включення машин в потік роботи, що виконується системою управління, з метою підвищення ефективності її діяльності.

Розробка систем управління з використанням засобів автоматизації має ряд особливостей. Одна з них пов'язана з тим, що в переважній більшості випадків автоматизації підлягають вже працюють (і багато протягом досить тривалого часу) системи управління та автоматизація не повинна порушувати виконання їх функцій. Це загальна вимога відноситься до всіх способів використання машин. Як вже зазначалося, ці системи – їх структури, методи роботи, форми документів і т. п. розраховані на «ручне» виконання, тобто на можливості людей. Наскільки глибоко зміни, пов'язані з введенням ЕОМ, торкнуться існуючу систему, залежить від ряду факторів – можливостей розробників, наявності обчислювальних пристроїв, поставлених цілей, встановлених термінів. По суті ж це залежить від обраного способу використання обчислювальних машин.

Введення ЕОМ спрямоване на підвищення ефективності управління, тому незалежно від обраного способу потрібно визначити джерело підвищення ефективності. Для цього потрібно визначити операції, які доцільно виконувати за допомогою ЕОМ. А це вимагає досить докладного вивчення роботи існуючої неавтоматизованої системи управління, щоб встановити, як включити ЕОМ у її потік, що і як змінити в ній, щоб максимально використовувати можливості людей і машин, іншими словами, визначити склад підрозділів системи управління (організації), зв'язки між ними, поділ відповідальності між підрозділами і виконувану ними роботу.

Обраний спосіб використання ЕОМ зумовить також організацію і склад робіт по автоматизації, їх масштаб, терміни, вартість, кількість учасників, їх кваліфікацію. Очевидно, що розробка нової, науково обгрунтованої системи управління, розрахованої на людино-машинну роботу, тобто розробка АСУ, вимагає набагато більших зусиль і незрівнянно більш високої кваліфікації працівників, ніж при інших способах використання машин.

Машинне виконання робіт вимагає насамперед розробки алгоритмів та відповідного програмного забезпечення. Кількість необхідних алгоритмів і програм, їх складність знов-таки залежать від обраного способу використання ЕОМ. Але в будь-якому випадку алгоритмічне та програмне забезпечення розробляються поступово, у встановленій черговості для кожної підсистеми. Поступовість, почергове впровадження результатів розробки – ще одна особливість автоматизації адміністративного управління. Переклад «ручний» системи в автоматизовану відбувається поступово, оскільки, навіть при невеликих за масштабами роботах, неможливо охопити одночасно всі завдання управління і автоматизувати їх виконання. Кількість і обсяг частин робіт цілком визначаються наявними ресурсами розробників. Вибір черговості робіт, що перекладаються на ЕОМ, визначається рядом факторів. Перш за все зазвичай перекладають роботи, автоматизація яких має найбільше значення, дає найбільший ефект, забезпечує поступове нарощування рівня автоматизації і можливість побудови єдиної автоматизованої системи (якщо розробляється АСУ).


Рис. 7. Блок-схема функції управління

При визначенні черговості використовують можливість розчленовування системи управління на частини – підсистеми.

Існують два види підсистем – структурні та функціональні. Структурні відповідають організаційній структурі системи управління і використовуються в основному для організації розробок. Функціональні підсистеми відповідають основним функціям управління, що виконуються системою (планування, постачання та збут, оперативне управління, управління кадрами і т, д.). Автоматизація управління здійснюється саме шляхом автоматизації виконання окремих функцій, причому ця автоматизація також здійснюється поступово (рис. 7). Для виконання будь-якої функції необхідно виконатиN комплексів робіт (N> 1). Кожен комплекс у свою чергу складається зT завдань (T^N). Автоматизація виконання функцій і здійснюється перекладом на машинне виконання окремих функціональних нальних завдань. Для них розробляються моделі, програми, створюються інформаційні масиви. Введення автоматизації по окремим функціональним завданням повинно здійснюватися таким чином, щоб забезпечити стикування окремих завдань у комплекси, а комплекси – в автоматизовану функцію, і т. д.

Таким чином, при автоматизації адміністративного управління, з одного боку, має місце прагнення створити єдину закінчену систему, а з іншого – обмежені можливості змушують вести впровадження ЕОМ поступово, нарощуючи кількість робіт, що виконуються з допомогою машин. Системи управління відносяться до класу так званих систем, що розвиваються, які вимагають фактично постійного вдосконалення своєї діяльності відповідно до мінливих внешни ми умовами і виникаючими новими вимогами. Зміна продукції, що випускається, її асортименту, розширення масштабів діяльності, зміна її ха рактер – все це і цілий ряд інших моментів обумовлюють доцільність внесення відповідних коректив у функціонування системи управління. За цим про закінчення робіт з впровадження ЕОМ в системи адміністративного управління можна говорити лише умовно. По суті, мова повинна йти про закінчення більш-менш великого етапу цих робіт. Гнучкість систем адміністративного управління, можливість їх адаптації до мінливих умов є неодмінна умова успішного управління.


 

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*