Використання BPwin в консалтингових проектах. Частина 2

Частина 1


Функціонально-вартісний аналіз (ABC-аналіз)


Вбудований в BPwin механізм обчислення вартості дозволяє оцінювати і аналізувати витрати на здійснення різних видів ділової активності. Механізм обчислення витрат на основі виконуваних дій (Activity-Based Costing, ABC) – це технологія, яка застосовується для оцінки витрат і використовуваних ресурсів. Вона допомагає розпізнати і виділити найбільш дорогі операції для подальшого аналізу.


Тільки після того, як закінчена робота над моделлю, тобто досягнута її повнота та проведено її повна верифікація з експертом, аналітик може провести приступити до вартісному аналізу моделі. Коротенько це робиться так – кожній функції в моделі присвоюється пряма вартість її виконання плюс вартість накладних витрат розподілених по всій моделі за допомогою якогось алгоритму. У результаті ми отримаємо кількісну оцінку функцій, виражену у їх вартості.


Зазвичай ABC застосовується для того, щоб зрозуміти походження вихідних витрат і полегшити вибір потрібної моделі робіт при реорганізації діяльності підприємства. За допомогою вартісного аналізу можна вирішити такі завдання як визначення дійсної вартості виробництва продукту, визначення дійсної вартості підтримки клієнта, ідентифікація робіт, які коштують більше всього (ті, які повинні бути поліпшені в першу чергу).


На практиці, при проведенні великих консалтингових проектів ми зіткнулися проблемою, при якій використання методу АВС утруднено. Це пов'язано з тим, що неможливо повно зібрати інформацію про вартість вироблених робіт з-за великої кількості персоналу, який необхідно було б опитати. Так, наприклад, що б опитати всіх співробітників компанії замовника, близько 9 тис. осіб, знадобилося б приблизно 6 місяців досліджень з розрахунку опитування 2 тисяч співробітників з унікальними посадами і подальшою консолідацією результату.


Нами був вибраний інший підхід, згідно з яким затверджується, що 20% робіт складають 80% витрат (Рис.8).


Рис.8. Метод "20/80"

При використанні даного підходу Бізнес-аналітик чи експерт предметної області виділяє ключові процеси діяльності, які аналізуються методом АВС.


Розглянемо простий реальний приклад. У процесі укладання договору на поставку ТМЦ у компанії замовника договір спочатку надсилається постачальнику на підписання, а тільки після цього він візується у посадових осіб усередині компанії і підписується генеральним керуючим (або його заступником). (Рис.9)


Рис.9. Діаграма "AS IS"

На перший погляд все вірно – спочатку договір підписує зацікавлена сторона, в даному випадку клієнт, а вже потім договір потрапляє на підпис керівнику.


Однак з інтерв'ю зі співробітниками відділу закупівель з'ясувалося, що з боку клієнта ніколи не було розбіжностей з приводу підписання договору (або таких випадків мало). Але з боку керівництва компанії до клієнтів висуваються певні вимоги. У результаті договір може бути не підписаний. Проаналізувавши вартість цих робіт за критеріями "Кур'єрська доставка", "Роздруківка", "Упаковка" консультантами був виявлений факт того, що вартість роботи щодо підписання договору у клієнта значно вище вартості робіт з підписання його з боку керівництва компанії за рахунок збільшених витрат на упаковку і кур'єрську доставку. Таким чином, у разі не підписання його керівництвом сума, яку втрачає компанія вище, ніж, якщо б договір підписувався у клієнта в останню чергу.


У результаті проведених досліджень консультантом був зроблений висновок про необхідність поміняти порядок проходження процесів з метою зменшення витрат (Рис.10).


Рис.10. Діаграма "TO BE"

Даний простий приклад наочно ілюструє важливість застосування даного аналізу при проведенні проектів реструктуризації компаній.


Для проведення більш тонкого функціонально-вартісного аналізу можна скористатися спеціалізованими засобами, таким, наприклад, як EasyABC, з яким у BPwin є двонаправлений інтерфейс обміну інформацією.


Властивості, що визначаються користувачем (User Defined Properties)


Якщо для того щоб посилити значення моделі, засобів функціонально-вартісного аналізу виявиться недостатнім у BPwin є можливість внесення власних показників – властивостей, визначених користувачем (User Defined Properties, UDP). Є можливість завдання 18 різних типів UDP. Наприклад, категорія "Трудомісткість", може бути виражена кількістю днів або годин необхідних на виконання даної роботи. Кожній роботі можна поставити у відповідність набір з декількох UDP.


Так, у своїй роботі, ми часто використовуємо такі додаткові властивості у моделей як "Час", "Важливість", "Опис проблемної зони", "Методи її усунення". Все це робить простим формування специфікацій до модельованим процесам і аналіз отриманих результатів за допомогою спеціальних звітів, вбудованих в BPwin.


Якщо Вам траплялося брати участь в обстеженні підприємств при проведенні консалтингових проектів або просто при проведенні реструктуризації підприємств, то Ви напевно, як і ми, стикалися з величезним кількістю різноманітної документації отриманої в ході дослідження, анкетування, інтерв'ю. Це різноманітні форми документів, звіти, положення, інструкції, діаграми, графіки, схеми. Щоб не втратити нічого в такій великій кількості документів на допомогу приходить механізм UDP в BPwin.


Поряд з тим, що UDP надають аналітику критерії оцінки моделей, цей механізм дозволяє структурувати наявну документацію, прив'язавши її до конкретних об'єктів діаграми. Це можуть бути будь-які об'єкти – Текстові файли, малюнки, схеми. Так, наприклад, в якості додаткової документації можуть виступати файли інструкцій, положень та правил, що регламентують виконання роботи до яких вони прив'язані. Зокрема, на малюнку показана прив'язка документа "Інструкція з діловодства" в якості вихідної документації до процесу "Запис інформації в реєстраційну картку" (рис.11).


Рис.11. Прив'язка об'єктів до елементів діаграми

Це полегшує аналітикам вести бібліотеку проекту, спрощує пошук необхідних документів і повністю виключає втрату необхідних регламентуючих документів. В якості додаткової документації при побудові моделі "TO BE" можуть також виступати і схеми моделі "AS IS". При цьому аналітик завжди буде мати під рукою вихідні схеми функціонування підприємства.

Словник даних (Arrow data)

Складовою частиною будь-якого консалтингового проекту є аналіз системи документообігу підприємства. Систему документообігу великих підприємств, подібних за організаційного будовою та кількістю персоналу з великою нафтовою компанією, характеризують такі властивості:



Розглянемо приклад відсутності уніфікації у трьох документів "Заявка на ТМЦ", "Заявка на нафтопровідні і водопровідні труби", "Заявка на виготовлення деталей, запчастин і нестандартного обладнання". При детальному їх розгляді можна помітити, що у другого документа такі параметри як "Найменування трубопроводу", "Розмір труби", "Призначення", "% води" і "Об'єм" об'єднуються одним показником першого документа "Тип, марка, повна характеристика". У третьому ж документі навпроти не вистачає таких параметрів як "Кількість" та "Тип, марка, повна характеристика" (рис.12).


Рис.12. Приклад уніфікації форм документів

Об'єднуючи все перераховане, ми отримаємо уніфіковану форму для цих трьох документів, яка спрощує їх облік та автоматизовану обробку.


Відзначу також, що таке злиття повинно супроводжуватися детальним дослідженням інформаційних потоків, присутніх у цих документах, їх подальше використання і передачу. Не можна допускати злиття параметрів в інформаційних потоках, де дані параметри далі використовуються незалежно один від одного, тобто розщеплюються на два інформаційних потоки.


Для вирішення цих та інших проблем необхідно, перш за все, прив'язати до інформаційних потоків в моделі ті параметри документів, з якими вони пов'язані. Для цього в BPwin існує спеціальний механізм, призначений для опису інформаційних потоків – так званий "словник даних" (Arrow data) (рис. 13).


Рис.13. Словник даних

До кожного інформаційного потоку на діаграмі можна прив'язати ті параметри документів, які передаються даним потоком. Причому BPwin автоматично відстежує злиття і поділ інформаційних потоків на верхніх рівнях агрегації, що дозволяє згодом виділяти і групувати дублюються інформаційні параметри різних документів.


Після побудови та верифікації всіх параметрів документів, об'єднання і перегрупування їх у документи можна отримувати за допомогою засобів документування BPwin різні звіти, альбоми форм документів та інші невід'ємні звітні документи консалтингового проекту.


Організаційні діаграми


У ході консалтингових проектів аналітик при проведенні досліджень користується організаційною структурою обстежуваної організації.


BPwin дозволяє моделювати прості організаційні схеми організацій, що мають класичне вертикальне управління, на вершині якої знаходиться один прямокутник, від якого йдуть розгалуження до кількох нижчестоящим. Кожен прямокутник у схемі організації відповідає конкретної ролі або посади, наприклад президента або віце-президента.


На закінчення хотілося б відзначити, що на побудові моделі "TO BE" і організаційних діаграм робота на підприємстві замовника не закінчується. На підставі інформаційної моделі, отриманої при проведенні аналізу в BPwin, може бути побудована база даних розробляється інформаційної системи. Для цього BPwin тісно інтегрований з іншим програмним продуктом Computer Associates – ERwin, основою моделі якого служать параметри та атрибути інформаційних потоків моделі BPwin.


Всі перераховані вище можливості BPwin роблять його лідером серед недорогих CASE-інструментів, призначених для аналізу діяльності підприємства та проектування інформаційних систем в ході виконання консалтингових проектів.


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*