Корисні поради з MS Office. Частина 11

попередня стаття серії

Зміст



Велика частина офісних завдань вирішується на комп'ютері в середовищі MS Office, і насамперед у Word, Excel, Outlook і PowerPoint. Для роботи з цими додатками цілком достатньо мінімальних знань, проте в багатьох ситуаціях додаткові прийоми допоможуть заощадити масу часу і зусиль. На деякі способи підвищення ефективності роботи у вищевказаних програмах ми і зупинимося в цій статті.

MS Word


Повільне переміщення графічних об'єктів


Як правило, створені в Word графічні об'єкти переміщають за допомогою миші або стрілок. Однак і в тому, і в іншому випадку об'єкт зсувається відразу на велику кількість пікселів. Якщо необхідно здійснити зрушення маленькими кроками, то переміщати слід тільки клавішами "стрілка вліво», «стрілка вправо», «стрілка вгору» і «стрілка вниз», утримуючи клавішу Ctrl.

Формат за зразком


Якщо ви витратили чимало часу на форматування якогось фрагмента тексту, визначивши йому шрифт, вирівнювання, відступи, міжрядкові інтервали та ін, а потім захотіли так само відформатувати ще один фрагмент, то зовсім не обов'язково звертатися до списку стилів і тим більше повторювати все заново для іншого абзацу. Можна скористатися можливостями форматування за зразком – на панелі інструментів Стандартна є відповідна кнопка.

Виділіть відформатований вами фрагмент тексту і клацніть на кнопці Формат за зразком, А потім виділіть той фрагмент документа, до якого необхідно застосувати даний варіант форматування – виділений текст відформатує.

Якщо ж клацнути по кнопці Формат за зразком два рази, то можна буде виділити кілька фрагментів у різних частинах документа, і всі вони відформатуйте за першим зразком. Після закінчення процедури для того, щоб відмовитися від режиму форматування за зразком, натисніть клавішу Esc.

Пересилання документів з пов'язаними об'єктами


Інструмент зв'язування об'єктів дозволяє вставляти в документ Word фрагменти таблиць з Excel, діаграми тощо, істотно спрощуючи процедуру їх оновлення. Крім того, створені таким чином документи займають набагато менше місця. Однак необхідно пам'ятати, що якщо ви посилаєте кому-небудь документ з пов'язаними об'єктами по електронній пошті або передаєте на дискеті, то одержувач, відкривши файл, не зможе побачити вставлені об'єкти, оскільки такий документ містить лише відомості про місцезнаходження об'єктів.

Тому, перш ніж відсилати файл, зробіть її копію та порвіте всі наявні зв'язки, по черзі виділяючи зв'язані об'єкти і натискаючи комбінацію клавіш Ctrl+Shift+F9. У підсумку всі зв'язані об'єкти будуть перетворені в малюнки, а сам документ можна буде спокійно розсилати по електронній пошті.

Отримання інформації про особливості форматування абзацу


У документі з наявністю великої кількості різним чином відформатованих абзаців орієнтуватися досить складно. Наприклад, кожен раз, коли потрібно дізнатися, які відступи у того чи іншого абзацу, доводиться викликати команду Абзац з контекстного меню. Є більш оперативний спосіб отримати ту ж інформацію – натиснувши комбінацію клавіш Shift+F1 і клікнувши потім на тому чи іншому абзаці, ви отримаєте вичерпну інформацію про його характеристики (рис. 1).

Рис. 1. Інформація про особливості форматування абзацу

Зміна розміру шрифту


Збільшити розмір шрифту виділеного фрагменту на один-два пункти дуже просто, якщо розмір всіх букв у цьому фрагменті однаковий. Якщо ж частина фрагмента, наприклад, заголовки, має один розмір, а весь інший текст – інший, то доведеться змінювати розмір шрифту по черзі. Набагато простіше скористатися кнопками Збільшити розмір, Збільшити розмір на один пункт, Зменшити розмір, Зменшити розмір на 1 пункт, Які не складно викликати на панель інструментів.

Для цього скористайтеся командою Сервіс => Налаштування => Команди, Виберіть категорію Формат і перетягніть відповідні кнопки на панель інструментів (мал. 2). У підсумку незалежно від наявності у виділеному фрагменті шрифту різного розміру з допомогою зазначених кнопок ви зможете рівномірно, тобто на однакове число пунктів, змінити розміри всіх шрифтів, що входять у виділену область.

Рис. 2. Команди зміни розміру шрифту

Проведення заміни у частині документа


Якщо вам потрібно зробити яку-небудь заміну не у всьому тексті, а лише в якійсь його частині, то це цілком реально. Просто перед заміною виділіть ті фрагменти документа, в яких потрібно щось замінити.

Якщо дані фрагменти розташовані один за одним, то проблеми їх виділення не виникне у будь-якої версії Word. Якщо ж текст, в якому слід зробити заміну, розкиданий по всьому документу, то на допомогу прийде багаторазове виділення (воно є починаючи з версії Word 2002), коли при виділенні чергового фрагмента доведеться утримувати клавішу Ctrl.

У більш старих версіях Word все трохи складніше. Щоб провести заміну в кількох фрагментах документа, спочатку виділіть фрагменти яким-небудь кольором, клацнувши на кнопці Виділення кольором на панелі інструментів Форматування. Потім скористайтеся командою Правка => Замінити, Клацніть на кнопці Більше, щоб отримати доступ до розширених можливостей пошуку і заміни, натисніть на кнопку Формат, В параметрах пошуку вкажіть варіант Виділення кольором (Рис. 3) і проведіть заміну – заміна буде проведена тільки в зазначеному кольором тексті.

Рис. 3. Проведення заміни у виділених кольором фрагментах тексту

Визначення режиму перегляду документа за замовчуванням


Word пропонує користувачу кілька способів перегляду документа: звичайний режим, режим Web-документа, режим розмітки і режим структури. Цілком можливо, що для вас кращий якийсь інший режим перегляду, а не той, що використовується програмою за замовчуванням.

Ситуацію нескладно змінити, створивши макрос з ім'ям AutoNew і визначивши в ньому бажаний Вами режим перегляду. Відкрийте в меню Сервіс команду Макрос => Почати запис, У полі Ім'я макросу введіть AutoNew (Рис. 4) і натисніть кнопку ОК. Потім виберіть у меню Вид необхідний режим перегляду і натисніть на кнопку Зупинити запис. У результаті Word при створенні нового документа буде автоматично перемикатися в певний Вами режим перегляду документа.

Рис. 4. Створення макросу AutoNew

Форматування документа з безліччю стилів


Цілком можливо, що вам нерідко доводиться займатися остаточним форматуванням документа, створеного з декількох документів, підготовлених різними користувачами і тому містять безліч стилів. Припустимо, може виявитися, що в підсумковому документі не збігається форматування абзаців, наприклад до одних абзаців застосований шрифт Arial розміром 12, до інших – шрифт Times New Roman розміром 10, до третіх – Times New Roman розміром 12. У всіх абзацах потрібно встановити шрифт Times New Roman розміром 12. При цьому абзаци з однаковим форматуванням розкидані по тексту і зміна форматування кожного абзацу вручну шляхом виділення та зміни стилю може зайняти багато часу.

Є більш швидке вирішення проблеми: встановіть курсор на один з абзаців, відкрийте з меню команду Стилі та форматування і клацніть на кнопці Виділити всі. У результаті всі абзаци, відформатовані стилем Звичайний та похідними від нього, виявляться виділеними (рис. 5). Після цього в списку стилів виберіть той варіант форматування, який потрібно застосувати до виділеного тексту (мал. 6), – все абзаци будуть відформатованими абсолютно однаково.

Рис. 5. Результат виділення всіх фрагментів, оформлених стилем Звичайний та похідними від нього

Рис. 6. Вибір стилю для форматування виділених фрагментів

MS Excel


Швидка вставка тексту без форматування


Якщо окремі осередки таблиці, скажімо довгі заголовки, вам зручніше заповнити шляхом копіювання інформації, наприклад, з Word і при цьому ви хочете вставити текст без форматування, то зовсім необов'язково користуватися командою Правка => Спеціальна вставка. Існує оперативний спосіб добитися того ж результату – для цього клацніть в рядку формул і вставте скопійований в буфер текст.

Швидка вставка клітинок


Для вставки порожніх клітинок усередині заповненої таблиці зовсім необов'язково виділяти таку ж кількість осередків, що ви плануєте вставити, і вибирати з контекстного меню команду Додати осередки. Можна поступити набагато простіше, і в місці вставки осередків потягнути за маркер автозаповнення комірки (квадратик у правому нижньому куті клітинки, на якому маркер приймає вигляд хрестика), наприклад вниз, утримуючи клавіші Shift, – В результаті в таблиці з'явиться рівно стільки порожніх клітинок, на скільки клітинок ви перетягнули маркер автозаповнення.

Швидка зміна формату клітинок


Існує кілька способів змінити формат осередків, при цьому найчастіше звертаються до контекстного меню, рідше – до команди Формат => Стовпчики. Однак якщо вам підходить один із варіантів форматування, встановленого за замовчуванням, то існує більш швидкий спосіб форматування осередків. Наприклад, для установки процентного формату можна натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+%, Формат дати можна призначити комбінацією Ctrl+Shift+#, А формат часу – комбінацією Ctrl+Shift+@.

Зміна формату клітинок за замовчуванням


За умовчанням в новому документі інформація в осередках завжди має певний вид: шрифт «Arial Cyr 10», вирівнювання по горизонталі – «за значенням» і по вертикалі – «по нижньому краю» та ін Цілком можливо, що такі параметри вас не влаштовують. Наприклад, досить часто доводиться змінювати принцип вирівнювання по вертикалі. Можна визначити інші параметри виводу даних за замовчуванням. Для цього виберіть команду Формат => Стиль => Звичайний, Клацніть на кнопці Змінити та змініть параметри в потрібну сторону (мал. 7).

Рис. 7. Визначення нових характеристик стилю Звичайний

Зміна розміру шрифту на ярличках аркушів


Якщо шрифт на ярличках аркушів вам здається дуже дрібним (або навпаки, занадто великим), його розмір не складно змінити, збільшивши або зменшивши висоту смуги прокручування. Для цього відкрийте панель управління через Пуск => Налаштування => Панель управління, Двічі клацніть значок Екран, Перейдіть на вкладку Оформлення, Виберіть команду Смуга прокрутки в списку Елемент і змініть число в полі Розмір (Рис. 8).

Рис. 8. Зміна висоти смуги прокрутки

Зміна зовнішнього вигляду об'ємної діаграми


Якщо вас не влаштовує зовнішній вигляд вийшла об'ємної діаграми, то ряд її параметрів легко змінити. Для цього виберіть діаграму і скористайтеся командою Діаграма => Об'ємний вигляд – Відкриється вікно Формат тривимірної проекції, Де й можна буде внести зміни, наприклад як на рис. 9. Підбираючи нові значення параметрів, варто звернути увагу на кнопку Застосувати, За допомогою якої можна побачити зміни у діаграмі, не закриваючи вікна редагування.

Рис. 9. Зміна параметрів об'ємної діаграми

Змінити піднесення і кут повороту діаграми можна і за допомогою миші, клацнувши нею в одному з кутів діаграми і перетягнувши будь-який з виділених кутів потрібним чином. Даний процес зручніше здійснювати за натиснутій клавіші Ctrl, Щоб зробити видимими внутрішні контури діаграми (рис. 10).

Рис. 10. Зовнішній вигляд діаграми в процесі її повороту при натиснутій клавіші Ctrl

Складне підсумовування


Припустимо, вам необхідно у величезній таблиці з обліку перевезень підсумувати обсяги вантажів тільки у тих рядках, які стосуються, наприклад, ввезення продукції в область строго з певних регіонів. Якщо для позначення напрямків ввезення продукції введений спеціальний стовпець з кодом (рис. 11), то проблема вирішується досить просто.

Рис. 11. Приклад вихідної таблиці

Будемо вважати, що необхідно провести підсумовування для рядків з кодом в інтервалі від 3 до 7. Скориставшись автофільтрів (команда Дані => Фільтр => Автофільтр), Введіть умова фільтрації відповідно до рис. 12. Результат фільтрації буде таким же, як на рис. 13. Після цього знайдіть суму звичайним чином, клацнувши на кнопці Автосума. У результаті будуть підсумовані тільки осередки у рядках, що залишилися після фільтрації (рис. 14).

Рис. 12. Формування умов автофільтра

Рис. 13. Результат застосування автофільтра

Рис. 14. Результат обчислення суми значень у рядках з певним значенням коду

Заборона друку осередків з помилками


Припустимо, що ви працюєте з постійно поповнюється таблицею даних, в якій один або декілька стовпців автоматично обраховуються. Природно, що кожен раз при введенні нового рядка не дуже хочеться витрачати час на копіювання відповідних формул. Зручніше формули відразу ж скопіювати на весь стовпець. Однак це не дуже добре в тому плані, що в обчислюваних осередках для незаповнених рядків з'являться повідомлення про помилку (мал. 15). Аналогічна ситуація виникає і в тому випадку, якщо в таблиці зі строго фіксованим набором рядків, кожна з яких відповідає найменуванням продукції, що випускається (або продається) продукції, в якомусь місяці виявляється, що окремий вид продукції не випускався зовсім.

Можливо, що повідомлення про помилки вас анітрохи не бентежать, але на пресі дані повідомлення з'являтися не повинні. Щоб заборонити висновок на друк осередків з помилками, скористайтеся командою Файл => Параметри сторінки => Лист і в розділі Друк для виведення осередків з помилками вкажіть варіант Ні (Рис. 16). Є й інший варіант вирішення проблеми – можна вивести на друк тільки виділений діапазон, застосувавши команду Файл => Друк і підсвіти варіант Вивести на друк виділений діапазон (Попередньо потрібний діапазон необхідно виділити) – рис. 17.

Рис. 15. Приклад вихідної таблиці

Рис. 16. Заборона виведення осередків з помилками

Рис. 17. Друк тільки виділеного діапазону

Створення змісту


Досить часто таблиці в Excel мають складну структуру, і для полегшення орієнтації в них непогано б створити зміст. Спеціальної можливості в Excel для створення змісту не передбачено, але можна скористатися гіперпосиланнями, які й забезпечать переходи не тільки на потрібні листи, але і в конкретні комірки цих аркушів (рис. 18).

Рис. 18. Приклад змісту в Excel

Для створення гіперпосилання на конкретну комірку потрібного аркуша виділіть відповідну клітинку формованого змісту, скористайтеся командою Вставка => Гіперпосилання і вкажіть ім'я листа і номер комірки для переходу (рис. 19).

Рис. 19. Додавання гіперпосилання

Переклад національних європейських валют у євро


При роботі з прайс-листами досить часто доводиться здійснювати переклад цін з однієї валюти в іншу, зокрема в євро, для чого в Excel є спеціальна надбудова «Перерахунок в євро». Для її виклику скористайтеся командою Сервіс => Надбудови і встановіть прапорець Перерахунок в євро (Рис. 20). Дана надбудова надає певні можливості для роботи з євро та національними валютами країн – членів Європейського союзу (ЄС), які прийняли євро як грошової одиниці.

Після установки надбудови стають доступними панель інструментів EuroValue, Яка використовується для перегляду перетворених значень; кнопка Євро панелі інструментів Форматування для форматування значень в одиницях «євро» і кнопка Euro Conversion панелі інструментів Стандартна для перетворення значень в євро і з нього між національними валютами країн.

Щоб скористатися можливостями надбудови Перерахунок в євро і перевести, наприклад, франки в євро (рис. 21), виділіть перекладні значення, клацніть на кнопці Euro Conversion і визначте параметри перекладу (рис. 22). Результатом стане формування нового стовпця значень з цінами в євро (рис. 23).

Рис. 20. Підключення надбудови Перерахунок в євро

Рис. 21. Вихідна таблиця

Рис. 22. Вікно Euro Conversion

Рис. 23. Результат перекладу цін з франків в євро

Після цього при необхідності можна додати до цін у євро значок €, встановивши відповідний формат через контекстне меню або скориставшись з'явилася на панелі інструментів кнопкою Євро. Інший варіант набагато швидше – потрібно виділити форматується осередки і клацнути на кнопці Євро.

Порівняння вмісту клітинок


Уявіть собі ситуацію: є таблиця, в якій в одному з стовпців текстові значення багаторазово повторюються (однакові прізвища, назви продукції тощо). Завдання полягає в тому, щоб з'ясувати, скільки разів зустрічається кожне найменування.

Нехай таблиця з повторюваними значеннями знаходиться на аркуші 1 (рис. 24). Створимо на листі 2 унікальний список цікавих для нас значень. Для цього виділіть стовпець B і скористайтеся командою Дані => Фільтр => Розширений фільтр. Встановіть перемикач групи Обробка в положення скопіювати результат до іншого місця, Задайте діапазон комірок, в які необхідно помістити результат, і включіть опцію Лише унікальні записи (Рис. 25). Після цього перемістіть отриманий унікальний список на лист 2 (дана операція необхідна, оскільки при створенні унікального списку не можна вказати клітинку на іншому аркуші). А потім порівняйте кожне значення з унікального списку зі значеннями списку з повтореннями, скориставшись формулою, наведеною на рис. 26.

Рис. 24. Вихідна таблиця

Рис. 25. Вікно команди Розширений фільтр

Рис. 26. Результат порівняння вмісту осередків та обчислення числа повторень

За даною формулою програма візьме чергове унікальне значення зі стовпця листа 2, пробіжиться по стовпцю B листа 1 і підсумує співпадаючі значення. Зверніть увагу на формулу – вона укладена у фігурні дужки, тому що це формула масиву, тобто формула, виконує декілька обчислень над одним або декількома наборами значень, а потім повертає один або кілька результатів. Формули масиву на відміну від звичайних формул вводяться натисканням комбінації клавіш Ctrl+Shift+Enter. Це означає, що ви набираєте формулу звичайним способом, а потім замість натискання клавіші Enter натискаєте зазначену комбінацію клавіш.

MS PowerPoint


Переміщення між слайдами


Для переходу між слайдами у процесі демонстрації прийнято використовувати миша, і це дійсно зручно, якщо мова йде про перехід до наступного слайда. У разі ж повернення на крок назад застосовувати миша не варто, оскільки доводиться викликати контекстне меню, і тільки з нього одержувати доступ до переходу на попередній слайд. У цьому випадку зручніше скористатися клавішами Page Up, «Стрілка вліво» чи «стрілка вгору». Відповідно рух вперед забезпечать клавіші Page Down, «Стрілка вправо» і «стрілка вниз».

Поворот об'єктів з кроком у 15 градусів


Автофігури, малюнки та об'єкти WordArt можна повертати на довільне число градусів. Щоб крок кута повороту об'єкта дорівнював 15 градусам, перетягуючи маркера повороту утримуйте стані клавішу Shift.

Додавання рядка в кінець таблиці


Щоб додати рядок у кінець таблиці, виберіть останню клітинку останнього рядка таблиці і натисніть клавішу Tab.

Редагування згрупованих об'єктів


Раніше при редагуванні одного з згрупованих об'єктів необхідно було їх попереднє розгруповування. Починаючи з версії PowerPoint 2002 це робити зовсім не обов'язково – для редагування одного з об'єктів у групі активуйте мишею групу, а потім клацніть на сюжеті об'єкті – при цьому вся група виявиться виділена білими маркерами, а вибраний об'єкт – сірими (рис. 27). Після цього можна застосувати до об'єкта, наприклад, форматування чи налаштувати гіперпосилання.

Рис. 27. Вибір одного з об'єктів групи

Якщо колонтитули не відображаються на слайдах


Якщо в діалоговому вікні Колонтитули встановлено їх відображення, але при цьому на слайдах колонтитули не з'являються, то причиною такого явища може бути відключення фонової графіки. Для її включення в меню Формат виберіть команду Фон і приберіть прапорець Виключити фон зразка (Рис. 28), а потім клацніть на кнопці Застосувати до всіх – Колонтитули з'являться.

Рис. 28. Вікно налаштування фону слайдів

Швидка зміна шрифту в усій презентації


Якщо вам необхідно замінити один вид шрифту, наприклад Tahoma, на інший, скажімо Times New Roman, для всіх об'єктів презентації, то зовсім необов'язково робити це вручну окремо для кожного з об'єктів. Набагато швидше з меню Формат вибрати команду Замінити шрифт і визначити шрифти для заміни (рис. 29).

Рис. 29. Заміна шрифту для всіх об'єктів презентації

Додавання тіні до тексту


На відміну від програм Word і Excel, PowerPoint дозволяє додавати тінь до тексту (який не є об'єктом WordArt), для чого достатньо виділити текст (або об'єкт з текстом) і вибрати тінь, клацнувши на кнопці Стиль тіні (Рис. 30). При цьому тінь тексту можна настроювати так само, як і тінь графічних об'єктів, – для цього виберіть текст з тінню, клацніть на кнопці Стиль тіні і виберіть команду Налаштування тіні. Це призведе до відкриття панелі Налаштування тіні, Що містить кнопки для зсуву тіні та зміни її кольору. Майте на увазі, що при кожному натисканні кнопки Зрушити тінь тінь переміщається на один пункт. Щоб зсувати тінь з кроком у шість пунктів, натискайте кнопку Зрушити тінь, Утримуючи натиснутою клавішу Shift.

Рис. 30. Результат додавання тіні до заголовка

«Пожвавлення» діаграм


До впровадили в слайди PowerPoint діаграм можна додавати ефекти анімації, причому не тільки до всієї діаграмі як до єдиного об'єкту, але і до окремих її елементів. Для цього спочатку розгрупуйте діаграму, виділивши її і клацнувши на кнопці Дії => Розгрупувати. Дану операцію доведеться виконати двічі – тільки тоді ви отримаєте можливість додавання анімації до окремих елементів діаграми. Після цього послідовно виділяйте елементи діаграми та налаштовуйте їх анімацію звичайним чином (рис. 31).

Рис. 31. Приклад діаграми з налагодженою для окремих елементів анімацією

Впровадження в презентацію колірної схеми з іншої презентації


При бажанні в створюваній презентації можна не тільки вибирати колірні схеми зі стандартного набору колірних схем, доступних для даного шаблону оформлення, але й скористатися колірною схемою з іншої презентації. Для цього відкрийте обидві презентації та в меню Вікно виберіть команду Упорядкувати все. В обох презентаціях у звичайному режимі активізуйте область Слайди. Виберіть слайд з потрібною колірною схемою і натисніть кнопку Формат за зразком на стандартній панелі інструментів. Перейдіть в другу презентацію та виберіть слайд, до якого слід застосувати колірну схему (рис. 32). Якщо схему необхідно застосувати до декількох слайдів, натисніть клавішу Shift, А потім клацніть перший і останній слайди.

Рис. 32. Результат перефарбовування слайда створюваної презентації за зразком слайда іншої презентації

Однак скористатися колірною схемою з іншої презентації можна тільки в тому випадку, якщо включений параметр, що допускає використання кількох зразків в одній презентації. Для його включення відкрийте команду Параметри => Правка з меню Сервіс і приберіть галочку з опції Кілька зразків (Рис. 33).

Рис. 33. Дозвіл використання декількох колірних схем у презентації

Показ мініатюри слайда


Мініатюра слайда за замовчуванням не відображається на екрані, але найчастіше необхідно паралельно з роботою по редагуванню слайда мати можливість побачити весь слайд цілком, не змінюючи його масштаб і не запускаючи режим показу слайдів. Для цього додайте на панель інструментів кнопку, щоб відобразити мініатюри, клацання по якій дозволить вам побачити зменшений варіант поточного слайда (рис. 34) – скористайтеся командою Сервіс => Налаштування => Команди, Виберіть категорію Вид і перетягніть кнопку Мініатюра на панель інструментів (мал. 35).

Рис. 34. Зовнішній вигляд редагованого слайда з показом його мініатюри

Рис. 35. Вікно налаштування панелі інструментів

MS Outlook


Автоматизація відправлення файлів і листів


Якщо вам доводиться регулярно відправляти одні й ті ж файли на один і той же адресу після кожної зміни файлів, то вам на допомогу прийде плагін для Microsoft Outlook 2000/2002/2003 File Send Automatically (Http://www.mapilab.ru/files/file_send_rus.zip, shareware, 353 Кбайт). Він стежить за файлами в зазначеній вами теці і при кожній зміні файлу створює лист, вкладає в нього файл і відправляє на вказаний у програмі адресу. Від вас же потрібно буде тільки зберегти файл. У результаті ви не тільки заощадите свій час, але і виключіть можливість здійснення помилок, таких як відправка документа на іншу адресу або помилка в адресі.

Після встановлення плагіну в діалоговому вікні Сервіс => Параметри з'являється додаткова закладка File Send Automatically (Рис. 36). У цьому вікні можна визначати нові завдання, вносити зміни в існуючі, видаляти непотрібні, тимчасово припиняти або знову запускати їх.

Рис. 36. Закладка File Send Automatically

Як додати нове завдання клацніть на кнопці Додати і визначте параметри завдання: введіть найменування завдання, виберіть файл відправки та одержувачів, визначте спосіб надсилання (відправляти файл в тілі листа або як вкладення) і в списку Після відправлення виберіть, яку дію слід провести над файлом після проведення відправки (рис. 37). Якщо хочете перевірити, як буде виглядати повідомлення, натисніть на кнопку Тест – В папці Чернетки з'явиться сформований тестове повідомлення. Параметри завдання можна в будь-який час змінити (не можна змінювати тільки найменування), а якщо завдання було призупинено користувачем або сталася помилка і виконання завдання зупинено програмою, то його можна знову запустити, клацнувши на кнопці Запустити.

Рис. 37. Додавання нового завдання

Захист від спаму


Багато користувачів нехтують можливостями автоматичної обробки пошти. І абсолютно марно, так як обсяг розсилається спаму збільшується мало не в геометричній прогресії. Найпростіший вихід з положення – скористатися вбудованими можливостями Outlook, наприклад виділяючи небажані повідомлення кольором або відправляючи їх у папку Дистанційні. За допомогою вбудованих правил можна фільтрувати кореспонденцію за різними критеріями, скажімо по відсутності в полі Кому вашого точної адреси або за наявності в тілі листа характерних для спаму слів.

Всі ці заходи хороші, але вимагають досить багато зусиль. Набагато зручніше скористатися спеціально призначеним для цих цілей плагіном для Microsoft Outlook 2000/2002/2003 Spam Bully (http://www.spambully.com/spambully2foroutlook.msi, shareware, 7,2 Мбайт). Він використовує ефективну байєсівської технологію виявлення спаму і допоможе блокувати більш ніж 99% листів зі спамом. Програма автоматично перевіряє всю приходить кореспонденцію на предмет відкидання листів у відповідності з визначеними критеріями. При виявленні повідомлення, що відноситься за даними критеріями до спаму, вона автоматично відправить його у спеціально призначену для цього папку Spam. У процесі аналізу для кожного листа програма визначає IP-адресу відправника, країну, мову і привласнює листа байєсовський ранг, у відповідності зі значенням якого лист і буде розцінюватися як «Хороше» або як спам (рис. 38). Крім того, Spam Bully представляє собою самонавчальний фільтр, який в той же час може бути повністю налаштований і вручну.

Рис. 38. Подробиці про лист

Відразу після установки плагіна і відкриття Outlook майстер проаналізує всю наявну кореспонденцію і налаштує Spam Bully для роботи. Для підвищення ефективності результатів роботи майстра рекомендується прямо в процесі настройки вказати папки, які містять тільки «хороші» листи (рис. 39).

Рис. 39. Вікно додавання папок з «доброю» кореспонденцією

Після закінчення роботи майстра у вікні Outlook з'явиться додаткова панель інструментів Spam Bully. Використовуючи кнопки панелі, можна визначити конкретні листи як «хороші» повідомлення або, навпаки, позначити листи як спам і перемістити в папку Spam – Для цього досить виділити лист і клацнути відповідно на кнопках Чи не Спам або Спам. Можна просканувати конкретну папку на предмет наявності спам-повідомлень, клацнувши на кнопці Сканувати папку, – Знайдені листи зі спамом будуть переміщені в папку Spam. А можна вручну настроїти список друзів і спамерів (рис. 40). Для переміщення адреси зі списку друзів у список спамерів або, навпаки, виділіть адресу і клацніть, відповідно на кнопці Спамер або Друг. Тут же нескладно вручну додати окремі адреси друзів або спамерів, активізувавши відповідну панель, клацнувши на кнопці Додати і ввівши потрібну адресу.

Рис. 40. Налаштування списків друзів і спамерів

Використання шаблонів для нових листів


При веденні активного листування вам, імовірно, часто доводиться повторювати одні й ті ж дії з оформлення листів. Наприклад, ви обов'язково вітаєте свого адресата і прощаєтесь з ним. Природно, що постійно друкувати одні і ті ж фрази при написанні листів не дуже хочеться. Щоб не створювати кожен раз листа повністю «з нуля», існують різні варіанти прискорення процесу їх генерації – можна всі заключні фрази листа оформити в якості власного підпису, можна вручну створити потрібні шаблони листів.

Використання шаблонів істотно полегшує написання листів, адже за умови ідеально створеного шаблону досить просто натиснути на відповідну кнопку і у вас з'явиться готову відповідь з привітанням, підписом та іншими стандартними фразами. Однак Outlook надає досить обмежені можливості щодо використання шаблонів листів. Набагато зручніше скористатися плагіном для Microsoft Outlook 2002/2003 Potolook (http://www.positic.com/potolook/download, shareware, 870 Кбайт) і налаштувати вже створені в ньому шаблони відповідно до власних потреб.

Potolook дозволить автоматично вітати і прощатися зі співрозмовником, прив'язувати шаблони до папок і використовувати шаблони з папок у залежності від їхньої ієрархії, створювати нові шаблони для простого тексту і для HTML і автоматично відповідати на мові вихідного повідомлення. Все це в підсумку дозволить автоматизувати безліч рутинних офісних завдань.

Всі основні дії виконуються з панелі Potolook, яка створюється в Outlook після інсталяції плагіна (рис. 41). Для кожної події – «Нове повідомлення», «Відповісти», «Відповісти всім», «Переслати», «Послати наново» – на панелі передбачені відповідні кнопки. У групі «Р-Сервіс» розташовані кнопки для налаштування плагіна, а також для виконання події «Опрацювати лист» – за умовчанням обробник цієї кнопки видаляє рекламу з поточного листа.

Рис. 41. Панель Potolook

Завантаження при натисканні відповідної кнопки (Нове повідомлення, Відповісти та ін) шаблон визначається у властивостях папки. За замовчуванням для кожної папки завантажується один і той же вихідний шаблон. Щоб визначити для конкретної папки інший шаблон, клацніть на імені папки правою кнопкою миші, виберіть команду Властивості і на вкладці Potolook задайте завантаження шаблон (рис. 42). Якщо такого шаблону не існує, то потрібно клацнути на кнопці Ред. – На основі батьківського шаблону буде створений новий шаблон і програма запропонує його відредагувати (рис. 43).

Рис. 42. Визначення шаблону для папки Вхідні

Рис. 43. Редагування шаблону


Посилання по темі



Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*