Як вибрати ERP-систему і не пошкодувати

На ці та інші питання я спробую відповісти в цій статті. У ній мова піде про фундаментальні можливостях, яким, на мій погляд, повинні задовольняти ERP-рішення длямалого і середнього бізнесу –сегменту СМБ.


Розглядати великий бізнес я в цій статті не буду, оскільки великі підприємства зазвичай мають в штаті висококваліфікованих фахівців, здатних оцінити існуючі на ринку системи, "приміряти" їх до існуючої на підприємстві інфраструктурі і провести тендер, в умовах якого вже чітко прописані параметри майбутньої системи. Або ж взагалі для вибору ERP-рішення наймається консалтингова компанія.


Якщо говорити в середньому, то кількість"Провалених"ІТ-проектів у Росії сьогодні близько чверті від загального їх числа. Але думаю, що я не помилюся, якщо назву ERP-впровадження одними з найбільш провальних, і тут вже відсотокуспішнихвпроваджень не перевищує 15-20%. Чому проекти з автоматизації бізнесу провалюються?



Упевнений, що в поліпшення цієї ситуації зацікавлені як можливі замовники впровадження, які не бажають платити свої гроші за порожні обіцянки, так і ІТ-компанії, втомлені сором'язливо ховати майже дописані "Історії успіху" в стіл. Тому моя мета – максимально розширити знання потенційних замовників ERP-систем, тоді ризик невдачі при впровадженні значно знизиться. У цій статті ми поговоримо про вибір рішення, а саме про те, як зменшити кількість помилок при виборі ERP-рішення. У статті я сформулюю мінімальні, на мій погляд, функціональні вимоги, наявність яких дозволить замовнику бути впевненим, що функціональний фундамент системи досить міцний, і потенційно система в змозі вирішувати багато завдань.


Перше, що необхідно зробити ще до початку пошуку ERP-системи – абсолютно чітко відповісти собі на запитання "Навіщо мені це?". Іншими словами, чітко сформулювати мету, яку необхідно досягти. Так, щоб при прийомі системи від постачальника банально поставити "галочки": це вирішено, це вирішено, а це – ні.


Звичайно, є цілий ряд функціональних можливостей, які обов'язково повинні бути в ERP-системі, інакше впровадження не дасть належного результату, і на цих можливостях ми зупинимося нижче. Але крім стандартних можливостей система повинна вміти вирішувати і ті завдання, які притаманні саме вашої компанії, і налаштування (а в більшості випадків, чого вже гріха таїти, розробка) таких можливостей, як правило, займає більшу частину часу проекту. І якщо представники erp-компанії намагаються вас переконати, що потрібно перебудовувати бізнес під ERP-систему, то це безглуздя, тому що для максимального ефектусистема повинна ввібрати в себе все краще, що є в бізнесі, плюс дати бізнесу все краще, що в ній вже є.


Хто вибирає ERP-систему?

Не потрібно боятися ERP-систем і вважати, що це щось дуже складне. Ні в якому разі не можна довіряти вибір ERP-системи тільки системним адміністраторам, або тільки керівникам служб продажів і т.д. Кожен з них буде вибирати систему виключно за тим критеріям, які цікавлять, в першу чергу, його самого. Причому вимоги кожного можуть суперечити один одному. У той час як ERP-система повинна відповідати вимогам усього бізнесу в цілому. Тому вибір ERP-системи – це завдання якщо не першої особи компанії (а в малому і середньому бізнесітількипершої особи), то, принаймні, одного з перших осіб. Тільки керівник (або топ-менеджер) компанії може однозначно і несуперечливо сформулювати завдання і цілі. Багато керівників говорять "Я в цьому нічого не розумію ". У чому? ERP-система – це віддзеркалення вашого бізнесу, її структура повинна бути зрозумілою людині, яка знає законисвогобізнесу (а зовсім не ринку інформаційних технологій). Вибираючи автомобіль, ми, може бути, і не знаємо, як в деталях там все влаштовано, і, тим не менш, до вибору автомобіля ми підходимо у всеозброєнні, точно знаючи, якими характеристиками він повинен володіти, скільки повинен коштувати і т.д., причому не боїмося цього вибору. Також потрібно підходити і до вибору ERP-системи, тобто чітко знаючи, яким вимогам вона повинна задовольняти і якими функціональними можливостями повинна володіти. І не соромтеся формулювати ці вимоги простою, зрозумілою мовою. І відповідей, до речі, вимагайте на цій же мові.


ERP-система: для кого?

Система повинна бути влаштована просто і очевидно, адже працювати з нею належить вашим співробітникам, які "в цьому" розуміють ще менше вас. Таким чином, якщо ERP-система не зрозуміла і не очевидна, то це вже привід замислитися. Коли ви їдете на автомобілі і вам потрібно повернути праворуч, ви просто повертаєте кермо в праву сторону, і вам не важливо, що при цьому відбувається "всередині". Так само й робота в програмі не повинна обтяжувати користувача незрозумілими йому термінами і поняттями, нескінченними галочками і кнопками. Простота в експлуатації істотно полегшує процес навчання користувачів.


Мета впровадження

Ви повинні чітко собі уявлятиметапроекту впровадження. Мета повинна бути не розпливчастою, а зовсім чіткою. Метою не може бути "оптимізація бізнес-процесів", "поліпшення діяльності компанії" і т.д. Такі цілі можна "помацати", тому після запуску системи неможливо буде зрозуміти досягнуті мети чи ні. Метою, наприклад, може бути побудова консолідованої фінансової звітності (цілком конкретних фінансових звітів) на підставі автоматизації конкретних (підкреслюю) бізнес-процесів. Метою може бути впровадження системи планування ресурсів і показників (знову ж таки конкретних) і т.д. Якщо ви автоматизуєте ланцюжок поставок і фінансів, але не будете мати виразних фінансових та управлінських звітів, то результату не буде, тому що не буде зворотного зв'язку, і впливати на процес ви не зможете. Ситуація в компанії буде незрозумілою, прийняття своєчасних рішень буде ускладнено.


Звичайно, в ідеалі потрібно мати на руках сформульовані вимоги (опис бізнес-процесів з вимогами до звітності та можливостям системи), проте зустрічається таке вкрай рідко. У багатьох компаніях немає не тільки документа, що описує бізнес-процеси, але навіть розуміння як вони (ці бізнес-процеси) взагалі працюють і хто і за що відповідає. Тому перш, ніж приступити до вибору ERP-рішення, ви повинні сформулювати для себе чіткі критерії оцінки впровадження, для того, аби за його результатами ви могли сказати собі "я отримав (отримала) те, що хотів (хотіла)". Варто зауважити, що починаючи процес впровадження ERP-системи, вам у будь-якому випадку доведеться брати участь у розробці технічного завдання (ТЗ), де ви будете описувати ваші бізнес-процеси спільно з постачальником ERP-системи. Без технічного завдання автоматизувати бізнес-процеси не варто, тому що в цьому випадку істотно підвищуються ризики невдалого впровадження, адже немає документа, за яким ви б могли прийняти або не прийняти готову роботу. До того ж якщо ви не уявляєте, що ж хочете одержати в підсумку, то навряд чи ви будете задоволені результатом.


ERP-система – інструмент для прийняття рішень

На мій погляд, будь-ERP-рішення – це, в першу чергу, інструмент для прийняття рішень. На підставі чого приймають рішення? На підставі звітів. Ось значить, і один з видів критеріїв. Звітність. Система повинна давати повноцінні звіти про діяльність компанії, якими є, наприклад, "Прибутки і збитки", "Рух грошових коштів", "Баланс", і багато інших управлінські звіти. Якщо ці звіти будуть відображати реальну картину стану справ, то ви без зусиль розберетеся в проблемах компанії, і будете мати можливість впливати на ситуацію. І якщо під час презентації вам будуть говорити, що в демо-версії ці звіти просто не налаштовані, не вірте. Якщо в системі вони є, їх будуть показувати в першу чергу. Звіти зобов'язані надавати не тільки цифри, але й інструменти для їх аналізу. Аналізувати цифри звітів можна по-різному, і я не буду тут загострювати на цьому увагу. Головне, щоб ви мали змогу всі цифри перевірити безпосередньо зі звіту, тобто кожну цифру деталізувати аж до первинних даних безпосередньо зі звіту. Інакше ви не будете впевнені в достовірності даних. Звітність повинна бути прозорою.


Звітність повинна відображати основні аспекти діяльності компанії, бути простою і зрозумілою. Вона повинна повністю і автоматично збиратися вашої ERP-системою. Якщо дані у звітність про діяльність компанії потрапляють з боку, через процедуру експорту / імпорту або, що ще гірше, вручну, то хто-то в компанії повинен постійно цим займатися (підтримувати формат, зміни та ін.), а значить витрачати час і гроші. Ідеальний варіант – коли вся діяльність компанії здійснюється в ERP-системі, і вже на базі цих даних система сама будує звітність.


Важливо не тільки знати показники діяльності, але і мати можливість аналізувати їх динаміку і структуру. Показники потрібні не просто для того, щоб на них дивитися, а для того, щоб на основі їх аналізу приймати рішення, здатні ці показники змінити. Одна справа, коли ви бачите, що дебіторська заборгованість клієнтів у цьому місяці становить 1 000 000 руб., І зовсім інша, коли ви бачите, що в початку року вона була 2 000 000 крб., а потім плавно знижувалася. Значить рішення, які ви приймаєте щодо її зниження,працюють.


Який сенс у значенні дебіторської заборгованості, якщо ви не знаєте, які клієнти і за якими операціях її сформували? Значить, система повинна дозволяти деталізувати всі цифри в різних розрізах.


Важливо знати не тільки динаміку зміни показників діяльності компанії, але і структуру цих показників. Тобто, мати можливість оцінити "питома вага" кожної складової (товарів, клієнтів, менеджерів, контрактів (проектів) тощо) в різних показниках. Це дозволить приймати дієві заходи з оптимізації взаємин з клієнтами і корекції товарного асортименту. Знаючи клієнтів "лідерів" і "аутсайдерів", ви можете приймати рішення з точковим заходам для поліпшення ситуації чи її утримання. Те ж саме стосується і товарів. У цій сфері можна зробити безліч "відкриттів дивних": часто буває, що товари, які приносять найбільше прибутку, регулярно відсутні на складі і, навпаки, на складі лежать товари, які прибули не приносять.


Приклад звіту про прибутки та збитки:



Структура звітності повинна бути настроюватись, оскільки склад показників в кожній компанії може відрізнятися. Крім того, повинна бути можливість додавати показники в процесі експлуатації, на ходу. Причому система повинна дозволяти робити це швидко і, бажано, без залучення розробника.


Я розповів про фінансову звітність, тепер мова піде про звітність оперативною. Оперативна звітність повинна дозволяти проводити моніторинг бізнес-процесів. Простий приклад – ваш клієнт замовив у вас товар. Ви здійснюєте йому поставку під замовлення. У рамках цієї поставки існує маса параметрів, які вам потрібно контролювати і вживати негайні заходи щодо виправлення ситуації, у разі, якщо щось піде не так. Для того щоб вчасно поставити товар клієнту, необхідно, щоб ваші логісти вчасно замовили його у постачальника, постачальник вчасно виставив вам рахунок, ви його вчасно сплатили, постачальник вам вчасно відправив вантаж і т.д. І всі ці параметри необхідно постійно відслідковувати, в іншому випадку проблем не уникнути. І саме ERP-система повинна дозволяти вам це робити. Маючи такі можливості, ви зможете постійно покращувати якість роботи своєї компанії.


Найважливіший момент – наскрізний облік. Система повинна дозволяти враховувати товар наскрізь, по всім потрібним вам параметрами. Що це означає? Це означає, що ви повинні мати можливість простежити історію будь відвантаження. Ви відвантажили товар клієнту, а система повинна показати, з якої партії це відвантаження, хто постачальник і де знаходяться інші частини партії. Без такої системи ви не отримаєте правильного формування рахунків-фактур в розрізі вантажної митної декларації (ВМД), тому що якщо у відвантаженні присутній один і той же товар, але з різних партій (товар закуплений у різних постачальників), то в рахунку-фактурі товар повинен бути розбитий на різні рядки, оскільки ВМД у них різна. Ще більш складний випадок – облік серійних номерів виробів. Необхідність в ньому виникає, коли компанія займається постачанням обладнання, яке необхідно обслуговувати за гарантією, індивідуально по кожному виробу. Як ви можете бути впевнені, що саме у вас було куплено цей виріб? Тільки за серійним номером.


Функції, які повинні бути у вашій ERP-системі

Я розповів вам про принципи роботи ERP-системи, тепер же настав час для опису функціонала, якого ви вправі очікувати.


Документообіг. По суті, бізнес – це оборот грошей, товарів і документів. Замовлення, договори, пропозиції, рахунки, накладні, акти, заявки і т.д. Всі подібні документи система повинна дозволяти робити не просто швидко, але і функціонально. Одна справа, коли документ ви можете тільки роздрукувати, і зовсім інша, коли ви можете його зберегти в різних форматах (pdf, doc, jpeg, xls та ін) і відправити клієнту по електронній поштою. Значить, система повинна володіти сучасним вбудованим редактором звітів. Будь-який документ повинен мати маршрут, який він повинен пройти в обов'язковому порядку (наприклад, договір на поставку товару повинен обов'язково пройти юриста, перевірка його грамотності і "підводних каменів", комерційного директора, і тільки після цього потрапити до генерального директора на підпис). Що дуже важливо, в процесі маршруту система повинна за певними правилами обмежувати доступ користувачів до документа або процесу (щоб уникнути витоку інформації з компанії, захиститися від змін після узгодження), а сам маршрут документа повинен бути гнучко настроюється.


Робота з клієнтами. Із ситуацією, коли у вашого клієнта декілька юридичних осіб, ви стикаєтеся постійно, а значить і стикаєтеся з проблемою розуміння взаєморозрахунків по клієнту в цілому. Сьогодні ваш клієнт купив у вас товар по одному своєму юридичній особі, а завтра по іншому. Проте контролювати дебіторську заборгованість, обсяги продажів, прибуток і т.д. ви хочете не по юридичних особах ваших клієнтів, а по клієнту в цілому. Ви повинні чітко розуміти по кожному клієнту, яку частину прибутку (та інших показників) сформував по компанії саме цей клієнт (а не юридична особа клієнта). І в абсолютному вираженні, і у відносному.


Картка клієнта повинна бути інформативною, тобто в ній повинна бути не тільки контактна інформація про клієнта, але і вся інформація по взаєморозрахунках і документів. Іншими словами, знаючи клієнта, необхідно мати можливість бачити всі рахунки, оплати по них, відвантаження та інше, не роблячи для цього якихось складних (а часом і незрозумілих) звітів.


Єдина інформаційна система. Вся корпоративна інформація являє собою єдиний масив пов'язаних між собою даних, тому вкрай незручно, коли інформація щодо роботи з клієнтами у вас в одній системі, а інформація з управління постачаннями в іншій. ERP-система – це, в першу чергу, єдиний інформаційний простір вашого підприємства. Бізнес-процеси нерозривні, значить і управління ними має бути нерозривно. Ситуація, коли необхідно відстежити операцію від моменту укладення договору до доставки вантажу клієнта виникає постійно, і система повинна давати можливість цей ланцюжок відстежити наскрізь.


Прозорість. ERP-система повинна робити прозорими всі бізнес-процеси компанії. Ось простий приклад. Ви уклали договір на постачання певного товару. Після завершення операції ви повинні побачити наскрізь:


– Коли і який договір укладено
– Коли і які виставлені рахунки клієнта
– Коли і як вони оплачені
– Коли і в кого товар замовлено
– Коли і як оплачені рахунки постачальника
– Коли, на який склад, і за якими накладними вам поставили цей товар
– Коли вантаж доставлений клієнтові, з яких накладними, з якого складу.


Ось така проста операція, яку ви повинні мати можливість у будь-який момент відтворити від початку і до кінця. Здавалося б, усе дуже просто, проте на ділі з подібними ситуаціями виникають труднощі.


Робота з постачальниками. Робота з постачальниками на увазі під собою формування замовлень постачальникам, облік рахунків постачальників, накладних та інших документів. Також система повинна дозволяти фіксувати пропозиції постачальників на ваші замовлення (щоб мати можливість вибирати кращого постачальника за різними параметрами). Однак таку можливість зручно використовувати, коли мова йде про великі специфікаціях, а якщо ваш замовлення полягає з декількох найменувань, то заносити в систему всі пропозиції просто економічно недоцільно, оскільки це завдання теж вимагає часу. При роботі з постачальниками ви повинні мати можливість наскрізь простежити кожну угоду від моменту замовлення до моменту приходу товару на склад: коли товар замовлений, який рахунок (або рахунка) вам виставили у відповідь на ваше замовлення, коли і як його сплатили, з яких накладним і коли вам поставили вантаж. Система повинна дозволяти фіксувати точки знаходження вантажу, якщо мова йде про тривалі поставках. Ну і, звичайно, контролювати всі додаткові витрати на постачання і включати їх до собівартості вантажу. Що стосується планування, то грамотний інструмент планування поставок дозволить істотно скоротити складські запаси без втрат для обсягів продажу, а значить – звільнити оборотні кошти, що в нинішній ситуації з кредитуванням досить актуально.


Сервіс та ремонти. Зараз все рідше зустрічаються компанії, які займаються тільки торгівлею. Як правило, всі намагаються надавати клієнтам і сервісні послуги з обслуговування устаткування і його ремонту.


Ви повинні мати можливість управляти і планувати виїзди інженерів для ремонту, враховувати запасні частини, швидко шукати необхідні запчастини. Часто зрозуміти, яка запасна частина для якого устаткування, не так просто, і це завдання система повинна вирішити. Без урахування серійних (заводських) номерів обладнання при наданні ремонтних і сервісних послуг не обійтися.


Прийом обладнання в стаціонар, відправка зовнішнім ремонтним організаціям, заміна обладнання клієнту, проведення експертиз, всі ці функціональні можливості потрібні, якщо ваша компанія надає послуги з ремонту та обслуговування устаткування клієнтам.


Якщо ви надаєте вашим клієнтам сервісні послуги, то корисно подивитися, як проходить оформлення такої угоди. Як укладається договір, як у ньому фіксується обслуговуване устаткування, як формуються рахунки і акти виконаних робіт. Попросіть показати цей функціонал. Багато про нього заявляють, але на ділі ним володіють буквально одиниці ERP-рішень.


Управління доступом користувачів. Вибираючи ERP-систему, ви вже повинні представляти приблизні рівні доступу ваших користувачів і абсолютно не соромитися просити показувати, як саме регулюється доступ користувачів до розділів системи, до документів, до клієнтів і т.д.


Все, що вам показують під час презентації, повинно бути вам зрозуміло. Якщо те, що вам показали, вам не зрозуміло, значить, цьогонемає.


Система повинна дозволяти розмежовувати доступ на рівні розділів, пунктів меню, кнопок. Візьмемо список клієнтів (а можна і список зарплат). Ви ж не хочете, щоб всі співробітники компанії в цьому списку бачили всі записи? Значить, система повинна дозволяти визначати алгоритми доступу користувачів до списків, наприклад, по підрозділах або по менеджерах.


На чому будується система управління доступом? Як налаштовується доступ? Доступ необхідно налаштовувати для кожного конкретного користувача системи? Якщо так, то це шлях тупиковий. Повинні бути організовані функціональні ролі, доступ яких повинен бути чітко налаштований і визначений, а потім вже до користувача (а ще краще до штатній структурі компанії) можна ці ролі прив'язати.


Планування.Чи повинна система дозволяти планувати діяльність компанії? Безсумнівно. Однак більшості малих підприємств це не потрібно, просто тому що сама система планування – це теж певні витрати, які не завжди окупляться. Але якщо не потрібно зараз, то може стати в нагоді пізніше. Тому ознайомтеся з інструментами та можливостями планування. Що стосується фінансового планування, то система повинна дозволяти планувати показники діяльності не тільки у валовому еквіваленті, але і по підрозділах, за угодами, клієнтам. Система контролю касових розривів допоможе запобігти ситуації, коли гроші потрібні, а їх немає. Проте впровадити таку систему на підприємстві не просто, тому що доведеться планувати буквальнокоженплатіж, а це не завжди можливо. Що стосується планування поставок продукції (сировини), то це питання на порядок складніше фінансового планування, як з точки зору вимог, так і з точки зору складності впровадження. Я зараз говорю не про систему замовлення товарів, коли залишки досягли страхових запасів, а про реальний плануванні, де алгоритми планування враховують терміни поставки, транспорт, сезонність, поточні поставки та інші критерії. Думаю, не помилюся, якщо скажу, що тільки одна з двадцяти компаній, що взялися за впровадження планування поставок, доведе це до логічного кінця. Але варто подивитися на інструменти, які є в системі, і, бажано, поцікавитися, за якими саме алгоритмам працює планування, як конкретно забезпечується планування закупівель по компанії в цілому і підвіз товарів на склади. Наскільки ці алгоритми підходять саме вашої компанії, вирішувати вам. Але повторюся ще раз: впровадити в компанії (особливо в компаніях з великим асортиментом) повноцінно працює планування закупівель – це надскладна задача, яка, часто, вирішуєтьсяроками.


Виробництво.Тут все досить індивідуально, оскільки в кожному виробничому бізнесі є свої особливості, які сформулювати досить складно. Але, принаймні, програмний продукт повинен дозволяти проводити об'ємно-календарне планування, формувати змінні завдання, враховувати сировину, формувати собівартість виробів, налаштовувати маршрути виробів. Решта функціональні можливості необхідно вивчати індивідуально і уважно по кожному випадку.


Управління кадрами.Управління кадрами – це не просто список співробітників, це та структура компанії, її штатний розклад, всілякі накази, звіти, трудові договори і т.д. Ну і, звичайно ж, зарплата, алгоритми якої часто приймають такі химерні форми, що здається, це взагалі неможливо автоматизувати. Найскладнішим у алгоритмах розрахунку зарплати є розрахунок премій співробітникам, і тут система повинна дозволяти настроювати автоматичний розрахунок премій для різних співробітників на основі різних фінансових показників. Іншими словами, одні співробітники повинні одержувати 10% від прибутку (або від виручки) за визначеною групі товарних позицій при виконанні плану (або без плану), а інші 15%. Більш складні алгоритми, мабуть, доведеться доопрацьовувати індивідуально.


Продумана ERP-система дозволить вам ще й вести облік кандидатів на вакансії, і коли вам потрібно буде закрити вакансію, можна буде звернутися до людини, про який ви вже багато чого знаєте, який проходив співбесіду у вашій компанії.


На описі функцій я закінчую свою розповідь про вибір ERP-системи. Після опису можливостей систем цього класу я окремо має сказати:вибираючиERP-Систему, ви вибираєте не тільки програмний продукт, але і людей, які будуть вам її допомагати впроваджувати і підтримувати.Тому ваші розмови з представником компанії не повинні відбуватися у вигляді двостороннього монологу, де кожна сторона говорить про щось своє і на одній їй зрозумілою мовою. Ви повинні говорити на "однією мовою" і розуміти один одного.


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*