Чи можуть компанії заощадити мільйон євро на СЕД?

У Gartner вважають, що через дорожнечу доступ до ECM-рішенням в організаціях має обмежене число працівників. Тобі Белл, Віце-президент з досліджень Gartner, вважає, що і підхід щодо забезпечення доступу всіх співробітників до СЕД, що базується на поняттях ROI або інших показниках ефективності, також не можна вважати коректним. За його словами, першою помилкою в будь-яких проектах з впровадження СЕД стає нерозуміння глибини змін, які будуть внесені в бізнес-процеси компанії. "Зазвичай у фірмах відразу переходять до етапу вибору вендора. Ми ж вважаємо, що для проектів вартістю понад 300 тис. євро організаціям необхідно витратити від 6 до 9 місяців для вироблення плану та пошуку розробника ECM ". Для цього в Gartner склали список з 6 тактичних підходів, керуючись якими, як вважають аналітики, компанії можуть заощадити до 1 млн євро на впровадженні. У формулюваннях цих підходів йде мова про усунення зайвого і непотрібного контенту в організації, який дублюється в різних корпоративних додатках до впровадження ECM; про створення політик управління документацією у ECM-системі (поділ між "миттєвим" і готовим контентом з акцентуванням на зберігання останнього в ECM), про включення в план open-source-рішень та орієнтації на постачальників не тільки самого ПЗ, але й інших послуг (навчання, впровадження, консалтингу), про виключення ручної обробки даних від замовником, отриманої через інтернет (вона повинна автоматично вноситися в ECM), про використання "зелених ІТ" (безпаперові сховища даних) і про перехід на "хмарні сховища "для електронної пошти. Крім того, аналітики Gartner вказують на необхідність розрахунку TCO (сукупної вартості володіння) ECM-системи на 5-річний термін, з урахуванням, що вартість ліцензій складе 5-20% від цієї суми.


Опитані CNews учасники ринку СЕД висловили здивування з приводу представлених Gartner рад та розрахунків з впровадження ECM-рішень. Критиці піддався, в основному, загальний перелік підходів, запропонований аналітиками. На думку більшості гравців ринку, він неповний, не є універсальним і не містить головної ідеї впровадження ECM для конкретної компанії. На думку Вадима Іпатова, Заступника генерального директора з розвитку бізнесу "Інтертраст", після формування мети окремі з наведених підходів можуть втратити сенс, але при цьому з'являться нові чинники, які можуть стати вирішальними з точки зору оцінки вигоди. "Не викликають сумніву рекомендації з розробки політики управління контентом інформаційної архітектури; вибору постачальника, який не просто надає програмне забезпечення, але здатний запропонувати консультації в галузі управління контентом, виконати впровадження, надати інші послуги (зокрема, навчання користувачів); прийняття в розрахунок "зелених" можливостей запропонованих технологій ". Експерт вважає, що багато з коментарів до представлених підходам мають відношення до" західним "проблемам, пов'язаним з управлінням документами і контентом. Зокрема, за його словами, завдання "поділу" документів на записі (свідоцтва) та решті контент (intermediate) перед більшістю російських СЕД не варто в силу специфіки роботи з документами, які з моменту їх створення до утилізації "живуть" по певним регламентам, що виключає саму можливість змішування. "Електронна пошта з точки зору більшості вітчизняних СЕД, є транспортом, а не носієм свідоцтв діяльності організації та її персоналу, які можуть бути використані в регулятивних цілях ", – укладає пан Іпатов. Андрій Трещук, Заступник виконавчого директора Terralink, зауважує, що деякі із запропонованих Gartner походів, є сумнівними (використання Open Source) або не універсальними (обмін великими обсягами даних з замовниками по мережі інтернет не завжди можливий через погані каналів в деяких регіонах), а в деяких випадках підходом оголошується одна з цілей впровадження ECM (наприклад, позбавлення від паперу часто є самоціллю): "Список підходів можна розширювати до нескінченності. Наприклад," розробляти ергономічні, інтуїтивно зрозумілі інтерфейси для зниження витрат на адаптацію персоналу ". У свою чергу, на думку Миколи Пестерева, Керівника проекту впровадження Directum, список Gartner орієнтований на європейський ринок, тому говорити про його повноті або неповноту не зовсім коректно: він відповідає європейським реаліям, але повинен бути адаптований до ситуації в Росії. "Вітчизняний ринок відчуває сильний вплив держави, особливо у сфері забезпечення безпеки. Посилення законодавства у цій сфері та державні ініціативи зумовлюють насторожене ставлення як ІТ-вендорів, так і замовників до різних нововведень (open-source рішення, "хмарні" сервера), гарантія безпеки яких не перевірена часом ", – міркує експерт. Тому, ці підходи, виділені Gartner, поки не отримали реалізації в Росії і як наслідок не можуть розглядатися як шлях економії. "Що стосується" зеленого "ІТ, частина цього підходу – переклад паперових документів в електронний стан (як наслідок збереження дерев) – безперечно, економить кошти на папір. Однак питання про економію за рахунок "зелених" рішень в обладнанні залишається відкритим, оскільки їх продуктивність поки значно поступається продуктивності "не зелених". Іншими словами, використання "зеленого" устаткування веде до зниження ефективності роботи замовника, до збільшення тимчасових витрат на виробничу діяльність, і, як наслідок, збільшення фінансових витрат компанії ", – продовжує пан Пестерев. Дмитро Романов, Незалежний експерт, вказує на те, що при впровадженні необхідно думати не про скорочення вартості володіння ECM-системою, а про те, як з її допомогою більше заробляти, розширювати бізнес, виходити на ринки з новими продуктами, управляти знаннями та інноваціями. Ключовим фактором тут, на думку спікера, є прискорення інформаційних потоків в організації.


Сума в 1 млн євро також викликала неоднозначну реакцію. Директор з розвитку компанії DocsVision Сергій Кур'янов оцінює розподіл зекономлених коштів на впровадження наступним чином: 15% будуть ставитися до попередньої підготовки контенту до впровадження ECM, а 20% – при створенні політики розподілу контенту всередині ECM. Ще 30% компанії заощадять на консалтингу в області управління контентом і на використанні open source-рішень. Обробка введених через веб-форми даних автоматично відразу в ECM скоротить витрати на персонал і принесе економію в 10%, тоді як безпаперовий документообіг і ефект від використання "хмарної пошти" на транзакційної моделі з оплатою за кожний лист (замість маловикористовувані поштового аккаунта на корпоративному сервері Exchange) для співробітників, для яких ця форма зв'язку не дуже затребувана, принесе ще 20% і 5% економії, відповідно. Андрій Лубенець, Менеджер з розвитку вертикальних продуктів ABBYY Росія, тим не менше, вважає, що впровадження Open Source рішень дозволить замовнику одноразово заощадити на вартості ліцензій від 5 до 20%, але "знизить Чи це загальну вартість володіння Open Source рішення – неочевидно ". Також у експерта викликає сумнів рада Gartner зберігати пошту менеджерів на поштовому сервері компанії, а пошту самих пересічних співробітників передати в зовнішні організації через складність в забезпеченні конфіденційності даних. Дещо інше співвідношення чинників економії пропонує Дмитро Романов. За його розрахунками, зменшення TCO на 5-20% на інтервалі в п'ять років з інтегральним ефектом в 1 млн євро означає, що сукупна вартість володіння ECM-системою складає від 1 до 4 мільйонів євро на рік. "Такі цифри реальні лише для дуже великих організацій з десятками тисяч користувачів. Швидше за все, на таких масштабах 80% економії буде досягатися за рахунок впровадження рішень на Open Source, відсотки, що залишилися можуть дати перенесення електронної пошти на зовнішні сервери і скорочення площ під архіви паперових документів ", – пояснює свою точку зору експерт. На думку Андрія Трещука," можна навести приклад, коли економія тільки на позбавленні від паперу і її сховищ, буде більше мільйона євро, і приклади, коли всі зазначені заходи практично нічого не дадуть ". Кілька інших учасників ринку, опитаних CNews, відмовилися від пропозицій розділити зекономлені на впровадженні гроші за кожним з напрямків згідно з зазначеними Gartner підходам.


Оцінюючи російський ринок СЕД, його учасники відзначають, що зазначені Gartner значення за TCO виглядають цілком адекватними. За оцінкою Сергія Курьянова, у Росії частка витрат на ліцензії була б трохи вище, тому що трудовитрати власного персоналу, пов'язані з впровадженням і експлуатацією, часто не включаються до TCO. Дмитро Романов наводить статистику, згідно з якою середні терміни окупності при "правильному" впровадженні СЕД (всі співробітники, так чи інакше працюють з документами, є користувачами СЕД) складає від 6 місяців до року, а частка ліцензій і платежів за техпідтримку зазвичай становить близько 20-40% від загальної вартості проекту і подальшого супроводу. Микола Нестеров вважає, що в Росії досягти економії за допомогою названих Gartner підходів можна буде лише через 10-15 років.


У той же час, як вказує Михайло Потапенко, Керівник напрямку електронного документообігу Cognitive Technologies, говорити про ECM рішення як про СЕД не можна, так як концепції ECM передбачає роботу з інформацією в істотно більш широкому сенсі, тоді як для СЕД більше підходить термін DCM (Document and Content Management). "Тому, наведені Gartner підходи економії при впровадженні, незастосовні для рішень класу СЕД. З різних причин це стосується використання "зелених технологій", перенесення електронної пошти на віддалені "хмарні" сервера, використання провайдерів контент-сервісів. У свою чергу, наявність політики впровадження є необхідною умовою для успішного впровадження будь-якої ІВ, а виключення дублювання контенту та організація обміну даними – одні із завдань, що вирішуються впровадженням СЕД ", – зазначає спікер.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*