Інтеграція IBM Workplace Web Content Management і Lotus Domino Document Manager

В даний час управління документами і вмістом (контентом) є головною вимогою ведення бізнесу. IBM Workplace Web Content Management – це продукт сімейства IBM Workplace, який допомагає користувачам публікувати їх корпоративний контент в Інтернеті або інтранеті. Для багатьох організацій існують документи, які потрібно опублікувати, але повторне створення цих документів у Workplace Web Content Management – це зайва і втомлива робота.


IBM Lotus Domino Document Manager (перш за називався Lotus Domino.Doc) – це система, що керує переглядом, затвердженням та архівацією документів. Незважаючи на те, що Domino Document Manager забезпечує передове управління життєвим циклом документів, опублікувати документи на web-сайті c його допомогою не так-то легко. Однак за допомогою Workplace Web Content Management ви можете розробити рішення, що полегшує публікацію існуючих даних з Domino Document Manager на web-сайті або на інтранет-сайті.


У даній статті ми покажемо, як інтегрувати Domino Document Manager з Workplace Web Content Management 2.0 Domino Edition. У цьому рішенні щодо інтеграції документи спочатку розроблені в Domino Document Manager з використанням його можливостей з управління контентом. Потім Workplace Web Content Management публікує документи Domino Document Manager або у вигляді HTML-файлів, або у вигляді файлових вкладень (Attachment). Ви можете додати до рішення функціональність документообігу Workplace Web Content Management, дозволяючи управління всім контентом і ресурсами всієї організації. Ще ви можете інтегрувати Lotus Workflow, для того щоб зробити ваше рішення більш потужним і динамічним. У даній статті ми розглянемо, як інтегрувати Lotus Workflow в наше рішення.


У даній статті передбачається, що у вас є досвід роботи з Workplace Web Content Management і Domino Document Manager, а також те, що ви знайомі з термінологією, яка використовується в обох системах. Знання Lotus Workflow теж буде корисно.


Огляд інтеграції


Інтеграція Workplace Web Content Management і Domino Document Manager починається з оновлення баз даних Domino Document Manager Library. Коли ви виконуєте роботу з поновлення настановної базі даних Workplace Web Content Management, в базу даних Library додається чотири субформи і деякі агенти. Цими субформи є:


Ці субформи є мостом між Workplace Web Content Management і Domino Document Manager. Вони використовуються для структурування документів Domino Document Manager таким чином, щоб їх можна було легко перетворити в документи Workplace Web Content Management.


Після оновлення бази даних Library ми створюємо типи документів, що відповідають кожній з чотирьох субформи. У Domino Document Manager тип документів – це шаблон для контенту. Коли ви створюєте новий тип документа Domino Document Manager, його ім'я ідентифікує використовувану субформи. Якщо субформи зазначеного типу не існує, генерується помилка. Отже, при інтеграції створювані типи документів повинні мати таке ж ім'я, як одна з чотирьох субформи.


Коли тип документа готовий, ми створюємо документ і експортуємо його в базу даних публікацій Workplace Web Content Management. Існує два режими експорту: On Demand (на вимогу) та Scheduled (запланований). Режим On Demand експортує документ негайно, в той час як режим Scheduled додає документ в чергу запланованих завдань для наступної обробки. Режим експорту встановлюється в системному параметрі DDocLWFDefaultMode бази даних публікації Workplace Web Content Management.


Крім вибору режиму експорту ми також встановлюємо дію при експорті. Такими діями є:


Останньою дією, яке треба згадати, є налаштування документообігу, але ми розглянемо його пізніше.


Приклад сценарію


У даній статті ми використовуємо простий приклад сценарію, для того щоб показати вам, як інтегрувати ці продукти. У цьому сценарії ми експортуємо текстовий файл у Workplace Web Content Management. У наступному розділі ми наведемо процес конфігурації в покроковому режимі.


Створення бази даних Domino Document Manager Library


Створити базу даних Document Manager Library під назвою DomDocLib.nsf. У базі даних Library розміщуються всі типи документів, картотеки (File Cabinet) та необхідні для експорту.


Створення спеціалізованого шаблону File Cabinet


У Lotus Notes-клієнті створіть новий шаблон з назвою ILWWCMCab.ntf на сервері Domino Document Manager. Цей шаблон повинен використовувати шаблон за замовчуванням File Cabinet (filecab.ntf).


Після створення шаблон відкривається автоматично. Виберіть File – Database – Properties для відкриття діалогового вікна Database Properties. Перейдіть в закладку Design і зніміть позначку параметра "Inherit design from template "(" Успадковувати дизайн з шаблону "). Оберіть" Database is a template "(" База даних є шаблоном "), введіть ім'я шаблону і закрийте діалогове вікно властивостей.


Оновлення баз даних з установчої бази даних Workplace Web Content Management


У Lotus Notes-клієнті відкрийте настановну базу даних Workplace Web Content Management. Виконайте подвійний щиглик на "Install comment" для її відкриття, потім натисніть кнопку Start Installation.


На сторінці Workplace Web Content Management виберіть параметр "Install Domino.Doc and Lotus Workflow Integration Components" ("Встановити компоненти Domino.Doc і Lotus Workflow Integration") і натисніть кнопку Next.


Малюнок 1. Параметри установки

На наступному екрані введіть ім'я створеної бази даних Domino Document Manager Library в полі Update Domino.Doc Library. Введіть ім'я створеного шаблону File Cabinet в полі Update Domino.Doc FileCabinet template; введіть ім'я бази даних публікації Workplace Web Content Management в полі Update ILWWCM Publishing. Потім натисніть кнопку Update Now.


Редагування бібліотеки сценаріїв DocEvents шаблону File Cabinet


У Domino Designer відкрийте створений вами шаблон File Cabinet (ILWWCMCab.ntf). Відкрийте вид Script Library загальної бібліотеки. Оскільки нам не потрібно налаштовувати бібліотеку сценаріїв DocEvents, перейменуйте оригінальний DocEvents у що-небудь ще, а потім перейменуйте ILWWCMDocDocEvents в DocEvents.


Оновлення форми Domino Document Manager Library DocType


У Domino Designer відкрийте створену вами базу даних Document Manager Library (DomDocLib.nsf). Відкрийте форму DocType і додайте субформи ILWWCM DDoc Lib Options в нижню частину, але перед розділом comment.


Після цього кроку все субформи додаються у форму Domino Document Manager Library DocType для подальшого використання.


Створення типів документів


У Lotus Notes-клієнті відкрийте базу даних Document Manager Library. Натисніть кнопку Library Administration для перемикання в перспективу Library Administration. Натисніть кнопку Create Document Type. Поле Type Name повинен мати одне з наступних імен:


Це імена субформи, які ми згадували раніше.


Також в цьому ж документі встановіть шаблон File Cabinet в той, який ви створили.


У розділі Field Attributes заповніть всі необхідні поля. Поле Export_direct_to_ILWWCM заповнити необхідно. У розділі Event based Initiation вікна Workflow Options встановіть поле "Automatically initiate a workflow process upon the following event "(" Автоматично активізувати процес документообігу за наступним події ") в значення" First document check in "(" Перша перевірка документа ").


Малюнок 2. Workflow Options

У розділі ILWWCM DDocLWF Options натисніть кнопку Locate Database для вибору бази даних публікації Workplace Web Content Management, а потім, за бажанням, встановіть налаштування експорту за замовчуванням, наприклад, workflow stage і export action.


Збережіть тип документа. Виконайте ці ж кроки для інших трьох типів документів.


Створення File Cabinet в Domino Document Manager Library


У Lotus Notes-клієнті відкрийте базу даних Document Manager Library (DomDocLib.nsf). За умовчанням вона знаходиться в перспективі Non-Administration Perspective. Натисніть кнопку New File Cabinet, щоб відкрити нову форму File Cabinet. Нижче розділу General Information введіть заголовок і ім'я створеного вами шаблона File Cabinet. У нашому прикладі ми назвали File Cabinet Bulletinfilecab, а шаблон File Cabinet – ILWWCMCab.ntf.


У розділі Security встановіть "Allowable binder types" в значення "No Type, Categorized Binder", встановіть "Default binder type" в значення "No Type". Встановіть "Allowable document types "в значення" ILWWCM DDoc, ILWWCMFull DDoc, ILWWCMProfile DDoc, and ILWWCMSimple DDoc ". Встановіть" Default document type "в значення" ILWWCM DDoc ".


Малюнок 3. Security Options

Після збереження File Cabinet він з'явиться в списку File Cabinets.


Ми завершили всі дії з конфігурації. Далі ми створюємо документи в Domino Document Manager і експортуємо їх до бази даних публікації Workplace Web Content Management.


Експорт документів з Domino Document Manager


У даному розділі ви створите простий документ в Domino Document Manager, що містить один текстовий файл, а потім експортувати його в базу даних публікації Workplace Web Content Management.


  1. У Lotus Notes-клієнті відкрийте базу даних Domino Document Manager Library. Якщо база даних відкривається в перспективі Administration Perspective, яка відображає кнопку Create Document Type ліворуч, натисніть кнопку Library, щоб відкрити базу в перспективі Non-Administration Perspective.
  2. Відкрийте File Cabinet, потім відкрийте обкладинка (binder). У нашому прикладі це Default Binder.
  3. Натисніть кнопку New Document для відкриття нової форми документа. Введіть заголовок документа і приєднайте текстовий файл, який ви хочете опублікувати, в полі Document Content. Оскільки ми створили тільки один тип документа, нам не потрібно вибирати його. Якщо є кілька типів документів, виберіть тип, що відповідає вашому документу.

    Малюнок 4. Новий документ


  4. Як мінімум, заповніть необхідні поля, які ви вибрали раніше на кроці "Створення типу документу". За бажанням заповніть не обов'язкові поля. У нашому прикладі ми встановили target stage в draft stage.
  5. При збереженні та закритті документа може з'явитися запит вибору режиму Check in. Ви можете залишити значення за умовчанням "Check in as a version", або вибрати "Check in as a draft". Якщо виберете "Leave checked out ", DocEvent не буде активізований, оскільки ви не хочете перевіряти документ.
  6. Після закриття документ експортується в базу даних публікації Workplace Web Content Management негайно або за планом, у відповідності з вашими налаштуваннями Export Mode.
  7. У Lotus Notes-клієнті відкрийте базу даних публікації Workplace Web Content Management. Експортований документ відображається в списку чернеток.

    Малюнок 5. База даних публікації Workplace Web Content Management


  8. Відкрийте документ для перегляду вмісту приєднаного файлу, що показується в поле body.

Це все, що потрібно для експорту документів з Domino Document Manager в Workplace Web Content Management. Ви можете експортувати документи Domino Document Manager на різні стадії документообігу Workplace Web Content Management. Доступними стадіями є draft (чернетка), review (перегляд) і published (опублікований).


Інтеграція Lotus Workflow


Lotus Workflow – це програма, що дозволяє вашій організації планувати, відстежувати і архівувати її роботу з документами і проектами. За допомогою Lotus Workflow ви можете управляти всім обігом документів, зберігаються або створених у Domino Document Manager.


Інтегруючи Domino Document Manager, Lotus Workflow і Workplace Web Content Management, ви можете реалізувати процеси перегляду та публікації ваших документів. Експорт виконується автоматично як результат послідовності дій. Lotus Workflow забезпечує більш гнучке управління документообігом, ніж Workplace Web Content Management.


Давайте продовжимо попередній приклад, використовуючи Lotus Workflow для експорту документів в базу даних публікації Workplace Web Content Management. Детальний опис створення і налаштування бази даних Lotus Workflow виходить за рамки цієї статті.


Створення баз даних Lotus Workflow


Для основного документообігу необхідні бази даних Organization Directory, Process Definition, Design Repository і Application. У цьому прикладі ми створюємо бази даних, які перелічені в таблиці.



















Тип бази даних  Ім'я бази даних 
Organization Directory (Каталог організації) ILWWCM_OrganizationDirectory.nsf
Process Definition (Визначення процесів) ILWWCM_ProcessDefinition.nsf
Design Repository (Репозиторій проектів) ILWWCM_DesignRepository.nsf
Application (Додаток) ILWWCM_Application.nsf


Оновлення Lotus Workflow з використанням настановної бази даних Workplace Web Content Management


У Lotus Notes-клієнті відкрийте настановну базу даних Workplace Web Content Management і виберіть параметр "Install Domino.Doc and Lotus Workflow Integration Components". Виберіть "Lotus Workflow Application database "в полі" Update Lotus Workflow application "та натисніть кнопку Update Now для оновлення бази даних програми.


Відмінністю між цим кроком і відповідним кроком з оновлення, як описано вище, є те, що тут ми оновлюємо додаток Lotus Workflow. Це найбільш важливий крок в інтеграції Lotus Workflow і Workplace Web Content Management. Після оновлення деякі компоненти Workplace Web Content Management додаються в додаток Lotus Workflow, наприклад, агент ExportToILWWCM і чотири субформи, які використовуються на наступних кроках.


Налаштування інформації про організацію


У Lotus Notes-клієнті відкрийте базу даних Organization Directory і додайте дві робочі групи: editor (редактор) і manager (менеджер). Робоча група editor містить людей, які відповідальні за стадію редагування. Робоча група manager містить людей, які відповідальні за стадію затвердження.


Створення Web Content Publish Process в Lotus Workflow


Запустіть Lotus Workflow Architect. Відкрийте створені вами бази даних. У Lotus Workflow Architect виберіть File – Create Process. Створіть процес, зображений на малюнку 6.


Малюнок 6. Приклад Workflow-процесу

Приклад процесу документообігу ілюструє типовий спосіб використання Lotus Workflow для управління web-контентом. На стадії Edit Activity редактори відповідають за web-контент. Після цієї стадії контент переміщається на стадію Approval Activity, де адміністратори або особи, уповноважені затверджувати документи, відповідають за перегляд контенту та його затвердження або відхилення. Якщо контент відхиляється, він повертається на стадію Edit Activity. Якщо контент стверджується, він автоматично експортується агентом ExportToILWWCM на стадію Automatic Export Activity. Якщо затверджений web-контент вже існує, відповідальні за стадію Overwrite decision вибирають, перезаписувати тільки контент, перезаписувати всі поля, або не перезаписувати.


Після створення процесу документообігу виберіть Process – Basic Properties. На закладці Own виберіть власника процесу. На закладці Form виберіть ім'я головної форми ILWWCM LWF.


На закладці Initiators виберіть параметр All, для того щоб будь-який, хто звертається до бази даних, міг активізувати роботу. Потім ви можете експортувати новий документ Domino Document Manager у Lotus Workflow.


Установки кожної дії описані в наступній таблиці. Дія Automatic Export Activity, яке містить агент ExportToILWWCM, обов'язково. У кожній дії виберіть параметр "Also Notify about new activities by mail "для вирішення повідомлення по електронній пошті.

























Налаштування  Опис 
Edit Activity Виберіть робочу групу editor в якості власника.
Approval Activity Виберіть робочу групу manager в якості власника. На закладці Decision заповніть наступні поля:
Decision Description: Approval?
Decision Choices: Approval, Disapproval
Approve Decision Routing Property Для редагування дії введіть ім'я Disapprove. Встановіть Type у Condition а Condition в @ JobProperty([Desition])=”Disapprove”.

Щоб включити автоматичний експорт, введіть ім'я: Approve. Встановіть Type у Condition і Condition в @ JobProperty([Desition])=”Approve”.

Automatic Export Activity На закладці Action виберіть Agent в якості типу. Агентом є (ExportToILWWCM).
Overwrite decision Виберіть робочу групу manager в якості власника. На закладці Decision заповніть наступні поля:
Decision Description: Document already exists
Decision Choices: Overwrite Content Only, Overwrite All fields, Don "t overwrite
Routing Relationship Properties Створіть посилання і виберіть кожну для отримання властивостей routing relationship (маршрутне взаємодія). І, нарешті, встановіть Type у Else. Щоб вирішити перезапис, встановіть Type у Condition і Condition в @If(GetOverwriteSetting=”Yes”).


Збережіть процес і назвіть його ILWWCMExport, а потім активізуйте процес.


Оновлення типів документів у базі даних Domino Document Manager Library


У Lotus Notes-клієнті відкрийте базу даних Domino Document Manager Library. Натисніть кнопку Create Document Type. Введіть тип документа, що відповідає імені шаблону субформи і типу, вибраному для Lotus Workflow. Наприклад, якщо ви виберете тип форми ILWWCM LWF, то типом документа буде ILWWCM DDoc.


Нижче Workflow Options виберіть "by path" в полі "Specify location of workflow application" ("Вкажіть місце розташування workflow-додатки"), а в полі Path введіть ім'я workflow-додатки. У розділі Event based Initiation виберіть параметр "First document check in" ("Перша перевірка документа"). Також виберіть ім'я процесу, який ви попередньо створили в Lotus Workflow Architect.


Малюнок 7. Workflow Options

Тепер конфігурування Lotus Workflow закінчено. При створенні документа в базі даних Domino Document Manager Library встановіть поле "Export directly to ILWWCM" ("Експортувати безпосередньо в ILWWCM") в значення No. Коли агент OS Lotus Domino Workflow Backgrounder програми Lotus Workflow виконується, документ передається в створений потік документів, і ви можете переглянути його у вигляді By Job Name.


Висновок


Інтегруючи Domino Document Manager, Workplace Web Content Management і Lotus Workflow, ви можете створити потужну, наскрізну систему для управління, ухвалення та публікації документів. Інтеграція цих трьох продуктів виконується просто за допомогою настановної бази даних Workplace Web Content Management. Убережіть себе від проблем повторного створення Domino-даних в Workplace Web Content Management; замість цього використовуйте ваші існуючі системи Domino Document Manager і Lotus Workflow.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*