Обробка текстових даних у Excel

Практично всі сучасні програми, що працюють з даними, підтримують експорт інформації. Експорт даних у формат Excel вважається гарним тоном. Однак деякі дані можна отримати для подальшої обробки в інших форматах, наприклад у вигляді текстового файлу. Excel чудово справляється з їх обробкою.


Ось кілька прикладів, коли Вам може знадобитися обробка великих масивів тексту в Excel:



  1. Ви отримали з АТС текстовий файл з роздрукуванням міжміських переговорів і хочете побудувати зведений звіт: з яких номерів дзвонили, на які, скільки і т.д.
  2. Ваша облікова програма (наприклад 1С) уміє вивантажувати звіти в Excel, але розмір звіту настільки великий, що збереження в Excel займає масу часу. У текстовому форматі звіт зберігається набагато швидше. Я використав цю особливість 1С при розробці своєї вивантаження проводок.
  3. Вам потрібно проаналізувати лог-файл Вашого веб-сервера.

Варіантів безліч. Ми розберемо сьогодні останній приклад – аналіз лог-файлу.


Відкриваємо текстовий файл в Excel.


Є кілька варіантів вставки текстової інформації до книги Excel:



  1. Вставити її через буфер обміну з текстового редактора
  2. Через меню Файл – Відкрити. У діалозі відкриття файлу вкажіть тип Всі файли (*.*). Це дозволить Вам побачити не тільки власне txt-файли, але і файли з іншими розширеннями (наприклад файли *. log, як у нашому прикладі).
  3. У провіднику Windows правою кнопкою клікнути потрібний файл і вибрати пункт Відкрити за допомогою. Далі слід зі списку запропонованих програм вибрати Excel. Якщо в запропонованому списку ще немає Excel, це означає, що на Вашому комп'ютері файли такого типу ще не відкривали з допомогою Excel. У такому випадку натисніть пункт Вибрати програму … внизу списку. Наступного разу Excel вже повинен бути в списку.

Майстер розбивки тексту по стовпцях



Перше, що слід зробити з текстом після відкриття його в Excel – це поділ на стовпці. Це дозволить нам сортувати, фільтрувати, групувати рядки і т.д.


Для цих цілей служить майстер текстів.


Виділяємо стовпець з текстом (А) або кілька осередків в стовпці і вибираємо меню Дані – Текст за стовпцями.


На першому кроці роботи з майстром потрібно визначити, як в нашому тексті розділені поля даних. Варіантів два: поля можуть бути розбиті роздільниками або мати фіксовану ширину.



Якщо текст розбитий на шпальта однакової ширини, на другому кроці потрібно розставити мишею роздільник стовпчиків, а точніше, перевірити і відредагувати те, як Excel розбив текст. Обмежувачі можна перетягувати мишею, додавати (клацання миші по порожньому полю) або видаляти (подвійне клацання по існуючому разделителю).

 


Якщо текст розбитий на шпальта роздільниками (комами, двокрапками, пробілами, табуляторами тощо), на другому кроці потрібно вказати майстру, які символи вважати роздільниками.


 


Деякі програми вивантажують текстові рядки, укладені в лапки або апострофи. Якщо на другому кроці роботи майстра вказати обмежувачі рядків, то текст всередині лапок (або апострофів) буде вважатися єдиної рядком, в межах якої символи-роздільники ігноруються.


Після розбивки тексту на стовпці можна додатково налаштувати параметри інтерпретації даних у стовпцях:


 


По завершенні роботи майстра ми отримуємо текст, розбитий на колонки.


Можливості подальшого аналізу обмежені лише Вашою фантазією. Сортуйте, підсумуйте, шукайте проміжні підсумки, будуйте частотні словники і т.д.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*