Удосконалення документообігу Засоби MS Office 2000. Частина 1

Зміст



Як тільки людина навчилася писати, він почав створювати документи. Документом називається все те, що служить для реєстрації, передачі та збереження інформації і має закінчену форму.


Кожен документ характеризується змістом, яке визначає його автор, і типом. Документи – це не тільки листи або власне текстові документи, вони, крім тексту, можуть містити в собі таблиці, розрахунки, графіки, діаграми і інший графічний матеріал. Крім того, до документів можна віднести презентації, бази даних, повідомлення електронної пошти.


Документи можна класифікувати наступним чином:



З появою документів почалася регламентація роботи з ними, сьогодні це прийнято називати діловодством. Крім роботи з окремим документом виключно важливим питанням є організація системи діловодства. Завданнями діловодства є:



Загальні принципи документообігу в компанії


Строго кажучи, будь-який документ може бути представлений у вигляді файлу. А маніпулювання файлами, їх обробка і розсилка – це якраз те, що комп'ютери уміють робити найкраще. Сукупність усіх досягнень інформаційних технологій привела до виникнення корпоративних систем документообігу.


Корпоративна система документообігу крім звичайних функцій, якими володіють всі системи документообігу і діловодства, має ряд особливостей. Передбачена, наприклад, можливість поставити на документ електронний підпис, обмежити доступ до документа, направити його певним співробітникам у певному порядку, в будь-який момент часу встановити, де знаходиться документ, і переглянути нотатки співробітників, що обробляють його. У такій системі істотно полегшується збір узагальнених даних, коли доводиться обробляти багато документів, що відносяться до різних періодів часу і різними напрямками діяльності.


Для створення такої системи необхідно, щоб співробітники фірми мали доступ до комп'ютерів, оснащеним сучасними засобами електронних комунікацій і спеціальним програмним забезпеченням. Звичайно, корпоративна система документообігу вимагає певних капіталовкладень, але постійне зниження вартості комп'ютерної обробки даних і зберігання інформації в пам'яті комп'ютера робить її застосування доцільне.


Практично в будь-якій діяльності компанії можна виділити три основні функціональні підсистеми:



Кожна з цих підсистем працює з різними зовнішніми і внутрішніми структурами компанії – клієнтами, партнерами, акціонерами та ін У сукупності ці підсистеми утворюють складний механізм, управління яким неможливо без інтегрованого документообігу та внутрішнього контролю за діяльністю всіх елементів. Сама по собі система корпоративного документообігу є досить складною, тому від її адекватності реальної схемою функціонування компанії залежить, наскільки ефективно в кінцевому рахунку буде її застосування.


За специфікою завдань, колі виконавців і періодичності виконання завдань загальна система корпоративного документообігу зазвичай ділиться на досить автономні підсистеми:



Кожна з цих підсистем вирішує специфічні завдання, але інтегрованим показником ефективності корпоративного документообігу в цілому є час реакції системи на зміну умов функціонування компанії (прийняття нових рішень, зміну регламенту окремих операцій і процедур, зміна зовнішніх факторів і т.д.). У кінцевому підсумку все це впливає на ефективність прийняття бізнес-рішень і, по великим рахунком, на конкурентоспроможність самої компанії. Ефективність використання передових технологій підготовки та супроводу документів, пропонованих в Microsoft Office 2000, дозволяє не тільки скоротити час реакції системи документообігу, а й знизити вартість володіння інформаційною системою компанії.


Виходячи з розглянутого вище поділу системи корпоративного документообігу видно, що Microsoft Office 2000 дозволяє вирішувати наступні завдання:



Інтеграція Microsoft Office з інфраструктурою компанії


На підставі розвитку засобів інформаційної взаємодії в бізнесі, а також аналізу реакції компаній і окремих груп користувачів можна зробити висновок, що в процесі експлуатації Microsoft Office 2000 найбільш важливими можливостями для вирішення названого кола завдань корпоративного документообігу стали:



Єдині кошти публікації в Web


За допомогою Web-компонентів Microsoft Office 2000 і серверних розширень Office Server Extensions групи користувачів можуть працювати над документами по черзі, спільно вести дискусії і аналізувати складні дані прямо в середовищі браузера. Office Server Extensions – це кошти розширення для Web-сервера Internet Information Server, які забезпечують можливість публікації та спільної роботи над документами. Встановлені на корпоративному Web-сервері, вони значно підвищують функціональність Office 2000, браузера Internet Explorer і провідника Windows. Крім того, Office 2000 інтегрується як розвинена клієнтська частина з внутрішніми службами підприємства, такими як СУБД Microsoft SQL Server і сервер для обміну повідомленнями Microsoft Exchange Server, з метою підвищення рівня взаємодії і співпраці в рамках підприємства, а також підготовки корпоративних звітів за допомогою програм Office (Excel 2000, Access 2000).


Завдяки серверним розширень Office Server Extension опублікувати документ на корпоративному Web-сервері стало так само просто, як зберегти його на традиційному файловому сервері. Для цього достатньо скористатися командою збереження і вибрати в списку доступних папок групу Web folders або My Network Places.


Підтримка HTML в якості відкритого універсального стандарту означає, що будь-який документ, збережений у форматі HTML, може бути переглянутий в HTML-браузер або додатку Office. У результаті удосконалень в Office 2000, які стосувалися підтримки двостороннього перетворення між форматом HTML і форматами двійкових файлів Office, користувачі можуть публікувати документи в Web і копіювати їх звідти в додатки Office 2000 для подальшого редагування без втрати основних функціональних можливостей. Це також позбавляє від необхідності перетворювати файли у формат, відповідний попереднім стандартам підприємства, щоб забезпечити спільний перегляд документів декількома співробітниками.


Завдяки розширеним функціональним можливостям Microsoft Internet Explorer 5.0 можна скористатися командою Edit (Редагувати), щоб повністю відформатувати або відредагувати документ Office безпосередньо в браузері. Він розпізнає, в якому додатку спочатку створювався HTML-файл, і при використанні команди File-Edit запускає цю програму, «всередині» Internet Explorer.


Web Page Preview – засіб, схоже з Print Preview (Перегляд), – дає можливість попередньо переглядати Web-сторінку в будь-якому додатку Office 2000, що позбавляє від необхідності публікувати документ в Web, щоб подивитися, як він буде виглядати в Internet Explorer.


Використовуючи можливості все тих же коштів Office Server Extensions, в якості альтернативи пересилання документів або обміну повідомленнями електронної пошти Office 2000 дозволяє вводити коментарі в середовищі Internet Explorer або програми (кнопка discuss в Internet Explorer або однойменна панель у додатку). Це дає користувачам можливість організовано вставляти коментарі у HTML-сторінки у всіх додатках Office. Члени групи можуть переглядати коментарі своїх колег відразу ж після їх внесення і навіть одночасно вводити коментарі.


Презентації PowerPoint 2000 можуть бути переглянуті в Web в інтерактивному режимі. Замість того щоб пасивно дивитися презентацію, користувачі можуть вести бесіди в режимі реального часу, висловлювати свої думки і ділитися один з одним додатковою інформацією: за допомогою Outlook 2000, де ці можливості отримали подальший розвиток, користувачі можуть планувати широкомовні презентації так само, як вони планують проведення зустрічей або зборів.


Засоби аналізу і прийняття рішення


Microsoft Excel 2000, що є складовою частиною MS Office 2000, надає багатющі засоби аналізу даних. Удосконалені засоби аналізу і доступу до даних, широко представлені в меню Tools і Data, вдало поєднуються з додатковими можливостями Web-компонентів Office 2000. Завдяки цим компонентам аналіз даних та підготовка звітів можуть виконуватися в середовищі Web, що спрощує поширення корпоративних даних та доступ до них, а також позбавляє від необхідності копіювати дані для аналізу за допомогою окремого інструменту. Щоб не переглядати статичні дані, їх можна представити у інтерактивному вигляді в Web.


Office 2000 спрощує спільну роботу через Web декількох користувачів з інформацією в електронних таблицях за допомогою компонента Spreadsheet. Цей елемент керування ActiveX забезпечує доступ до базових функцій електронних таблиць в рамках Web-браузера, дозволяє вводити текстові і цифрові дані, створювати формули, проводити перерахунок таблиць, сортувати і фільтрувати дані, а також виконувати просте форматування. Користувачі можуть аналізувати дані безпосередньо на сайті інтрамережі за допомогою компонента PivotTable, маніпулювати даними та проводити розрахунки за допомогою компонента Spreadsheet або представляти дані у графічному вигляді з допомогою компонента для побудови діаграм Chart. Оскільки дані на сайті інтрамережі є повністю інтерактивними, різні користувачі можуть мати одночасний доступ до них.


Браузер не є додатком для роботи з даними, а швидше надає механізм їх перегляду. Команда Excel 2000 New Web Query полегшує процес копіювання даних з Web в Excel, що дозволяє користувачеві аналізувати дані більш ефективно. Це дуже цінна властивість для тих користувачів, які постійно відстежують мінливі дані, опубліковані в Web, і для аналізу повинні імпортувати їх у середовище Excel.


Сторінки доступу до даних є форми HTML, створені в середовищі Access 2000 і пов'язані з конкретним набором даних. Користувачі можуть вносити в ці дані зміни, доповнювати та видаляти їх в основній базі даних безпосередньо з браузера, що забезпечує надзвичайно швидкий і ефективний обмін інформацією між ними, а також включення інформації з бази даних у будь-яку Web-сторінку. Список полів (Field List) дозволяє легко додавати інформацію в сторінку доступу до даних (Data Access Pages), перетягуючи імена полів з простого списку. Кожне таке поле підтримує пряму динамічну посилання, яка пов'язує сторінку доступу і реальні дані. Сторінки доступу до даних можуть бути відправлені іншим користувачам по електронній пошті, що спрощує своєчасне надання звітів.


Ефективність персонального використання


Дослідження показали, що складність інтерфейсів додатків нерідко заводить у глухий кут кінцевих користувачів. Розробивши Office 2000, корпорація Microsoft не стала з метою спрощення інтерфейсу позбавлятися від частини функцій, а обрала шлях подальшого розвитку та підвищення інтелектуальності інтерфейсу в додатках.


У вікнах File Open і File Save відображається більше число файлів, вони не настільки перевантажені і забезпечують швидкий вибір документів, до яких користувач звертається найчастіше. Крім того, у вікні з'явилася панель команд з такими стандартними функціями управління файлами, як копіювання, переміщення і видалення. Панель адрес Places, дуже нагадує панель Outlook з її багатющим набором значків, дозволяє перейти до найчастіше використовуваних папок з документами і тим самим позбавляє користувача від постійних блукань по ієрархічній структурі каталогів. Один з цих значків вказує на папку Recent Files, де може зберігатися до 20 ярликів документів, що використовувалися в останнім часом. Значок Web Folders вказує на каталоги Web-сервера і спрощує розміщення файлів в інтрамережі і Web. Крім того, нові діалогові вікна запозичили від браузерів метод навігації, знайомий мільйонам користувачів. Кнопка Back дозволяє швидко повернутися до нещодавно переглянутих папок, де б вони не знаходилися в структурі каталогів.


Збір інформації з декількох джерел завжди був вельми поширеною завданням, але при нинішньому достатку даних в Web користувачам потрібні і більш глибока інтеграція з різними джерелами інформації, і можливість одночасного керування декількома групами даних. Включена в Office 2000 функція «Зібрати і вставити» (Collect and Paste) розвиває доступну в попередніх версіях функцію «Скопіювати і вставити », полегшуючи роботу з кількома блоками даних. При використанні стандартного буфера обміну Windows потрібно було скопіювати інформацію, переключити вікно, вставити фрагмент, знову переключити вікно, скопіювати нові дані, перейти в інше вікно, вставити дані і т.д. Буфер обміну Microsoft Office Clipboard дозволяє легко скопіювати до 12 окремих фрагментів тексту та зображень з одного або декількох документів, повідомлень електронної пошти, Web-сторінок, презентацій чи інших файлів. Потім ці фрагменти або окремо, або всі разом можна відразу вставити в будь-який додаток Office за допомогою команди Paste All.


Настроювані меню являють собою варіант рішення відомої проблеми – як сфокусувати увагу користувача саме на тих функціях, які йому потрібні в даний момент. Відразу після запуску Office всі меню додатків містять команди, що використовуються протягом 95% загального часу роботи, і не загромождают рідко викликаються командами. Розташована в нижній частині кожного меню кнопка розширення виводить на екран повний набір варіантів, так що користувач легко може отримати доступ до всіх команд. Крім того, меню автоматично розширюється відповідно до правил технології IntelliSense (наприклад, після закінчення певного проміжку часу, при затримці покажчика миші і т.д.). Коли користувач вибирає якусь команду, вона отримує підвищення і відображається ближче до початку меню. Невикористані команди в настроюваних меню не відображаються. Після деякого періоду роботи з програмою меню будуть містити найбільш часто використовувані команди, а не використовуються або рідко використовуються пункти виявляться прихованими. Якщо користувач захоче ознайомитися з новою функцією, він зможе швидко розширити меню і знайти її. В інший час він бачить тільки ті команди, якими реально користується, що значно спрощує інтерфейс. За бажанням кінцевих користувачів і системних адміністраторів дана функція може бути легко настроєна увімкнути.


Панелі інструментів працюють в чому так само, як настроювані меню. У комплекті Office 2000 такі панелі виводяться з накладенням, в один рядок. Користувач може отримати доступ до всіх командам, клацнувши мишею на трикутнику, який є на кожній панелі. Вибрані значки переміщуються у видиму частину панелі, а ті, що давно не застосовувалися, йдуть за роздільник і стають невидимими. Щоб вивести на екран більше значків, можна пересунути повзунок. З плином часу конфігурація панелей інструментів підлаштовується під потреби користувача. В результаті вдається уникнути захаращення екрану і при цьому полегшити доступ до найбільш часто вживаним функціям.


Налаштування панелей інструментів Office 2000 проводиться легше, ніж коли-небудь раніше. Досить клацнути на кнопці Toolbar Options, що є на всіх панелях, і на екрані з'явиться список всіх доступних для даної панелі кнопок. У списку можна позначити прапорцем кнопки, які повинні бути видно на екрані, і прибрати прапорець з непотрібних.


Швидке перемикання між файлами забезпечує негайний доступ до будь-якого конкретного документа Office, а не до самого додатком. Якщо в якомусь додатку Office відкрито кілька документів, то для кожного з них на панелі завдань Windows з'являється окрема кнопка. Це зроблено у відповідь на численні побажання спростити перемикання між документами, що особливо важливо при проведенні операцій вирізування і вставки або перетягування об'єктів.


Колективна робота засобами Microsoft Word 2000


Яким чином можна підвищити ефективність колективної роботи над документом засобами Word 2000? Як правило, корпоративний документ – продукт спільної діяльності автора або групи авторів та рецензентів. Автор завжди починає з вибору шаблону для документа, і для цього Word 2000 дає зручну можливість користуватися не тільки стандартними шаблонами Office 2000, але активно застосовувати заздалегідь підготовлені та опубліковані в загальних джерелах корпоративні шаблони. Все це робиться за допомогою настройок команди Toolsа ® Options ® File locations ® Workgroup templates.


Вибравши джерело корпоративних шаблонів і зафіксувавши його, можна сміливо користуватися відомою командою File ® New. Можна виявити, що у вкладці General з'явилися нові шаблони документів, готові до використання. Якщо ж папка з корпоративними шаблонами містила вкладені папки, то можна побачити і нові однойменні вкладки, де ці шаблони зберігаються.


Автори, наділені правами редагування корпоративних шаблонів, можуть помітно скоротити час підготовки документів іншими авторами на основі цих шаблонів, якщо скористаються потужним засобом Microsoft Word 2000 – користувацькими стилями. Створивши при черговому редагуванні шаблону за допомогою команди Format ® Style ® New новий стиль абзацу або тексту і зберігши його, можна багато разів користуватися ним у вікні Style на панелі форматування при розробці нового документа на основі цього шаблону, як це відбувається зі стандартними стилями.


Рецензування документів


Щоб остаточно узгодити документ, його необхідно обговорити з рецензентами або з колегами. Крім згаданих вище інтерактивних Web-дискусій, для яких необхідний Web-сервер з розгорнутими Office Server Extensions, у Word 2000 є можливість включити в документі за допомогою команди Tools ® Track Changes ® Highlight Changes режим відстеження редакторських правок з подальшою можливістю остаточно застосувати їх або відмовитися від деяких з них. Цей режим буде ще ефективніше, якщо перед відправкою документа рецензента скористатися командою Tools ® Protect Document в режимі Tracked Changes, задати пароль і зберегти документ у такому вигляді. Тепер тільки автор, що знає пароль, зможе застосувати або скасувати всі редакторські правки рецензентів. А як дізнатися, який рецензент зробив ті чи інші правки? У стандартному режимі кожен новий рецензент автоматично робить редагування своїм кольором, а налаштувати кольору можна заздалегідь, за допомогою команди Tool ® Options ® Track Changes.


Відправлення документа за маршрутом


Для відправлення документа на узгодження зовсім не потрібно запускати окремо поштовий клієнт і готувати там повідомлення з вкладеним документом. Простіше скористатися в Word 2000 командою File-Send To. Ця команда, на відміну від поштового клієнта, дозволяє не тільки визначити групу одержувачів, а й задати послідовний маршрут проходження документа від одного рецензента до іншого, з попутним повідомленням автора. Така зручна можливість налаштовується командою File ® Send To ® Routing Recipient.


Комплексні документи


Word 2000 має додаткові можливості для роботи з документами, що представляють собою об'ємні звіти, аналітичні довідки тощо Авторами таких документів, як правило, є ціла група співробітників компанії, кожен з яких готує свою частину документа. Координатор групи може об'єднати підготовлені частини в один загальний документ таким чином, щоб усі зміни в будь-якій з частин автоматично відбивалися при відкритті спільного документу. Такий документ називається головним документом і створюється у Word у режимі Outline View. Цей режим дозволяє в головному документі прописати за допомогою стандартних стилів оформлення заголовків назви частин, а потім динамічно зв'язати з кожним з цих заголовків файл, який підготовлений як окрема частина документа. Подібна динамічна зв'язок забезпечується за допомогою кнопок Insert Subdocument і Create Subdocument, розташованих на панелі інструментів для головного документа.


Головний документ можна створювати як до створення підлеглих документів, так і після того, як вони вже існують у вигляді окремих файлів. Різниця полягає в тому, що в першому випадку підлеглий документ, створений з головного, отримує всі шаблони, стилі оформлення й настроювання головного документа. Файл підлеглого документа в цьому випадку створюється автоматично при першому збереженні головного документа, знаходиться в тій же папці, що і головний документ, і отримує ім'я, що збігається з його заголовком у головному документі. У другому випадку підлеглий документ може мати власні шаблони і стилі оформлення, перебувати окремо від головного документа і називатися власним ім'ям, але при розгортанні підлеглого документа в головному частина настройок головного документа (нумерація заголовків, нумерація сторінок, параметри друку та ін) тимчасово застосовується до підлеглого з метою одноманітності оформлення.


Підлеглі документи є, однак, досить автономними файлами і допускають незалежне редагування поза рамками головного документа. У головному документі вони представлені звичайно гіперпосиланнями на відповідні файли. Але якщо координатор групи вважатиме за потрібне переглянути в рамках головного документа, відформатувати або відредагувати підлеглі документи, то він зможе легко розгорнути всі гіперпосилання за допомогою кнопки Expand / Collapse Subdocument. Така технологія добре укладається не тільки в рамки загального комп'ютера або загального диска на файловому сервері, але і в рамки інтрамережі компанії, де є Web-сервер з Office Server Extensions або MS Exchange Server з загальними папками.


Публікація однотипних документів


Ефективним методом публікації документа з однотипним змістом для декількох адресатів (за винятком, можливо, деякої персональної інформації) є процедура Tools ® Mail Merge. Процедура дозволяє підготувати текст документа або скористатися вже підготовленим документом, в якому можна по тексту розставити у вигляді автоматично заповнюваних полів дані з корпоративних джерел: баз даних, таблиць, адресних книг. Ці документи в процедурі так і називаються – джерела даних. Підключивши на другому етапі процедури потрібне джерело даних, можна повернутися у вікно вихідного документа і скористатися з'явилися на панелі інструментів списком полів з активного джерела даних. При цьому зовсім не обов'язково зберігати всі екземпляри персоніфікованого документа, оскільки генерація таких примірників завжди ведеться автоматично – на третьому, останньому етапі процедури.


Процедура генерації може бути налаштована за допомогою набору кнопок на панелі інструментів таким чином, щоб усі документи були відразу ж надруковані на принтері без збереження у вигляді окремого файлу, або збережені як один документ з багатьма розділами, або, що дуже цінно, відправлені електронною поштою за вказаною списком адрес. Установки процедури злиття дозволяють попрацювати і з джерелом даних: зробити вибірку по потрібних полів, відсортувати вихідні дані в потрібному порядку, обмежити область перегляду в базі. Нарешті, така технологія повністю відстежує актуальність джерела даних, оскільки щоразу при відкритті документа з посиланнями на який-небудь джерело даних відбувається підключення бази даних або таблиці в актуальному вигляді з усіма внесеними змінами.

Частина 2


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*