Електронну пошту не приймають всерйоз

Згідно з дослідженням, проведеним міжнародною некомерційною асоціацією AIIM, листування по електронній пошті, незважаючи на розуміння її важливості для ведення бізнесу, до цих пір регулюється або дуже слабко, або не регулюється взагалі. Користувачі щодня отримують листи, витрачаючи в середньому від 1 до 2 годин на сортування повідомлень, видаляючи рекламні розсилки і помилкові листи. У підсумку, як підрахували фахівці AIIM, у разі виникнення юридичних колізій, 40% компаній змушені шукати в резервних копіях листування відповідні електронні повідомлення. 84% компаній не можуть обгрунтувати причини, чому листи того чи іншого типу час від часу видаляються з поштового сервера. У AIIM підкреслюють, що тільки зараз бізнес приходить до усвідомлення того, що в щодня надходить електронної кореспонденції знаходяться конфіденційні і важливі листи, які мають оброблятися так само, як і традиційна пошта. Ще один негативний висновок дослідження AIIM полягає в тому, що більше половини респондентів, взяли участь в опитуванні, висловлюють невпевненість в тому, що в їх фірмах електронні листи, що містять комерційну та правову інформацію, резервуються в спеціальних системах на основі ECM / RM-рішень. 45% опитаних відзначили, що зберігають такого роду листи в призначених для користувача папках поштових клієнтів, а 18% – просто роздруковують ці повідомлення на принтері. Мають можливість перенести ці листи в сховище даних або зробити доступним для перегляду усередині колективу співробітників компанії, тільки 19% осіб.


У свою чергу, рівень інтересу російських споживачів ECM-рішень до процедур поводження з листами електронної пошти в цілому знаходиться на більш низькому рівні – так вважають гравці ринку, опитані CNews.


"Багато поки не вірять в те, що інформація, що зберігається в електронному вигляді, може бути доказом у суді, хоча правозастосовна практика в Росії цієї області існує. Звичайно, вона поки що не може зрівнятися з правозастосовча практика в США, де затребування листування по електронній пошті стало вже природною частиною процесу розкриття інформації під час судових процесів ", – вважає генеральний директор ABBYY Росія Григорій Ліпич. Заступник керуючого директора TerraLink Андрій Трещук також знаходить проблему відсутності регулювання електронної пошти в Росії менш актуальною, ніж на Заході, але відзначає зростання уваги до цього з боку вітчизняних організацій. Зіставляючи цифри AIIM з положенням справ в Росії, експерт висловив припущення, що вони будуть дуже схожими. "Істотна відмінність буде лише в оцінці відсотка електронних повідомлень, що зберігаються в ECM-системах. Думаю, що в Росії таких – менше 10% ", – зазначив пан Трещук." Якщо б таке дослідження проводилося в Росії, всі показники, напевно, були б у значно гірші, наприклад, близько 95-98% респондентів не змогли б з упевненістю сказати про те, що в їхніх організаціях регламентовані і виконуються процедури роботи з листами електронної пошти, що містять значущу комерційну або юридичну інформацію ", – не погоджується з думкою пана Трещука Григорій Ліпич.


За оцінкою компанії DocsVision, у Росії близько 5-15% компаній, які використовують загальні папки на сервері електронної пошти для зберігання ділової електронної кореспонденції. "При запровадженні електронного документообігу регламентної обробці піддаються, як правило, тільки листи, що приходять на загальні поштові скриньки компаній, листи приходять на особисті поштові скриньки співробітників реєструються в системі ЕДО як вхідні набагато частіше, ніж без системи ЕДО, може бути, в 20-30% випадків ", – говорить Сергій Кур'янов, Директор з розвитку DocsVision. За його словами, електронна пошта є явно застарілою технологією, призначеної спочатку для обміну повідомленнями безпосередньо від користувача до користувача, і саме тому вона часто замінюється бізнес-формами на порталі, які не тільки істотно знижують відсоток спаму в ділових повідомленнях, але й також дозволяють їхнім стразу структурувати і направляти в подальшу обробку залежно від параметрів структури. Експерт назвав це "вимиванням" пошти з корпоративного документообігу. "Поліпшити ситуацію можна шляхом впровадження ECM-рішень в архівах електронної пошти та систем миттєвих повідомлень з глобальною індексацією по всіх інформаційних сховищ. Це дозволяло б шукати прямо з СЕДО пов'язані з питанням електронні листи і миттєві повідомлення ", – вважає пан Кур'янов.


У компанії "Інтертраст" розповіли, що проблема зовнішнього регулювання електронної пошти не є в Росії актуальною для замовників, оскільки при управлінні архівом повідомлень у листуванні компанії сам канал розповсюдження носить допоміжний характер. "Електронна пошта з точки зору вітчизняних СЕД не більше ніж транспорт, причому здебільшого транспорт повідомлень про наявність відповідальних документів ", – стверджує Вадим Іпатов, Заступник генерального директора з розвитку бізнесу "Інтертраст". За його словами, одна з ключових цілей, які переслідують впроваджують СЕД організації, полягає в тому, щоб уникнути втрат важливих документів, дублювання їх і прискорити їх знаходження та доставку. "На електронну пошту, яка є особистим, індивідуальним інструментом, просто не можна покладати такі завдання", – зауважує спікер.


У звіті AIIM, втім, є й позитивний висновок. За результатами опитування близько третини організацій все ж таки планують інвестиції в автоматизацію управління архівами повідомлень електронної пошти в найближчі два роки.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*