Корисні поради з MS Office. Частина 4

попередня стаття серії

Зміст


Більшість практичних завдань вирішується на комп'ютері в середовищі MS Office, зокрема в Word, Excel, Outlook і PowerPoint. Хоча для роботи з цими додатками користувачеві досить мінімальних знань, але в багатьох ситуаціях додаткові прийоми не завадять, а іноді навіть допоможуть заощадити масу часу і зусиль.

MS Word


Тема за допомогою клавіатури


Всі звикли, що у разі визначення заголовка доводиться звертатися до списку заголовків з панелі інструментів Форматування. Але є й альтернативний варіант: виділивши рядок тексту, яку потрібно визначити як заголовок, спробуйте вибрати потрібний заголовок, натиснувши на комбінації клавіш Alt + Shift + <- або Alt + Shift + -> до тих пір, поки потрібний стиль заголовка не виявиться встановленим.

Порожній рядок над таблицею


Багато хто, напевно, опинялися в ситуації, коли відразу створили на початку документа таблицю і тільки потім вирішили зайнятися заголовком документа. Проблема в тому, що додати пустий рядок перед таблицею для друку заголовка не вдається, тому що не виходить поставити курсор перед таблицею. Щоб додати рядок, потрібно помістити курсор в першій клітинці таблиці в крайнє ліве положення і натиснути клавішу Enter.

Швидке розмежування абзаців


Якщо вам необхідно абзац або кілька абзаців тексту відокремити зверху і знизу горизонтальними лініями, то зовсім не обов'язково звертатися до панелі Малювання і креслити лінії вручну. Можна зробити простіше: замість передбачуваної лінії на початку абзацу введіть один за одним три знака «мінус» та натисніть Enter. Word тут же перетворює їх в тонку лінію, що йде від одного краю сторінки до іншого.

Щоб видалити цю лінію, розташуйте курсор на абзаці, під яким знаходиться ця лінія, виберіть команду Формат> Межі та заливка і на вкладці Кордон в розділі Тип встановіть варіант Немає. Після натискання кнопки Оk кордон зникне.

Вставка тире


Якщо звичайний дефіс присутній на клавіатурі, то для вставки різних варіантів тире доводиться вдаватися до різних хитрощів. Зокрема, довге тире, що використовується в російськомовних текстах, можна вставити, набравши комбінацію клавіш Ctrl + Alt + Gray-, а коротке тире для англомовних текстів – комбінацію Ctrl + Gray-.

Якщо це занадто складно, то вставку тирі можна здійснювати за допомогою автозаміни, набравши команду Сервіс> Параметри автозаміни> Автозаміна (рис. 1).

рис. 1 Вікно налаштування автозаміни

Анімація для пожвавлення тексту


Подорожуючи по Інтернету, всі вже звикли, що Web-сторінки оформлені з ефектами анімації. При бажанні ви можете оживити нудні документи в редакторі Word за допомогою анімації. Впровадивши анімаційні елементи, ви не тільки зробите документи більш ефектними, але й зможете зробити акцент на їх окремих фрагментах. Для цього виділіть фрагмент тексту і застосуєте команду Формат> Шрифт. У вікні, перейдіть на вкладку Анімація і виберіть відповідний ефект (рис. 2).

рис. 2 Вибір варіанту анімації тексту

Водяні знаки


Зрозуміло, що в даному випадку мова йде не про справжні водяних знаках, які представляють собою видиме на просвіт зображення на папері і обов'язкові для банкнот і пр., а всього лише про світле графічному зображенні, яке є фоном для звичайного тексту. Такі водяні знаки неважко зробити самостійно, а виглядати документи з логотипом вашої компанії у вигляді водяного знака будуть набагато солідніше.

Щоб створити водяний знак, спочатку вставте логотип у новий документ так, як звичайний малюнок. Потім клацніть правою кнопкою миші на зображенні і виберіть Формат малюнка. На вкладці Положення виберіть варіант За текстом, а на вкладці Малюнок в області Зображення в якості кольору встановіть варіант Підкладка (рис. 3). При необхідності в цьому ж вікні можна одночасно скорегувати опції Яскравість і Контраст.

рис. 3 Визначення особливостей відображення кольору в зображенні

Фрагмент документа


Цілком можливо, що у вас є тексти, які доводиться регулярно друкувати, наприклад зворотну адресу, номер банківського рахунку і т.п. Звичайно, зручніше надрукувати їх один раз, а потім просто вставляти в документи. Варіантів вирішення цього завдання багато, і один з них – створення значка фрагмента документа на робочому столі.

Виділіть у документі Word текст, який вам потрібен, і перетягніть його на робочий стіл. У результаті на робочому столі з'явиться значок з ім'ям Частковий документа «хххххх», де «хххххх» – початок тексту. Для вставити текст в документ перетягніть його значок в потрібне місце.

Можна зробити й більш звичним чином – скопіювати текст в буфер обміну. Для цього досить виділити значок, клацнути правою кнопкою і вибрати команду Копіювати, а потім вставити скопійований фрагмент з буфера в документ.

Звірка документів


Робота з документами, підготовка яких потребує участі більше ніж одного боку, передбачає багаторазову звірку тексту, що представляє собою дуже тяжку і тривалу процедуру. У редакторі Word при роботі з такими документами можна використовувати режим рецензування. Для його встановлення, виберіть команду Сервіс> Встановити захист, а потім підсвітіть варіант Запис виправлень. Однак це не завжди можливо в силу того, що вдатися до вносити виправлення мають обидві сторони, а досягти згоди з партнерами в цьому питанні не завжди вдається. У такому випадку можна піти іншим шляхом. Отримавши відредаговану копію документа, можна автоматично звірити текст. Для цього відкрийте отриманий документ у редакторі Word, виберіть команду Сервіс> Порівняти й об'єднати виправлення – відкриється вікно, що нагадує вікно відкриття файлів. Виберіть у ньому попередню копію документа, з якою ви збираєтеся порівняти новий текст, підсвітіть прапорець Чорні рядки і клацніть на кнопці Порівняти. У результаті буде створено новий документ, в якому всі зроблені протилежною стороною виправлення будуть виділені червоним кольором (рис. 4).

рис. 4 Результат звірки двох копій документа

Індивідуальний єдиний стиль для всіх документів


Більшості користувачів Word доводиться створювати чимало документів, оформлених у єдиному стилі. При цьому на приведення документа до потрібного вигляду, тобто на налаштування стилів заголовків, основного тексту, списків тощо, потрібно чимало часу. Для прискорення роботи можна скопіювати всі створені елементи стильового оформлення тексту в файл normal.dot (або в іншій спеціально створений вами шаблон). Відкрийте документ або шаблон з налаштованими стилів, виберіть Сервіс> Шаблони і надбудови, натисніть кнопку Організатор, а потім перейдіть на вкладку Стилі. Якщо ви збираєтеся копіювати стилі не в файл normal.dot, а в інший шаблон, то клацніть на кнопці Закрити файл в правій частині вікна – зовнішній вигляд вікна зміниться, а замість кнопки Закрити файл з'явиться кнопка Відкрити файл, клацаючи на якій можна буде вибрати потрібний шаблон для копіювання.

Потім у лівій частині вікна виділіть копійовані стилі і клацніть на кнопці Копіювати (рис. 5) – потрібні стилі будуть додані в шаблон або змінені в шаблоні, якщо він вже містив стилі з даними іменами.

рис. 5 Копіювання виділених стилів в файл normal.dot

Введення російських і англійських слів без перемикання клавіатури


Ті, кому доводиться багато працювати з текстовою інформацією російською та англійською мовами, чудово знають, як прикро раз у раз перенабірать текст, помилково надрукований на непереключенной клавіатурі. Наприклад, замість «Корисні поради з Word» ви отримуєте «Корисні поради з Цщкв», а все через те, що ви в потрібний момент не переключили розкладку клавіатури.

Цю проблему легко і просто вирішити, встановивши програму Punto Switcher, яка допомагає набирати текст як у Word, так і в Excel. Після установки програми про перемикання клавіатури при наборі тексту можна буде забути, а в правій частині панелі завдань з'явиться ікона Punto Switcher. Текст завжди буде набраний потрібним алфавітом незалежно від того, російською чи англійською мовою він повинен бути надрукований. У основу програми покладено принцип неможливості поєднання деяких букв для російської та англійської мов. Коли програма бачить недопустиме поєднання (для цього Punto Switcher використовує словник), то відбувається автоматичне перемикання розкладки, а набраний текст перетворюється з однієї розкладки в іншу.

Переважна більшість слів програма розпізнає правильно, але якщо слово все-таки набрано невірно, то для виправлення виділіть потрібний текст і натисніть комбінацію клавіш Shift + Break – і виділений текст конвертується. Буває, що програма не спрацьовує автоматично, і тоді з допомогою даної комбінації клавіш текст можна швидко конвертувати.

Нові можливості кнопки Створити


За замовчуванням при натисканні на кнопці Створити стандартної панелі інструментів створюється новий пустий документ. Це зручно при створенні документів з чистого аркуша, але абсолютно марно, якщо при роботі ви часто використовуєте шаблони. У такому випадку варто модифіковані кнопку, домігшись того, щоб при клацанні по ній відкривалося діалогове вікно створення документа.

Щоб змінити функцію кнопки, виберіть команду Вигляд> Панелі інструментів> Налаштувати. Активізуйте на вкладці Команди категорію Файл, після чого видаліть кнопку Створити з панелі інструментів, просто перетягнувши її на відкрите діалогове вікно. Потім знайдіть значок Створити … (Рис. 6) і перетягніть його на панель інструментів. Після цього кожен раз при натисненні на кнопку Створити … панелі інструментів ви зможете вибрати потрібний шаблон документа.

рис. 6 Кнопка Створити … у вікні налаштування панелей інструментів

Швидкий перегляд документа


Користувачі рідко звертають увагу на маленьку круглу кнопочку в правому нижньому кутку вікна редактора Word (рис. 7), а даремно, бо вона виконує дуже корисну функцію швидкого перегляду документа.

рис. 7 Кнопка Вибір об'єкта переходу

Після клацання по даній кнопці на екрані з'являється додаткова панель, кнопки якої допоможуть швидко перегорнути однотипні об'єкти, наприклад тільки заголовки або розділи документа, примітки або виноски, малюнки або таблиці і т.п. Так, отримавши об'ємний документ після редагування його іншим користувачем, можна, не переглядаючи заново всього документа, швидко пробігтися лише по приміток, щоб подивитися, які питання виникли у рецензента (рис. 8).

рис. 8 Вибір переходу по приміток

Варто відзначити, що, вибравши спочатку варіант переміщення, потім ви зможете швидко перейти до наступного або попереднього знайденому об'єкту за допомогою видозмінених кнопок переходу на вертикальній смузі прокрутки (у кнопок колір написів зміниться на синій).

«Шари» у Word


Уявіть собі документ, наприклад звичайний рекламний текст, окремі графічні фрагменти якого, як шари, розташовуються один над одним (рис. 9). Якщо в якості графічних фрагментів виступають звичайні автофігури, то ніяких складнощів немає: там свідомо передбачена можливість розташування таких «шарів» в тому чи іншому порядку. А от якщо мова йде про справжню графіку, то безпосередньо у Word така проблема не вирішується.

рис. 9 Вибір переходу по приміток

Однак вихід можна знайти, якщо скористатися звичайними колонтитулами – Вид> Колонтитули. Справа в тому, що Word вміє накладати зображення основного тексту на зображення колонтитулів, які, в свою чергу, можуть накладатися один на іншій (нижній на верхній). Це дозволяє розташувати на сторінці фон, ілюстрацію і текст. При цьому текст вводиться як зазвичай, ілюстрація міститься у нижній колонтитул, а фон – у верхній.

Крім того, необхідно правильно підібрати значення верхнього та нижнього полів сторінки (команда Файл> Параметри сторінки> Поля) і визначити відстані від краю до верхнього та нижнього колонтитулів (Команда Файл> Параметри сторінки> Джерело паперу). Перше має бути негативним (рис. 10), а друге залежить від конкретного документа. Знак «мінус» у значеннях полів сторінки свідчить про те, що вони як і раніше відраховують в звичному напрямку, тобто всередину сторінки, але при цьому жорстко фіксуються. Іншими словами, розмір полів не залежить від розміру введеного колонтитула.

рис. 10 Визначення негативних верхнього та нижнього полів сторінки

MS Excel


Швидке виділення даних


У Excel дані утворюють певні смислові групи, що нагадують прямокутники, так як часто зверху, знизу, справа і зліва вони відокремлені від інших даних порожніми стовпцями та рядками. Щоб швидко виділити подібну групу даних, поставте курсор в будь-яку її її та натисніть комбінацію клавіш Ctrl + Shift + *. Замість зазначеної комбінації можна натискати клавішу Ctrl і символ «*» на цифровій клавіатурі – ефект буде той самий.

Автофігури точно за розміром осередків


При використанні автофігур буває необхідно, щоб їх розміри ідеально збігалися з розмірами відповідних осередків. Вручну підганяти їх складно, тому краще при створенні автофігури відразу прив'язати її до сітки, утримуючи клавішу Alt під час малювання. У результаті при будь-якій зміні сторін фігури будуть вирівнюватися відповідно до меж осередків.

Друк кількох областей одночасно


Нерідкі випадки, коли роздрукувати потрібно не весь аркуш цілком, а кілька окремих її галузей. Для цього, як правило, виділяють потрібну область, а потім застосовують команду Файл> Друк, підсвічуючи варіант Виділений діапазон (рис. 11). Цю операцію повторюють для кожної області.

рис. 11 Вікно виводу на друк

Але можна зробити простіше – відразу виділити всі потрібні області, утримуючи клавішу Ctrl. Потім точно так само виконується команда Файл> Друк з варіантом Виділений діапазон. У результаті ви отримаєте роздруківку, в якій кожна область буде надрукована на окремій сторінці (рис. 12). Щоправда, цей спосіб підходить тільки для областей, розташованих на одному аркуші.

рис. 12 Попереднiй перегляд друку двох виділених областей

Друк документа на одній сторінці


Припустимо, що документ повністю підготовлений для роздрукування, однак при попередньому перегляді ви виявили, що дані виходять за межі сторінки. Природно, друкувати документ у такому вигляді не можна.

Але не варто поспішати переробляти документ, змінюючи розміри осередків. Можливо, що вас цілком влаштує зміна масштабу документа, в результаті чого він впишеться у відведений для друку місце. Для цього виберіть команду Файл> Параметри сторінки і на вкладці Сторінка встановіть прапорець у рядку Розмістити не більше ніж на 1 стор в ширину і на 1 стор у висоту (рис. 13). При повторному відкритті вікна Параметри сторінки ви зможете визначити, в якому масштабі буде роздрукований документ: відсотки від натуральної величини документа будуть вказані на перемикачі Встановити.

рис. 13 Зміна масштабу друку сторінки

Друк сітки таблиці


За замовчуванням Excel не друкує сітку таблиці, тому для розмежування осередків доводиться встановлювати межі. Якщо даний варіант вас не влаштовує, то можна змусити програму друкувати сітку. Для цього скористайтеся командою ФайлaПараметри сторінки і на вкладці Лист поставте прапорець Сітка (рис. 14).

рис. 14 Включення друку сітки

Можна піти ще далі і змінити колір меж робочого аркуша при виведенні таблиці на принтер. Для цього застосуйте команду СервісaПараметриaВід і, відкривши список Колір, виберіть потрібний колір (рис. 15). Після цього, за умови активізації друку сітки, межа робочого аркуша буде надрукована відповідним кольором. Правда, на кольорі сітки це не позначиться – вона як і раніше буде чорною, хоча при попередньому перегляді і на екрані колір сітки зміниться.

рис. 15 Зміна кольору сітки

Аналіз даних


Якщо вам доводиться займатися аналітичною обробкою інформації отриманої від зовнішніх джерел, то ви, як правило, отримуєте дані зовсім не в тому вигляді, в якому хотілося. У результаті дуже багато часу йде на видалення невірно введеної або взагалі непотрібної інформації. Допомогти при такій обробці інформації можуть широко використовувані функції сортування даних та їх фільтрації. Втім, цілком можливо, що відкидати інформацію і не потрібно – треба лише проаналізувати одні дані на тлі інших. У цьому випадку слід вдатися до автоматичного аналізу даних. Щоб ним скористатися, спочатку виділіть аналізовані дані і накладіть обмеження на введення даних в комірки командою ДанниеaПроверка, де на вкладці Параметри визначте умови для обмеження (рис. 16).

рис. 16 Визначення параметрів перевірки даних

Потім з меню Сервіс виконайте команду Залежності формулaПанель залежностей – в результаті на екрані з'явиться додаткова панель кнопок. Клацніть на кнопці Обвести невірні дані, і в результаті цього не задовольняють умовам дані виявляться обведеними (рис. 17). Для видалення обведення даних потрібно клацнути на кнопці Видалити обведення невірних даних.

рис. 17 Результати автоматичного аналізу даних

Приховування повідомлень про помилки при обчисленні за формулами


У результаті обчислень за формулами в таблиці можуть з'являтися помилки, тому в ряді випадків відображення відповідних результатів на папері може виявитися небажаним. Така ситуація, наприклад, виникає при діленні на нуль і, можливо, в реальності не свідчить про помилку, а всього лише говорить про те, що в задіяну у формулі осередок не були введені дані. Звичайно, результати помилкових обчислень можна приховати, вручну видаливши формули з осередків або знову ж таки вручну змінивши колір шрифту в осередках. Але це довго, незручно, а крім того, нерозумно, так як при введенні значень у використовувані в результаті обчислень осередку помилок не буде і доведеться все повертати. Краще вчинити інакше.

Перший варіант приховування повідомлень про помилки припускає використання умовного форматування. Щоб ним скористатися, виділіть клітинки з формулами, результати обчислень яких не повинні відображатися у разі помилок, у меню Формат виберіть команду Умовне форматування і визначте формулу виду = ЕОШІБКА (ссилка_на_ячейку), де ссилка_на_ячейку – це посилання на активну клітинку виділеного фрагмента (Рис. 18).

рис. 18 Введення формули у вікні умовного форматування

Після цього клацніть на кнопці Формат і в списку Колір виберіть білий. У підсумку результати обчислень з помилками будуть друкуватися білим кольором і тому видно на екрані не будуть (рис. 19).

рис. 19 Результат умовного форматування

Можна зробити по-іншому: друкувати замість результату з помилкою який-небудь нейтральний символ, наприклад знак «мінус» в якості прочерку або просто «порожні лапки», щоб зовні осередок здавалася порожньою. Для цього потрібно видозмінити розрахункову формулу, ввівши варіант виду: = ЕСЛИ (ЕОШІБКА (старая_формула); "символ"; старая_формула). Наприклад, замість формули виду = I1/H1 в цьому випадку буде потрібно вставити формулу виду = ЕСЛИ (ЕОШІБКА (I2/H2 );"-"; J1) (рис. 20). У результаті всі помилкові результати заміняться на знак «-».

рис. 20 Видозміна розрахункової формули і результат її застосування

MS Outlook


Відстрочка доставки повідомлень


Якщо ви хочете, щоб написане вами повідомлення було відправлено не відразу, а пізніше, то можна затримати його доставку, клацнувши прямо у вікні повідомлення на кнопці Параметри, а в групі Параметри надсилання встановивши прапорець Не доставляти до та вказавши необхідні дату і час доставки повідомлення.

Можна затримувати всі або частина повідомлень з певними ознаками, але тоді доведеться створити відповідне правило. Для цього скористайтеся командою СервісaМастер правил, натисніть на кнопку Створити, встановіть варіант Створити нове правило і виберіть вид правила Перевірка повідомлень після надсилання. У наступному вікні просто клацніть на кнопці Далі, щоб це правило застосовувалося до всіх повідомлень, або задайте умови відбору повідомлень, до яких воно повинно застосовуватися. У списку Що слід зробити з повідомленням? виберіть варіант Затримати доставку на n хвилин (рис. 21) і вкажіть конкретний час затримки повідомлення (тривалість затримки не може перевищувати двох годин). При необхідності виберіть виключення з правила і визначте їх.

рис. 21 Визначення дій над повідомленням

Завантаження заголовків повідомлень


На жаль, далеко не вся приходить кореспонденція становить інтерес, і зовсім вже не хочеться завантажувати на свій комп'ютер листи з рекламою, що містять об'ємні вкладені документи. Якщо такі листи – Не рідкість у вашій поштовій скриньці, то спробуйте скористатися режимом заголовків повідомлень, щоб вирішити, які повідомлення варто завантажувати, а які ні. Отримавши і проаналізувавши заголовки (що набагато швидше, ніж завантажувати повідомлення в повному обсязі), ви зможете помітити, що робити з повідомленнями: завантажити або видалити. Потім ви знову підключіться до поштового сервера і завантажте потрібні вам повідомлення.

Щоб завантажити лише заголовки повідомлень, скористайтеся командою СервісaОтправіть / получітьaРабота з заголовкаміaЗагрузіть заголовки з і виберіть всі облікові записи або певний обліковий запис, з якої слід завантажити заголовки. Потім відключіться від поштового сервера і, вже не оплачуючи час перебування в Інтернеті, позначте заголовки повідомлень для завантаження або видалення повідомлень, натискаючи на кожному з заголовків праву кнопку миші і вибираючи команду Позначити для завантаження повідомлення (мал. 22) – якщо ви хочете отримати повідомлення, або виділяючи заголовок видаляється повідомлення і натискаючи клавішу Del – При необхідності його видалення (у стовпці заголовків у цьому випадку з'явиться червоний значок X, а саме повідомлення буде закреслено).

рис. 22 Відмітка завантажуваного повідомлення

Після цього з'єднайтесь з сервером і витягніть повідомлення командою СервісaОтправіть / получітьaРабота з заголовкаміaОбработать помічені заголовки з, вибравши потім облікові записи, з яких слід завантажити заголовки. У результаті на ваш комп'ютер будуть завантажені лише позначені елементи, а всі відзначені до ліквідації повідомлення будуть видалені з сервера.

Друк календаря


Як правило, при друку календаря в режимі «Місячник» не має сенсу друкувати вихідні дні – ви тільки дарма витратите зайвий папір і час. Можна заборонити друкувати суботні та недільні дні, вибравши команду ФайлaПараметри страніциaЕжемесячнік і встановивши прапорець Не друкувати вихідні дні (рис. 23).

рис. 23 Відмова від друку вихідних днів

Щоб надрукувати в календарі відомості про зустрічі і зборах, у вікні друку, що відкривається по команді ФайлaПечать, клацніть на кнопці Визначити стилі і виберіть варіант Докладний календар. Якщо ж ви хочете відмовитися і від зустрічей і зборів, і від завдань і заміток, то при виборі того чи іншого стилю календаря (щоденник, тижневик або щомісячник) по команді ФайлaПараметри сторінки перевірте, щоб відповідні параметри були вимкнені.

Можна роздрукувати і порожній календар – це має сенс, якщо ви віддаєте перевагу заповнювати календар вручну. Для цього створіть новий елемент типу «Календар» командою ФайлaСоздатьaПапка, перейдіть до нього і роздрукуйте в потрібному вам варіанті.

Одночасна друк елементів із декількох папок


Якщо вам необхідно одночасно послати на друк декілька елементів з різних папок, наприклад парочку листів, кілька контактів і т.п., то всім їм потрібно присвоїти одну й ту ж категорію. Для таких цілей варто створити спеціальну категорію Друк. Це можна зробити як попередньо за допомогою команди ПравкаaКатегоріі, так і в ході процесу присвоєння категорії, виділивши потрібний елемент, клацнувши правою кнопкою миші і вибравши команду Категорії.

Коли всім елементам потрібна категорія буде привласнена, в меню Сервіс виберіть команду Розширений пошук файлів. У списку Переглянути встановіть варіант Будь-який елемент Outlook. Потім клацніть на вкладці Інші умови, виберіть потрібну категорію, натиснувши на кнопку Категорії (рис. 24), і клацніть на кнопці Знайти – всі елементи обраної вами категорії виявляться знайденими. Після цього виділіть елементи, які потрібно роздрукувати, і скористайтеся командою ФайлaПечать.

рис. 24 Налаштування розширеного пошуку елементів Outlook

MS PowerPoint


Автоматичний показ слайдів по колу


Припустимо, що ви готуєте презентацію для виставки або іншого подібного заходу, де передбачається багаторазовий показ слайдів по колу. Постійно стежити за ходом показу і знову запускати закінчилася презентацію досить незручно – краще зробити показ автоматичним. Для цього виконайте команду Показ слайдовaНастройка презентації і в групі Показ слайдів виберіть варіант Автоматичний (повний екран), як показано на рис. 25. Природно, що при такій настройці передбачається зміна слайдів після закінчення певного часу, який має бути встановлено для кожного слайда. Безперервний показ презентації буде зупинений при натисканні клавіші Esc.

рис. 25 Настройка автоматичного показу слайдів по колу

Швидке створення підсумкового слайду


Досить часто на початку або при завершенні презентації демонструється слайд, узагальнюючий всю є там інформацію. Такий слайд можна швидко створити автоматично. Для цього в режимі Сортувальник слайдів виділіть слайди, заголовки яких потрібно використовувати, і клацніть на кнопці Підсумковий слайд. У результаті буде створено новий слайд, що містить марковані заголовки вибраних слайдів і з'являється при показі перед першим з них.

Зменшення розміру презентації


Одна з малоприємних особливостей презентацій – занадто великий їх розмір. Однак існують деякі технічні прийоми, за допомогою яких ви зможете його зменшити.

По-перше, звертайте увагу на те, які графічні файли ви вставляєте до презентації в якості картинок. Якщо файли мають розширення, наприклад, BMP, PNG або TIFF, то ви ризикуєте отримати величезні за розміром презентації. Краще використовувати jpg-файли, які добре стискаються і зазвичай мають прийнятну для презентації якість. Інші формати графіки використовуйте тільки в тому випадку, якщо якість вставленої картинки вас дійсно не влаштує.

По-друге, має значення спосіб, за допомогою якого ви вставляєте зображення. Краще всього користуватися командою ВставкаaРісунокaІз файлу. Якщо ж ви віддаєте перевагу перетягувати або копіювати картинки з однієї презентації в іншу або з одного слайда на інший, то доведеться змиритися із збільшенням розмірів створюваних презентацій.

По-третє, при необхідності створення схожих один на одного слайдів з серією однакових елементів найчастіше вдаються до дублювання – команда ВставкаaДубліровать слайд. Такого ж ефекту можна домогтися, якщо вміст слайда скопіювати в буфер, а потім вставити на порожній слайд. При цьому розмір презентації, створеної на основі дублювання слайдів, виявляється більше, ніж у другому випадку.

Використання книжкової та альбомної орієнтації при створенні презентації


За замовчуванням макети слайдів мають альбомну орієнтацію, але в деяких випадках потрібне застосування книжкової орієнтації. У рамках однієї презентації задати для слайдів різну орієнтацію не вийде – доведеться створювати різні презентації та організовувати перехід по посиланнях між ними.

Змінити орієнтацію всіх слайдів презентації можна за допомогою команди ФайлaПараметри сторінки, встановивши в підрозділі Слайди прапорець Книжкова. Для переходу між презентаціями виберіть текст або об'єкт, який слід зв'язати з іншого презентацією, клацніть правою кнопкою і виберіть команду Настройка дії. Після цього встановіть прапорець Перейти за гіперпосиланням, у списку виберіть пункт Інша презентація PowerPoint та вкажіть її назву (рис. 26). Можливо, що аналогічний перехід за гіперпосиланням буде потрібно створити і для повернення у вихідну презентацію. Для демонстрації створених слайдів буде потрібна наявність обох файлів презентацій, які повинні розміщуватися в одному каталозі, де знаходилися при створенні на них гіперпосилань.

рис. 26 Настройка гіперпосилання на іншу презентацію

Налагодження презентації


Під час підготовки презентації багато разів доводиться вносити правки, здавалося б, у вже готову і налагоджену презентацію. Можна дещо полегшити та прискорити цей процес, якщо запустити презентацію при натиснутій клавіші Ctrl. У цьому випадку показ слайдів буде проводитися в зменшеному вигляді в лівому верхньому кутку екрану (рис. 27), а будь-які зроблені вами виправлення будуть тут же відображатися в міні-презентації.

рис. 27 Показ міні-презентації

Створення малюнків з слайдів


Іноді при підготовці тих чи інших матеріалів, наприклад, в редакторі Word зручніше скористатися слайдами створеної презентації. У цьому випадку слайди слід зберегти у вигляді зображень у файлах з розширеннями JPG або TIFF. Зробити це можна звичайним способом за допомогою команди ФайлaСохраніть як, змінивши тип файлу з варіанту Презентація на варіант Малюнок у форматі …

Передача презентації іншим користувачам


Коли ви додаєте презентацію поштою або викладаєте її на своєму сайті в Інтернеті, слід мати на увазі, що вона може потрапити до користувача, у якого не встановлений PowerPoint. Але навіть якщо PowerPoint встановлено, то запуск отриманого ppt-файлу призведе до відкриття PowerPoint в режимі редагування презентації. У підсумку цілком можливо, що не знайомі з програмою користувачі просто не зможуть її запустити. Бажано, щоб презентація відкривалася відразу в режимі показу. Для цього слід зберегти її командою ФайлaСохраніть як, вказавши тип файлу Демонстрація PowerPoint. У результаті буде створений файл з розширенням PPS, а отримали його користувачі зможуть запустити показ, клацнувши на імені файлу.

Якщо ви вирішили розмістити презентацію на своєму сайті, то зручніше зберегти її у вигляді звичайної Web-сторінки за допомогою команди ФайлaСохраніть як Web-сторінку. У цьому випадку замість одного файлу презентації у вас вийдуть файл з розширенням HTM і папка з усіма необхідними файлами. Презентацію в такому вигляді відвідувачі зможуть подивитися прямо на сайті без попереднього завантаження на свій комп'ютер.

наступна стаття серії

Посилання по темі



Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*