MS Project: приборкання норовливого

Установки MS Project за замовчуванням найчастіше суперечать досвіду менеджера проекту. Ось сама звичайна скарга з приводу MS Project: «Якщо я щось поміняю, то всі мої тривалі старання щодо створення реалістичного розкладу підуть прахом ». Однак за допомогою всього лише чотирьох простих кроків будь-який менеджер проекту зможе приборкати непокірну програму. Менеджеру проекту необхідно періодично змінювати розклад, але занадто часто MS Project бере керування на себе. Щоб повернути контроль над розкладом, потрібно зрозуміти, як працює наш засіб планування.

Крок 1. Автоматична розстановка взаємозв'язків операцій


Деякі установки MS Project дозволяють вам швидко створювати взаємопов'язані операції проекту, використовуючи мінімум натиснення клавіш. Так, при зміні розкладу проекту (додавання або видалення операцій) MS Project сам розставляє взаємозв'язку між операціями. Якщо ваші проекти вимагають більше одного виконавця і послідовність операцій складніше, ніж «зверху вниз», вам слід подумати про відключення даної «можливості». Кожного разу, коли я запускаю в перший раз MS Project, я змінюю цю опцію. Коли я створюю список операцій або WBS, я хочу сфокусуватися на структурі робіт, а не на взаємозв'язках операцій. При додаванні операції в створене розклад проекту MS Project розставляє взаємозв'язку самостійно (часто не так, як це необхідно), що може призвести до втрати коректної послідовності виконання, тому я хочу сам визначати, якою буде взаємозв'язок, і створюю її сам.


Для того, щоб змінити настройки, вам необхідно потрапити в меню опцій (Tools / Options). Перейдіть в закладку налаштування розкладу (Schedule) і очистіть опцію «Autolink inserted or moved tasks». Ви можете вимикати цю опцію тимчасово для створення розкладу вашого проекту, але більшість менеджерів проектів намагаються тримати виключеною цю опцію як можна довше.


Крок 2. «Фіксування» операцій


Кожен користувач MS Project розповідає одну й ту ж історію. До зустрічі з обговорення стану проекту залишився одну годину. Але в цей момент з'ясовувалося, що розклад проекту змінилося: оцінка обсягу робіт, фактична тривалість або будь-яка дата деяких операцій. Через наявність взаємозв'язків це зміна пошириться на весь розклад. Проте з деяких причин MS Project не змінить дату на ту, яка повинна бути.


З вашої точки зору зміни очевидні і прості, але кожен раз, коли ви вводите нову дату, програма або замінює її на колишнє значення, чи змінює те, що не повинно змінюватися. У 90% випадків проблема пов'язана з типом операції: фіксована робота, фіксована тривалість або фіксована завантаження ресурсів. Різниця між ці трьома типами пояснить, чому змінюється багато чого, коли ви робите все лише одна зміна.


У MS Project існує основна формула для всіх операцій. Це тривалість, помножена на завантаження ресурсу, визначає необхідний обсяг роботи (далі просто робота). Простою мовою це означає, що операція, для виконання якої необхідно 8 годин (тривалість), з призначеним виконавцем на повний час (100% завантаження ресурсу), зажадає 8 робочих годин (обсяг роботи). Для виконання операції, тривалість якої дорівнює 40 годинах при завантаженні ресурсу на 10% часу, потрібно всього 4 робочих години.


Робота = Тривалість x Завантаження


Ця основна формула проста, проте, коли ви починаєте робити зміни в розкладі, вона починає жити своїм життям. Так, якщо ви зміните оцінку обсягу роботи з 4 до 16 годин для операції тривалістю 8 годин, що має статися? Чи зміниться тривалість операції до 16 годин, або завантаження ресурсу зросте до 200% (два виконавця)? MS Project визначає, що робити, згідно налаштуванні «фіксованого» параметра операції.


Для операції з фіксованою тривалістю будь-яка зміна або роботи, або завантаження буде торкатися лише другий параметр, не змінюючи тривалості. Для операції тривалістю 40 годин збільшення обсягу роботи на 8 годин збільшить завантаження ресурсу на 20%. MS Project буде збільшувати завантаження ресурсу для того, щоб завершити роботу в ту ж (фіксовану) тривалість.


Для операції з фіксованою завантаженням ресурсів будь-яка зміна або тривалості, або обсягу роботи буде зачіпати інший параметр. Для операції з тривалістю 40 годин і завантаженням ресурсу в 10%, при збільшенні роботи до 8 годин, тривалість збільшиться до 80 годин. MS Project збільшує тривалість операції, зберігаючи завантаження ресурсу.


У разі зміни самих фіксованих значень MS Project буде вести себе таким чином.



Основне правило роботи із завантаженням ресурсів, тривалістю і роботою – визначити вашу мету ПЕРЕД зміною значень. MS Project може зберігати тривалість операції постійною при збільшенні роботи або може збільшити тривалість. Ви, як менеджер проекту, повинні знати, що має статися. MS Project може друкувати для вас звіти і відслідковувати ваші залежності, але ніколи MS Project не буде передбачати виконання вашого проекту за вас. Вибір правильних налаштувань для кожної операції зробить цей процес більш легким для вас.


Вибір фіксованою завантаження ресурсу найбільш кращий для операцій, у яких завжди однаковий обсяг роботи. Книги за методом освоєного об'єму визначають ці операції як операції «однакового зусилля», такі як контроль, управління, звітність. Чим більше часу вони виконуються, тим більше відповідний обсяг роботи.


Фіксована тривалість найбільш переважна для ІТ-проектів. Якщо ви любите повторювати: «Не має значення, скільки людей буде працювати над цією операцією, її тривалість не зміниться», – тоді вам необхідно використовувати в MS Project операцію з «фіксованої тривалістю». Незалежно від того, скільки ресурсів або необхідної роботи буде вимагатися, операція буде завжди однієї і тієї ж тривалості. Фіксована тривалість також гарна, коли ви хочете УПРАВЛЯТИ тривалістю ваших операцій.


Я часто помічав, приміром, що додавання виконавців на операцію може зменшити її тривалість, але не пропорційно. Я використовую операції з фіксованою тривалістю, і, збільшуючи кількість виконавців операції, я потім вручну змінюю тривалість. Я хочу приймати рішення до зміни тривалості, і MS Project дозволяє зробити це за умови вибору «фіксованої тривалості». Зафіксуйте тривалість і введіть необхідну роботу, а MS Project обчислить необхідне завантаження ресурсів. Навіть якщо ви дозволите вирівнювання ресурсів, MS Project залишиться повністю під контролем.


Фіксація роботи корисна для операцій, які прямо пропорційні кількості призначених ресурсів. Промислові операції іноді відповідають цьому за наявності ефективного процесу виробництва. Наприклад, у разі, якщо ви маєте достатньо машин, додавання більшої кількості операторів цих машин збільшить продуктивність майже лінійно. Подвойте ресурси, і ви побачите, що вам необхідно вдвічі менше часу для того, щоб зробити заданий обсяг. Але будьте обережні при використанні цього методу. Він не враховує ефектів навчання, взаємодії всередині великих груп людей, вартості розподілу робіт або вартості зміщення робіт у часі.


Пам'ятайте, що MS Project буде управляти своїми розклад автоматично, і не забувайте додавати операції або збільшувати роботу, для того щоб згладити ці ефекти. Наприклад, при певній кількості ресурсів ви хочете додати операцію «управління» з фіксованою завантаженням, що триває той же час, що і виробнича операція з фіксованою роботою. Менеджер буде спостерігати за виробництвом та забезпечувати взаємодія. Не забудьте уточнити оцінки робіт кожного виконавця, беручи до уваги витрати на роботу великої групи.


Крок 3. Контроль «зусиль» ваших ресурсів


Наступна скарга користувачів MS Project – випадкові зміни при додаванні або видаленні ресурсів операції. Причина – операції «effort-driven» («визначаються зусиллям»), які можуть змінювати роботу або завантаження ресурсів операції щоразу, коли ви додаєте або видаляєте новий ресурс.


В основі теорії «effort-driven» операцій лежить положення, що при наявності призначеного ресурсу на операцію і додаванні іншого ресурсу, ресурси повинні розділити між собою обсяг роботи. MS Project буде автоматично ділити роботу, можливо, змінюючи тривалість або завантаження, в залежності від того, що «зафіксовано» для цієї операції (див. крок 2 вище).


Теорія на перший погляд чудова, але результати важко передбачити. Моя порада – вимикати опцію «effort-driven» MS Project і вводити назви, роботу і завантаження для всіх і кожного ресурсу, який ви призначаєте. Коли ви додаєте друга виконавця операції, дайте другу виконавцю деякі з годин роботи і зменшіть години роботи для першого виконавця. Тим самим зберігайте контроль над вашим розкладом.


Якщо тривалість всіх ваших операцій завжди скорочується вдвічі, при додаванні другого ресурсу, тоді вам сподобається включена опція «effort-driven». Я рекомендую змінювати обсяг роботи вручну для кожного призначеного ресурсу. З мого досвіду, змініть кількості виконавців завжди змінює обсяг роботи.


Щоб змінити настройки як «effort-driven», так і типу операції (фіксована тривалість, отримання або робота), викличте діалогове вікно «Інформації про операцію» і перейдіть в закладку «Advanced».


Якщо у вас вже існує створений календарний план, ви можете змінити ці налаштування для всього проекту. Виберіть всі операції, натиснувши на сірому квадраті у верхньому лівому куті діаграми Гантта (де перетинаються номери операцій і назви колонок). Виберіть у «Проектному меню» («Project menu») опцію «Інформація про операції» («Task Information»). У закладці «Advanced» встановить необхідні значення типу операції і прапорця «New tasks are effort driven» і натисніть «ОК».


Змініть настройки за замовчуванням для всіх нових операцій у меню «Tools» в діалоговому вікні «Options». Перейдіть в закладку налаштування розкладу («Schedule tab") і введіть нове значення для типу нових операцій і встановіть або очистіть прапорець «New tasks are effort driven». Моя рекомендація для максимального контролю над розкладом – «фіксована тривалість», без «effort driven».


Крок 4. Зміна дат початку і закінчення операції здається легким, нo …


MS Project показує дати початку і закінчення операції в основному виді – діаграмі Гантта – легко, і змінити відповідні значення нескладно. Однак результати можуть розчарувати вас.


Введення значень в ці поля може поправити розклад, проте зворотною стороною ваших змін буде поява «обмежень». Введення дати початку операції створює обмеження «Почати не раніше ніж» введеної дати. Взаємозв'язку операцій можуть змінити дату початку операції на більш пізню, але у випадку зміни розкладу проекту дана операція ніколи не почнеться раніше, ніж введена дата.


Введення дати закінчення операції створює обмеження «Завершити не пізніше ніж» введеної дати. Взаємозв'язки можуть дозволити більш ранню дату закінчення операції, але якщо під час виконання проекту інші операції спізнюються, дата закінчення цієї операції ніколи не буде пізніше, ніж введена дата.


Ці обмеження можуть перешкодити спробам поліпшити розклад або приховати той факт, що дата закінчення вашого проекту в небезпеці. Обмеження корисні для визначення істинно фіксованих дат, подібно кінця кватала або місяця, але ви повинні розуміти, що вони роблять з вашим розкладом. Колонка індикатора в діаграмі Гантта (між назвою операції та номером операції) показує зображення календаря для операції, в якій присутні обмеження.


Щоб переглянути або змінити дати обмеження операцій, перейдіть в закладку «Advanced» в діалоговому вікні «Інформація про операції». «Як можна раніше» є налаштуванням за умовчанням для традиційного, «Зліва направо», плану проекту.


Якщо ви змінюєте і дату закінчення, і дату початку, MS Project не тільки додає обмеження, але також змінює тривалість операції. Для компенсації такого роду змін MS Project змінює завантаження для кожного ресурсу, зберігаючи роботу постійною. Ці зміни можуть створити хаос в добре налагодженому розкладі проекту.


Тому краще не фіксувати дати, а налаштувати ресурси, взаємозв'язку, завантаження, роботу і тривалість для кожної операції для задоволення цілей і обмежень проекту. Нехай дати будуть вторинним продуктом цих налаштувань.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*