Введення

У першій частині статті ми розглянули деякі нові кошти в
новітньої версії Word – Word 2003 Beta 2 – в тому числі підтримку XML
(Extensible Markup Language), рішень на основі смарт-документів і
дослідницьку бібліотеку (research library). У цій статті докладно
розповідається про додаткові нові засоби Word 2003 Beta 2:
удосконалених смарт-теги, робочих просторах документів,
діапазоні дозволів, блокування стилів, режимі тільки для читання та ін

Ця стаття передбачає знання Word. В іншому випадку за додатковою
інформацією про Word звертайтеся на сайт
Office в MSDN.

Примітка Інформація, викладена в цій статті, належить
тільки до Word 2003 Beta 2. Фінальна версія продукту може відрізнятися.

Більш досконалі смарт-теги

Вперше технологія смарт-тегів з'явилася в Microsoft Office XP – в
Microsoft Word 2002, Excel 2002, Microsoft Outlook® 2002
(Коли Word використовується як редактор Outlook або коли ви читаєте
електронну пошту у форматі HTML), а також в Microsoft Internet Explorer
(Тільки дії, без засобів розпізнавання). Смарт-теги дозволяють
динамічно розпізнавати ключові слова (terms) в документах. У
розпізнаного ключового слова з'являється список дій, пов'язаних з
даними смарт-тегом, звідки користувач може викликати потрібну дію,
наприклад вставку відповідних даних, посилання на Web-сторінку, пошук в
базі даних, перетворення даних і т. д.

У Microsoft Office 2003 підтримка смарт-тегів додана в PowerPoint®
і Access. Крім того, секція завдань Research, Доступна в
різних додатках Office, тепер теж підтримує смарт-теги.
Підтримку розпізнавання можна вбудувати в Internet Explorer за допомогою
засобу, який буде включено до складу Smart Tag SDK for Office 2003.
Удосконалення в смарт-теги в Office 2003 внесені відповідно до
відгуками розробників і користувачів.

Ви можете самі створювати смарт-теги на будь-якій мові програмування,
здатному компілювати COM-надбудови (Component Object Model). DLL
смарт-тега – це COM DLL спільно з підтримує її додатком,
наприклад Word 2003 як хост-додатком у Office 2003.

У Office XP для створення користувацьких COM-надбудов смарт-тегів
реалізовані інтерфейси ISmartTagRecognizer і ISmartTagAction
(Визначені у Microsoft Smart Tag 1.0 Type Library). У Office
2003 ці інтерфейси не зазнали змін. Проте бібліотека API
смарт-тегів розширена і тепер підтримує два додаткових
інтерфейсу, що реалізують нову функціональність: ISmartTagRecognizer2
і ISmartTagAction2.

Бібліотека є зворотно сумісною і називається Microsoft
Smart Tags 2.0 Type Library
. З її допомогою можна розробляти DLL
смарт-тегів, що працює як в Office XP, так і в Office 2003. Однак у
Office XP нові можливості не підтримуються і працювати не будуть. Тим
Проте розробники зможуть задовольняти потреби клієнтів,
працюють одночасно з обома версіями.

Нижче наведено перелік деяких нових функцій смарт-тегів в Office
2003.

Колективна робота з застосуванням Document Workspace та інтеграції
Windows SharePoint Services

Сьогодні більшість користувачів вважають за краще працювати над
документами в колективі. Для цього застосовуються різні засоби –
електронна пошта, програми на кшталт Word, Excel і PowerPoint, групове
програмне забезпечення, таке як Windows SharePoint Services, або
засоби колективної роботи в реальному часі, наприклад миттєвий
обмін повідомленнями та конференції. У Office 2003 для колективної роботи
над документами зібрано все найкраще – простота електронної пошти,
можливості Windows SharePoint Services з управління та спільного
використання файлів в мережі, а також багаті засоби редагування в
додатках Office – і втілено в новій технології Document Workspace.

Технологія Document Workspace використовує переваги природних
вхідних точок документа і інтегрується з існуючими засобами,
зводячи до мінімуму витрати на апарат, що забезпечує колективну роботу.
На додаток до цього Document Workspace спрощує використання різних
засобів спільної роботи над проектами – від простих поштових повідомлень
з вкладеннями загальних файлів до автоматичного створення
повнофункціональних сайтів Windows SharePoint Services "v2.0".

Секція завдань Shared Workspace

Перш ніж докладніше розглянути Document Workspace, важливо зрозуміти,
що таке секція завдань Shared Workspace. Коли користувач
відкриває документ, розміщений на сайті Windows SharePoint Services
"V2.0" (звичайному або з підтримкою Document Workspace), додаток Office
2003, що відкриває документ, виводить спеціальну секція завдань, яка містить
важливу інформацію про сайт. Як показано на рис. 2, В секції
виводяться дані, які містять список людей, які працюють у цьому
просторі, їх статус (онлайн чи ні), список завдань, інші документи
в бібліотеці Shared Workspace, корисні посилання та інші відомості. Word
2003, Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003, Microsoft Office
Project 2003, Microsoft Office Visio 2003 і Microsoft OneNote виводять
цю секцію завдань при відкритті документа з сайту Windows SharePoint
Services "v2.0".

Ця секція призначення не тільки для перегляду. Вона дозволяє
запрошувати інших людей в робочий простір, створювати і призначати
завдання, позначати їх як виконані, завантажувати додаткові
документи, переглядати інші документи в бібліотеці, а також
додавати гіперпосилання, що ставляться до документа, і переходити по них.
Крім того, інтеграція секції завдань з технологією Instant Messaging
дозволяє побачити, хто зараз знаходиться в онлайні (для цього
використовується звичний значок "пішак"), а також надіслати миттєве
повідомлення або електронну пошту членам команди. Секція вводить контекст
документа прямо в середу, де йде робота над ним.

немає ілюстрації

Рис. 2. Документ з відкритою секцією завдань Shared Workspace і
списком людей, які працюють разом над ним

Робочі простори документа

В існуючих моделях, коли над одним документом працюють кілька
авторів, користувачі часто починають з відправлення документа колегам по
електронною поштою. Якщо вони розміщують документ на сервері, їм часто
потрібно локальна копія файлу, тому що вони часто працюють у
автономному режимі або тому що копія на сервері заблокована для
редагування іншим користувачем. Однак використання електронної
пошти і локальних файлів в якості основних засобів спільної роботи
веде до неузгодженості між документами або до появи декількох
версій одного і того ж документа. У результаті потребує тривалого
процес узгодження змін, якого часто й не треба було б,
якби користувачі могли редагувати або переглядати тільки саму
останню версію. Крім того, при колективній роботі за допомогою
електронної пошти важко відстежувати результат роботи інших
співробітників.

Робочі простори полегшують спільну роботу над документами
декількома способами. Як і будь-який сайт Windows SharePoint Services
"V2.0" або SharePoint Portal Server "v2.0", робочі простору
централізують всі "артефакти" спільної роботи – списки завдань, терміни,
пов'язані документи, гіперпосилання і контакти для учасників проекту. До
того ж, вони інтегруються з Office 2003 через секції завдань Shared
Workspace в додатках, пов'язаних з відповідними документами,
дозволяючи легко звернутися до кожного з цих ресурсів і вносячи контекст
колективної роботи в персональну середу роботи автора. На відміну від
електронної пошти, коли первісний автор документа не знає, почали
Чи роботу інші учасники проекту, за допомогою секції завдань Shared
Workspace
і робочих поверхонь кожен співробітник бачить, як
просувається редагування та виконання завдання.

Документи, що зберігаються локально і з'єднані з Document Workspace,
легко синхронізувати з головною копією на сервері, і всі співробітники
працюють з останньою версією документа. При роботі з локальною копією
такого документа користувач завжди може звернутися до останньої версії
документа до початку роботи, що дозволяє уникнути "розгалуження"
документа. Якщо онлайновий користувач відкриває локальний пов'язаний
документ, додаток Office 2003 спочатку порівнює його з головною копією
на сервері Windows SharePoint Services "v2.0" або SharePoint Portal
Server "v2.0". Якщо локальна версія застаріла, додаток запропонує
користувачеві завантажити останню версію з сервера.

Аналогічно, якщо користувач працював автономно і його версія новіший,
він може в будь-який момент внести зміни до головного документа на сервері.
Якщо в той же час хтось ще редагував документ, додаток Office
2003 запропонує користувачеві узгодити зміни. На рис. 3
показані параметри сервісу Shared Workspace, в тому числі періодичність
перевірки оновлень і налаштування сповіщень про оновлення документа.

немає ілюстрації

Рис. 3. Параметри Shared Workspace

Document Workspace забезпечує ефективну колективну роботу з
мінімумом накладок і затримок, усуває "розгалуження" документів та їх
застарівання. За допомогою цієї технології ви уникнете вузьких місць, обійдете
проблеми, пов'язані з блокуванням файлів, і зможете відслідковувати хід
виконання роботи без використання сервера. Document Workspace можна
створити програмно, виконати пакетні операції над загальними даними та
синхронізувати файли, використовуючи об'єктну модель Document Workspace.

Створення Document Workspace

Створення Document Workspace через електронну пошту

У Microsoft Office Outlook 2003 при вкладенні в повідомлення одного або
декількох файлів (документів, зображень і т. д.) з'явиться секція
завдань Attachment Options (рис. 4).

немає ілюстрації

Рис. 4. Параметр "загальне вкладення" в Document Workspace при
відправленні вкладень в Outlook 2003

За замовчуванням вкладення відправляється так само, як і раніше, але якщо
вибрати параметр Shared Attachment, При відправці повідомлення,
крім звичайної відправки вкладення, створюється Document Workspace на
доступному сервері сервері Windows SharePoint Services "v2.0" або
SharePoint Portal Server "v2.0", де зберігаються копії всіх вкладень.
При бажанні можна вказати, на якому сайті SharePoint слід створити
Document Workspace, або залишити значення за умовчанням. Всі одержувачі
листи автоматично додаються до списку авторів у робочому
просторі. Таким чином, просто відправивши лист і вкладення,
користувач запустив потужний механізм спільної роботи з колегами
незалежно від того, де саме вони працюють.

Адресати вихідного повідомлення крім звичайного вкладення отримують посилання
на Document Workspace з останньою версією документа, а також з іншою
інформацією, що відноситься до нового проекту. Якщо у одержувача не
встановлено Office 2003, він може або працювати з потенційно застарілим
вкладенням, або звернутися по посиланню до Document Workspace на сайті
SharePoint і працювати напряму з сервером – за умови, що у нього є
доступ до цього сервера. Ті, у кого Office 2003 встановлено, отримують
додаткова перевага: всі вкладені файли автоматично
зв'язуються зі своїми головними копіями в Document Workspace. При
відкритті цих документів додаток запропонує перевірити наявність
оновленої версії на сервері і, якщо вкладення виявиться застарілим,
можна буде завантажити останню копію. Крім того, з'являється секція
завдань Shared Workspace, Що надає відомості з Document
Workspace. Оскільки загальне вкладення знаходиться на локальному комп'ютері
користувача, його можна редагувати як в онлайновому, так і в
автономному режимі, навіть коли інші користувачі працюють з серверної
або власної локальної копією документа.

Завдяки тому, що загальні вкладення з'єднані з просторами
Document Workspace і секцією завдань Shared Workspace, Співавтори,
працюють на локальних комп'ютерах, отримують повідомлення при кожному
зміну документа іншими авторами і можуть переглянути зміни або
внести власні в реальному часі, як показано на рис. 5.

немає ілюстрації

Рис. 5. Параметри оновлення документа

За допомогою SharePoint Tasks і Alerts члени групи можуть відстежувати
хід роботи інших авторів. Інтеграція з системою миттєвих повідомлень
дозволяє побачити, коли інші автори підключаються до мережі, і почати
спілкування з ними.

Створення Document Workspace в додатку Office 2003

Word 2003, Excel 2003, PowerPoint 2003 і Visio 2003 дозволяють легко
створювати локальний документ і розміщувати його на Web-сайті Document
Workspace. Редагуючи локальний документ, автор може запрошувати
співавторів і призначати завдання, створюючи Document Workspace для
розміщення документа і пов'язаних з ним даних. При цьому йому не потрібно
нічого знати про Windows SharePoint Services "v2.0" або про її налаштування.

Для створення Document Workspace з програми (не тільки Word)
використовується команда Shared Document в меню Tools. Як
показано на рис. 6, Кнопка Create в секції завдань Shared
Workspace
дозволяє створити Document Workspace з програми Office.
Можна створити Document Workspace для будь-якого документа Office 2003 на
локальному жорсткому диску. Цей документ стає обов'язковим локальної
копією, а на сервері з'являється головна копія (майстер-копія).
Користувач може запрошувати інших учасників, додавати посилання та ін,
не вдаючись до електронної пошти.

Рис. 6. Додавання або Document Workspace з секції завдань Shared
Workspace в додатку Office 2003

Створення Document Workspace для документа на сайті Windows
SharePoint Services "v2.0"

Іноді сайти SharePoint стають досить великими, з безліччю
користувачів. У цьому випадку користувачі можуть захотіти помістити
документ в "напів-приватне" місце для подальшої роботи, не вносячи
зміни в поточну загальнодоступну версію. Документ Windows SharePoint
Services "v2.0", що знаходиться на сайті Windows SharePoint Services
"V2.0", можна розгалузитися і помістити копію в закрите Document
Workspace, а потім періодично (або в кінці роботи) копіювати його
назад. У цьому Document Workspace користувачі працюють над документом
поодинці або невеликими групами. У Web-інтерфейсі Windows SharePoint
Services "v2.0" цього можна домогтися за допомогою команди Create
Document Workspace
у контекстному меню документа. Тоді створюється
новий сайт, до якого застосовується шаблон робочих просторів документа
(рис. 7). За замовчуванням тільки адміністратори можуть створювати
нові Document Workspace в Windows SharePoint Services "v2.0", при цьому
права на створення робочих просторів успадковуються.

немає ілюстрації

Рис. 7. Створення напівзакритого Document Workspace з
"Загальнодоступного"

Політики

Крім того, Document Workspace дозволяє настроювати політики, щоб:

Інші удосконалення

Нижче наведено неповний список інших удосконалень і розширень.

Режим перегляду Reading

Режим читання (в меню View виберіть Reading Layout) У
Word 2003 полегшує читання документів на комп'ютері (рис. 8).
Формат документа оптимізується для читання. Такий формат включає більше
широкі поля, кілька сторінок на екрані (якщо дозволяє розмір), більш
великі шрифти і т. д. Розмір сторінок підганяється під розмір екрану,
тому їх не доводиться прокручувати.

Панель інструментів Reading Mode призначена для дій в
режимі читання. Наприклад, можна подивитися поточну сторінку в режимі
мікрокартінкі (thumbnail view). Панель інструментів Reading Mode
Markup
дозволяє додавати в документ коментарі, виділяти текст і
робити позначки. На сторінці, яка відображається в режимі читання, багато
вільного місця для коментарів. За допомогою Document Map можна
швидко переходити до інших розділів документа.

немає ілюстрації

Рис. 8. Читання в режимі Reading набагато зручніше

Блокування форматування

Заблокувати параметри форматування документа в Word 2003 можна
засобами захисту документа (у меню Tools виберіть Protect
Document
). Зробивши це, ви можете контролювати і обмежувати
доступні параметри форматування, дозволивши застосування тільки
певних стилів. Користувачі не зможуть змінити список доступних
стилів і застосовувати форматування безпосередньо до вмісту, наприклад
натиснувши кнопку Bullets на панелі інструментів Formatting
або натиснувши Ctrl+B.

Діапазони дозволів

Заборона на редагування документа в Word 2002 застосовується до всього
документу. Обмежити редагування лише окремих частин документа
не можна. У Word 2003 це можливо. Наприклад, можна вказати, що документ
призначений тільки для читання або дозволити редагування тільки в
режимі відстеження редагування за виключення певних абзаців, які
необхідно зробити змінюваними. Крім того, можна обмежити дії
деяких користувачів на основі облікових даних Windows, ролі в
SharePoint і т. д., як показано на рис. 9.

Рис. 9. Обмеження редагування та форматування для деяких
користувачів засобами захисту документа

Підтримка Tablet PC

Якщо ви користуєтеся пристроєм, що підтримує рукописне введення,
наприклад Tablet PC, вам доступні переваги рукописного введення в Word.
Так, можна створювати рукописні коментарі, робити короткі записи від
руки або позначки в документі Word. При використанні Word як
редактора електронної пошти в Outlook 2003 ви отримуєте можливість
відправляти рукописну пошту.

Знаки коректури

У Word 2003 можна відключити відображення реплік (balloons) для
коректури і включити їх лише для коментарів. Для вставок можна
вказати колір, відмінний від кольору віддаленого тексту. Крім того, помилки
форматування, що виникали в Word 2002, начебто пошкодження стилів і
проблеми з тим, що за замовчуванням стилі автоматично оновлювалися, у Word
2003 виправлені.

Факсимільні повідомлення через Інтернет

Ви можете відправляти і приймати факс-повідомлення, використовуючи
спеціальні інтернет-сервіси від сторонніх постачальників. Для цього з меню
File виберіть Send To і клацніть Recipient using
Internet Fax Service
.

Висновок

За рахунок низки нововведень і поліпшень смарт-теги Word 2003 стали зручніше
і потужніше. За допомогою Document Workspace, заснованої на технології Windows
SharePoint Services "v2.0", ви можете прямо з документа ініціювати
колективну роботу над проектом, керувати ним і коректно завершити
його. Режим читання в Word 2003 полегшує читання з екрану і робить його
більш комфортним. Можливість вибіркових обмежень засобами захисту
документа підвищує гнучкість цієї функціональності. У першій частині статті
ми розглянули підтримку XML у Word 2003, смарт-документи і бібліотеку
Research Library. І це лише кілька прикладів з безлічі
чудових новинок, очікуваних у Word 2003.

Подяки

Хочу подякувати Jeff Reynar, Anne Archambault, Chris Pratley з
групи Word 2003 Program Management, Chris Kunicki з OfficeZealot.com,
і незалежного консультанта Charles Maxson за їх внесок і допомогу в
написанні цієї статті.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*