Додаємо СЕД: як піти від клаптикової автоматизації

На момент запуску проекту з впровадження системи управління підприємством у компанії НПП "ПЕК" вже працювала система електронного документообігу на базі DocsVision. Інтегратором виступила компанія "Утілекс АйТі "(м. Новосибірськ)." В ході проекту з автоматизації документообігу в науково-виробничому підприємстві "Томська електронна компанія" була розгорнута система DocsVision для 50 одночасно працюючих користувачів, проведена експертиза підприємства з точки зору завдань управління документами, навчена команда впровадження DocsVision з боку замовника "- згадує керівник проекту по впровадженню СЕД Антон Солдатов. Керівник проекту з боку НВП "ПЕК" Денис Марьясов додає: "У СЕД були автоматизовані або частково автоматизовані ряд найбільш важливих процесів, в числі яких" Відкриття та закриття замовлень "," Робота з договірними документами ".


По суті своїй робота із замовленнями зводилася до оформлення спеціальних розпорядчих документів, що регламентують початок чи закінчення робіт з того чи іншого проекту. Процес цей уже довгий час працював в компанії, спочатку в паперовому вигляді, а потім і в електронному. Технологія була налагоджена, але зв'язку між системою документообігу та обліковою системою не було, доводилося повторно вносити дані. У зв'язку з цим виникла необхідність визначити точки можливого зіткнення систем. Виникла ідея двосторонньої синхронізації даних: з ERP в СЕД передавалися б параметри відкривається замовлення, назад йшла б передача статусу розпорядження для визначення статусу замовлення в Microsoft Dynamics AX і подальшої роботи в обліковій системі.


"Розпорядження на відкриття виробничого замовлення повинно бути погоджено з низкою служб всередині нашого підприємства – з комерційної, планово-економічної і, природно, з виробничою", – ділиться Денис Марьясов. – "Затягування цього процесу було вкрай невигідно з економічної точки зору, тому ми були зацікавлені в тому, щоб мінімізувати час між прийняттям рішення і запуском продукції у виробництво "


Горизонт інтеграції ERP з СЕД в НПП "ПЕК": узгодження документів покладено на DocsVision


"Що стосується договірних документів", – продовжує Денис Марьясов. – "То на момент запуску проекту з впровадження ERP узгодження договорів виконувалося вручну на папері, не дивлячись на те, що ми були повністю готові до автоматизації цього процесу. Впровадження системи управління підприємством на базі Microsoft Dynamics AX стало своєрідним каталізатором для запуску процесу узгодження договорів у DocsVision. У ERP-систему необхідно було передавати інформацію про договірні документах, яка може служити підставою для ініціювання будь-яких робіт (договори, додаткові угоди, специфікації), а при нашому обсязі документообігу без електронного архіву узгоджених договірних документів у DocsVision це було практично нездійсненне.


Усвідомлена потреба в реалізації цих функцій фактично сформувала завдання на реалізацію завдання з інтеграції. Задачу синхронізації системи документообігу та системи управління підприємством полегшувало обставина, що, передбачаючи потреба в інтеграції ERP і ECM рішень, керівництво НВП "ПЕК" ще на стадії вибору платформи для СЕД поставило умову щодо легкої інтеграції системи документообігу з сучасними системами ERP класу, що є одним з переваг платформи DocsVision. Зіграв свою роль і той факт, що партнером НВП "ПЕК" знову виступила компанія "Утілекс АйТі".


Перед командою проекту були поставлені дві основні задачі, пов'язані з інтеграцією: автоматизація процесу узгодження договорів і передача інформації про договори в ERP-систему, а також побудова процесу автоматичного формування розпоряджень на відкриття виробничого замовлення. За рахунок цього планувалося досягти ряду результатів. У першу чергу, порядок і регламентувати процеси з ведення довідників, формування та узгодження документів. По-друге, забезпечити централізований введення даних до інформаційної системи підприємства, позбавити користувачів від багаторазового внесення однієї і тієї ж інформації в різних системах і забезпечити зв'язок систем тільки на рівні необхідної інформації. Це дозволило б домогтися скорочення трудовитрат працівників і зниження кількості помилок при внесенні інформації.


Типологія та хід проекту:


Впровадження системи управління підприємством на базі Microsoft Dynamics AX в НПП "ПЕК" почалося в 2007 році. Впровадження процесу узгодження договорів у DocsVision йшло одночасно з проектом по впровадженню системи управління підприємством та її інтеграції з СЕД.


Побудова процесу узгодження договорів було реалізовано силами співробітників НПП "ПЕК". "Для опису і вибудовування подібних процесів необхідно досконально розуміти всю" кухню ": організаційну і виробничу структуру підприємства, алгоритм взаємин між підрозділами, що склався життєвий цикл документів, тощо. Залучення сторонніх консультантів на цьому етапі може бути корисним, але не більше, оскільки критичним є участь саме "носіїв знань", тобто працівників самої компанії "- зазначає Денис Марьясов, -" Крім того, в результаті реалізації проекту впровадження DocsVision ми володіли всіма необхідними знаннями та навичками для вирішення цього завдання. Але автоматизацію, що зачіпає кілька систем, необхідно віддавати професіоналам, тому на етапі вирішення задачі інтеграції до проекту підключилися фахівці "Утілекс АйТі".


"Для ефективної реалізації синхронізації договірних документів в ході проекту співробітники НВП" ПЕК "виконали також серйозну роботу з упорядкування довідників клієнтів і постачальників", – розповідає Олена Кошкарова, Керівник проекту з боку "Утілекс АйТі".


При реалізації проекту впровадження ERP-системи та її інтеграції з DocsVision фахівці "Утілекс АйТі" використовували методологію, відповідно до якої проект впровадження складається з п'яти основних етапів: аналіз бізнес процесів і формування функціональних вимог; дизайн (проектування) рішення; розробка і тестування системи; розгортання системи та запуск в тестову експлуатацію; супровід тестової та запуск в промислову експлуатацію.


"Використання даної методології дозволяє нам найбільш повно враховувати всі вимоги замовників і виконувати проекти з мінімальними витратами і ризиками" – ділиться Олена Кошкарова.


Результати проекту:


"Життєво важливим для організації процесом є узгодження договірної документації. Його побудова і автоматизація дозволяє істотно підвищити ефективність документообігу, обслуговуючого (супроводжуючого) виробничі та облікові бізнес-процеси компанії. Істотно скорочується час на узгодження необхідних документів, а значить і на прийняття важливих рішень ", – зазначає Денис Марьясов.


"Зараз в СЕД DocsVision знаходиться основний електронний архів всієї договірної документації, зі всілякими посиланнями і специфічними бізнес-процесами для обробки цієї документації, а також великий довідник контрагентів. У ERP-систему передаються не всі документи, а тільки необхідні для обліку та ініціювання робіт.


При формуванні виробничих замовлень у ERP-системі вони автоматично генеруються в системі електронного документообігу, після чого процес узгодження документів відбувається вже в рішенні на базі DocsVision ". Запуск синхронізації відбувається в Microsoft Dynamics Аx з певною періодичністю. При цьому реалізована можливість як автоматичної, так і ручної синхронізації." Всі налаштування інтеграції були реалізовані в системі управління підприємством. І це стало однією з особливостей проекту "- розповідає Олена Кошкарова.


На рівні користувачів системи, за рахунок централізованого введення інформації, відпала необхідність у багаторазовому введенні даних, що спричинило за собою не тільки скорочення тимчасових витрат співробітників на введення цієї інформації, але й знизило кількість помилок при ручному внесення інформації.


В даний час розглядається можливість включення в систему розпоряджень на відкриття замовлень по проектної продукції, а також синхронізація систем управління підприємством та електронного документообігу по інших напрямках, наприклад, точки дотику складського обліку і супроводжуючою виріб документації.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*