Корисні поради з MS Office. Частина 9

попередня стаття серії

Зміст



Велика частина офісних завдань вирішується на комп'ютері в середовищі MS Office, і насамперед у Word, Excel, Outlook і PowerPoint. Для роботи з цими додатками цілком достатньо мінімальних знань, проте в багатьох ситуаціях додаткові прийоми допоможуть заощадити масу часу і зусиль. На деякі способи підвищення ефективності роботи у вищевказаних програмах ми і зупинимося в цій статті.

MS Word


Нумерований список з російськими буквами


За замовчуванням Word дозволяє зробити нумерований список виду a) b) c) d). Якщо ви віддаєте перевагу варіант а) б) в) г), То виділіть передбачуваний список звичайним чином, клацніть правою кнопкою миші і викличте команду Список => Нумерований. Потім виберіть список виду a) b) c) d), клацніть на кнопці Змінити і в розділі Нумерація вкажіть потрібний варіант списку (рис. 1).

Рис. 1. Зміна способу нумерації списку

Фігурні дужки в тексті


Іноді під час друку, наприклад, текс пісень, в яких рядки найчастіше повторюються, необхідно буває виділити фігурною дужкою відразу кілька рядків тексту і вказати кількість їх повторів. Зручніше зробити це, розмістивши текст в окремих написах з білими кордонами і потім згрупувавши написи з фігурною дужкою (рис. 2). У такому випадку переміщення фрагментів при подальшій роботі з текстом не складе ні найменшого праці.

Рис. 2. Фрагмент тексту пісні, виділений фігурною дужкою

Підписи до рисунків


Вставляються в документ малюнки, діаграми і таблиці прийнято нумерувати й підписувати. Зробити це дуже просто: виділіть малюнок (діаграму або таблицю), клацніть правою кнопкою, виберіть команду Назва і визначте варіант позначення малюнків, клацнувши по кнопці Створити (Рис. 3). При необхідності змініть положення підпису та особливості нумерації. Щоправда, цю процедуру доведеться проробляти для кожного малюнка.

Рис. 3. Визначення варіанту підпису малюнка

Переміщення та зміна розмірів фігур


Як правило, при переміщенні або зміні розмірів намальованих в програмі Word фігур клавішами не користуються, але в ряді випадків доцільно застосування Ctrl і Shift. Наприклад, спробуйте перетягнути який-небудь малюнок, утримуючи клавішу Shift вгору або вниз – він переміщається строго по тій лінії, на якій знаходився спочатку. Якщо ж при натиснутій клавіші Shift натиснути ще й Ctrl, То малюнок скопіюється, а отримана копія буде знаходитися під оригіналом по вертикалі або горизонталі.

Можна використовувати клавіші Ctrl і Shift і при зміні розмірів фігур. Розтягування фігури за кут при натиснутій клавіші Shift призведе до зміни її розмірів зі збереженням пропорцій. А якщо замість Shift буде натиснуто Ctrl, То розміри фігури будуть змінюватися не від кута, а від центру.

Швидке форматування


Якщо вам необхідно швидко змінити якісь параметри форматування документа (наприклад, поміняти розмір або фонт шрифту), то краще за все просто змінити відповідний стиль. Проте буває, що документ набрано без використання стилів, або необхідні зміни стосуються декількох стилів одночасно. У цьому випадку скористайтеся можливостями заміни. Викличте команду Правка => Замінити і клацніть на кнопці Більше, Щоб відкрити вікно заміни у повному варіанті. На вкладці Знайти клацніть на кнопці Формат і вкажіть ознаки шуканого тексту, наприклад вибравши з контекстного меню команду Шрифт і встановивши параметри шрифту Times New Roman 12 (рис. 4). Перейдіть на вкладку Замінити, Знову клацніть на кнопці Формат і, вибравши з контекстного меню команду Шрифт, Встановіть параметри для заміни Times New Roman 11 (рис. 5). Для здійснення заміни клацніть на кнопці Замінити всі.

Рис. 4. Вкладка Знайти з встановленими параметрами пошуку

Рис. 5. Вкладка Замінити з встановленими параметрами заміни

Швидка конвертація DOC-файлів у звичайний текст


При вирішенні ряду задач буває необхідно сконвертувати великі групи файлів, створених в програмі Word, у звичайний текст, тобто отримати файли з розширенням TXT. Якщо мова йде про пару файлів, то подібну операцію нескладно зробити вручну, відкриваючи кожен з файлів у Word і зберігаючи як текст. Але якщо таких файлів десятки чи сотні, то процес краще автоматизувати.

Для цього можна скористатися спеціально призначеної для таких цілей утилітою DOC2TXT (http://www.metroidz.narod.ru/DOC2TXT.rar, freeware, 161 Кбайт), обробної файли Word 2000 і Word XP. Конвертація відбувається дуже просто: потрібно відкрити провідник і запустити утиліту DOC2TXT, а потім з провідника перетягнути всі файли, що вимагають перетворення, на нижню частину вікна утиліти (рис. 6).

Рис. 6. Результат роботи DOC2TXT – у папці з документами з'явилися текстові копії оброблених файлів

Транспонування (переставлення) таблиці


Перетворюючи стовпи в рядки або навпаки, іноді можна добитися більшої компактності і чіткості таблиці, але, на жаль, в редакторі Word така можливість відсутня. Можна, звичайно, вручну поміняти місцями стовпці і рядки шляхом нудного копіювання і вставки, але це довго і незручно, а до того ж є й інші варіанти.

Простіше всього скопіювати вихідну таблицю (мал. 7) у буфер, потім вставити шляхом звичайної вставки в Excel, знову скопіювати і вставити нижче на екрані, але вже через спеціальну вставку, підсвіти прапорець Транспонувати (Рис. 8, 9). Після цього залишиться скопіювати таблицю назад у Word (рис. 10). Щоправда, варто мати на увазі, що результат буде вдалим тільки в тому випадку, якщо вихідна таблиця була набрана коректно (Тобто без створення непотрібних абзаців за допомогою натиснення клавіші Enter) – в противному випадку в Excel таблицю доведеться довго виправляти.

Рис. 7. Вихідна таблиця

Рис. 8. Спеціальна вставка з транспонування таблиці

Рис. 9. Результат вставки таблиці після транспонування в Excel

Рис. 10. Результат вставки транспонованої таблиці у Word

Є і ще один спосіб, який, однак, дає не настільки якісний результат. До нього варто вдаватися лише в тому випадку, якщо ви твердо впевнені, що коригування скопійованій в Excel таблиці виявиться дуже тривалою і трудомісткою. Спеціальним чином підготувавши таблицю в Word, потрібно скопіювати її в буфер обміну, потім вставити як малюнок з допомогою команди Спеціальна вставка і повернути потрібним чином. Слід мати на увазі, що результат перетворення таблиці на малюнок, як правило, виявляється не дуже гарним – частина кордонів таблиці зникає, і потім їх доводиться малювати вручну. Крім того, перетворивши таблицю в малюнок, ви позбудетеся надалі можливості її правки, тому дані маніпуляції можна застосовувати тільки до остаточного варіанту таблиці. Для реалізації даного способу виділіть таблицю і поверніть в ній текст командою Формат => Напрямок тексту (рис. 11). Потім встановіть бажану ширину рядків і стовпців, скорегуйте вирівнювання в клітинках і поміняйте рядки місцями таким чином, щоб верхній рядок перемістилася вниз, другий рядок зверху опинилася на другому місці знизу і т.д. (Рис. 12).

Рис. 11. Зміна напрямку тексту в комірках

Рис. 12. Остаточний вигляд таблиці перед перетворенням її в малюнок

Скопіюйте підготовлену таблицю в буфер обміну, а потім вставте командою Правка => Спеціальна вставка, Вибравши варіант Малюнок (Рис. 13).

Рис. 13. Вставка таблиці в якості малюнка

Тепер залишиться виділити таблицю і повернути її, скориставшись командою Дії => Повернути / Перевернути => Повернути вправо з панелі інструментів Малювання (Рис. 14).

Рис. 14. Результат транспонування таблиці, перетвореної на малюнок

Проте швидше за все скористатися спеціальним плагіном для Word 97/2000/XP – WrdTools (http://www.mso-tools.com/wrdtools/ru/wrdtools.zip, freeware, 380 Кбайт), що представляє собою оригінальний набір інструментів з новими можливостями в Word для роботи з текстом, числами і таблицями. Для "перевертання" таблиці за допомогою плагіна досить виділити таблицю і клацнути на кнопці Транспонувати таблицю (Рис. 15). У залежності від варіанту транспонування (швидкий або повільний) буде отриманий той чи інший варіант таблиці (рис. 16). Швидке транспонування відрізняється від повільного видаленням форматування елементів таблиці.

Рис. 15. Натискання кнопки транспонувати таблицю

Рис. 16. Результат швидкого транспонування таблиці

Прискорення математичних обчислень


Зазвичай обчислення проводять у програмі Excel, а потім отримані результати копіюють в Word-документ. Якщо такий порядок справ вас не влаштовує і ви бажаєте виконувати обчислення прямо в Word, то краще розширити вбудовані можливості обчислень Word за рахунок програми-макросу SumsBox для Microsoft Word 2000/XP (http://www.sumsbox.nm.ru/sumsbox.zip, умовно-безкоштовна, вартість реєстрації – 5 дол, 458 Кбайт). Ця програма являє собою своєрідний калькулятор для проведення розрахунків у виділених клітинках таблиці c можливістю їх автоматичного заповнення, а також для обчислення введеного вираження. SumBox рекомендується для прискорення офісних, інженерних, бухгалтерських або інших розрахунків. Виклик головного вікна утиліти здійснюється з меню Word командою Сервіс => Розрахунки.

Скористаємося можливостями SumsBox для проведення розрахунку суми за стовпцем (рис. 17). Виділіть у таблиці стовпець для підсумовування, клацніть на кнопці Оновити, Натисніть перемикач до, виділіть клітинку з назвою стовпця та натисніть кнопку Розрахувати – У вікні програми SumsBox з'явиться результат (рис. 18), який можна буде скопіювати в таблицю через буфер обміну.

Рис. 17. Вихідна таблиця для обчислення суми за стовпцем

Рис. 18. Результат підсумовування за стовпцем

Аналогічним чином здійснюється підсумовування по рядку, тільки замість перемикача к повинен бути встановлений перемикач с (рис. 19).

Рис. 19. Результат підсумовування по рядку

Макрос SumsBox стане в нагоді і для автозаповнення обчислюваних стовпців і рядків. Припустимо, необхідно обчислити стовпець Сума для таблиці, представленої на рис. 20. Виділіть стовпці з вихідними даними Ціна і Кількість і обчислюваний стовпець Сума, Натисніть кнопку Оновити, Увімкніть перемикач до, складіть вручну вираз виду "к1 * к2>> к3", Вибираючи назви стовпців мишею у вікні Список колонок, І натисніть кнопку Розрахувати. Стовпець Сума заповниться обчисленими даними (рис. 21).

Рис. 20. Вихідна таблиця для автозаповнення стовпця

Рис. 21. Результат автозаповнення стовпця

Формули обчислень можуть бути самими різними. Розглянемо ще один приклад автозаповнення (рис. 22), в якому буде обчислюватися рядок Залишок. Виділіть всі рядки, які беруть участь в обчисленнях (рядки Прихід, Продано, Списано, Залишок), натисніть кнопку Оновити, встановіть перемикач с, складіть вираз виду: "з1-с3-с3>> с4", вибираючи назви рядків мишею у вікні Список рядків, а потім натисніть кнопку Розрахувати. У рядку Залишок будуть дані результати обчислень (рис. 23).

Рис. 22. Вихідна таблиця для автозаповнення рядки

Рис. 23. Результат автозаповнення рядки

Є у плагіна SumsBox та інші можливості. Наприклад, він допоможе обчислити будь-який вираз (числа й дати з документа у вікні програми не обов'язково набирати вручну, а можна вставляти з документа при допомогою миші) і показати результат числа прописом (рис. 24) – при цьому запис числа прописом можна тут же скопіювати в буфер обміну і вставити в документ.

Рис. 24. Результати числа прописом

MS Excel


Діаграма на кілька аркушів


При друку діаграми на одному аркуші іноді буває складно розібрати окремі її елементи. У цьому випадку можна надрукувати діаграму на кількох аркушах. При цьому майте на увазі, що якщо діаграма виділена (Що часто практикується при друку діаграми), то роздрукувати її на декількох аркушах не вдасться. Тому зніміть з діаграми виділення і виділіть всі клітинки, які вона займає, включаючи виступаючі з-під неї. Потім визначте область друку командою Файл => Область друку => Поставити, Виберіть команду Файл => Друк, Клацніть на кнопці Властивості і перевірте, прибраний чи прапорець Вмістити на сторінці. Клацніть на кнопці Перегляд і переконайтеся, що діаграма буде друкуватися на декількох сторінках.

Сума з умовою


Припустимо, у таблиці є який-небудь стовпець чисел (у нашому прикладі це стовпець E), серед яких потрібно підсумувати, наприклад, тільки позитивні значення (рис. 25). Для таких випадків в Excel передбачена спеціальна функція СУММЕСЛІ (діапазон; критерій; діапазон_суммірованія), Де діапазон – це діапазон обчислюваних клітинок, критерій – визначення сумовних осередків, а діапазон підсумовування – фактичні комірки для сумування.

Рис. 25. Вихідна таблиця

Скористаємося даною формулою, а для порівняння сформуємо додатковий стовпець F (з тими ж даними, що і в стовпці E), в якому обчислимо суму звичайним чином (рис. 26).

Рис. 26. Результат обчислення суми позитивних чисел

Гіперпосилання в Excel


Як правило, гіперпосилання в Excel використовуються для переходу на іншу книгу. Але не менш цікаво скористатися ними при підготовці, скажімо, ілюстрованих прайсів з товарами, клацаючи на назвах яких можна побачити сам продукт, причому зображення будуть проглядатися який запускається за замовчуванням переглядачі, наприклад в ACDSee (рис. 27).

Рис. 27. Перегляд зображення при клацанні по посиланню

Технологія створення гіперпосилання в даному випадку нічим не відрізнятиметься від звичайної. Виділіть клітинку з текстом або картинку, які потрібно буде зв'язати гіперпосиланням, виберіть з меню Вставка команду Гіперпосилання і вкажіть на диску графічний файл із зображенням (рис. 28).

Рис. 28. Додавання гіперпосилання

Складна сортування


Припустимо, у вас є таблиця зі стовпцем IP-адрес, за якими її потрібно відсортувати (рис. 29), але результат звичайної сортування IP-адрес виявляється далеким від істини (рис. 30).

Рис. 29. Вихідна таблиця

Рис. 30. Результат сортування за стовпцем A

Для вирішення проблеми доведеться спочатку розбити текст по стовпцях з роздільником, відсортувати, а потім знову з'єднати. Виділіть потрібні клітинки стовпця A, Виберіть команду Дані => Текст по стовпцях, Підсвітіть варіант З роздільниками, А в якості роздільника вкажіть точку (рис. 31, 32).

Рис. 31. Визначення роздільника

Рис. 32. Зовнішній вигляд таблиці після розбиття тексту по стовпцях

Потім відсортуйте дані за допомогою команди Дані => Сортування за стовпцем E і з'єднайте дані зі стовпців B, C, D і E звичайним чином (рис. 33). Проміжні стовпці після цього можна видалити.

Рис. 33. Результат зчеплення стовпців B, C, D і E

Корисні списки


За замовчуванням за допомогою протяжки в Excel можна розставити по порядку номера, назви днів тижня і днів місяця, різноманітні дати. Однак у реальній роботі з аналогічними списками (з номерами підрозділів, номерами або назвами навчальних закладів тощо) доводиться стикатися постійно, причому кожного разу їх потрібно набирати вручну.

Ви можете автоматизувати цей процес, створивши додаткові списки відповідно до особливостей вашої діяльності. Відкрийте в меню Сервіс команду Параметри => Списки, Введіть у стовпець елементи нового списку (рис. 34) і клацніть на кнопці Додати. При цьому вручну вводити елементи списку зовсім не обов'язково – якщо вони надруковані у документі, то дані можна скопіювати до таблиці Excel, а потім вибрати варіант Імпорт списку із клітинок у вікні Параметри => Списки. Щоб вставити елементи списку в таблицю потрібно набрати будь-який з них, а потім викликати інші методом звичайної протягання (рис. 35). При цьому можна не вводити перший елемент списку (якщо це не принципово для вашого документа), так як елементи списку будуть повторюватися по колу.

Рис. 34. Введення елементів списку

Рис. 35. Вставка елементів списку шляхом протягання

Копіювання чисел з точками


Відповідно до ГОСТ дробові числа прийнято писати через коми. Однак цьому правилу слідують далеко не у всіх країнах, і тому при копіюванні інформації, наприклад статистичних та інших даних з Інтернету в Excel, такі числа сприймаються програмою як дати. Спроба встановити після копіювання в осередках формат дати нічого не дає – отримані числа виявляються спотвореними.

Найшвидший і простий спосіб вийти з даної ситуації з мінімальними втратами – спочатку виділити в Excel ті стовпці, куди буде вставлено інформація, і встановити для них формат осередків Текстовий, Натиснувши праву кнопку миші, вибравши команду Формат ячеек і на вкладці Число підсвіти формат Текстовий. Потім потрібно вставити таблицю з числами, в яких замість коми фігурує точка, з допомогою команди Правка => Спеціальна вставка => Текст (Рис. 36). При цьому не слід використовувати звичайну вставку, так як в цьому випадку вставляються форматовані дані. Далі потрібно виділити весь діапазон чисел, замінити крапку на кому за допомогою команди Правка => Замінити і змінити формат для всього діапазону комірок на Числовий.

Рис. 36. Вікно спеціальної вставки

Автоматичне заповнення стовпців у пов'язаних аркушів


Припустимо, що на першому і другому аркушах книги Excel є дані, які пов'язані між собою через якийсь стовпець (мал. 37, 38) – в даному прикладі це стовпець Інвентарний номер.

Рис. 37. Загальний вигляд Ліста 1

Рис. 38. Вихідні дані на листі 2

Необхідно, щоб у міру введення нових даних на Лист 1 відбувалося автоматичне заповнення другого і третього стовпців на Листі 2. Для цього можна скористатися функцією ВПР (lookup_value; таблиця; номер_столбца; значення Істина або Брехня). У нашому випадку шукане значення – це значення, яке має бути знайдено на Листі 2; Таблиця – це вся можлива таблиця значень Листа 1 (Тут можуть фігурувати і ще незаповнені рядки), де ведеться пошук потрібних даних, а номер стовпчика – це номер того стовпця таблиці, з якого потрібно взяти значення з Листа 1. У результаті формула у клітинці B2 Ліста 2 буде мати такий вигляд, як на рис. 39. У клітинці C2 вводиться аналогічна формула з тією лише різницею, що дані потрібно буде брати не з шостого стовпця, а з сьомого. Після цього обидві формули копіюються на стовпці звичайним чином.

Рис. 39. Результат обчислень на Листі 2

Однак виконані нами дії ще не приведуть до вирішення проблеми, що вимагає автоматичного заповнення стовпців на Листі 2 у міру введення нових даних на Листі 1. Справа в тому, що формули на Листі 2, Скопійовані на незаповнені на Листі 1 рядка, будуть видавати повідомлення про помилки (рис. 40).

Рис. 40. Поява повідомлень про помилки

Краще, якщо такі повідомлення буде приховано. Найпростіше приховування осередків здійснити, застосувавши умовне форматування, але для цього в осередках повинні бути не повідомлення про помилки, а конкретні числа. Тому на Листі 1 можна заздалегідь максимально заповнити стовпець Інвентарний номер – Це призведе до появи нулів у всіх осередках Листа 2 з невизначеними на Листі 1 даними (рис. 41).

Рис. 41. Поява нулів в осередках, для яких відсутні дані

Тепер залишиться встановити умовний формат з метою виведення нулів білим кольором, на Листі 2 виділивши стовпці B і C і скориставшись командою Формат => Умовне форматування (Рис. 42). У результаті нулі тимчасово стануть друкуватися білим кольором, а в міру заповнення даних на Листі 1 вони будуть трансформуватися у відповідні значення з Листа 1, Але вже чорного кольору.

Рис. 42. Налаштування умовного форматування

Складна заміна


Введені в таблицях дані періодично змінюються, причому корективи часто доводиться вносити у велику кількість записів, замінюючи назви вулиць у довіднику адрес, міняючи номери в телефонному довіднику у зв'язку зі зміною АТС або з переходом до семизначним телефонних номерах і пр. Якщо такі заміни виробляються за деяким законом, то цей процес краще автоматизувати.

Візьмемо, наприклад, ситуацію з переходом на семизначні телефонні номери, коли в усьому телефонному довіднику (мал. 43) перед телефоном з номером конкретної АТС потрібно вставити відповідну додаткову цифру.

Рис. 43. Вихідний телефонний довідник

Завдання полягає в тому, щоб ідентифікувати перші дві цифри номера телефону (вони відповідають номеру АТС) і поставити перед ними одну додаткову цифру. За один прийом це зробити не вдасться – не вистачає можливостей у функції ЯКЩО (лог_вираз; значення_якщо_істина; значення_якщо_хибність). Тому створимо допоміжні стовпці, число яких відповідає кількості АТС (в даному випадку – три стовпці), і скористаємося функцією ЯКЩО, Завданням якої буде при знаходженні потрібного двозначного номера формувати у відповідній клітинці додаткового стовпця новий тризначний номер, а в іншому випадку просто пропускати клітинку – для цього тут є печатка порожніх лапок (рис. 44).

Рис. 44. Результат обчислення нових номерів АТС

На останньому етапі потрібно об'єднати отримані перші три цифри номера з його іншою частиною, скориставшись функцією ПРАВСИМВ (текст; чісло_знаков) і можливостями операції зчеплення (рис. 45).

Рис. 45. Остаточний результат заміни шестизначних телефонних номерів на семизначні

MS PowerPoint


Швидке копіювання об'єктів


Якщо у презентації передбачається ціла серія об'єктів одного типу (можливо, з однаковими налаштуваннями анімації), то процес їх створення можна прискорити. У цьому випадку створіть перший необхідний об'єкт зі усіма потрібними налаштуваннями, а потім перемістіть його, утримуючи клавішу Ctrl – об'єктів стане два і т.д.

Приховування значка звуку


Значок звуку можна легко приховати за настроюванні автоматичного відтворення звуку. Для цього потрібно перетягнути значок звуку за межі слайда, і тоді він не буде відображатися під час презентації (рис. 46), хоча і буде відтворюватися.

Рис. 46. Слайд з прихованим позначкою звуку

Керуючі кнопки


Іноді в процесі презентації потрібно перейти не на наступний слайд, а на інший або навіть в іншу презентацію. Зручніше за все здійснити такий перехід, клацнувши на спеціально впровадженої в слайд керуючої кнопці. Для впровадження кнопки відкрийте список Автофігури => Керуючі кнопки, Виберіть підходящу кнопку (рис. 47) і встановіть формат її подання (рис. 48). Потім визначте особливості переходу – на конкретний слайд даної презентації, на Web-сторінку або в іншу презентацію. Для цього виділіть керуючу кнопку, клацніть правою кнопкою миші і виберіть команду Гіперпосилання. На вкладці Після клацання миші підсвітіть опцію Перейти за гіперпосиланням і вкажіть варіант переходу (рис. 49).

Рис. 47. Вибір керуючої кнопки

Рис. 48. Зовнішній вигляд слайда з кнопками

Рис. 49. Вибір варіанту переходу при натисканні на кнопці

Залучення уваги аудиторії під час презентації


Головне – це забезпечення ідеальної читання тексту на екрані. Найкраще це досягається за рахунок значного контрасту між кольором тексту і кольором фону (наприклад, темно-синій фон добре поєднується з жовтим або білим текстом). Однак якщо на екрані комп'ютера текст читається чудово, то це зовсім не означає, що так само добре він буде виглядати і на екрані проектора, оскільки більшість проекторів робить кольори більш тьмяним.

При роботі з презентаційними матеріалами можна використовувати різні ефекти для подачі тексту на екран. Як правило, поява тексту супроводжується анімацією, і це правильно, оскільки анімаційні ефекти викликають інтерес аудиторії. Але тут важливо пам'ятати наступне: після дуже короткого ефекту анімації текст повинен зупинитися на екрані, щоб у аудиторії з'явилася можливість його прочитати. Тому анімаційні ефекти типу польоту по спіралі, зміни масштабу зображення, поступового прояви, миготіння і т.п. неприпустимі, бо вони ускладнюють сприйняття. У результаті користувачі змушені чекати закінчення анімації, перш ніж прочитати текст, і їхня увага розсіюється.

Після показу слайда часто буває необхідно, щоб увага аудиторії зосередилося на доповідача. Щоб глядачі звернули погляд на доповідача, потрібно замінити слайд на чорне (натиснути клавішу B) Або біле зображення (натиснути клавішу W). Зворотне натискання вказаних клавіш відновить зовнішній вигляд слайда.

Щоб привернути увагу аудиторії до певної частини слайда, можна викликати на екран переміщувану мишею ручку і обвести або підкреслити текст, який представляє особливий інтерес. Для виклику ручки на екран використовується комбінація клавіш Ctrl+P. Стирання зроблених ручкою позначок відбувається при натисканні клавіші E, а видалення ручки з екрану – за допомогою комбінації Ctrl+H.

Ефект метеора


Переміщення окремого графічного об'єкта по екрану в ході демонстрації презентації (так званий ефект метеора) виглядає досить цікаво і може привернути увагу аудиторії до певного фрагменту екрану. Можна змусити переміщатися по довільній траєкторії будь-який об'єкт – як автофігуру, так і впроваджений малюнок. Правда, слід мати на увазі, що в процесі переміщення об'єкт не повертається, внаслідок чого в русі буде ефектно виглядати далеко не всі об'єкти.

Намалюйте або упровадите бажаний об'єкт, натисніть праву кнопку і виберіть команду Налаштування анімації. Відкрийте перелік можливих ефектів, клацнувши на кнопці Додати ефект, І виберіть варіант Шляхи переміщення. Подальші дії залежать від планованого переміщення: ви можете вибрати варіант Намалювати користувацький шлях або Інші шляхи переміщення, Причому другий варіант переважно, оскільки потрібного ефекту ви досягнете швидше, а малювати користувальницький шлях вручну варто лише в тих випадках, коли жоден з наявних у базі варіантів вам не підходить. У нашому прикладі був обраний варіант Інші шляхи переміщення => Вгору і вправо (Рис. 50). Результат може бути приблизно таким, як на рис. 51.

Рис. 50. Вибір шляху переміщення

Рис. 51. Слайд після визначення шляху переміщення

Під кінець залишається лише скорегувати шлях потрібним чином, безпосередньо переміщуючи маркери шляху, і визначити інші налаштування анімації (рис. 52).

Рис. 52. Остаточний вигляд слайда після коректування шляху переміщення

Оптимізація презентації


Один з не дуже приємних моментів у роботі з презентаціями пов'язаний з їх великими розмірами. Існує ряд технічних прийомів, за допомогою яких можна зменшити розмір презентації, – це вставка зображень у вигляді jpg-файлів, відмова від перетягування при вставці, відмова від дублювання слайдів та ін Однак є більш зручний і дієвий спосіб – застосування плагіна для Microsoft PowerPoint 2000/2002/XP/2003 NXPowerLite (http://www.nxpowerlite.com/NXPLite.exe, shareware, 397 Кбайт) від компанії Neuxpower Solutions Ltd.

Для стиснення презентації запустіть файл NXPLite.exe, клацніть на кнопці Browse і вкажіть презентацію (рис. 53). Клацніть на кнопці Optimize – і через невеликий період часу побачите вікно (рис. 54). При це в папці знаходження вихідної презентації з'явиться новий файл презентації з видозміненим ім'ям (рис. 55).

Рис. 53. Вікно плагіна після вибору стисливої презентації

Рис. 54. Повідомлення про досягнутий стисненні і закінчення оптимізації

Рис. 55. Поява файлу стиснутої презентації

За замовчуванням як методу стиснення використовується найбільш ефективний з точки зору стиснення різноманітних матеріалів, що входять до презентації – метод Extra Compressin. Для зміни методу стиснення клацніть на кнопці Change і вкажіть інший метод (рис. 56).

Рис. 56. Зміна методу стиснення презентації

MS Outlook


Робота з адресами


Outlook вміє розпізнавати раніше використані адреси електронної пошти і на самому початку набору імені проставляти їх. Якщо ж встановлений у вас Outlook такою здатністю не володіє (або раптом втратив її), скористайтеся командою Сервіс => Параметри і клацніть на кнопці Параметри Пошти. Потім натисніть кнопку Додаткові параметри і в розділі При надсиланні повідомлення встановіть прапорець Пропонувати імена при заповненні полів "Кому", "Копія" і "СК" (рис. 57).

Рис. 57. Налаштування додаткових параметрів електронної пошти

Додавання смайлів у повідомлення


Звичайно, веселі і завзяті смайлики не є предметом першої необхідності, і без них цілком можна обійтися. Але якщо в листі ви хочете послати кому-то посмішку або повідомити про те, що ви думаєте з того чи іншого приводу, то зверніть увагу на плагін для Microsoft Outlook 2000/2002/XP/2003 Emoticons Mail (http://www.maxplugs.com/emomail.exe, shareware, 1,55 Мбайт) від компанії MaxPlugs, що містить понад 750 смайликів (рис. 58).

Рис. 58. Вікно плагіна Emoticons Mail

Працювати з програмою дуже просто, а єдиною умовою є вибір HTML-формату для повідомлень. Створивши потрібне повідомлення, відкрийте вікно програми Emoticons Mail (її іконка з'являється у правому нижньому кутку екрану після завантаження системи) і двічі клацніть на вподобаному смайлики, який відразу ж опиниться у тілі листа (рис. 59). Якщо смайлик вставлений невдало, то його тут же можна пересунути, оскільки в листі він представлений звичайною картинкою.

Рис. 59. Повідомлення зі смайликами з набору Emoticons Mail

Захист від вірусів


За замовчуванням Outlook блокує доступ до EXE-, COM-і BAT-файлів, вкладеним в повідомлення. Проте при бажанні ви можете заблокувати набагато більший спектр розширень за допомогою плагіна для Microsoft Outlook 98/NT/2000/XP Outlook 2002 Attachment Security (http://www.visiontech.ltd.uk/software/download/ol2k2sec.zip, freeware, 37 Кбайт) від компанії Visiontech. Для блокування вкладених файлів з конкретними розширеннями досить запустити плагін (при закритій програмі Outlook) і вказати в його вікні підозрілі, на ваш погляд, розширення (рис. 60).

Рис. 60. Блокування файлів у вікні Outlook 2002 Attachment Security

Надалі при одержанні листа з відповідним вкладенням програма не дасть відкрити файл безпосередньо з повідомлення і проінформує вас про можливу небезпеку (рис. 61). Побачивши подібне повідомлення, ви можете зберегти файл на диску, перевірити його на віруси і тільки потім відкрити.

Рис. 61. Повідомлення про отримання заблокованого файлу

наступна стаття серії

Посилання по темі



Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*