15 порад для користувачів PowerPoint

Маючи достатній досвід роботи з Microsoft PowerPoint, ви, напевно, вже можете самостійно готувати презентації, вмієте ефективно їх організувати і навіть допомагаєте іншим, менш досвідченим колегам. Але й вам, бути може, невідомо, що у PowerPoint є функції, не завжди добре документовані, які допоможуть прискорити роботу і зробити презентації більш запам'ятовуються. Пропонуємо 15 рад фахівця, які дозволять вам працювати з PowerPoint на професійному рівні.


Шість зручних «швидких» клавіш


Клацаючи на кнопках View (Вид) у лівому нижньому кутку екрана, можна швидко перемикатися між режимами Normal (Звичайний), Slide Sorter (Сортувальник слайдів) і Slide Show (Показ слайдів). Але не всі знають, що кнопки View у поєднанні з натисканнями клавіш дають абсолютно інший результат.


Так, клацання на кнопці Normal View, утримуючи клавішу SHIFT забезпечує перехід в режим «майстра» слайдів Slide Master, а клацання на тій же кнопці без клавіші SHIFT повертає в початковий стан. При натиснутій клавіші SHIFT клацання на кнопці Slide Sorter View перемикає в режим Handout Master («майстер» видач).


У лівому верхньому кутку вікна PowerPoint можна організувати міні-показ слайдів, що дозволяє редагувати презентації, одночасно переглядаючи попередні результати. Для цього виберіть для презентації звичайний режим (Normal) і перший слайд, який ви хочете бачити в ході показі. Клацніть на кнопці Slide Show при натиснутій клавіші CTRL. Для продовження показу, за аналогією з показом на повному екрані, треба клацати мишею на цьому міні-вікні.


Клацання на кнопках View при натиснутих клавішах CTRL і SHIFT забезпечать інші можливості: комбінація CTRL-SHIFT-Normal View закриває область закладок, розширюючи вікно слайдів Slide на все доступне простір. Поєднання CTRL-SHIFT-Slide Sorter View переводить презентацію в режим структури; комбінація CTRL-SHIFT-SlideShow відкриває діалогове вікно Set Up Show (Настройка презентації).


Анімація об'єктів


Анімація слайдових об'єктів пожвавить вашу презентацію, забезпечить контроль над потоком інформації і допоможе виділити найбільш важливі дані. Анімація означає відтворення об'єктів в конкретній послідовності або створення видимості руху. Анімувати можна цілі слайди, слайд-шоу або практично будь-слайдовий об'єкт, в тому числі покажчики місця заповнення (текстові вікна), діаграми, графічні фрагменти і малюнки. Однак використовувати анімацію слід обачно: надмірне мелькання та рух можуть відволікати увагу і дратувати глядачів.


Для анімації одного або кількох слайдів виберіть клацанням команду Slide Show / Animation Schemes (Показ слайдів / Схеми анімації). Щоб побачити, як подіє анімація на слайд, необхідно встановити прапорець AutoPreview (Перегляд), і тоді кожен ефект буде продемонстрований при натисканні на ньому.


Для анімації слайдового об'єкта виділіть його і виберіть команду Slide Show / Custom Animation (Показ слайдів / Налагодження анімації). У панелі завдань вікна Custom Animation клацніть на кнопці Add Effect (Створити ефект) і виберіть Entrance (Виліт), щоб з'явилося підменю ефектів. Клацніть у цьому підменю More Effects (Додати ефект), і відкриється діалогове вікно Add Entrance Effect (Додати ефект вильоту) з розширеним вибором ефектів. Встановіть прапорець Preview Effect (Перегляд ефекту) і клацаннями на окремих ефекти познайомтеся з їх дією. Вибравши серед них бажаний, клацніть на кнопці ОК, і діалогове вікно закриється.


Повторюйте ці операції до тих пір, поки не будуть анімовані всі необхідні слайдові об'єкти. У ході їх виконання ви помітите, що близько об'єктів з'являються нумеровані ярлики, що вказують порядок анімації. Крім того, ці об'єкти з'являються в списку анімації на панелі завдань Custom Animation. Порядок анімації можна змінювати, вибравши той чи інший об'єкт анімації і клацнувши на стрілках Re-Order (Зміни черговості); анімацію можна видалити, вибравши відповідний об'єкт зі списку і клацнувши на пункті Remove (Видалити).


Щоб зрозуміти, як анімувати Excel-таблиці в PowerPoint, зверніться до статті «Bring Your Charts to Life».


Прокласти шлях


PowerPoint передбачає чудову функцію анімації – призначення шляху проходження об'єкта по слайду, званого маршрутом руху (motion path). Використання маршруту руху зробить вашу презентацію більш цікавою. Ви можете, наприклад, задати маршрут руху у вигляді стрибків об'єкта по слайду або з допомогою якихось інших рухів об'єкта залучити погляд читача до важливих моментів.


Для початківців в PowerPoint є кілька готових варіантів маршрутів руху. Щоб задати маршрут руху, виберіть об'єкт, а потім команду Slide Show / Custom Animation. В області завдань на панелі Custom Animation клацніть на кнопці Add Effect. Вкажіть у списку на пункт Motion Paths (Шляхи переміщення) і потім виберіть один із заданих маршрутів руху, – скажімо, Diagonal Down Right (Зверху-ліворуч) або Up (Вгору). Якщо жоден з перерахованих у підменю шести маршрутів вам не подобається, виберіть пункт More Motions Paths (Доповнити шляху переміщення), і з'явиться діалогове вікно Add Motion Path (Додати шлях переміщення). Переконайтеся, що прапорець Preview Effect встановлений, і клацніть на одному з ефектів для його попереднього перегляду на вашому слайді. Відшукавши підходящий, виберіть його і клацніть на кнопці ОК.


PowerPoint дозволяє також розробляти маршрути руху самостійно. З цією метою виберіть об'єкт і зупиніться на одному з пунктів підменю Add Effect / Motion Paths / Draw Custom Path (Додати ефект / Шляхи переміщення / Нанести користувальницький шлях), скажімо Scribble (розчерки). Перенесіть потрібний шлях на слайд мишею.


Після призначення шляху переміщення поруч з об'єктом з'являється нумерований ярлик, що вказує порядок його анімації на слайді (рис. 2). Стрілками відзначається початкова та кінцева точки на шляху руху (відповідно зеленого і червоного кольору). Для додаткової настройки розглянутого ефекту потрібно вибрати об'єкт з переліку анімації, потім з них (в області завдань на панелі Custom Animation) один з варіантів – Start (Початок), Path (Шлях) або Speed (Швидкість).


Інші поради


Доповніть перелік відмін. Кожен користувач Office знає, що команда Edit / Undo (Правка / Відмінити (CTRL-Z)) відміняє останню дію. Крім того, клацанням на спрямованої вниз стрілкою близько значка скасування можна відмінити декілька дій і повернути свій проект до свого попереднього стану. PowerPoint дозволяє за замовчуванням скасовувати до 20 дій, але ви можете збільшити це число до 150. Виберіть команду Tools / Options (Сервіс / Параметри) і клацніть на вкладці Edit. У полі Undo введіть з клавіатури або виберіть клацаннями число дій (від 3 до 150), яке має відслідковуватися засобами PowerPoint, та клацніть на кнопці ОК. Відзначимо, що при збільшення числа відслідковуються дій програмі можуть знадобитися додаткові ресурси пам'яті.


Використовуйте свої найкращі роботи повторно. Не має сенсу починати підготовку слайдів з нуля, якщо необхідні вам матеріали (або дуже схожі) вже є в іншій презентації. Краще вставте в нову презентацію слайди з колишньою. Перш за все виведіть на екран презентацію, в яку ви хотіли б вставити слайди, в режимі Slide Sorter. Виберіть клацанням місце, де слайди повинні з'явитися. Виберіть команду Insert / Slides from Files (Вставка / Слайди з файлів), щоб відкрилося діалогове вікно Slide Finder (Пошук слайдів). На сторінці Find Presentation (Пошук презентації) наберіть з клавіатури (або знайдіть за допомогою команди «Обзор») ім'я файлу і натисніть ENTER. Відзначте клацаннями необхідні вам слайди і клацніть на кнопці Insert. Можна клацнути на кнопці Insert All (Вставити всі), щоб помістити в нову презентацію все слайди відразу.


Не обмежуйтеся одним шаблоном. Давно минули ті часи, коли презентації були обмежені одним конструктивним шаблоном; тепер можна застосовувати для презентації скільки завгодно шаблонів. Другий шаблон вам може знадобитися для введення нової теми або привернення уваги аудиторії. З цією метою відтворіть презентацію у звичайному режимі (Normal) з видимою областю вкладок. На вкладці Slides (Слайди) клацніть на значку слайду або слайдів, до яких ви хочете застосувати шаблон. Виберіть команду Format / Slide Design (Формат / Дизайн слайда) (або клацніть на кнопці Design (Дизайн)), щоб відкрилася панель завдань Slide Design. Клацніть на спрямованої вниз стрілкою спадаючого списку у значка шаблону і виберіть Apply to Selected Slides (Застосувати до виділених слайдів).


Імпорт документів. Якщо текст, який ви хочете використовувати для презентації, вже є у вигляді документа Word, не варто набирати його заново. Краще відкрити цей документ у середовищі PowerPoint. Можливо, доведеться змінити параметри форматування імпортованого документа, але це все ж таки простіше, ніж починати все з нуля. Але треба мати на увазі, що такий метод більш ефективний, якщо у вихідному Word-документі використовуються контурні заголовки.


Почніть з вибору в PowerPoint команди File / Open (Файл / Відкрити). У діалоговому вікні Open клацніть на спрямованої вниз стрілкою Files of Type (Тип файлів) і виберіть зі списку пункт All Files (Всі файли). Подвійний клацання на Word-документі відкриє його в середовищі PowerPoint як нову презентацію.


Використовуйте кнопку AutoFit (Автоподгонка). Якщо тексту на слайді надто багато, ви можете скористатися функцією AutoFit і розподілити його між двома слайдами. Клацання всередині местозаполнітеля виведе кнопку AutoFit Options (її символ – дві горизонтальні лінії зі стрілками зверху і знизу). Клацніть на ній і виберіть з підменю команду Split Text Between Two Sides (Розподілити текст по двох сторонах).


Експорт даних в Word. Якщо виникне необхідність поширити чисто текстову копію своєї презентації серед товаришів по службі або підготувати її друковані копії з мініатюрними слайдами для роздачі слухачам, найкраще переслати презентацію в Word.


У середовищі PowerPoint виберіть команду File / Send To / Microsoft Word (Файл / Відправити / Microsoft Word). У діалоговому вікні Send To Microsoft Word виберіть розмітку потрібного документа Word. Приміром, для створення суто текстового документа ви можете вибрати варіант Outline only (Тільки структура); варіант Bank lines next to slides (Порожні рядки праворуч від слайдів) означає послідовність мініатюрних слайдів з місцем для нотаток. Після вибору потрібної розмітки клацніть для перенесення презентації у Word на кнопці ОК.


Витративши декілька хвилин на практичне освоєння представлених рад, ви зможете значно ефективніше виконувати завдання в PowerPoint.


Посилання по темі



Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*