Фінанси та договору: комплексний підхід


Ми продовжуємо рубрику "Розбір польотів", побудовану навколо реальних проблем і практики російських компаній. На цей раз проблеми виникли у компанії-дистриб'ютора середнього масштабу. Зростання її оборотів в останні 5 років – у середньому на 30% в рік; має амбітні плани збільшити частку ринку при збереженні досягнутого рівня прибутковості. Асортимент продукції широкий, номенклатура мінлива, серед контрагентів є постійні, але більша їх частина весь час змінюється. Щоб отримати зручні засоби контролю проходження документів і помітно скоротити терміни їх обробки, компанії потрібно автоматизувати узгодження договорів і платежів з контролем оплати рахунків. Необхідно в кілька разів прискорити введення платіжних документів контрагентів та побудувати електронний архів нових і вже існуючих паперових документів. Рішення має інтегруватися з "1С" як фінансовою системою компанії. Дані повинні потрапляти в облікову систему і ставати в чергу на верифікацію.


Прискорити обробку на 60 відсотків


Автоматизувати узгодження договорів можна на базі вбудованого програми DocsVision "Діловодство", в якому є картка погодження довільного документа. Для подальшої роботи з документом зазвичай створюється його паперовий екземпляр з підписами і печатками, сканується і зображення приєднується до тій же картці договору. Вирішити це завдання допомагає компактний документ-сканер Canon DR-2580C, забезпечує двостороннє сканування зі швидкістю п'ятьдесят зображень в хвилину. Планшет формату А4 дозволяє сканувати також і зброшуровані документи.


Після сканування платіжні документи контрагентів через шлюз з DocsVision потрапляють в "1С: Підприємство". Тут необхідно ПО розпізнавання тексту (наприклад, ABBY FormReader або Kofax). Для введення доцільно використовувати мережевий сканер, наприклад Canon San Front 220P, за допомогою якого дані на вхід системи можна передавати або через папку на файловому сервері, або по електронній пошті від імені конкретного користувача.


При великому потоці вхідних паперових документів раціонально організувати потокове сканування: розділити операції створення реєстраційних карток у системі з печаткою на документі штрихкоду і подальше автоматичне (за рахунок розпізнавання штрих-коду) приєднання до карток відсканованих зображень документів.


При інтеграції СЕД з "1С", як правило, в першу чергу необхідно інтегрувати довідники контрагентів з обох систем. Це реалізується за допомогою бізнес-процесу DocsVision, що використовує функції шлюзу до "1С". Шлюз налаштовується без програмування. Практично кожного запису в обліковій системі "1С" відповідає документ в СЕД. Процесна інтеграція між двома системами здійснюється за допомогою настроюваного бізнес-процесу DocsVision знову ж таки через шлюз до "1С": інтегруються моніторинг, читання-запис, маршрутизація посилання на об'єкт в рамках завдань бізнес-процесу. У результаті можна відстежити будь-яку подію в "1С" і запустити відповідну обробку в DocsVision.


У торговельних організаціях вельми поширений такий сценарій: документ (його обліковий запис, наприклад, платіжне доручення) створюється в "1С", роздруковується, підписується, і відомості про це відображаються в системі. Це ж завдання за допомогою DocsVision вирішується таким чином: при роздруківці на документі проставляється штрих-код, після підписання документ надходить на потокове сканування, автоматично створюється його картка в СЕД, по штрихкоду знаходиться відповідний запис в "1С", у неї заноситься ознака "підписана" і прикріплюється URL-посилання на картку із зображенням підписаного документа в DocsVision. Ця автоматична обробка реалізується за допомогою бізнес-процесу DocsVision, що взаємодіє з "1С" через наявний шлюз.


Зафіксований в системі рахунок потрапляє під контроль спеціально налаштованого бізнес-процесу DocsVision, який у відповідності з налаштуваннями і даними рахунку здійснює необхідні дії, розсилаючи нагадування співробітникам, контролюючим менеджерам і – через електронну пошту – контрагентам. Метрики обробки рахунків накопичуються в системі для подальшого аналізу і поліпшення процесу.


Терміни і вартість: ліцензія DocsVision (розширена редакція) на 25 користувачів – 185 тис. руб. Шлюз до "1С" – 84 тис. руб. Роботи по впровадженню можуть коштувати від 250 до 1400 тис. руб. Тривалість робіт – від двох до шести місяців.


Підводні камені проекту: труднощі з регламентацією процесів і стандартизацією форм документів, складні сценарії інтеграційної обробки даних.


Результати впровадження


Пропоноване рішення дозволить:



СЕД, інтегрована з "1С"


Для підвищення швидкості і якості роботи з фінансовими документами необхідні як засоби перекладу документів з паперового виду в електронний, так і кошти зручної роботи з електронними документами. Для цих цілей наші клієнти використовують СЕД "Дело" (опції "Сканування" і "Потокове сканування") і звичайно ж документні сканери. Вибір документ-сканера заснований на аналізі потреб організації в обсязі сканування. Наприклад, якщо обсяг сканування не перевищує 1000 документів в день, можуть бути використані сканери, швидкість яких приблизно 20-25 сторінок на хвилину, такі як Canon DR-2010C або Canon-2510C. У випадку, якщо вводяться зброшуровані документи, необхідний документ-сканер, оснащений планшетом, наприклад, DR-2510C.


Після підписання договору його сканують. Причому якщо договір у паперовому вигляді спочатку підписується в компанії, а потім віддається на підпис контрагенту, то відразу після друку на нього наклеюється етикетка зі штрихкодом, роздрукованим з системи "Дело". Тоді після повернення підписаного контрагентом примірника договору співробітник, відповідальний за реєстрацію документів (наприклад, секретар), натисненням однієї кнопки сканує договір на документні сканери, а отриманий файл автоматично поміщається в "Дело" і стає доступним для "1С".


При обробці надійшли рахунків важливий канал надходження документа. Якщо документ надійшов електронною поштою, то реєстрація рахунку відбувається натисненням однієї кнопки в поштовій програмі. Якщо надійшов оригінал рахунку (наприклад, поштою), то в процесі сканування в системі "Дело" автоматично розпізнається зміст документа, і після його реєстрації в СЕД в "1С" сформується необхідний документ. Якщо рахунок прийшов по факсу, то можна вчинити аналогічно обробці оригіналу. Якщо користувач у СЕД "Дело" або в "1С" встановить для договору або рахунку значення дати та суми оплати, то можна автоматично сформувати графік платежів, погодити його в СЕД і також автоматично в "1С" сформувати платіжні доручення, які, як правило, оплачують через системи банк – клієнт. Після отримання виписки з банку дані про оплату передаються автоматично з "1С" у "Дело" для контролю оплати рахунків.


Для контролю повернення підписаних контрагентом примірників накладних при виписці документа з "1С" накладна автоматично реєструється в СЕД. СЕД передає в "1С" дані для формування і надрукування штрих-коду. Після повернення від контрагента підписаного примірника накладної документ сканується на документні сканери і завдяки зчитування та аналізу штрихкоду автоматично вводиться в СЕД і "1С".


При введенні документів у "Дело" між ними встановлюються автоматично або вручну зв'язки. Завдяки зв'язкам можна, знайшовши один документ (наприклад, рахунок), швидко проглянути всі пов'язані з ним документи: договір з історією узгодження, накладну, рахунок-фактуру і ін


На етапі впровадження може виникнути потреба введення в СЕД вже існуючих документів. У цьому випадку документи реєструються в СЕД або з програми "Дело", або з "1С". При цьому на документі або надпечативается, або наклеюється штрих-код, сформований за певними правилами. Далі цей штрих-код використовується для ідентифікації документа в СЕД. Дана технологія дозволяє довірити процедуру первинного заповнення архіву не висококваліфікованому співробітнику. Якщо обсяг документів, що вводяться значний, встановлюються високопродуктивні документні сканери, здатні відсканувати понад 50 тисяч документів щоденно, наприклад, Canon DR-9080C або новий сканер DR-X10C, швидкість якого досягає 200 зображень за хвилину при двосторонньому скануванні. У випадку, якщо при введенні інформації необхідно прискорити процес обміну даними, наприклад, безпосередньо зі сканера відправити документ по електронній пошті, може бути використаний мережевий сканер, такий, як, наприклад, мережевий сканер Canon ScanFront 220P.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*