Корисні поради з MS Office. Частина 1

Зміст



MS Word


Повернення до місця, де була перервана робота


Word запам'ятовує і зберігає в документі останні чотири місця, де вводився або редагувався текст. Щоб повернутися до однієї з цих чотирьох позицій, натисніть відповідну кількість разів комбінацію клавіш Shift + F5. При четвертому натисканні курсор переміститься на вихідну позицію. Внаслідок цього при відкритті вже наявного документа для повернення до місця, де робота була перервана, досить натиснути комбінацію Shift+F5.


Зміна регістра букв


При наборі періодично виникає необхідність змінити регістр – в результаті часто букви набираються не в тому регістрі. Щоб швидко змінити регістр, встаньте курсором на слово, які набрали не в тому регістрі (або виділіть декілька слів), і натискайте комбінацію клавіш Shift + F3 до тих пір, поки не отримаєте бажаний результат.


Як позбутися від зайвих прогалин


Іноді доводиться працювати текстом, де вирівнювання вироблялося набором прогалин. Такий текст форматувати дуже складно, і, як правило, доводиться вручну прибирати зайві прогалини. У цьому випадку краще вдатися до операції пошуку і заміни (Правка> Замінити). Для цього в рядку пошуку введіть два пропуски, а в рядку заміни – один і клацайте на кнопці «Заменить все» до тих пір, поки не будуть знайдені всі зайві пробіли.


Спеціальні символи і символи узагальнення в операціях пошуку та заміни


Word надає зручні можливості для проведення пошуку й заміни, що істотно спрощує редагування документів, особливо при використанні спеціальних знаків. Існують два типи спеціальних знаків – спеціальні символи і символи узагальнення. Ті й інші зручно вводити в рядок пошуку і заміни, використовуючи кнопку «Спеціальний» у діалозі пошуку та заміни (Правка> Замінити).


Спеціальними називають символи, яких немає на клавіатурі і (або) які неможливо безпосередньо вписати в рядок пошуку або заміни, наприклад примусовий обрив рядка, м'який перенос, нерозривний пробіл і т.п. (Рис. 1).

Рис. 1. Вибір спеціальних знаків у вікні пошуку при відключеній опції «Символи узагальнення»


Крім того, включивши опцію «Символи узагальнення», можна формувати складні умови пошуку й заміни, задаючи діапазони символів і вирази, що відповідають ряду умов (рис. 2).

Рис. 2. Вибір спеціальних знаків у вікні пошуку при включеній опції «Символи узагальнення»


Спеціальних знаків досить багато, і коди їх можна подивитися в довідці. Ми ж зупинимося на деяких конкретних прикладах їх використання при включеній опції «Символи узагальнення».


Наприклад, в документі багато десяткових дробів: частина з них набрана через точку, а частина – через кому. Потрібно зробити заміну так, щоб всі дробу опинилися з комою. Для цього досить у рядку пошуку ввести комбінацію (<[0-9 ]@).([ 0-9] @>) (означає, що перед точкою і після точки коштує кілька цифр з інтервалу від 0 до 9), а в рядку заміни – 1,2 ( означає, що береться перше вираження з рядка пошуку, поле нього ставиться кома, а потім другий вираз з рядка пошуку).


Інший приклад – в документі присутні прогалини перед розділовими знаками і їх потрібно видалити. У цьому випадку в рядку пошуку слід ввести ^ 0032 ([.,:;!?]) (означає пробіл і наступний за ним знак), а в рядку заміни – 1 (означає, що залишається перше вираження з рядка пошуку).


Або уявімо таку ситуацію – в документі зустрічаються англійські терміни і спочатку немає ніяких текстових виділень. Потрібно виділити всі англійські слова курсивом. У цьому випадку в рядку пошуку слід запровадити ([A-Za-z ^ 0032]) (означає англійське слово і наступний за ним пробіл), а рядок заміни залишити порожньою. Одночасно з цим для рядка заміни необхідно встановити відповідний формат, скориставшись кнопкою «Формат».


Крім того, зустрічаються позначення з великої літери російською мовою в лапках виду «Формат». Потрібно прибрати лапки, а самі позначення виділити напівжирним шрифтом. Для цього введіть в рядку пошуку вираз виду ([А-яа-я] @) (означає російське слово з великої букви в лапках), а в рядку заміни – 1 і встановіть відповідний формат.


Можливість роботи з безліччю буферів обміну


Дуже зручна тепер робота з буфером обміну, у який можна скопіювати до 24 фрагментів (уривків тексту, картинок, діаграм тощо) одночасно. Для зручності звернення до панелі буфера обміну викличте її спочатку на екран, двічі клацнувши на комбінацію клавіш Ctrl + C. Потім очистіть буфер, клікнувши на кнопку «Очистити буфер обміну», і скопіюйте в нього потрібні об'єкти, по черзі виділяючи їх і щоразу натискаючи Ctrl + C. Копіювати можна з різних додатків Office.


Після цього встаньте курсором в місце вставки і вставте з буфера обміну відразу всю інформацію (кнопка «Вставити все») або по черзі необхідні фрагменти, двічі клацаючи на кожному з них.


Про збереження у Word


Якщо при збереженні файлу ви помічаєте, що його розмір явно перебільшений, причому при видаленні окремих фрагментів він не зменшується, а навіть збільшується, то варто перевірити, чи не включена опція «дозволити швидке збереження ».


Справа в тому, що програма має три режими збереження: швидке збереження, звичайне збереження і звичайне збереження зі створенням резервної копії. При звичайному збереженні файл кожного разу записується заново у відповідності зі зробленими змінами. При збереженні з створенням резервної копії вихідний файл не віддаляється, а перейменовується, отримуючи ім'я, що починається зі слова «копія». За умовчанням встановлений режим швидкого збереження, в якому всі зроблені в документі зміни дописуються в кінець файлу, а в міру внесення виправлень розмір файлу неухильно росте і навіть повне видалення вмісту не робить файл менше – видалені фрагменти (у тому числі картинки) насправді продовжують перебувати усередині файлу.


Для відключення режиму швидкого збереження виконайте команду Сервіс> Параметри> Збереження і вимкніть прапорець «дозволити швидке збереження». Після цього розмір файлу буде завжди відповідати дійсності.


Друк формул


Друк формул в Word – заняття не дуже вдячна (тим більше що для цієї мети існують спеціалізовані програми), але часто абсолютно необхідне. У такому випадку, щоб максимально полегшити собі завдання, краще винести всі кнопки, які доведеться задіяти, на панель інструментів з допомогою команди Сервіс> Налаштування> Команди. Тут маються на увазі редактор формул для безпосереднього введення математичних формул (рис. 3) і команда «Символ», яка дозволить швидко вставляти грецькі літери і математичні символи з шрифту Symbol (категорія «Вставка»), команди «Надрядковий знак» і «Підрядковий знак» і команда «Шрифт Symbol», яку зручно застосовувати для перетворення виділених латинських символів у відповідні грецькі (категорія «Формат»). Сама ж п ечать формули виконується в цьому випадку повністю вручну.

Рис. 3. Вікно редактора формул


Можна піти й іншим шляхом, вдавшись до вставки полів типу Eq через Вставка> Поле. У верхній частині вікна виберіть категорію «Формули», а в нижній – поле Eq, потім послідовно натисніть на кнопки «Коди поля» і «Параметри» і визначте ключ для поля (рис. 4).

Рис. 4. Вікно вставки поля для друку формули виду


MS Excel


Транспонування таблиці


Іноді виникає необхідність повернути таблицю на 90 ° – в цьому випадку рядки повинні стати стовпцями, а стовпці – рядками. Excel легко вирішує цю проблему. Для цього виділіть таблицю і скопіюйте її в буфер обміну, а потім скористайтеся спеціальною вставкою з прапорцем «транспонувати» (Правка> Спеціальна вставка).


Про ширині стовпців


Як показує практика, змінювати ширину колонок в таблицях доводиться набагато частіше, ніж висоту рядків. Наприклад, ширину підганяють під комірки, а буває, потрібно, щоб стовпці мали однакову ширину. Якщо стовпців мало, то обидві операції виконуються дуже швидко вручну. Інша справа коли їх багато.


Щоб підігнати ширину стовпців в Excel під комірки автоматично, двічі клацніть на правій межі заголовка виділених стовпців.


А для вирівнювання ширини стовпців виділіть їх заголовки, потім підведіть мишу до вертикальної розділової межі між будь-якими двома виділеними стовпцями і змініть ширину. У результаті стовпці стануть однаковими за шириною.


Досить неприємним моментом при роботі з Excel є зміна ширини стовпців при копіюванні таблиць з іншого листа – в цьому випадку після копіювання доводиться знову підганяти їх ширину. Однак існує можливість копіювати зі збереженням ширини стовпців – для цього потрібно натиснути відразу після звичайної вставки на кнопку «Параметри вставки» (рис. 5) і вибрати варіант "Зберегти ширину стовпців оригіналу ».

Рис. 26. Установка позначки до виконання

наступна стаття серії

Посилання по темі



Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*