Корисні поради з MS Office. Частина 7

попередня стаття серії

Зміст



Велика частина офісних завдань вирішується на комп'ютері в середовищі MS Office, перш за все в Word, Excel, Outlook і PowerPoint. Для роботи з цими додатками достатньо мінімальних знань. Тим не менше у багатьох ситуаціях додаткові прийоми допоможуть заощадити масу часу і зусиль. На деякі способи підвищення ефективності роботи у вищевказаних програмах ми і зупинимося в цій статті.

MS Word


Швидке виділення тексту


Слово в MS Word виділяється подвійним клацанням миші, абзац можна швидко виділити теж подвійним клацанням, якщо покажчик миші помістити на ліве поле документа, навпроти даного абзацу. А якщо на лівому полі документа тричі клацнути мишею, то виділиться весь текст.

Переміщення курсору на позицію, де була перервана робота


Коли ви запускаєте Word і завантажуєте документ, з яким працювали, наприклад, днем раніше, то курсор завжди знаходиться у верхній його частині. При редагуванні великих документів це незручно. Якщо ви хочете, щоб курсор перемістився на ту позицію, де ви закінчили працювати в останньому сеансі, натисніть комбінацію клавіш Shift + F5 – курсор переміститься в потрібну позицію. Даний спосіб застосовується і в тому випадку, якщо ви просто прокрутили документ, а потім захотіли повернутися до місця роботи.

Скасування форматування


Зазвичай для зміни параметрів форматування використовують кнопки панелі інструментів Форматирование та вибирають потрібний стиль. У випадку якщо вам для виділеної ділянки тексту необхідно взагалі скасувати форматування, тобто встановити стиль "звичайний", ви можете просто натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Пробіл – ефект буде той самий.

Перемикання між відкритими документами


Якщо ви часто працюєте одночасно з декількома відкритими в Word документами і змушені постійно звертатися то до одного, то до іншого документу, запам'ятайте комбінацію клавіш Ctrl + F6, яка дозволяє швидко перемикатися між відкритими документами Word.

Зміна папки для зберігання документів


При завантаженні раніше створених файлів в Word або при їх збереженні за замовчуванням відкривається папка Мої документи, що незручно, якщо ви зберігаєте свої документи в якійсь іншій папці. Щоб змінити відкривається за замовчуванням папку, скористайтеся командою Сервіс> Параметри> Розташування, Виділіть в якості типу файлів варіант Документи, клацніть по кнопці Змінити і вкажіть іншу папку (рис. 1).

Рис. 1. Зміна папки для зберігання документів

Зміна розміру вікна


Розмір вікна в Word, втім як і в будь-якій іншій програмі, змінюється при натисканні кнопки Відновити назад / Розгорнути, яка розташована у правому верхньому кутку вікна між кнопками Згорнути та Закрити. Існує й інший спосіб – можна двічі клацнути мишкою в правому нижньому кутку на стику скроллером горизонтальної і вертикальної прокрутки. Якщо вам доводиться часто змінювати розміри робочого вікна (наприклад, при формуванні скріншотів певного розміру), то цей спосіб може стати в нагоді – маючи двома варіантами зміни розміру екрану, ви зможете вибирати потрібний варіант відповідно до положення миші.

Автофігури без полотна


Word 2002 при малюванні автофігур автоматично створює полотно. У випадку якщо ви малюєте велику схему з багатьох елементів, то це дійсно зручно, а ось коли мова йде про декілька невеликих об'єктах, створення полотна тільки сповільнює процес. Якщо в більшості випадків вам полотно не потрібно, краще від нього відмовитися, скориставшись командою Сервіс> Параметри> Загальні і прибравши прапорець Автоматично створювати полотно при вставці автофігур (рис. 2).

Рис. 2. Відмова від створення полотна при вставці автофігур

Малюнки "по контуру"


За замовчуванням малюнки вставляються "у тексті", і це зручно при вставці великих зображень. У всіх інших випадках після вставки доводиться коригувати їх становище, найчастіше вибираючи варіант "по контуру ". Якщо у вас саме така ситуація, то варто змінити варіант вставки малюнка за замовчуванням. Для цього виберіть команду Сервіс> Параметри> Правка і в списку Вставляти малюнки як встановіть варіант По контуру (рис. 3).

Рис. 3. Зміна положення вставки малюнка

Економна вставка малюнка


Всі чудово знають, що для вставки в документ малюнка з файлу досить вибрати команду Вставка> Малюнок> З файлу і вказати ім'я файлу. Але в такому разі малюнки будуть впроваджені в документ, в результаті чого створений файл буде мати достатньо великий розмір. Можна зменшити розмір файлу шляхом зв'язування малюнка. Для цього в діалоговому вікні Додавання малюнка, яке викликається тією ж командою Вставка> Малюнок> З файлу, Вибравши малюнок, клацніть по стрілці, розташованої праворуч від кнопки Вставити, а потім застосуйте команду Зв'язати з файлом (рис. 4).

Рис. 4. Зв'язування малюнка з файлом

Вставлений малюнок відображається не повністю


Іноді виходить, що імпортований малюнок відображається на екрані не повністю. Причина даного явища може полягати в тому, що в документі встановлена точна величина міжрядкового інтервалу і цей інтервал менший висоти малюнка. У такому випадку виділіть малюнок, виберіть команду Формат> Абзац> Відступи та інтервали і виберіть одинарний інтервал у списку Міжрядковий. А якщо ви віддаєте перевагу при визначенні інтервалу Міжрядковий варіант Точно, збільшіть його значення в полі Значення до висоти малюнка.

Документи з підкладкою


Впровадження в документи підкладки або фону у вигляді будь-якого малюнка або тексту дозволяє зробити їх більш ефектними, тому даний прийом досить часто застосовується при підготовці, наприклад, рекламних матеріалів.

Щоб додати малюнка в якості підкладки в меню Формат виберіть команду Фон> Підкладка, Підсвітіть варіант Малюнок, клацніть на кнопці Вибрати та вкажіть малюнок для підкладки (рис. 5). Щоб вставити в якості підкладки текст, у вікні Друкована підкладка виберіть параметр Текст, а потім введіть потрібний текст і встановіть його параметри. Після установки підкладки в обох випадках необхідно натиснути кнопку Застосувати.

Рис. 5. Вибір малюнка в якості підкладки

Буває, що впровадження підкладки робить текст документа нерозбірливим. Якщо в якості підкладки обраний малюнок, перевірте, чи встановлено в діалоговому вікні Друкована підкладка прапорець Знебарвити. У разі використання в якості підкладки тексту встановіть прапорець Напівпрозорий або у списку Колір виберіть світліший колір, наприклад світло-сірий.

Довільна нумерація сторінок


Увести нумерацію сторінок в Word зовсім нескладно – достатньо просто скористатися командою Вставка> Номери сторінок та налаштувати параметри нумерації. Складніша справа в тому випадку, якщо налаштування нумерації сторінок різні для кожної окремої сторінки (або групи сторінок). Така ситуація можлива, коли деякі сторінки майбутнього друкованого документа готуються не в текстовому редакторі, а, наприклад, у таблицях і будуть роздруковані безпосередньо з них. У результаті окремі номери сторінок у роздруковує з Word документі повинні бути спеціально пропущені. Це означає, що нумерувати сторінки доведеться не по порядку, а, скажімо, першим п'яти сторінок потрібно присвоїти номери з 1-го по 5-й, наступним – з 9-го по 16-й і т.д. Така необхідність може виникнути і в разі складного тексту з малюнками, графіками тощо, коли потрібно поміняти сторінки місцями, що не завжди виходить шляхом звичайного вирізування і вставки, оскільки може порушити взаємне розташування частин документа і зажадає додаткового редагування.

У такій ситуації у місцях розриву номерів сторінок створіть нові розділи, що починаються з нової сторінки, застосувавши команду ВставкаaРазрив і включивши прапорець Новий розділ з наступної сторінки (рис. 7). Після цього встановіть нумерацію окремо для кожного розділу за допомогою команди ВставкаaНомера сторінок, кожен раз клацаючи на кнопці Формат і вказуючи номер сторінки, з якою необхідно почати нумерацію (рис. 8).

Рис. 38. Додавання забороненого адреси в базу з клавіатури

наступна стаття серії

Посилання по темі



Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*