Корисні поради з MS Office. Частина 2

попередня стаття серії

Зміст



Не можна не визнати, що чимала частина практичних завдань вирішується сьогодні на комп'ютері в середовищі MS Office, зокрема в Word, Excel і Outlook. При цьому значну частку часу часом доводиться витрачати на виконання досить примітивних операцій, але ж у ряді випадків все можна зробити і набагато швидше. На деяких прийомах підвищення ефективності роботи ми і зупинимося.


MS Word


Нерозривний пробіл


Word автоматично розбиває текст за окремими рядками в тих місцях, де поставлені прогалини, – в результаті можлива поява небажаних розривів деяких словосполучень, наприклад перехід на іншу рядок ініціалів (ініціали відокремлюються від прізвищ), назви вулиці або телефону (скорочення «вул." відокремлюється від назви вулиці, а «тел:» – від самого телефону) або одиниць вимірювання (одиниця виміру відокремлюється від цифрового показника) і пр.


Щоб цього уникнути, поставте між такими словосполученнями нерозривний пробіл, натиснувши комбінацію клавіш «Ctrl + Shift + Пробіл».


Нумерація з провідними нулями


Звичайний стиль нумерації списку не включає провідні нулі. Однак якщо необхідна нумерація з провідними нулями, то в Word є стиль, що допомагає вирішити цю проблему. Для формування списку з провідними нулями виділіть передбачуваний список і скористайтеся командою Формат> Список> Нумерований, далі виберіть один з варіантів нумерації, а потім клацніть по кнопці Змінити. Після цього у вікні, Зміна нумерованого списку розкрийте список стилів нумерації і виберіть варіант «01, 02 …» – рис. 1.

Рис. 1. Вікно зміни стилю нумерованого списку


Після цього Word буде автоматично доповнювати числа менше 10 провідним нулем. Якщо ж вам потрібно більше одного ведучого нуля, то досить клацнути в полі Формат номера і додати додаткові нулі ліворуч від наявних номерів, які складаються з двох цифр.


Нестандартні маркери


Списки є в багатьох документах, причому немає необхідності обмежуватися набридлими стандартними маркерами – документи з мальовничими нестандартними маркерами виглядають набагато ефектніше.


Скористатися ними дуже просто – виділіть передбачуваний список, застосуйте команду Формат> Список> Маркірований, виберіть варіант змінюваного списку, а потім послідовно клацніть на кнопках Змінити і Малюнок. Після цього у вікні Мальовані маркери вкажіть варіант сподобався вам маркера (мал. 2). При цьому зовсім не обов'язково задовольнятися мають маркерами – можна скористатися будь-якої наявної на диску картинкою.

Рис. 2. Вибір маркера у вікні "Мальовані маркери"


Декоративні лінії


Один із способів відокремити один розділ документа від іншого – вставити декоративну лінію. Як правило, для створення таких ліній у новому рядку вводять три зірочки, три дефіса, три тильди або три символи підкреслення поспіль і натискають клавішу Enter. У результаті Word замінює ці послідовності символів лінією, що проходить від одного краю аркуша до іншого.


Однак перелік декоративних ліній цим не обмежується. Щоб скористатися більш вишуканим варіантом, застосуйте команду Формат> Межі та заливка, потім клацніть на кнопці Горизонтальна лінія і виберіть відповідний варіант (рис. 3).

Рис. 3. Вікно вибору горизонтальних ліній


Нові Автофігури


Всі чудово знають, що бібліотека Автофігури містить безліч корисних малюнків, які допомагають створювати більш ефектні документи. Істотно розширює можливості застосування Автофігури новий пункт «Інші Автофігури», в якому представлено понад 70 додаткових Автофігури (рис. 4).

Рис. 4. Вікно вибору автофігур


Як ефектно повернути текст


У деяких документах, наприклад в рекламних, маркетингових або у вітальних, іноді з метою залучення уваги текст розташовують уздовж всіх чотирьох сторін будь-якого об'єкта. Можливий такий ефект і в Word – для цього використовуються об'єкти WordArt.


Якщо ви хочете обігнути довгою рядком тексту боку прямокутного об'єкта, то створіть 4 однакових об'єкта WordArt і рівномірно розподіліть по них текст, який повинен знаходитися навколо малюнка. А потім за допомогою обертання поверніть кожен з чотирьох об'єктів WordArt належним чином.


Як підігнати текст за місцем


Бувають ситуації, коли текст потрібно обов'язково розмістити на сторінці, а він злегка не поміщається – буквально на 2-3 рядки. Проблема ця легко вирішується за рахунок зменшення межсимвольной інтервалу. Виділіть текст, який не поміщається належним чином, і скористайтеся командою Формат> Шрифт. У вікні, перейдіть на закладку Інтервал, виберіть ущільнений інтервал і визначте ступінь ущільнення шрифту, ввівши потрібну кількість пікселів (рис. 5). Слід мати на увазі, що встановлювати занадто великий інтервал не бажано – у цьому випадку букви будуть розташовуватися дуже близько одна до одної і текст буде складно читати.

Рис. 5. Вікно зміни інтервалу шрифту


А можна поступити і по-іншому – трохи зменшити розмір шрифту. Зробити це нескладно і вручну, але краще звернутися до спеціально призначеної функції «Підгонка сторінок», за допомогою якої Word миттєво скоротить кількість сторінок у документі за рахунок зменшення усіх шрифтів на дуже малу величину, наприклад на півпункту. Скористайтеся командою Файл> Попередній перегляд і клацніть по кнопці Підгонка сторінок.


Як заощадити час на збереження або закриття всіх відкритих документів


У ряді випадків у процесі довгої роботи в текстовому редакторі одночасно відкритими можуть виявитися дуже багато різних документів. Зазвичай для їх швидкого закриття доводиться закривати Word, а потім знову його відкривати. Зберігати документи також доводиться по черзі. Але це чимала втрата часу – можна поступити простіше і зберегти або закрити всі відкриті документи відразу. Для цього клацніть на команді Файл, утримуючи клавішу «Shift». В результаті команда Файл> Закрити перетвориться в команду Файл> Закрити всі, а команда Файл> Зберегти – в команду Файл> Зберегти всі.


Вибір команди Зберегти все призведе до збереження останніх змін всіх відкритих документів без запрашіванія підтвердження – самі документи при цьому залишаться відкритими. Клацання на команді Закрити всі призведе до закриття всіх відкритих документів і перезапуску програми не буде потрібно.


Як скопіювати текст, не використовуючи буфер обміну


Уявіть, що вам потрібно скопіювати зображення або великий текстовий блок, який ви хочете вставити в свій документ кілька разів. Одночасно ви маєте намір копіювати і вставляти різні шматки тексту. Проблеми, тут, звичайно, ніякої немає, тим більше що в буфері обміну може зберігатися до 24 фрагментів.


Але є й інший спосіб – скопіювати текст, не вдаючись до буфера обміну. Для цього виділіть текст, який потрібно скопіювати. Перенесіть миша в місце копіювання та клацніть її правою кнопкою, одночасно утримуючи клавіші Shift і Ctrl, – в результаті виділений шматок тексту буде вставлений там, де знаходився вказівник миші.


Швидка вставка тексту


Досить часто доводиться вставляти в документи текст, скопійований із зовнішніх джерел, наприклад з Web-сторінок. Якщо діяти звичайним чином, то такий текст буде вставлений разом з параметрами форматування, що дуже незручно.


Тому доводиться вдаватися до спеціальної вставці з допомогою команди Правка> Спеціальна вставка при обраному варіанті Неформатований текст – (рис. 6), але для цього буде потрібно додатковий час. Можна прискорити цей процес за рахунок макросу, який сам викличе діалогове вікно спеціальної вставки і вибере опцію Неформатований текст.

Рис. 6. Вікно спеціальної вставки


Для цього необхідно скопіювати в буфер який-небудь текст, потім увійдіть в меню Сервіс> Макрос> Почати запис. Призначте для нового макросу кнопку на панелі інструментів або комбінацію клавіш, закрийте вікно налаштування і почніть запис макросу, застосувавши команду Правка> Спеціальна вставка> Неформатований текст. Після закінчення цих дій клацніть по кнопці Зупинити запис у панелі інструментів «Запис макросу».


Документи з різною орієнтацією сторінок


У великих документах, наприклад у звітах, нерідко виникають ситуації, коли за сторінками зі звичайною книжковою орієнтацією йдуть одна або кілька сторінок з альбомної орієнтацією (наприклад, з таблицями або графіками), а потім – знову з книжкової і т.д. У цьому випадку користувачі, як правило, створюють окремі документи, в яких сторінки проставляють вручну. Зручніше створювати документи з різною орієнтацією сторінок – у цьому випадку і вся інформація буде знаходитися в одному документі, і ніяких проблем з нумерацією не виникне.


Для цього попередньо в місцях зміни орієнтації сторінок слід вставити розриви сторінок з обов'язковим створенням нового розділу, застосувавши команду Вставка> Розрив і підсвіти рядок Новий розділ зі наступної сторінки (рис. 7). Потім всередині кожного розділу скористайтеся командою Файл> Параметри сторінки і встановіть потрібний варіант орієнтації, застосувавши його «до поточного розділу» (рис. 8).

Рис. 26. Вікно «Очищення поштової скриньки»

наступна стаття серії

Посилання по темі



Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*