Удосконалення документообігу Засоби MS Office 2000. Частина 2

Частина 1


Зміст



Персоніфікація доступу до даних засобами Excel 2000


Microsoft Excel – це засіб, який спочатку в Microsoft Office наділене багатющими можливостями аналізу даних. Вдосконалення можливостей від версії до версії призвело до того, що зараз Excel виходить далеко за рамки стандартного уявлення про табличному процесорі. Засоби, які скромно розташовуються в меню Tools або ховаються під командою Add-Ins в цьому меню, насправді представляють собою потужний апарат для вирішення завдань підбору параметрів (Goal Seek), оптимізації середнього рівня (Solver), статистичного аналізу даних (Data Analysis) та ін Але Excel не був би настільки могутній і універсальний, якщо б з часом не придбав не менш розвинені засоби первинної обробки і представлення вихідних даних, а також доступу до зовнішніх джерел корпоративних даних (таблиць іншого формату, баз даних).


Зведені звіти та зведені графіки


Дані з великих списків і зовнішніх баз можуть бути представлені у вигляді наочних структурованих звітів практично будь-яким користувачем, навіть не знають мов запитів для систем управління базами даних. Ці звіти в подальшому можуть бути оброблені засобами потужного аналітичного апарату, який є зараз в арсеналі Microsoft Excel 2000.


Створити наочний структурований звіт за вихідними даними допоможе процедура DataЅPivotTable and PivotChart Report, джерелом даних для якого можуть служити як власні дані Excel, що складаються з одного або декількох фрагментів, так і дані із зовнішніх по відношенню до Excel корпоративних баз. Зручність процедури полягає в тому, що після визначення джерела даних використовуються однакові кнопки і команди для формування звіту (в більш ранніх версіях ці звіти називалися зведеними таблицями). Механізм роботи процедури формування звітів з вихідними даними такий, що в стандартному режимі Excel зберігає копії вихідних даних у прихованому вигляді на тому ж аркуші, де формується звіт.


Здавалося б, це занадто марнотратно з точки зору використання оперативної і дискової пам'яті, але реально за цією особливістю ховається досить високий рівень гнучкості, що дозволяє, по-перше, майже моментально перебудовувати зовнішній вигляд звіту за допомогою наданих стандартних кнопок на панелі інструментів без безпосереднього звернення до джерела даних, а по-друге, пересилати цей звіт іншому особі, не замислюючись про проблеми доступу цієї особи до джерела даних. Якщо ж проблема обмеження доступу і розповсюдження корпоративних даних досить серйозна, то цю можливість можна легко відключити при створенні звіту за допомогою кнопки Options на останньому етапі процедури або потім за допомогою команди PivotTableЅTable Options, розташованої на панелі інструментів.


Як же врахувати зміни у вихідних даних для актуалізації звіту? Для цього на панелі інструментів у Excel є кнопка Refresh Data, але вона має свою особливість. У разі якщо у якості джерела даних використовується великий список Excel, ця кнопка добре відстежує зміни, пов'язані з редагуванням існуючих вихідних даних і видаленням рядків з вихідного списку, але не відслідковує додавання нових даних у кінець списку. Легко обійти цю проблему за допомогою кнопки PivotTable Wizard, розташованої поруч з кнопкою оновлення даних. Натиснувши на неї, досить перевизначити область вихідних даних, і звіт тут же буде перебудований. Нарешті, якщо для підготовленого звіту потрібно побудувати діаграми, то це робиться одним клацанням миші по відповідній кнопці Chart Wizard на панелі інструментів.


Чи можна побудувати декілька звітів за однаковими вихідними даними? Зрозуміло, кожен з цих звітів можна тримати на окремому аркуші робочої книги і по необхідності зривати чи показувати ці листи за допомогою команд Format-SheetЅHide/Unhide. Якщо це робиться регулярно, то спростити процедури можна за допомогою команди ViewЅCustom Views. Створюючи різні види робочої книги різним набором прихованих і видимих аркушів, можна швидко перемикатися від одного виду до іншого за допомогою тієї ж команди ViewЅCustom Views.


Доступ до зовнішніх даних


Крім стандартних можливостей обміну даними через буфер обміну або за допомогою команд вставки і впровадження об'єктів, Excel має у своєму складі потужну команду DataЅGet External Data. Ця команда дозволяє шляхом створення запитів не тільки отримувати дані з корпоративних баз найрізноманітніших форматів, але і зв'язуватися з Web-серверами на предмет отримання даних зі сторінок HTML. Доступ до баз даних забезпечується універсальним засобом Microsoft Query, яке використовує універсальний механізм доступу до даних ODBC (Open Database Connectivity).


Запит на доступ до зовнішніх баз і ресурсів Web-серверів дозволяє обмежити набір полів, виконати фільтр за значеннями одного або декількох полів (не обов'язково зібраних у запиті) і повернути дані в Excel разом з інформацією про джерело. Це особливо цінно, оскільки команда DataЅRefresh Data у цьому контексті працює правильно і активно використовує інформацію про джерело даних. Нарешті, помітну гнучкість всієї технології доступу до даних надає можливість зберегти опис запиту у вигляді окремого файлу спеціального формату і розмістити його на доступних для співробітників ресурсах.


Корпоративні можливості Power Point 2000


Power Point 2000 пропонує широкий набір шаблонів презентацій. Однак часто буває необхідно створити власний шаблон, який відповідає фірмовому стилю організації. Як правило, цей шаблон повинен містити логотип фірми і використовувати певні кольори.


Створити власний шаблон простіше за все на основі існуючого стандартного шаблону. Відкривши найбільш відповідний шаблон в папці «Дизайни презентацій» (Presentation Designs) і зробивши необхідні зміни, можна зберегти його під іншим ім'ям як шаблон. Власні шаблони доцільно зберігати в окремій папці. Для цього в діалоговому вікні команди «ФайлЅСохраніть як» (FileЅSave As) необхідно створити нову папку і зберегти шаблон в ній. У цьому випадку при створенні нової презентації командою «ФайлЅСоздать» (FileЅNew) всі створені вами шаблони будуть знаходитися на окремій вкладці.


Якщо жоден з наявних у програмі Power Point 2000 шаблонів вас не влаштовує, то можна отримати новий шаблон, створивши порожню презентацію (Blank Presentation). Викликавши зразки слайдів і заголовків (Slide Master і Title Master) у меню «Вид» (View), слід внести необхідні зміни (колір фону, колір написів, гарнітура і розмір шрифту і т.д.) і зберегти презентацію як шаблон.


Імпорт структури презентації з Microsoft Word


Якщо зміст презентації вже було сформовано в іншому додатку, наприклад в текстовому процесорі Word, недоцільно створювати його заново у програмі Power Point 2000. Раніше створений звіт або текст виступу може служити основою для майбутньої презентації, що значно скоротить час її створення.


Проте слід мати на увазі, що документ попередньо повинен бути підготовлений особливим чином. Зокрема, текст, який буде заголовком слайда, повинен бути відформатований стандартним стилем «Заголовок 1» (Heading 1), текст маркованого списку першого рівня – стилем «Заголовок 2» (Heading 2) і т.д. Якщо вибрати в текстовому процесорі Word команду «ФайлЅОтправітьЅMicrosoft Power Point (FileЅSend ToЅMicrosoft Power Point), то буде створена презентація з експортним текстом.


Відправлення структури презентації в Microsoft Word


У програмі Power Point 2000 можна перетворити інформацію презентації в текстовий документ Word і надалі проводити редагування та форматування документа за допомогою текстового процесора.


За допомогою команди «ФайлЅОтправіть (FileЅSend ToЅMicrosoft Word) програма Power Point 2000 ініціює запуск Microsoft Word 2000 і переносить у нього структуру або сторінки нотаток. Якщо надалі знадобиться, щоб зміни, зроблені у презентації, відбивалися в текстовому документі, то перенесення структури слід здійснити зі зв'язком.


Додавання презентації в текстовий документ


Припустимо, що необхідно забезпечити демонстрацію слайд-фільму зі сторінки документа Word. У цьому випадку в документі відображається тільки копія першого слайда презентації, подвійне клацання миші по якому запустить слайд-фільм. У текстовий документ можна додати всю презентацію цілком або її окремі слайди.


Щоб додати всієї презентації в текстовому документі слід вибрати команду «ВставкаЅОб'ект» (InsertЅObject), клацнути на перемикачі «Створити з файлу» (Create From File) і знайти файл презентації. Для автоматичного оновлення зміненого документа в текстовому документі при додаванні слід встановити прапорець «Зв'язок із файлом» (Link To File). Установка прапорця «У вигляді значка» (Display As Icon) дозволить заощадити простір у документі.


Щоб додати в текстовий документ окремих слайдів презентації слід, виділивши слайди в режимі сортувальника (Slide Sorter), скопіювати їх в буфер обміну. У вікні текстового процесора команда «ПравкаЅСпеціальная вставка »(EditЅPaste Special) дозволить виконати додавання вибраних слайдів в текстовий документ.


Використання таблиць Microsoft Excel у презентаціях


У переважній більшості випадків інформація у презентації представляється у вигляді слів, а не чисел. Однак для більшої переконливості можна представити на слайдах числові дані і проаналізувати їх з допомогою електронної таблиці.


Якщо електронна таблиця раніше не існувала, то можна створити її на слайді, використовуючи піктограму «Вставити таблицю Microsoft Excel» (Insert Microsoft Excel Worksheet) або команду «ВставкаЅОб'ект» (InsertЅObject). В якості нового об'єкта слід вибрати «Лист Microsoft Excel».


Якщо таблиця вже була створена в Microsoft Excel, то її можна додати в слайд презентації командою «ВставкаЅОб'ект» (InsertЅObject), вибравши варіант «Створити з файлу» (Create From File). У разі необхідності можна здійснити зв'язок з електронною таблицею або вставити її в слайд у вигляді значка.


Щоб додати частині електронної таблиці слід виділити діапазон у програмі Microsoft Excel, скопіювати в буфер обміну, а потім додати в слайд презентації командою «ПравкаЅСпеціальная вставка» (EditЅPaste Special).


За аналогією з програмою Microsoft Word можна додати презентацію в робочий аркуш Microsoft Excel.


Використання даних електронних таблиць в діаграмах слайдів


Графічне представлення даних дозволяє зробити виступ перед аудиторією більш наочним. Модуль Microsoft Graph, що входить у комплект постачання Power Point 2000, дозволяє створити діаграми різних типів. Якщо дані для діаграми вже були введені в електронну таблицю Microsoft Excel, то вводити їх повторно немає необхідності.


Для реалізації найпростішої процедури передачі даних з аркуша Microsoft Excel в таблицю даних Graph можна виконати через буфер обміну або, перебуваючи в таблиці даних Microsoft Graph, виконати команду «ПравкаЅІмпорт» (EditЅImport File). В обох випадках дані лише копіюються в слайд презентації.


Встановлення зв'язку між даними аркуша Microsoft Excel і даними таблиці Microsoft Graph забезпечує автоматичне оновлення чисел у таблиці Graph синхронно з їх зміною в документі Excel. Для цього, скопіювавши дані в буфер обміну в програмі Microsoft Excel, слід виконати команду «Правка – Вставити зв'язок» (Edit – Paste Link) у програмі Microsoft Graph.


Додавання до презентації посилань на інші документи


Часто під час проведення презентації можуть виникати питання, що дозволяють зробити ті чи інші висновки. Так як слайди повинні бути максимально інформативними і в той же час містити невелику кількість тексту, то акти, накази, укази, закони та інші документи можуть міститися в презентації у вигляді посилань. Посилання може бути пов'язана з текстом слайда (гіперпосилання) або з керуючою кнопкою на слайді.


Для створення гіперпосилання слід виділити текст, до якого вона буде ставитися, і вибрати команду «ВставкаЅГіперссилка» (InsertЅHyperlink). Гіперпосилання може визначати файл на локальному або мережевому диску або адреса сторінки в Інтернеті. У будь-якому випадку, в режимі показу слайдів (Slide Show) при клацанні мишею по тексту гіперпосилання відбудеться відкриття відповідного об'єкта (файлу або сторінки).


Створити кнопку, клацання мишею по якій призведе до відкриття об'єкта, можна командою «Показ слайдовЅУправляющіе кнопки» (Slide ShowЅAction Buttons). Якщо наявність кнопки необхідно на всіх слайдах презентації, то вона повинна бути створена у зразку слайдів.


Трансляція презентації в мережі


Сучасні презентації – це не тільки те, що показують клієнтам. Power Point 2000 дозволяє організувати синхронну трансляцію презентації на кілька комп'ютерів з метою ознайомлення або навчання співробітників фірми.


Для організації групової трансляції презентації слід вибрати команду «Показ слайдовЅПрямое вещаніеЅНастроіть і спланувати» (Slide ShowЅOnline BroadcastЅSet Up And Schedule). На вкладці "Налаштування мовлення »(Broadcast Settings) вкажіть, чи плануєте ви у презентації голосовий супровід, а заодно і трансляцію зображення коментатора. За допомогою кнопки «Параметри сервера» (Server Options) вказати папку, в якій буде зберігатися презентація. При встановленому прапорці «Не використовувати сервер NetShow (Don't Use A NetShow Server) презентацію можуть спостерігати максимум 15 чоловік. Клацнувши по кнопці «Запланувати мовлення »(Schedule Broadcast), необхідно вибрати час початку та закінчення заходу і розіслати по електронній пошті повідомлення.


За кілька хвилин до призначеного часу виберіть команду «Показ слайдовЅПрямое вещаніеЅНачать мовлення» (Slide ShowЅOnline BroadcastЅBegin Broadcast).


Що в підсумку


Досвід експлуатації Microsoft Office 2000 в організаціях показує, що програма дозволяє по-новому організувати процес обробки та отримання інформації, спільну роботу колективу користувачів над документами. Перехід організації на Office 2000 дає можливість не тільки знизити сукупну вартість володіння інформаційною системою, але і підвищити ефективність роботи організації в цілому.


Дослідження, проведені аналітиками Microsoft1, показали, що використання в різних організаціях конфігурації «Microsoft Office 2000 + Microsoft Exchange Server 5.5» для більшості категорій працівників дозволяє підвищити ефективність роботи більшості категорій працівників у порівнянні з конфігурацією «Microsoft Office 97 + Microsoft Exchange Server 5.5» наступним чином:



Нові засоби установки і адміністрування Microsoft Office 2000, а також настроювані меню і розширені можливості Office Assistant дозволяють в середньому в 2 рази зменшити витрати часу на обслуговування робочих місць.


На закінчення кілька цифр. Згідно з розрахунками, середньорічний економічний ефект від використання Microsoft Office 2000 спільно з продуктами Back Office для невеликого вітчизняного підприємства при наявності одного сервера і 20 робочих станцій складає близько 43 тис. дол Для середніх і великих підприємств ці показники збільшуються. Так, наприклад, для великої компанії з центральним апаратом, з 75 філіями, з 50 тис. робочих місць і розвиненою інфраструктурою середньорічний ефект протягом 5 років експлуатації становитиме приблизно 20 млн. долл.2


Є над чим замислитися …

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*