Як створювати свої шаблони документів

Досить часто в процесі своєї діяльності ми створюємо однотипні документи: акти, накази, листи, договори, курсові роботи … Всі ці документи, як правило, містять якісь текстові або графічні елементи: заголовки, реквізити, логотипи і т.п., що повторюються в кожному документі.


Недосвідчений користувач, створюючи черговий документ, або змушений використовувати і правити вже існуючий і містить в собі ці елементи документ, або просто копіювати в новий документ ті чи інші елементи, знову ж таки, зі старого файлу. Притому усвідомлюючи, що і в цьому випадку редагування неминуче.


Ця рутина може бути скорочена до мінімуму, якщо створювати документ на основі шаблону. Іноді ще шаблони називають "рибами". Втім, як не називай, а шаблони дійсно дозволяють в рази збільшити ефективність роботи.


Отже, приступимо.



  1. Створимо новий документ.
  2. Відразу ж збережемо його. Зайдемо в меню Файл (File) і виберемо команду Зберегти як … (Save as …). Відкриється діалогове вікно Збереження документа, в якому нам треба вибрати в полі Тип файлу (Save as type) тип Шаблон документа (*. dot) (Document Template (*.dot).

    За замовчуванням буде відкрито папку Шаблони, в якій зберігаються всі шаблони. Дайте файлу ім'я та натисніть кнопку Зберегти.


  3. Визначаємо, які елементи (текст і графіка) і де саме будуть розташовуватися в документі.

Як правило, всі офіційні листи містять такі елементи, як: назву організації, логотип, реквізити. У самому тексті листа може бути ввічливе ставлення до одержувача листа і, власне, сам текст листи. У кінці листа наводиться найменування посади керівника організації з його підписом.
Візьмемо за основу подібну структуру письма.
Назва організації ми розмістимо у верхній частині документа по центру. Для цього:



  1. Надрукуємо назва нашої організації прописними літерами, наприклад:
    ТОВ "Білі ночі". Натискаємо клавішу Enter і переходимо на новий рядок.

    Не забудьте зберегти отриманий шаблон.


    Тепер, щоб скористатися цим шаблоном для створення листа, вам треба зайти в меню Файл (File) і вибрати команду Створити (New). Справа з'явиться Область завдань, в якій треба вибрати опцію Загальні шаблони (On my computer). Відкриється вікно з доступними шаблонами. Вибираєте ваш шаблон і натискаєте OK. Новий документ на основі вашого шаблону буде завантажений в Word. Додавайте свої дані в поля і насолоджуйтеся автоматизацією.

    Схожі статті:


    Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

    Коментарів поки що немає.

    Ваш отзыв

    Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

    *

    *