Корисні поради з MS Office. Частина 8

попередня стаття серії

Зміст



Велика частина офісних завдань вирішується на комп'ютері в середовищі MS Office, перш за все в додатках Word, Excel, Outlook і PowerPoint. Для роботи з цими програмами достатньо мінімальних знань, тим не Проте в багатьох ситуаціях додаткові прийоми допоможуть заощадити масу часу і зусиль. На деякі способи підвищення ефективності роботи у вищевказаних програмах ми і зупинимося в цій статті.

MS Word


Швидке виправлення помилок


При введенні тексту, редактор Word автоматично перевіряє його на наявність помилок, і якщо слово написано неправильно (або відсутній у словнику), то підкреслює його червоною хвилястою лінією. Для прискорення процесу виправлення помилок у тексті краще приступити до перевірки орфографії після закінчення набору тексту. Для цього клацніть правою кнопкою миші по першому підкресленому речі, а потім з контекстного меню виберіть потрібний варіант. При відсутності варіантів виправляти помилку доведеться самостійно. Щоб швидко перейти до наступного слова з помилкою, натисніть комбінацію клавіш Alt + F7 і повторіть операцію.

Анімаційні меню


Мало хто знає про цікаву можливості Word по анімаційної настроювання меню. Щоб нею скористатися, виберіть команду Сервіс => Налаштування => Параметри, А потім у полі зі списком Ефект при виведенні меню встановіть один з пропонованих варіантів (рис. 1) і клацніть по кнопці Закрити. Після цього виберіть будь-який пункт меню і оцініть результат.

Рис. 1. Вибір анімаційного ефекту для меню

Швидке повторення останньої дії


Якщо необхідно повторити одне і те ж дію кілька разів (наприклад, додати кордону, застосувати напівжирне накреслення до виділеного слова, вставити малюнок або файл, додати рядки або стовпці в таблиці і т.д.), зручніше за все скористатися клавішею F4. Кожного разу при її натисканні програма буде повторювати виконане вами остання дія, що може виявитися дуже зручним як в процесі підготовки документа, так і при наведенні остаточного лиску.

Арифметичні дії у Word


Обчислити будь-яку суму в Excel не складає труднощів: напишіть у клітинці, наприклад, = 234 +45, натисніть клавішу Enter, і результат перед вами. Виявляється практично те ж саме можна і в Word. Для обчислення арифметичного виразу натисніть комбінацію клавіш Ctrl + F9, надрукуйте вираз (рис. 2), а потім натисніть клавішу F9 – програма порахує і видасть результат.

Рис. 2. Проміжна стадія виконання обчислень у Word

Швидкий виклик діалогового вікна Абзац


Як правило, діалогове вікно Абзац відкривають з контекстного меню, клацнувши правою кнопкою на самому абзаці і вибравши команду Абзац, або з командного меню командою Формат => Абзац. Є й більш швидкий спосіб: помістіть курсор на форматується абзац і двічі клацніть мишею по будь-якому з маркерів абзацу на горизонтальній лінійці (мал. 3).

Рис. 3. Маркер горизонтальної лінійки

Баланс колонок


При створенні документів, текст у яких розбитий на колонки, нерідко виникає така проблема: як вирівняти ці колонки на останній сторінці. За замовчуванням Word робить першу колонку у всю висоту сторінки, а другу формує з залишився тексту.

Справитися з цією проблемою досить просто: вставте новий розділ документа на поточній сторінці, і баланс між колонками буде досягнутий. Для цього встановіть курсор в самому кінці документа і в меню Вставка => Розрив виберіть варіант Новий розділ на поточній сторінці (рис. 4) – колонки стануть однаковими.

Рис. 4. Вставка нового розділу

Друк при дублюванні номерів сторінок


У деяких випадках нумерація сторінок у документі може повторюватися, наприклад при підготовці серій однотипних документів, які насправді є частинами більш об'ємних документів, в які потім і будуть вставлені. У цьому разі номери сторінок у вихідному документі будуть повторюватися, адже, скажімо, графік професійного зростання працівника як для Іванова, так і для Петрова повинен у підсумковому документі значитися як сторінка під номером 2.

У такій ситуації у вас можуть виникнути проблеми під час друку документа з повторюваними сторінками. Наприклад, вказавши у вікні друку необхідність виведення на принтер 2-ї сторінки, ви тим самим відправите на друк всі другі сторінки документа. Якщо ж надрукувати потрібно лише одну конкретну другу сторінку з даними Іванова, можна задати у вікні друку номер роздруковувати сторінки в загальному вигляді (рис. 5). Буква p у вираженні буде означати номер сторінки, а літера s – номер розділу.

Рис. 5. Друк другої сторінки з третього розділу

Зміна масштабу схеми, намальованої у редакторі Word


Якщо схема нескладна і без дрібних деталей, то змінити її масштаб легко-досить згрупувати схему, клацнувши на кнопці Дії та вибравши команду Групувати, а потім вручну змінити розмір схеми, перетягнувши один з її кутових маркерів потрібним чином.

Складніше йде справа, якщо в схемі фігурує багато дрібних деталей, які можуть стати неудобочітаемимі при такому перетворенні. У цьому випадку можна зберегти документ зі схемою в HTML-форматі (команда Файл => Зберегти як Web-сторінку), Попередньо встановивши в меню Сервіс => Параметри => Загальні => Параметри Web-документа => Картинки максимально можливе число точок на дюйм, допустима для вашого монітора (мал. 6). А потім змінити масштаб схеми вже в Web-документі – якість схеми буде вище.

Рис. 6. Зміна параметрів Web-документа

Межі у вкладених таблиць


При підготовці реклами інформацію досить часто доводиться розміщувати в таблицях, причому в одну таблицю можуть бути вкладені друга і навіть третя. Оскільки в більшості випадків кордону таблиць в рекламі не повинні бути видні, то вони віддаляються звичайним способом після виділення відповідної таблиці, натискання правої кнопки і вибору з контекстного меню команди Межі й заливка => Кордони з видаленням відповідних кордонів.

При цьому після виділення всієї таблиці та виконанні вищеназваної операції зовсім необов'язково, що будуть видалені кордону у вкладених таблиць (мал. 7) – для їх видалення вкладені таблиці доведеться виділяти окремо і виконувати ту ж послідовність дій (рис. 8).

Рис. 7. Результат видалення меж у таблиці з вкладеною таблицею (була виділена вся таблиця)

Рис. 8. Вихідна таблиця, в якій сховані як кордони основної таблиці, так і межі вкладеної таблиці

Складна нумерація


Проставити номери сторінок у документі зазвичай буває легко – досить скористатися командою Вставка => Номери сторінок і вказати особливості вставки номерів. Складніше, якщо веб-сторінки документа мають різну орієнтацію: тоді при самоскидальному нумерації в усьому документі, наприклад у правому верхньому кутку, після зшивання аркушів вийде, що на книжкових сторінках номери коштують, де належить, а на альбомних – Не в правому, а в лівому верхньому кутку сторінки, та ще з поворотом на 90 °.

Дозволити подібну ситуацію можна кількома способами. Так, можна створити замість одного два документи: перший буде містити тільки книжкові сторінки, а на місці альбомних сторінок тут будуть фігурувати книжкові, але порожні, другий, навпаки, буде складатися тільки з альбомних сторінок. Нумерація в кожному документі проставляється індивідуально: у книжковому номери ставляться в правому верхньому кутку, а в альбомному – У правому нижньому кутку з наступною зміною орієнтації номера сторінки командою Формат => Напрямок тексту (рис. 9). При цьому при роздруківці обох документів потрібно друкувати лише сторінки з даними, а порожні – пропускати.

Рис. 9. Зміна орієнтації номера сторінки для альбомного варіанту документа

Є й інший варіант, але він прийнятний лише для невеликої документа: сторінки можна проставити вручну в спеціально зроблених для цього написах. При цьому на альбомних сторінках точно так само необхідно буде змінити орієнтацію тексту.

Перетворення таблиці в текст


Якщо вам часто доводиться копіювати документи з Інтернету в Word, значить, вам постійно потрібно перетворювати таблиці в тексти. Нічого складного в цій операції немає – досить встановити курсор на таблицю і вибрати команду Таблиця => Перетворити => Таблицю в текст. Однак при великій кількості таблиць, часто ще й багаторазово вкладені, всі ці перетворення віднімають чимало часу. У такій ситуації дуже корисним може виявитися збережений у шаблоні Normal.dot спеціальний макрос, що виконує дане перетворення, а для більшої зручності макрос варто винести на панель інструментів.

Щоб створити макрос, встановіть курсор в таблицю, яку потрібно перетворити на текст, скористайтеся командою Сервіс => Макрос => Почати запис, клацніть по кнопці Панелі – відкриється вікно Настройка. Виділіть створений макрос у правій частині цього вікна (мал. 10), встановіть його збереження в шаблоні Normal.dot і перетягніть макрос на панель інструментів (мал. 11).

Рис. 10. Вікно Налаштування зі створюваним макросом

Рис. 11. Поява кнопки макросу на панелі інструментів

Закрийте вікно Настройка, клацнувши по кнопці Закрити, виконайте команду Таблиця => Перетворити => Таблицю в текст і зупиніть дію макросу, клацнувши по кнопці Зупинити запис.

Тепер потрібно перейменувати макрос відповідним чином – для цього відкрийте вікно Настройка командою Сервіс => Налаштування, клацніть правою кнопкою на створеному макросі в панелі інструментів та у вікні, меню в рядку Ім'я змініть ім'я макросу (рис. 12).

Рис. 12. Перейменування макросу

Автоматизація посилань на список літератури


Якщо необхідно неодноразово посилатися на джерело зі списку літератури, то має сенс автоматизувати цей процес. Для цього при створенні списку літератури на початку або в кінці кожного джерела вставляйте закладку (за замовчуванням мітка закладки прихована). Назва закладки принципового значення не має – все залежить від конкретної ситуації. Якщо список літератури остаточний і подальшої коригуванні не підлягає, то зручніше за все в якості міток використовувати номери в списку (правда, треба мати на увазі, що ім'я закладки не може починатися з номера, тому доведеться давати імена типу "З1", "З2" і т.д.). Мітки можна зробити і більш складними, наприклад "Автор_Первое слово назви статті" і т.п.

Для додавання закладки виділіть елемент, якому слід призначити закладку, у меню Вставка виберіть команду Закладка, в полі Ім'я закладки введіть потрібне ім'я. Ім'я закладки має починатися з літери; в ньому можуть використовуватися цифри, але не повинно бути пробілів. Якщо потрібно розділити слова в імені закладки, то скористайтеся знаком підкреслення. Після закінчення натисніть кнопку Додати (рис. 13).

Рис. 13. Додавання закладки на джерело зі списку літератури

У самому тексті зробіть звичайні гіперпосилання на відповідні закладки, застосувавши команду Вставка => Гіперпосилання, клацніть на кнопку Закладка і вкажіть потрібне джерело зі списку літератури (рис. 14).

Рис. 14. Вибір закладки як посилання на джерело зі списку літератури

Головка таблиці


Досить незручно працювати з багатосторінковими таблицями, коли голівка таблиці наводиться лише на першій сторінці, а на всіх наступних доводиться тільки гадати, яка інформація розташована в тому чи іншому стовпці. Виправити цей недолік можна, включивши відображення шапки таблиці на всіх наступних сторінках. Для цього виділіть перший рядок (яка і є головкою таблиці), а потім у контекстному меню, викликаному правою кнопкою миші, виберіть команду Властивості таблиці => Рядок і встановіть прапорець Повторювати як заголовок на кожній сторінці

Складніше йде справа, якщо друкувати таблицю потрібно відповідно до ГОСТу. У цьому випадку перед багатосторінкової таблицею повинен фігурувати заголовок "Таблиця …", на останній сторінці таблиці необхідно вказати "Закінчення таблиці", а на всіх інших сторінках таблиці – "Продовження таблиці". На практиці подібну таблицю доводиться створювати з трьох окремих, якщо, звичайно, ви не хочете кожного разу друкувати заголовки таблиці вручну.

Перша і остання сторінки таблиці в цьому випадку оформляються окремо. Відповідно на першій сторінці додається заголовок "Таблиця …", на останній -" Закінчення таблиці ".

Перед другою сторінкою потрібно зробити розрив сторінки і створити новий розділ командою Вставка => Розрив => Новий розділ з наступної сторінки. Далі додайте перед таблицею два рядки: першу – для заголовка "Продовження таблиці" з кордоном тільки знизу, а другу – з голівкою. Потім повторіть ці два рядки в якості заголовка таблиці (рис. 16) командою Властивості таблиці з контекстного меню, встановивши на вкладці Рядок прапорець Повторювати як заголовок на кожній сторінці. Результат може нагадувати рис. 17.

Рис. 16. Повтор двох рядків як головки багатосторінкової таблиці

Рис. 17. Попередній перегляд проміжної частини багатосторінкової таблиці

MS Excel


Налагодження формул


Процес налагодження формул може виявитися трудомістким, особливо якщо вони містять кілька вкладених функцій. У такому випадку краще підстрахуватися: скопіювати набрану вами формулу в іншу клітинку без знака рівності (у такому вигляді Excel сприйме її просто як текст), а потім починайте експериментувати з нормальною формулою. Навіть якщо ви її зіпсуєте, нічого страшного не станеться, адже в будь-який момент можна буде скористатися попередньо зробленої текстової копією.

Автоматична вставка назв з порядковими номерами


Якщо стовпець або рядок складається з будь-яких назв з порядковими номерами, наприклад "1 склад", "2 склад" або "Склад 1", "Склад 2" і т.д., то зовсім не обов'язково вводити кожне наступне назву вручну. Досить ввести перша назва, встановити мишу в правий нижній кут комірки (маркер перетвориться на знак "+") і перетягнути виділення за правий нижній кут (рис. 18). Правда, такий порядок не спрацює, якщо порядковий номер знаходиться в середині фрази.

Рис. 18. Копіювання назв шляхом перетягування

Вставка декількох порожніх рядків або стовпців


Якщо в таблиці є кілька несуміжних стовпців (або рядків), перед кожним з яких потрібно вставити порожній стовпець (або рядок), то це можна здійснити за один прийом. Виділіть відповідні стовпці (Або рядка) при натиснутій клавіші Ctrl, натисніть праву кнопку миші і виберіть з контекстного меню команду Додати комірки (рис. 19) – перед усіма виділеними об'єктами будуть водночас додані порожні стовпці (або рядка).

Рис. 19. Додавання декількох порожніх рядків

Швидка зміна ширини стовпця


Як правило, ширину стовпця (або кількох стовпців) змінюють, перетягуючи кордон його заголовка до необхідного значення. Деяка незручність цієї операції полягає в тому, що при великих таблицях вибрати правильну величину досить складно – не виключена ймовірність, що на наступному екрані в стовпці виявляться більш довгі назви, які не помістяться туди по ширині. Тому в таких випадках краще надати вибір оптимальної ширини стовпця самій програмі. Для цього двічі клацніть мишею на правій межі заголовка виділеного стовпця (курсор прийме вигляд хрестика із стрілками на кінцях), і ширина стовпця установиться по ширині комірки з самим довгим текстом.

Зникаючі примітки


У більшості випадків примітки роблять прихованими, залишаючи видимими лише індикатори приміток. Проте іноді, наприклад після додавання приміток іншим співробітником, переважно відразу побачити всі додані примітки. Для цього досить вибрати команду Сервіс => Параметри => Вид і в розділі Примітки встановити варіант Примітки та індикатори (рис. 20).

Рис. 20. Вибір відображення примітки разом з індикатором

Однак іноді цей спосіб не спрацьовує, і як і раніше виявляються видно тільки індикатори, а примітки висвічуються лише при наведенні на них миші. Дана ситуація можлива в тому випадку, якщо у вас відключено відображення об'єктів. Щоб знову всі об'єкти стали відображуваними, скористайтеся командою Сервіс => Параметри => Вид і в розділі Об'єкти виберіть варіант Відображати (рис. 21).

Рис. 21. Включення відображення об'єктів

Складне копіювання


При використанні буфера обміну в Excel різні параметри пам'яті, наприклад формати клітинок, ширина колонок і пр., зберігаються окремо. І цим ви можете в ряді випадків скористатися.

Якщо ви просто вставляєте інформацію з буфера, то при цьому у вас порушується ширина колонок, вставляються формули, які в підсумку стають недійсними, та ін Якщо ж ви скористаєтеся спеціальної вставкою, то вибрати кілька характеристик вставляється інформації Excel не дозволить, в результаті чого вам доведеться витратити більше часу на копіювання ретельно відформатованих на іншому аркуші або в іншій таблиці даних.

В якості рішення можна запропонувати двоетапну вставку: спочатку скопіювати початкові дані в буфер обміну, потім перейдіть в місце вставки і вставте їх звичайним чином, натиснувши праву кнопку миші і вибравши з контекстного меню команду Вставити (рис. 22). А потім клацніть на вставленому блоці даних правою кнопкою миші (блок при цьому повинен бути як і раніше виділеним) і виберіть із контекстного меню пункт Спеціальна вставка (рис. 23), вказавши той параметр, який вам потрібно скорегувати, наприклад ширину стовпців (рис. 24). Ширина стовпців стане такою ж, як і у вихідній таблиці, і вам не доведеться підганяти її заново.

Рис. 22. Результат звичайної вставки – ширина стовпців змінилася

Рис. 23. Вибір спеціальної вставки поверх виділеної зони осередків

Рис. 24. Спеціальна вставка з урахуванням збереження ширини стовпців

Прискорення друку таблиць


Якщо вам доводиться друкувати багато документів у кількох примірниках, то зверніть увагу на опцію Розібрати по копіях (команда Файл => Печать – рис. 25).

Рис. 25. Вікно Друк з встановленою опцією Розібрати за копіями

Припустимо, що вам необхідно роздрукувати платіжне доручення (що складається з однієї сторінки) у трьох примірниках – при цьому опція Розібрати за копіями буде встановлена. У результаті програма тричі пошле на друк документ і принтер буде "замислюватися" перед кожною сторінкою.

При вимкненій опції Excel посилає на друк документ лише один раз, але із зазначенням кількості примірників. При цьому принтер починає підготовку до друку наступної сторінки ще до того, як закінчить друкувати попередню. У результаті при друці великої кількості документів виходить значна економія часу.

Створення зведеної відомості


Уявіть собі документ Excel, в якому є кілька листів, наприклад п'ять. На кожному аркуші йде облік, скажімо, продукції відповідно до певним кодом. В кінці місяця необхідно складання загальної відомості, в якій повинні фігурувати дані з усіх п'яти листів з проміжним підсумовуванням по кожному коду продукції. Створити таку відомість вручну не складає труднощів, але все ж процес краще автоматизувати, особливо якщо враховуються листів більше і в кожному з них чимала кількість записів.

Це завдання, звичайно, передбачає написання макросу вручну, але є й простіший, хоча і не повністю автоматизований спосіб. Потрібно автоматично створити макрос на виділення та копіювання інформації з конкретного листа, а всі інші операції виконувати вручну – при великій кількості листів і записів вам вдасться заощадити до 30% вашого часу. Для створення макросу скористайтеся командою Сервіс => Макрос => Почати запис, перейдіть на лист, зміст якого слід скопіювати, встановіть маркер в клітинку A1, натисніть клавішу Shift для виділення, а потім комбінацію клавіш Ctrl + End для переміщення маркера в праву нижню клітинку даних. У підсумку виявляться виділеними все цікавлять вас дані. Натисніть праву кнопку миші і виберіть з контекстного меню команду Копіювати – дані скопіюються в буфер обміну. Завершіть дію макросу натисканням на кнопку Зупинити запис.

Після цього створіть лист для зведеної відомості, встановіть курсор у місце вставки і вставте дані з буфера обміну. Тепер перейдіть на лист з іншими даними, запустіть макрос, знову поверніться на лист зведеної відомості і вставте дані (рис. 26) і т.д. Після цього вам залишиться лише обчислити підсумки, і зведена відомість буде готова.

Рис. 26. Проміжний етап створення зведеної відомості

MS PowerPoint


Автоматичний показ слайдів по колу і максимальне обмеження можливостей користувача


При проведенні презентацій на публічних заходах, наприклад на виставках, важливо докласти максимальні зусилля для того, щоб презентація безперервно працювала і щоб у опинилися поблизу користувачів не виникало бажання зупинити її в сприятливий момент і переключитися на щось більш захоплююче. Для цього, по-перше, потрібно змусити презентацію працювати безперервно, а по-друге, зробити так, щоб користувач не зміг переключитися на Панель завдань і меню Пуск.

Для цього командою Показ слайдів => Налаштування презентації в області Показ слайдів потрібно вибрати варіант Автоматичний (повний екран) (рис. 27). У цьому ж вікні потрібно визначити і спосіб зміни слайдів, вибравши варіант За часом (природно, конкретний час для зміни слайдів повинна бути попередньо визначено). При такому підході користувач буде бачити на екрані тільки вікно презентації, але не зможе переключитися на панель завдань, причому йому не допоможе знання комбінації клавіш Alt + Tab (звичайно, якщо ви самі не завантажили собі іграшку, щоб пограти в відсутність відвідувачів). Щоправда, і в цьому випадку хитромудрий користувач все ж може зупинити хід презентації, скориставшись клавішею Esc або комбінацією клавіш Ctrl + Break.

Рис. 27. Вибір автоматичного показу слайдів по колу

Збільшення продуктивності показу слайдів


Якщо відтворення презентації відбувається занадто повільно, можна спробувати виконати одну з таких дій.

По-перше, можна зменшити роздільну здатність екрану для показу слайдів презентації. У меню Показ слайдів команду Настройка презентації і в полі Дозвіл показу слайдів установіть варіант 640×480 (рис. 28). Однак майте на увазі, що зміна дозволу може призвести до деякого зміщення зображення слайда й до погіршення якості. Якщо зміна якості візуально помітно, то від цього варіанту прискорення доведеться відмовитися – у цьому випадку встановіть інший дозвіл або виберіть у списку параметр Використовувати поточний дозвіл.

Рис. 28. Зміна дозволу екрану для показу слайдів

По-друге, для оптимальної швидкодії можна спробувати встановити колірну палітру 16 біт. Для цього натисніть кнопку Пуск, виберіть команду Настройка => Панель управління => Екран і відкрийте вкладку Налаштування, а потім в області Колірна палітра виберіть зі списку параметр High Color (16 біт) – рис. 29.

Рис. 29. Зміна колірної палітри

Є і третій спосіб, який іноді може допомогти: у меню Показ слайдів виберіть пункт Настройка презентації і встановіть прапорець Використовувати апаратне прискорення обробки зображення (рис. 30). Якщо на комп'ютері є така можливість, то PowerPoint спробує нею скористатися. Однак дана функція може бути відсутнім на комп'ютері, а даний спосіб може і призвести до небажаних наслідків під час демонстрації. У такому разі від нього доведеться відмовитися.

Рис. 30. Дозвіл апаратного прискорення обробки зображень

Фонова музика для презентації


У більшості випадків розробники презентації обмежуються впровадженням лише короткі уривки для того чи іншого слайда, але часом презентація буде виглядати ефектніше в супроводі фонової музики (або якогось оповідання), яка не буде припинятися при зміні кадрів.

Попередньо підготуйте компакт-диск з відповідною музикою (або мовою) і вставте його в пристрій для читання компакт-дисків. Виділіть перший слайд (або той слайд, з якого має бути запроваджений музичний ефект). Виберіть команду Вставка => Фільми та звуки => Запис із компакт-диска, при необхідності в полі Відтворення доріжки компакт-диска встановіть номери першої та останньої записів (Для відтворення тільки одного запису або частини запису введіть один і той самий номер у обидва поля) і увімкніть безперервне відтворення (рис. 31). Для автоматичного відтворення музичного супроводу при показі слайда натисніть кнопку Так.

Рис. 31. Вікно налаштування параметрів звуку

Якщо необхідно, щоб музичний супровід тривало при показі кількох чи навіть усіх слайдів, виділіть на слайді значок компакт-диска, клацніть по ньому правою кнопкою миші і в контекстному меню виберіть команду Настройка анімації. Клацніть правою кнопкою у вікні Настройка анімації на імені фонового звуку (мал. 32) і виберіть із меню команду Параметри ефектів. Щоб музичний супровід тривало під час показу декількох слайдів, установіть перемикач у групі Закінчити у позицію Після, а потім укажіть потрібну кількість слайдів (рис. 33).

Рис. 32. Вибір команди Параметри ефектів

Рис. 33. Установка звукового фонового супроводу для групи слайдів

Варто мати на увазі, що для фонового відтворення мелодії або коментарів компакт-диск під час демонстрації презентації повинен перебувати у пристрої для читання компакт-дисків.

MS Outlook


Вибір папки за замовчуванням


Відразу після установки Outlook за замовчуванням відкривається папка Outlook сьогодні, що влаштовує далеко не всіх – більшість користувачів віддають перевагу папці Вхідні. Дану ситуацію легко змінити: виберіть команду Сервіс => Параметри => Додатково, клацніть на кнопці Додаткові параметри й у розділі Загальні параметри виберіть відкривається за замовчуванням папку (рис. 34).

Рис. 34. Вибір папки Вхідні як папку, яка відкривається за замовчуванням

Повідомлення з картинками


У листах картинки можуть перебувати в тілі повідомлення (тоді ви побачите їх як в онлайні, так і в офлайні), або лист насправді не містить картинку, а всього лише посилання на неї (сама ж картинка при цьому знаходиться на відповідному Web-сайті, що практикується в повідомленнях розсилок). В останньому випадку в онлайні ви картинки побачите, а от відкривши лист знову для більш детального вивчення в офлайні, подивитися її вже не зможете.

Що ж робити? Ви можете, відкривши листи в онлайні і дочекавшись повного завантаження картинок, потім зберегти листи у форматі HTML, відключитися від Мережі і знайти картинки в кеші – правда, там не завжди виявляються всі потрібні вам зображення. Тому краще відразу після відкриття листи, збереження його в HTML-форматі і відключення від Інтернету вручну скопіювати всі потрібні зображення на диск, клацаючи правою кнопкою і вибираючи команду Зберегти малюнок як. Після цього залишиться поправити код листа, вказавши новий шлях розміщення картинок і повністю відмовившись від читання інформації з сайту.

Як бачите, процес виходить досить трудомістким, тому якщо вас просто цікавить вміст листа з картинками, то буде простіше після повного завантаження повідомлення з картинками скопіювати його в буфер обміну, відключитися від Інтернету і вже в офлайні вставити збережені в буфері дані в Word.

Пошта для веселих користувачів


Поштова система – серйозна і абсолютно необхідна програма. Однак самої листуванні зовсім не обов'язково бути серйозною. Зробити його більш веселим допоможе плагін для Microsoft Outlook 2000/XP/2003 Hotbar (Http://installs.hotbar.com/installs/hotbar/programs/hotbar.exe, shareware, 136 Kбайт) від компанії Hotbar.com, Inc., Підтримуваний не тільки програмою Microsoft Outlook, але і рядом інших поштових клієнтів, наприклад Outlook Express, Hotmail і Yahoo! Mail. Плагін дозволить впроваджувати в листи різноманітні фони, картинки, анімації, смайлики і пр. і дуже зручний для формування вітальних повідомлень. Єдиний мінус полягає в тому, що вся графічна та анімаційна підтримка здійснюється тільки через Інтернет, а не ставиться безпосередньо на вашому комп'ютері, але в цьому є і позитивний момент: можливості плагіна, а значить, і самі кнопки змінюються у відповідності з поточними святами.

Після встановлення плагіну в меню Outlook додається серія додаткових кнопок, кожна з яких надає безліч забавних можливостей (рис. 35). Підключившись до Інтернету, можна легко сформувати вітальний лист-повідомлення, клацнувши, наприклад, по кнопці Valentine's Day (рис. 36).

Рис. 35. Вікно Outlook з додатковою панеллю Hotbar

Рис. 36. Повідомлення, створене з використанням можливостей плагіна Hotbar

Пароль для вашої пошти


Як показує практика, безпека ніколи не буває зайвою, у зв'язку з чим на поштові PST-файли також можна встановлювати паролі, і зробити це можна прямо в середовищі Outlook. Для цього виберіть команду Файл => Керування файлами даних, клацніть необхідний PST-файл і натисніть кнопку Параметри (рис. 37). Потім клацніть по кнопці Змінити пароль і у відповідних полях введіть старий і новий паролі. Щоб пароль був збережений в комп'ютері і щоб його не доводилося вводити при кожному відкритті файлу PST, встановіть прапорець Зберегти пароль у списку паролів.

Рис. 37. Зміна пароля для файлу особистих папок

Однак навіть при установці прапорця Зберегти пароль у списку паролів все ж таки необхідно запам'ятати пароль, наприклад якщо PST-файл буде відкриватися на іншому комп'ютері або якщо на вашому комп'ютері буде переінстальовано система. Ну а якщо ви забули пароль, то зневірятися не варто: вам допоможе спеціально призначений для цієї мети плагін для Microsoft Outlook 2000/XP/2003 Advanced Outlook Password Recovery (http://www.crackpassword.com/download/files/aolpr.zip , shareware, 778 Kбайт) від компанії ElcomSoft Co Ltd. Технологія визначення пароля гранично проста – досить запустити програму, відкрити PST-файл, клацнувши на кнопці Open file, і програма практично миттєво обчислить загублений пароль (рис. 38).

Рис. 38. Результат пошуку пароля для файлу outlook.pst – обчислений пароль "abc"

наступна стаття серії

Посилання по темі



Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*