П’ять кроків до успішного документообігу, Книги та статті, Різне, статті

Оптимізація документообігу включає два великих напрямки:



  1. підвищення якісного змісту інформації (прив’язка до центрів відповідальності; оптимальний набір і зміст показників; висока якість норм і нормативів, наявність інформації про відхилення);

  2. підвищення економічності документообігу та зручності для менеджерів (ліквідація дублювання інформації, оптимізація маршрутів руху; суміщення первинного обліку для бухгалтерії та оперативного управління та ін; приведення назв документів у відповідність зі змістом).

Підвищення економічності документообігу та зручності для менеджерів слід розглядати у взаємозв’язку з першим напрямком, тобто економічність документообігу не завжди пов’язана з його скороченням. Втрата частини інформації може привести до негативного ефекту в цілому для підприємства.


Розглянемо варіант скорочення документообігу за умови збереження його інформаційної ємності.


Отже, мета оптимізації (проектування) документообігу – приведення його у відповідність з потребами управління з одночасним зниженням витрат на його ведення.


Укрупнено процедура оптимізації (проектування) документообігу включає наступні кроки:



Передпроектне обстеження


Завданнями першого кроку – опис підприємства – є визначення потреб менеджменту та виявлення впливу факторів. Потреби менеджменту виявляються на основі вивчення функцій, закладених в посадових інструкціях, і описи груп управлінських рішень, що приймаються на різних рівнях управління. Для критичного аналізу можна використовувати існуючу внутрипроизводственную звітність. Роботи рекомендуємо проводити паралельно з аналізом якісного змісту інформації.


При побудові документообігу, як і при створенні організаційних структур управлінського обліку, роботи починаються з вивчення впливу таких факторів, як: особливості технології, склад продукції, організація виробництва і управління підприємством і його структурними підрозділами, бізнес-процеси, матеріальні потоки. Організація документообігу в чому залежить від наявності в організаційних структурах управління центрів відповідальності; розвитку механізму внутрішньофірмового підприємництва; наявності управління по відхиленнях; компетентності менеджменту та використання ним прогресивних методів прийняття рішень; наявності персональних комп’ютерів, інформаційних мереж та ін


У ході передпроектних робіт, зокрема, потрібна велика деталізація в частині опису центрів створення (перетворення, використання) інформації та їх персоніфікованих взаємозв’язків (облікових точок); опису документів та існуючих документопотоков.


Розробка систем документообігу під цілі управління і психологію менеджменту, безумовно, з урахуванням технологічних і організаційних особливостей підприємства, повинна починатися без прив’язки до конкретного програмного продукту. Спочатку потрібно створити ідеологію, і тільки потім шукати під неї програмний продукт.


Виходячи з практики проектування систем документообігу, можна запропонувати наступну послідовність робіт:



  1. побудова схем облікових точок основного виробництва, допоміжних виробництв, функціональних служб;

  2. побудова схем їх взаємозв’язків;

  3. збір заповнених форм документів і звітів у розрізі облікових точок;

  4. їх систематизація в альбоми;

  5. опис термінів подання, направлення руху документів та форм звітності (в які строки, кому і від кого передається документ);

  6. побудова тематичних і зведених схем документообігу;

  7. проведення логічного і реквізітні аналізу документів;

  8. аналізу шляху проходження документів в процесі їх створення, погодження та затвердження;

  9. вироблення пропозицій щодо внесення змін в існуючу схему документів та звітності у зв’язку з пропозиціями щодо зміни інших параметрів управлінського обліку (облік за відхиленнями, центрам відповідальності тощо);

  10. розроблення пропозицій щодо усунення дублювання інформації;

  11. розробка пропозицій з уніфікації документів;

  12. розробка пропозицій щодо раціоналізації руху документів і звітності;

  13. розробка проекту оптимізованої зведеної схеми документообігу та внутрішньої звітності;

  14. розробка і впровадження стандартів документообігу та формування внутрішньої звітності.

При виконанні перерахованих операцій слід врахувати деякі поради.


Облікові точки. По-перше, ви визначаєте суб’єкти взаємовідносин в ході обміну інформацією. Їх можна назвати центрами виникнення, споживання та передачі інформації, або обліковими точками. Отже, облікові точки зафіксовані, на попередньому етапі описані взаємозв’язку підрозділів, тепер ви можете, з’єднавши і доповнивши цей матеріал, побудувати схеми взаємозв’язків облікових точок.


Дані схеми допоможуть вам не тільки відсікти несуттєві зв’язку на перших кроках проекту без облечения їх в документальну форму, але і заощадити час і гроші. Вони незамінні при тестуванні пропозицій по оптимізації на предмет “чи все враховано”.


Альбоми та опис документів. Важливий крок – створення альбомів документів, що існують на момент виконання проекту, та їх опис; це найбільш трудомістка, нецікава і невдячна робота.


При проведенні робіт з оптимізації документообігу скористайтеся порадами, отриманими в результаті аналізу практики помилок: своєчасно ставте обмеження – “не осягнути неосяжного”; з’ясуйте, становить Чи документ той же працівник, що і підписує, або є реальні невидимі виконавці; в ситуаціях, коли начальник цеху підписує накладну на передачу напівфабрикату в наступний цех, визначитеся, скільки разів ви опишіть рух документа: один раз від цеху до цеху, або простежте весь шлях. При цьому повинен бути ідентичний принцип записів по всіх підрозділах організації.


При проведенні робіт має дотримуватися обов’язкова умова: опис документів необхідно представляти в однакової формі по всіх підрозділах організації.


Локальні і загальні схеми документообігу. Після опису документів можна переходити до побудови схем. Вони сприяють відповіді, наприклад, на питання – наскільки важкий шлях рядового документа в чотирьох примірниках на відміну від самої виробничої операції. Аналіз схеми руху документа змушує задуматися про доцільність підсумкових маршрутів. Наприклад, навіщо потрібні первинні документи по внутрішньому переміщенню в плановому відділі?


Тематичний аналіз і оптимізація документообігу


Захаращення документообігу, його нераціональність можна побачити, провівши аналіз за темами. Проаналізуємо, наприклад, входи і виходи матеріального потоку в підрозділі (рух напівфабрикатів, готової продукції). Може виявитися, що урочистий факт переходу контейнера з обробленим сировиною з цеху в цех буде супроводжуватися феєрверком записів у первинних документах, журналах, зведеннях і звітах. Значне дублювання зустрічається і при передачі напівфабрикатів в межах одного цеху.


Для вироблення рішення про скорочення записів рекомендується проводити реквізитний аналіз в табличній або графічній формі. Він формально показує дублювання показників у документах. Аналіз локальних схем, доповнений з’ясуванням конкретного призначення документа, зведення або записи в обліковому регістрі (управлінське рішення і т.д.) допоможуть виявити дублювання документів або реквізитів по суті. В результаті приймається рішення про скорочення або перетворення документів з урахуванням технічної оснащеності цехів і можливостей АСУ. Також можуть бути дані рекомендації щодо об’єднання журналів:



Доцільність і логіка здійснення всіх видів робіт оцінюються з точки зору того, як вони сприяють оптимізації інформаційного забезпечення управлінських рішень, оперативності і точності їх виконання.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*