Нові можливості візуалізації бізнес-звітів в Microsoft Excel 2010, MS Office, Програмні керівництва, статті

Наочна і зручна подача інформації в звітності – одна з типових і постійно зустрічаються проблем в сучасному бізнесі. З мого досвіду тренінгів та консультування, переважна більшість керівників навіть порівняно невеликих (і вже тим більше великих!) компаній досить приблизно уявляють собі реальну поточну ситуацію у своїй фірмі, слабкі і сильні її місця, найбільш важливі бізнес-процеси. Зазвичай, щоб отримати більш-менш адекватну картину, керівник повинен перелопатити з десяток звітів різних підрозділів, намагаючись утримати всі дані в голові. Плюс пам'ятати купу не формализуемой чітко, але теж важливої ​​інформації начебто тенденцій ринку і дій конкурентів. А вже відслідковувати все це в динаміці протягом декількох місяців-років і будувати прогнози здатні лише одиниці.


Одним з рішень подібної проблеми є перехід на дійсно наочні і зручні звіти з графічним відображенням даних за ключовими бізнес-показниками. Останнім часом для них навіть з'явився спеціальний термін – dashboards, що можна перекласти російською мовою як панель або пульт управління. Останні версії Microsoft Excel мають зручні інструменти для побудови таких звітів – давайте їх розглянемо.


Інфокрівие Sparklines


Одним із революційних нововведень у крайній версії Microsoft Excel 2010 стали інфокрівие sparklines – мініграфікі, поміщаються усередині осередків і наочно відображають динаміку числових даних:



Ідея подібних графіків витала в повітрі вже досить давно. Ще для 2003 версії Excel існувало кілька надбудов зі схожим функціоналом. Тепер реалізувати подібне (нехай і в досить скромному поки варіанті) можна і за допомогою стандартного набору інструментів Excel 2010.


Щоб створити подібні мініграфікі, потрібно виділити комірки, куди ми хочемо їх помістити і скористатися кнопками групи Спарклайни (Sparklines) з вкладки Вставка (Insert):



У діалоговому вікні потрібно задати діапазон вихідних даних і діапазон виводу:



Створені мініграфікі можна всіляко форматувати і налаштовувати за допомогою динамічної вкладки Конструктор (Design):



Зокрема, можна легко поміняти колір ліній і стовпців спарклайна і виділити особливими кольорами мінімальні і максимальні значення:



Оскільки спарклайн не є окремим графічним об'єктом, а виступає, по суті, в ролі фону осередку, то він аніскільки не перешкодить ввести в клітинку текст, числа або іншу інформацію. Це відкриває простір для фантазії – якщо трохи пошаманіть з вирівнюванням введеного тексту, шириною і висотою вічка, то можна досягти цікавих результатів:



Умовне форматування


Форматування комірок в залежності від їх значень – одна з найприємніших і часто використовуваних функцій Excel. До версії 2003 включно можливості умовного форматування обмежувалися зміною кольору заливки, шрифту і обрамлення клітинки за результатами перевірки вмісту клітинки або заданої формули. Починаючи з версії Excel 2007 спектр настройок істотно розширився – з'явилася можливість використання гістограм, колірних шкал і значків (вкладка Головна (Home)– Кнопка Умовне форматування (Conditional formatting)):



У Excel 2010 цей функціонал був ще більш вдосконалений, а саме …


Тонка настройка гістограм


Тепер користувач не обмежений шістьма стандартними варіантами, як це було в Excel 2007, а може довільно задавати свій колір заливки і обрамлення стовпців гістограми, причому заливка може бути як суцільним кольором, так і градієнтом:



Щоб зробити таку настройку перейдіть на вкладку Головна – Умовне форматування – Управління правилами (Home – Conditional formatting – Manage rules).


Гістограми тепер будуються і для осередків з негативними значеннями, причому з можливістю завдання особливих квітів для негативних стовпців і положення осі в спеціальному діалоговому вікні, яке відкривається кнопкою Негативні значення і вісь (Negative values ​​and axis) у вікні зміни правила умовного форматування:



У порівнянні з минулим 2007 версії це виглядає помітно інформативнішою:



Посилання на інші аркуші


При створенні будь-яких правил умовного форматування тепер (Нарешті!) можна спокійно посилатися на клітинки інших аркушів:



Минула версія такого не вміла і вимагалося або копіювати або робити посилання на дані з інших аркушів в поточний лист, щоб використовувати їх в критеріях.


Обробка осередків з помилками


У минулій 2007-й версії, якщо ви використовували гістограми, колірні шкали або набори значків для будь-якого діапазону і в цьому діапазоні раптом виявлялася хоча б один осередок з помилкою, то умовне форматування переставало працювати для всього діапазону (м'яко кажучи, дивно, правда?) Тепер комірки з помилками просто ігноруються і правила продовжують працювати для інших коректних осередків в діапазоні:



Швидкодія


Великі таблиці, де використовувалося умовне форматування помітно пригальмовує в минулих версіях, т. к. Excel при прокрутці аркуша і попаданні в зону видимості осередків з умовним форматуванням автоматично відразу починав перевіряти їх критерії і кожен раз, фактично, заново вважав їх форматування. Тепер формати клітинок кешуються в пам'яті і перераховується тільки при зміні даних, а не при звичайній прокрутці, що приємно позначається на швидкодії.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*