Форматування абзаців у Word 2010, MS Office, Програмні керівництва, статті

Вступ
У даній статті мова піде про налаштування абзаців. Якщо вам необхідно правильно і красиво оформляти документи, вам не обійтися без знання того, яким чином налаштовуються абзаци. Тут будуть описані основні способи форматування абзаців.


Формат абзацу


Абзац – це структурна складова тексту, зазвичай пов'язана логічно і виділена графічно, наприклад, у вигляді відступів. Коли ви набираєте текст, кожен раз натиснувши клавішу "Enter", ви створюєте новий абзац. Установ абзацу визначає його формат, який відповідає за розміщення тексту на сторінці.


Налаштування (форматування) абзацу, передбачає:



У першу чергу, приступаючи до настройки абзацу, необхідно вміти його виділяти. Для цього зробіть наступне:
1 спосіб:
Тричі клацніть лівою кнопкою миші по будь-якому слову абзацу;
2 спосіб:
Використовуйте комбінації клавіш:
<Ctrl+Shift+(стрелка Вверх)> – виділення від місця розташування курсора введення тексту до початку абзацу;
<Ctrl+Shift+(стрелка Вніз)> – виділення від місця розташування курсора введення тексту до кінця абзацу.


Вирівнювання рядків абзацу


За умовчанням текст абзацу вирівнюється по лівому краю. Але документи бувають різні, і вирівнювання теж може вимагатися інше. Наприклад, для контрольних робіт ВНЗ прийнято вирівнювання по ширині.
Для того щоб задати потрібний спосіб вирівнювання рядків абзацу, скористайтесь одним з нижчеперелічених способів:
1 спосіб:
Перейдіть на вкладку "Головна", а потім виділіть необхідні абзаци (черговість не має значення).
У групі "Абзац" виберіть одну з чотирьох доступних кнопок вирівнювання:



2 спосіб:
Виділіть потрібні абзаци, а потім використовуйте поєднання "швидких" клавіш:




Рисунок 1 – Вирівнювання рядків абзацу


Відступ першого рядка абзацу


Найбільш часто застосовується при форматуванні абзаців установка відступу першого рядка. Скільки разів доводилося спостерігати, як "досвідчені секретарі-референти" та представники інших професій, пов'язаних з створенням текстових електронних документів, поняття не мають про те, як встановити абзац, використовуючи інтерфейс Word 2010. Зазвичай вони використовують для цих цілей подвійне або потрійне натискання пробілу, або, в кращому випадку, клавішу <Tab>. І хоча клацання по цій клавіші візуально задає відступ, рівний 1,25 см (0,5 дюйма) і зовні все виглядає "правильно" – в цілому, цей підхід нераціональний. Нема чого робити роботу, для якої і була створена програма для редагування текстових документів. Крім того, використовуючи "правильне" форматування абзаців, ви згодом заощадите час на безлічі непотрібних натисків клавіші пробіл (або <Tab>). При подальшому ж редагуванні документа уникнете рутини, пов'язаної з перебудовою загального вигляду документа.


Тепер розглянемо, як налаштувати відступи, а зробити це можна візуально (на око) або точно (задавши певне значення у вікні "Абзац"). Візуальна настройка передбачає використання горизонтальної лінійки, коли ви можете швидко змінювати розмір відступу, керуючись відчуттям потрібного розміру "на око". Точна настройка дозволяє задати значення відступу в одиницях виміру, що використовуються в документі – використовувати її тоді, коли ви знаєте розмір величини відступу.


Візуальна налаштування відступу першого рядка


Щоб задати відступ першого рядка абзацу, зробіть наступне:


1 спосіб:



  1. Виділіть потрібні абзаци;

  2. На горизонтальній лінійці підведіть курсор до значка "Відступ першого рядка";

  3. Клацніть і утримуйте ліву кнопку миші, а потім перетягніть значок по лінійці до потрібного місця.

2 спосіб:



  1. Клацайте по кнопці індикатора табуляції до появи значка "Відступ першого рядка";

  2. Клацніть по горизонтальній лінійці в тому місці, де повинен знаходитися відступ першого рядка.

Точна настройка відступу першого рядка


1 спосіб:



  1. Виділіть потрібні абзаци;

  2. Клацніть правою кнопкою миші по виділеному фрагменту;

  3. У контекстному меню (рис. 1) виберіть пункт "Абзац" (ви перейдете у вікно "Абзац");

  4. На вкладці "Відступи та інтервали" в групі "Відступ" в графі "Перший рядок" задайте потрібне значення відступу (за замовчуванням 1,25 см).

2 спосіб:



  1. У вікні відкритого документа перейдіть до вкладки "Головна";

  2. Виділіть потрібні абзаци;

  3. У групі "Абзац" клацніть по кнопці "Абзац";

  4. Далі у вікні "Абзац" дійте так само, як і в першому випадку.


Рисунок 2 – Використання контекстного меню для переходу у вікно "Абзац"


Налаштування виступу першого рядка


У рідкісних випадках, крім звичного відступу першого рядка абзацу, використовується виступ. Цей прийом часто використовується для оформлення поетичної прози і ряду художніх робіт, зокрема, журнальних статей.


Для створення виступу зробіть наступне:


1 спосіб:



  1. Виділіть потрібні абзаци;

  2. Клацайте по кнопці індикатора табуляції (рис. 3) до тих пір, поки не з'явиться значок "Виступ";

  3. Клацніть по горизонтальній лінійці в тому місці, де має закінчуватися виступ першого рядка, а потім введіть текст першого рядка абзацу. Тепер, починаючи з другого рядка, текст буде починатися під позицією виступу на горизонтальній лінійці.


Рисунок 3 Кнопка індикатора табуляції


2 спосіб:



  1. У документі виділіть потрібні абзаци, а потім перейдіть на вкладку "Головна";

  2. У групі "Абзац" клацніть по кнопці "Абзац";

  3. У вікні "Абзац" на вкладці "Відступи та інтервали" в групі "Відступ" в графі "Перший рядок" виберіть значення "Виступ";

  4. Задайте потрібне значення уручну або за допомогою регуляторів.


Рисунок 4 – Відступ і виступ першого рядка абзацу


Швидка настройка відступу ліворуч для абзацу


Іноді необхідно швидко поправити положення абзацу щодо країв документа. Зокрема, коли нам здається, що задається для списків відступ занадто великий, або вставлені зображення занадто віддалені від лівого поля, і це псує загальний вигляд документа. У цьому випадку ми можемо дуже швидко, "на льоту" міняти значення відступу, підбираючи оптимальне. Щоб задати відступ зліва для всіх рядків абзацу на задану величину (кратну стандартної), зробіть наступне:


1 спосіб:



  1. Виділіть необхідні абзаци, а потім перейдіть на вкладку "Головна";

  2. У групі "Абзац", клацніть по кнопках "Зменшити відступ" і "Збільшити відступ" Всі рядки абзаців відступлять (або зрушаться в сторону) від лівого поля на 1,25 см.

Примітка. Врахуйте, що кожен повторне клацання по цим кнопкам зрушує рядки абзаців на 1,25 см. Не захоплюйтеся, якщо занадто багато клацати по кнопці зменшення відступу, ви приберете його зовсім, і навпаки, постійно збільшуючи відступ, ви досягнете того, що слова зовсім зникнуть з поля зору (точніше вони вийдуть за краї видимої області). Щоб прибрати відступ першого рядка для абзацу, скористайтесь вікном "Абзац" і в полі "Перший рядок" виберіть "Ні" або в полі "На" проставте нульове значення. Ви також можете використовувати кнопку "Скасувати" на панелі швидкого доступу, щоб повернутися на кілька кроків назад.


2 спосіб:



  1. Виділіть необхідні абзаци;

  2. На горизонтальній лінійці наведіть курсор миші на значок "Відступ зліва" і, утримуючи ліву кнопку, перемістіть його в потрібну позицію.

Якщо ви заплуталися, налаштовуючи відступи, це можна легко виправити, прибравши їх, для цього зробіть наступне:


1 спосіб:



  1. Виділіть потрібні абзаци;

  2. На вкладці "Головна", у групі «Абзац» клацніть по кнопці "Зменшити відступ".

2 спосіб:



  1. Виділіть потрібні абзаци;

  2. На горизонтальній лінійці клацніть (і утримуйте) лівою кнопкою миші по значку "Відступ зліва";

  3. Перетягніть його в початкову позицію на лінійці, на рівень лівого поля.

Швидке налаштування відступ справа


Можливо також провести швидку настройку відступу праворуч. Це потрібно, коли ви набираєте текст, який повинен виглядати як блок, наприклад, коли ви пишете вірш, танку або поетичну прозу. У цих випадках вирівнювання праворуч, задає тексту особливий вид, також підкреслюючи його тематику.


Для того щоб швидко поставити відступ справа, зробіть наступне:



  1. Виділіть потрібні абзаци;

  2. На горизонтальній лінійці клацніть і затисніть ліву кнопку миші по значку "Відступ справа";

  3. Перетягніть його в потрібну позицію на лінійці.

Щоб прибрати відступ справа, виконайте наступне:



  1. Виділіть потрібні абзаци;

  2. На горизонтальній лінійці клацніть (і утримуйте) лівою кнопкою миші по значку "Відступ справа";

  3. Перетягніть його в початкову позицію на лінійці, на рівень правого поля.

Точна настройка відступу абзацу


За замовчуванням, рядки абзацу починаються безпосередньо біля лівого поля і закінчуються біля правого (якщо заповнити сторінку текстом, в одному великому абзаці, то він буде виглядати як текстовий блок, розміром в сторінку). Найчастіше необхідно задати точне відстань від лівого поля, або від кінця строк до правого поля. Зокрема, це потрібно тоді, коли у вас є чіткі вимоги до оформлення роботи, зокрема, значення величин відступів. Для цього зробіть наступне:


1 спосіб:



  1. Виділіть потрібні абзаци;

  2. Перейдіть на вкладку "Головна" і в групі "Абзац" клацніть по кнопці "Абзац";

  3. На вкладці "Відступи та інтервали" вікна "Абзац" в групі "Відступ", в пунктах "Справа" і "Зліва" задайте потрібне значення.

2 спосіб:



  1. Виділіть потрібні абзаци;

  2. Перейдіть на вкладку "Розмітка сторінки" і в групі "Абзац" в рядках "Відступ зліва" і "Відступ справа", задайте потрібне значення.


Рисунок 5 – Налаштування відступу абзацу


Міжрядковий інтервал


Міжрядковий інтервал дуже часто використовується при форматуванні документів, а найбільш поширені його значення – одинарний і полуторний. Сам інтервал визначається на основі базових ліній рядків, які проходять по центру букв (при цьому враховуються їх верхні і нижні елементи, типу надрядкового / підрядкового знаків). Так, одинарний інтервал, відповідає величині шрифту тексту, і є інтервалом "За замовчуванням" в Word 2010. Полуторний інтервал використовується в більшості ділових документів, у курсових і рефератах. Для того щоб задати міжрядковий інтервал, зробіть наступне:


1 спосіб:



  1. Виділіть потрібні абзаци і клацніть правою кнопкою миші по виділеній ділянці;

  2. У контекстному меню виберіть пункт "Абзац";

  3. У вікні "Абзац", вкладки "Відступи та інтервали" в групі "Інтервал" у графі "Міжрядковий" виберіть зі списку потрібний:


    • "Одинарний" – інтервал відповідає розміру шрифту тексту абзацу;

    • "1,5 рядка" – інтервал дорівнює полуторному розміром шрифту тексту абзацу;

    • "Подвійний" – інтервал дорівнює подвійному розміру шрифту тексту абзацу;

    • "Мінімум" – інтервал не менше заданого в пунктах розміру;

    • "Точно" – інтервал точно відповідає заданим в пунктах розміром (тобто якщо шрифт дорівнює 12пт, то інтервал буде точно таким);

    • "Множник" – множник для інтервалу, рівного розміру шрифту тексту абзацу (чим більше множник, тим більше інтервал).

2 спосіб:



  1. У групі "Абзац" клацніть по кнопці "Міжрядковий інтервал" (ви перейдете у вікно "Абзац" на вкладку "Відступи та інтервали");.

  2. У групі "Інтервал" у полі значення, введіть потрібну величину і клацніть "ОК".

3 спосіб:



  1. Виділіть потрібні абзаци;

  2. Використовуючи поєднання клавіш, задайте необхідний інтервал:


    • Ctrl +1 – одинарний інтервал;

    • Ctrl +5 – полуторний інтервал;

    • Ctrl +2 – подвійний інтервал.

Налаштування інтервалу між абзацами


У більшості випадків, коли не потрібна особлива акуратність в оформленні документа, відстань по вертикалі між абзацами (інтервал) задається натисканням клавіші <Enter> після закінчення абзацу. При цьому це відстані може візуально псувати загальний вид документа, і чим більше абзаців, тим це помітніше. Крім того, буває потрібно задати інтервал, незалежний від розміру шрифтів. Для цього необхідно зробити наступне:


1 спосіб:



  1. Виділіть потрібні абзаци;

  2. Клацніть по виділеному фрагменту правою кнопкою миші і в контекстному меню, виберіть пункт "Абзац";

  3. У вікні "Абзац" вкладки "Відступи та інтервали" в групі "Інтервал" у пунктах "Перед" (зверху абзацу) і "Після" (після абзацу) задайте за допомогою регуляторів потрібне значення. Врахуйте що кожен клацання по ним, відповідає кроку кратному 6пт (пунктів). Щоб ввести довільне значення, використовуйте область введення даних.

2 спосіб:



  1. Виділіть потрібні абзаци і перейдіть до вкладки «Розмітка сторінки";

  2. У групі "Абзац" в графі "Інтервал" задайте потрібне значення;


Рисунок 6 – Міжрядковий інтервал


Розбиття абзаців по сторінках


При роботі з великими документами, буває потрібно задати пропорційне розміщення абзаців тексту на сторінках. Наприклад, ви пишете документ з більшими абзацами, і вам треба, щоб кожен новий абзац починався з нової сторінки. Для розбивки абзаців по сторінках зробіть наступне:



  1. Виділіть необхідні абзаци;

  2. Клацніть по виділеному фрагменту правою кнопкою миші і в контекстному меню, виберіть пункт "Абзац";

  3. У вікні "Абзац" перейдіть на вкладку "Розташування на сторінці";

  4. У групі "Розбиття на сторінки" виберіть потрібні пункти:


    • "Заборона висячих рядків" – заборону переходу одного рядка на наступну сторінку або першого рядка на попередню;

    • "Не відривати від наступного" – заборону переходу наступного абзацу на наступну сторінку;

    • "Не розривати абзац" – заборона поділу абзацу на дві сторінки;

    • "З нової сторінки" – вставка розриву сторінки перед абзацом (кожен наступний абзац починається на новій сторінці).


Малюнок 7 Розбивка абзацу за допомогою засобів вкладки "Положення на сторінці"


Для того щоб швидко задати інтервал зверху абзацу, який відповідає розміру шрифту стандартної рядка (12пт), зробіть наступне:



  1. Поставте курсор на потрібний абзац;

  2. Натисніть комбінацію клавіш <Ctrl+0>.

Врахуйте, що повторне натиснення клавіш прибирає інтервал.


Сортування абзаців


Іноді необхідно відсортувати абзаци, наприклад, коли ви створили список літератури (для контрольної роботи чи реферату) і його треба відсортувати за алфавітом. Інший приклад – коли ви формуєте вибірку новин і вам необхідно вибрати статті та коментарі з датою. Щоб зробити сортування, зробіть наступне:



  1. Перейдіть на вкладку "Головна" і виділіть потрібні абзаци;

  2. У групі "Абзац" клацніть по кнопці "Сортування" і у вікні "Сортування тексту" в графі "Спочатку по" виберіть значення "Абзац";

  3. У графі "Тип" вибираємо значення "Текст", "Число" або "Дата", залежно від того, з чого починається абзац (з числа, дати або тексту);

  4. Задайте напрям сортування – "За зростанням" (від меншого до більшого), або "По убуванню" (від більшого до меншого);

  5. Клацніть "ОК".


Рисунок 8 – Сортування абзаців


Виділення абзаців з однаковим форматуванням


Цей прийом можна застосовувати, коли ви вставляєте фрагменти тексту з різним форматуванням, наприклад, готуєте рецензію на новий автомобіль від "Aston Martin" і вам потрібно максимум інформації з різних сайтів. При цьому ви вставляєте текстові фрагменти з сайтів, у міру завантаження (ознайомлення) до статті. Сайти різні і форматування там теж відрізняється, але, приміром, ви найбільш довіряєте парі сайтів, що спеціалізуються на освітленні галузі автомобілебудування. Відповідно, вам треба знайти всі статті з цих сайтів, які ви скопіювали в ваш документ. Зробити це можна, задавши в якості прикладу лише один абзац – все інші абзаци з подібним форматуванням будуть виділені, і ви, наприклад, зможете їх перебудувати в блок для подальших дій (редагування, форматування).


Щоб виділити абзаци з ідентичним форматуванням, зробіть наступне:



  1. Виділіть абзац з потрібними параметрами форматування;

  2. Клацніть правою кнопкою миші по виділеному фрагменту і в контекстом меню наведіть курсор на пункт "Стилі";

  3. У спливаючому меню "Стилі" клацніть по пункту "Виділити текст, який має такий же формат".

Скасування форматування в абзаці


Щоб прибрати внесені зміни при форматуванні абзаців, зробіть наступне:



  1. Виділіть потрібний абзац;

  2. Натисніть комбінацію клавіш <Ctrl+Q>

Налаштування стилю абзаців за замовчуванням


Щоб використовувати певний стиль абзацу за замовчуванням, відмінний від базового (стиль "Звичайний"), зробіть наступне:



  1. Клацніть вкладку "Файл", потім "Параметри Word", "Додатково";

  2. У групі "Параметри правки" в пункті "Стиль абзацу за замовчуванням" виберіть потрібний стиль;

  3. Клацніть кнопку "ОК".


Малюнок 9 Установка стилю абзацу


Цей прийом корисно використовувати, якщо ви використовуєте в роботі стиль абзацу, відмінний від звичайного.


Висновок


Налаштування абзаців дозволяє повністю змінити вид документа. Змінюючи значення міжрядкового інтервалу, можна візуально збільшити або зменшити розмір документа. При цьому можна задавати цілком стандартні значення відступу першого рядка, і при цьому, надати документу правильний і завершений вигляд. Це має певне значення для загального вигляду документа, адже відсутність візуального оформлення абзацу погіршує "Удобочитаемость" документа.


Знати, як форматувати абзаци, необхідно кожному, хто працює з документами, які вимагають хоча б мінімального оформлення.


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*