15 порад для користувачів PowerPoint, Різне, Програмні керівництва, статті

Маючи достатній досвід роботи з Microsoft PowerPoint, ви, напевно, вже можете самостійно готувати презентації, вмієте ефективно їх організувати і навіть допомагаєте іншим, менш досвідченою колегам. Але і вам, можливо, невідомо, що у PowerPoint є функції, не завжди добре документовані, які допоможуть прискорити роботу і зробити презентації більш запам’ятовуються. Пропонуємо 15 порад фахівця, які дозволять вам працювати з PowerPoint на професійному рівні.


Шість зручних «швидких» клавіш


Клацаючи на кнопках View (Вид) в нижньому лівому куті екрану можна швидко перемикатися між режимами Normal (Звичайний) Slide Sorter (Сортувальник слайдів) і Slide Show (Показ слайдів). Але не всі знають, що кнопки View в поєднанні з натисканнями клавіш дають зовсім інший результат.


Так, клацання на кнопці Normal View, утримуючи клавішу SHIFT забезпечує перехід в режим «майстра» слайдів Slide Master, а клацання на тій же кнопці без клавіші SHIFT повертає в початковий стан. При натиснутій клавіші SHIFT клацання на кнопці Slide Sorter View перемикає у режим Handout Master («майстер» видач).


У лівому верхньому кутку вікна PowerPoint можна організувати міні-показ слайдів, що дозволяє редагувати презентації, одночасно переглядаючи попередні результати. Для цього виберіть для презентації звичайний режим (Normal) і перший слайд, який ви хочете бачити в ході показі. Клацніть на кнопці Slide Show, утримуючи клавішу CTRL. Для продовження показу, за аналогією з показом на повному екрані, треба клацати мишею на цьому міні-вікні.


Клацання на кнопках View при натиснутих клавішах CTRL і SHIFT забезпечать інші можливості: комбінація CTRL-SHIFT-Normal View закриває область закладок, розширюючи вікно слайдів Slide на все доступне простір. Поєднання CTRL-SHIFT-Slide Sorter View переводить презентацію в режим структури; комбінація CTRL-SHIFT-SlideShow відкриває діалогове вікно Set Up Show (Настройка презентації).


Анімація об’єктів


Анімація слайдових об’єктів пожвавить вашу презентацію, забезпечить контроль над потоком інформації і допоможе виділити найбільш важливі дані. Анімація означає відтворення об’єктів в конкретній послідовності або створення видимості руху. Анімувати можна цілі слайди, слайд-шоу або практично будь слайдовий об’єкт, у тому числі покажчики місця заповнення (текстові вікна), діаграми, графічні фрагменти і малюнки. Однак використовувати анімацію слід обачно: надмірне мигтіння і рух можуть відволікати увагу і дратувати глядачів.


Для анімації одного або кількох слайдів виберіть клацанням команду Slide Show / Animation Schemes (Показ слайдів / Схеми анімації). Щоб побачити, як подіє анімація на слайд, необхідно встановити прапорець AutoPreview (Перегляд), і тоді кожен ефект буде продемонстрований при натисканні на ньому.


Для анімації слайдового об’єкта виділіть його і виберіть команду Slide Show / Custom Animation (Показ слайдів / Настройка анімації). В панелі задач вікна Custom Animation клацніть на кнопці Add Effect (Створити ефект) і виберіть Entrance (Виліт), щоб з’явилося підменю ефектів. Клацніть в цьому підменю More Effects (Додати ефект), і відкриється діалогове вікно Add Entrance Effect (Додати ефект вильоту) з розширеним вибором ефектів. Встановіть прапорець Preview Effect (Перегляд ефекту) і клацаннями на окремих ефекти познайомтеся з їх дією. Вибравши серед них бажаний, клацніть на кнопці ОК, і діалогове вікно закриється.


Повторюйте ці операції до тих пір, поки не будуть анімовані всі необхідні слайдові об’єкти. В ході їх виконання ви помітите, що близько об’єктів з’являються нумеровані ярлики, що вказують порядок анімації. Крім того, ці об’єкти з’являються в списку анімації на панелі завдань Custom Animation. Порядок анімації можна змінювати, вибравши той чи інший об’єкт анімації і клацнувши на стрілках Re-Order (Зміни черговості); анімацію можна видалити, вибравши відповідний об’єкт зі списку і клацнувши на пункті Remove (Видалити).


Щоб зрозуміти, як анімувати Excel-таблиці в PowerPoint, зверніться до статті «Bring Your Charts to Life».


Прокладіть шлях


PowerPoint передбачає чудову функцію анімації – призначення шляху проходження об’єкта по слайду, званого маршрутом руху (motion path). Використання маршруту руху зробить вашу презентацію більш цікавою. Ви можете, наприклад, задати маршрут руху у вигляді стрибків об’єкта по слайду або з допомогою якихось інших рухів об’єкта залучити погляд читача до важливих моментів.


Для початківців в PowerPoint є кілька готових варіантів маршрутів руху. Щоб задати маршрут руху, виберіть об’єкт, а потім команду Slide Show / Custom Animation. В області завдань на панелі Custom Animation клацніть на кнопці Add Effect. Вкажіть у списку на пункт Motion Paths (Шляхи переміщення) і потім виберіть один із заданих маршрутів руху, – скажімо, Diagonal Down Right (Зверху-ліворуч) або Up (Вгору). Якщо жоден з перерахованих в підменю шести маршрутів вам не подобається, виберіть пункт More Motions Paths (Доповнити шляху переміщення), і з’явиться діалогове вікно Add Motion Path (Додати шлях переміщення). Переконайтеся, що прапорець Preview Effect встановлений, і клацніть на одному з ефектів для його перегляду на вашому слайді. Відшукавши відповідний, виберіть його і клацніть на кнопці ОК.


PowerPoint дозволяє також розробляти маршрути руху самостійно. З цією метою виберіть об’єкт і зупиніться на одному з пунктів підменю Add Effect / Motion Paths / Draw Custom Path (Додати ефект / Шляхи переміщення / Нанести користувальницький шлях), скажімо Scribble (розчерки). Перенесіть потрібний шлях на слайд мишею.


Після призначення шляху переміщення поруч з об’єктом з’являється нумерований ярлик, який вказує порядок його анімації на слайді (рис. 2). Стрілками відзначається початкова та кінцева точки на шляху руху (відповідно зеленого і червоного кольору). Для додаткової настройки розглянутого ефекту потрібно вибрати об’єкт з переліку анімації, потім з них (в області завдань на панелі Custom Animation) один з варіантів – Start (Початок), Path (Шлях) або Speed ​​(Швидкість).


Інші поради


Доповніть перелік відмін. Всякий користувач Office знає, що команда Edit / Undo (Правка / Відмінити (CTRL-Z)) скасовує останню дію. Крім того, клацанням на спрямованої вниз стрілкою близько значка скасування можна скасувати кілька дій і повернути свій проект в колишній стан. PowerPoint дозволяє за замовчуванням скасовувати до 20 дій, але ви можете збільшити це число до 150. Виберіть команду Tools / Options (Сервіс / Параметри) і клацніть на вкладці Edit. В поле Undo введіть з клавіатури або виберіть клацаннями число дій (від 3 до 150), яке має відстежуватися засобами PowerPoint, і клацніть кнопку ОК. Зазначимо, що при збільшення числа відстежуваних дій програмі можуть знадобитися додаткові ресурси пам’яті.


Використовуйте свої кращі роботи повторно. Не має сенсу починати підготовку слайдів з нуля, якщо необхідні вам матеріали (або дуже подібні) вже є в іншій презентації. Краще вставте в нову презентацію слайди з колишньою. Перш за все виведіть на екран презентацію, в яку ви хотіли б вставити слайди, в режимі Slide Sorter. Виберіть клацанням місце, де слайди повинні з’явитися. Виберіть команду Insert / Slides from Files (Вставка / Слайди з файлів), щоб відкрилося діалогове вікно Slide Finder (Пошук слайдів). На сторінці Find Presentation (Пошук презентації) наберіть з клавіатури (або знайдіть за допомогою команди «Обзор») ім’я файлу і натисніть ENTER. Позначте клацаннями необхідні вам слайди і клацніть на кнопці Insert. Можна клацнути на кнопці Insert All (Вставити всі), щоб помістити в нову презентацію всі слайди відразу.


Не обмежуйтеся одним шаблоном. Давно минули ті часи, коли презентації були обмежені одним конструктивним шаблоном; тепер можна застосовувати для презентації скільки завгодно шаблонів. Другий шаблон вам може знадобитися для введення нової теми або привернення уваги аудиторії. З цією метою відтворіть презентацію в звичайному режимі (Normal) з видимою областю вкладок. На вкладці Slides (Слайди) клацніть на значку слайду або слайдів, до яких ви хочете застосувати шаблон. Виберіть команду Format / Slide Design (Формат / Дизайн слайда) (або клацніть на кнопці Design (Дизайн)) для відкрилася панель задач Slide Design. Клацніть на спрямованої вниз стрілкою спадаючого списку у значка шаблону і виберіть Apply to Selected Slides (Застосувати до виділених слайдів).


Імпорт документів. Якщо текст, який ви хочете використовувати для презентації, вже є у вигляді документа Word, не варто набирати його заново. Краще відкрити цей документ в середовищі PowerPoint. Можливо, доведеться змінити параметри форматування імпортованого документа, але це все ж простіше, ніж починати все з нуля. Але треба мати на увазі, що такий метод більш ефективний, якщо у вихідному Word-документі використовуються контурні заголовки.


Почніть з вибору в PowerPoint команди File / Open (Файл / Відкрити). У діалоговому вікні Open клацніть на спрямованої вниз стрілкою Files of Type (Тип файлів) і виберіть зі списку пункт All Files (Всі файли). Подвійний клацання на Word-документі відкриє його в середовищі PowerPoint як нову презентацію.


Використовуйте кнопку AutoFit (Автоподгонка). Якщо тексту на слайді надто багато, ви можете скористатися функцією AutoFit і розподілити його між двома слайдами. Клацання всередині местозаполнітеля виведе кнопку AutoFit Options (її символ – дві горизонтальні лінії зі стрілками зверху і знизу). Клацніть на неї і виберіть з підменю команду Split Text Between Two Sides (Розподілити текст по двох сторонах).


Експорт даних в Word. Якщо виникне необхідність поширити чисто текстову копію своєї презентації серед товаришів по службі або підготувати її друковані копії з мініатюрними слайдами для роздачі слухачам, найкраще переслати презентацію в Word.


У середовищі PowerPoint виберіть команду File / Send To / Microsoft Word (Файл / Відправити / Microsoft Word). У діалоговому вікні Send To Microsoft Word виберіть розмітку потрібного документа Word. Приміром, для створення чисто текстового документа ви можете вибрати варіант Outline only (Тільки структура); варіант Bank lines next to slides (Порожні рядки праворуч від слайдів) означає послідовність мініатюрних слайдів з місцем для нотаток. Після вибору потрібної розмітки клацніть для перенесення презентації в Word на кнопці ОК.


Витративши декілька хвилин на практичне освоєння представлених рад, ви зможете значно ефективніше виконувати завдання в PowerPoint.


Посилання по темі



Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*