Актуальні завдання та шляхи автоматизації управління бізнес-процесами, Книги та статті, Різне, статті

Автор: Сергій Кур’янов, директор з розвитку бізнесу компанії DocsVision


Автоматизація управління бізнес-процесами стоїть у порядку денному багатьох російських підприємств, вона залишається актуальною для багатьох і в умовах економічного спаду, який обмежує підприємство в ресурсах, змушуючи відкладати багато заплановані інновації, але також загострює наявні недоліки в управлінні, вимагає різкого підвищення керованості в “реальному часі”, підвищення ефективності управління та забезпечення його масштабованості.


Обмежені ресурси в поєднанні з гострими потребами в області автоматизації бізнес-процесів залишають для них зараз тільки один шлях – концентрацію зусиль та інвестицій на ключових для управління проблемах, завдання та процесах.


Процесний підхід в управлінні має очевидну перевагу по по сравленію з функціональним: кожен процес за визначенням має вимірну мету, що входить в ієрархію цілей підприємства, конкретного власника, відповідає за якість управління процесом і конкретних виконавців.


Ми плануємо викласти наше бачення ситуації та запропонувати конкретні рішення у циклі з трьох статей. У першій частині ми розглянемо перелік завдань, які входять для підприємств сьогодні в поняття “автоматизація управління бізнес-процесами “і класи пропонованих на ринку систем, у другій – шляхи і архітектуру рішень, оптимальних в різних ситуаціях, у третій – дамо огляд функціональності нової версії DocsVision WorkFlow як засобу побудова різних рішень.


Ми сподіваємося на те що ця серія публікацій викличе активне обговорення тематики автоматизації бізнес-процесів, зв’язку між управлінням документами і бізнес-процесами, і, що напевно головне для нас – оцінки того що ми робимо для вирішення цих завдань нашими замовниками.
 


Частина I. Завдання процесного управління та автоматизації бізнес-процесів. Класифікація пропонованих на ринку систем.


Автоматизація управління бізнес-процесами включає в себе для більшості підприємств наступні завдання:



  1. Автоматизацію управління ключовими бізнес-процесами, важливими сьогодні для підприємств на базі “електронних регламентів” для забезпечення жорсткого виконання прийнятих правил і миттєвого аналізу ситуації з будь-якого примірника процесу, а також контроль виконавської дисципліни по беруть участь в процесі підрозділам і співробітникам (зокрема, це може бути процес узгодження договорів або платежів і відповідно миттєвий контроль стану будь-якого договору або платежу). У цю ж групу завдань варто включити можливість швидкої зміни правил та перерозподілу виконавських ресурсів між етапами процесу.
  2. Інтеграцію в єдиному шаблоні бізнес-процесу обробки неструктурованих документів (наприклад договорів), інформації з облікових систем (наприклад дебіторської заборгованості покупців або стану складу), формування пов’язаних з даним об’єктом доручень і контроль виконання.
  3. Подолання недоліків наявної “кусочной автоматизації” без перебудов склалася архітектури корпоративної інформаційної системи і з мінімальними витратами.
  4. Повний перехід на процесне управління з реалізацією замкнутого циклу управління якістю (циклу Демінга) на основі формалізації опису процесів підприємства, аналізу метрик їх виконання, та оптимізації процесу в результаті аналізу.
  5. Реалізацію комплексної системи управління бізнес-процесами в рамках процесного управління, що включає проектування процесів, їх імітаційне моделювання, реалізацію (виконання), аналіз, модифікацію і реверс-інженіринг змінить у моделях процесів у регламентуючі документи.

На наш взляд останні дві групи завдань в умовах економічного спаду може розглядатися тільки як перспектива або як контекст вирішення перших трьох завдань, які ми розташували в порядку убування пріоритетності для більшості підприємств (за нашою оцінкою).


Розглянемо тепер більш детально перші три групи завдань.


До ключових бізнес-процесів в сьогоднішніх умовах слід в першу чергу віднести процес виконання рішень керівних органів підприємства. Рішень, пов’язаних із ситуацією, швидко мінливого зовнішнього середовищем підприємства. Також сюди входять процеси пов’язані з продажем продукції підприємства, управління закупівлями, управління платежами кредиторської та дебіторської заборгованістю. Обсяг “заморожених” на час прийняття рішень оборотних коштів обернено пропорційний швидкості виконання цих процесів. Щоб підвищити швидкість, потрібна прозорість управління для топ-менеджменту, постійний контроль ісполнітелькой дисципліни, своєчасне виявлення проблемних ситуацій та їх оперативне вирішення.


Завдання інтеграції в єдиному бізнес-процесі, керованому як єдине ціле, неструктурованої (документи) і структурованої (облікові дані, транзакції) інформації з різних систем актуальні в першу чергу для топ-менеджменту підприємств.


Саме для “верхнього поверху” управління особливі проблеми представляє кусково автоматизація, і відсутність зв’язку між управлінськими документами (наказами, розпорядженнями) і подіями, зафіксованими в облікових системах. Середній рівень управління як правило працює в рамках однієї програми (наприклад CRM, ERP, бухгалтерської та бюджетної системах), який закриває функції підрозділу. Топ-менеджмент вирішує завдання, що виникають або ззовні, і за визначенням не віднесені заздалегідь ні до якої з прикладних систем, або є результатом екскалаціі виникли нижче проблем, що вимагають знову-таки єдиного інформаційного поля та єдиного уявлення управлінського рішення. Точно також як для для інтеграції даних на рівні прийняття рішень використовуються системи BI, для інтеграції управління теж потрібна якась система, пов’язана з обліковими системами, але забезпечує потік інформації знизу і потік рішень зверху незалежно від конкретної системи є джерелом даних і приймачем рішень.


З цих міркувань очевидна зв’язок між завданням інтеграції управління і завданням інтеграції інформаційних систем, складових загальне “кусково” простір ІТ. Для інтеграції управління потрібна інтеграція сутностей, представлених в різних, незв’язаних між собою системах. Мається на увазі перш за все довідники – контрагентів, товарів, співробітників, а також транзакцій (господарських фактів) незалежно обліковуються в декількох системах одночасно. Проблема тут не стільки в повторному введенні даних, скільки в створенні єдиного уявлення для аналізу і прийняття рішення. “Лобове” рішення у вигляді заміни кусочной автоматизації однієї комплексною системою сьогодні виглядає утопією як за оцінками витрат, так і за термінами його реалізації. Потрібно дешево і зараз, а не дорого і у віддаленому майбутньому.


Одним з перспективних способів комплексного вирішення цих, найбільш актуальних на наш погляд, завдань є впровадження в компанії системи автоматизації бізнес-процесів. При цьому подібний підхід забезпечує оптимальну вартість для оперативного вирішення завдань початкового рівня, надаючи багаті можливості по розширенню функціональності системи. Так, вирішуючи приватні задачі автоматизації конкретних процесів обробки інформації та збору агрегованої інформації з різних підсистем інформаційної системи, паралельно можна забезпечити фундамент для створення в компанії комплексної системи підтримки процесного управління та менеджменту якістю.


Сьогодні на ринку присутні кілька класів систем, які можуть бути використані для побудови основи системи процесного управління, а саме:



  1. Системи документування та моделювання бізнес-процесів
  2. Системи автоматизації потоків робіт (Workflow)
  3. Комплексні системи управління бізнес-процесами (BPM).

У наступній частині ми дамо огляд цих груп по відношенню до перерахованих сьогодні завданням і постараємося сформулювати оптимальні, на наш погляд, конфігурації рішень, які можна побудувати швидко і недорого.
 

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*