Електронні архіви у важкі часи, Книги та статті, Різне, статті


Багато підприємств ще до початку кризи замислювалися про те, щоб впроваджувати систему електронного документообігу, взявши за основу систему електронного архіву, благо вибір досить широкий – майже у кожного розробника корпоративного ПО є таке рішення. У якому ж напрямку рухатися сьогодні? Як змінилася ситуація і яким рішенням віддати перевагу?


У сьогоднішній ситуації, коли курс рубля скаче, а біржові індекси падають один за іншим, складно зберігати холоднокровність і будувати довгострокові плани розвитку компанії, зокрема її ІТ-інфраструктури. Однак оптимізація бізнесу – саме те, на що варто витратити дорогоцінний час в кризових умовах, незважаючи на зниження активності клієнтів і не помітний негайно фінансовий ефект.


В останні місяці стало складно знайти аналітичні матеріали про стан ІТ-ринку – інформаційне висвітлення його вкрай бідно. Основні новини надходять від біржовиків, констатують падіння курсу акцій того чи іншого вендора. Рідкісні прес-релізи ІТ-компаній розповідають про успішне завершення проектів, розпочатих ще в минулому році. В создавшемся інформаційному вакуумі у авторів статті з’явилася ідея освітити стан окремо взятого ринку електронних архівів: донести до користувачів інформацію про те, як можна реалізувати електронний архів у кризовий період, оцінити тимчасові, людські та фінансові витрати на їх впровадження в найближчому році, а також позначити найбільш серйозні ризики, які супроводжують подібні проекти.


Що таке електронний архів


Електронний архів відноситься до класу систем управління корпоративним контентом (Enterprise Content Management). У загальних рисах він представляє собою систему зберігання електронних документів, що забезпечує надійність зберігання, конфіденційність і розмежування прав доступу, відстеження історії змін, зручність і швидкість пошуку. Електронні архіви покликані упорядкувати роботу з неструктурованою електронною інформацією підприємства: текстовими даними, мультимедіа, графікою і т. д. Найчастіше об’єктами зберігання стають підписані контракти, первинна фінансова документація, технічна та проектна документація (Рис. 1). В основному документи, з якими працюють співробітники, є статичними, тобто остаточно сформованими і незмінними – така документація може зберігатися в електронних архівах і бути доступною для читання. Для систематизації документів розробляється їх ієрархія, на кожен заводиться так звана картка, що містить перелік атрибутів, однозначно ідентифікують документ. Еволюційно до питання впровадження електронного архіву багато хто приходить, вдосталь награвшись з мережевими папками загального користування, але ще не будучи готовими до впровадження складних систем документообігу.


Електронний архів як повноцінна ECM-система включає наступні базові компоненти:



Враховуючи складність впровадження таких систем, чи можна планувати в цьому році старт нових проектів, чи розумно набувати зараз нове обладнання і ПЗ? Виявляється, що можна, але при дотриманні певних умов. Основними принципами повинні стати швидкість впровадження і отримання перших результатів при розумних фінансових вкладеннях.


По можливості необхідно:



Думки учасників ринку


Зміна економічної ситуації в країні приводить до зміни структури та обсягів продажів компаній учасників ринку електронних архівів, постачальників як обладнання, так і комплексних рішень. “У наших клієнтів, – каже Станіслав Кім, генеральний директор “Алеї Софтвер”, Постачальника комплексних рішень і розробника електронного архіву “Алеї Архів”, – відзначається виражена сезонність виконання проектів, тому, як і в минулі роки, найбільш активними вони були в III і IV кварталі 2008 р. Початок 2009 р. зазначено відповідним спадом кількості проектів, але інтерес до теми не слабшає. Судячи по структурі запитів, найбільш цікаві для замовників архіви проектної документації та фінансові архіви. Висока активність фіскальних органів змушує компанії приводити документи в порядок “.


На вартість послуг для кінцевих клієнтів, так само як і на обсяги продажів, сильно вплинуло зростання курсу євро і долара. “Вартість сканерів в рублях істотно зросла за грудень 2008 р. та січень 2009-го, – пояснює Наталія Озерова, менеджер департаменту документних сканерів компанії Пірит, Найбільшого дистриб’ютора документних сканерів від провідних виробників. – Оскільки значна частина продажів нашого обладнання припадає на державні закупівлі, ми можемо розраховувати на реалізацію успішних проектів в 2009 р. Для збільшення продажів в комерційному сегменті ми активно просуваємо послуги оренди високопродуктивного обладнання, багато цю можливість оцінили і активно співпрацюють з нами “.


З одного боку, підвищення вартості скануючого обладнання негативно позначилося на розвитку ринку електронних архівів. На жаль, про імпортозаміщення російськими аналогами, як в інших галузях, мови йти не може – практично всі документні і книжкові сканери виробляються за кордоном. З іншого боку, компанії, що пропонують послуги промислового сканування, ціни на свої послуги фіксують в рублях і за час падіння курсу їх не змінювали.


Автори багато аналітичних статей про фінансовий стан ІТ-ринку стверджують, що в 2009 р. і пізніше, до стабілізації економіки, впевнено будуть почувати себе тільки ті компанії, які мають стабільні державні замовлення. Олена Іванова, начальник відділу маркетингу компанії “Електронні Офісні Системи”, Однієї з провідних компаній на ринку систем автоматизації документообігу і діловодства, характеризує ситуацію так: “Незважаючи на економічну ситуацію в країні, обсяг замовлень продовжує неухильно зростати. У структурі продажів відбулися деякі зміни, основне з яких – зростання частки державних організацій. ЕОС – російська компанія, ціни на товари її виробництва і послуги встановлені в рублях, і ми не бачимо необхідності пов’язувати ціни на вітчизняні товари та послуги з курсом іноземних валют. Компанія ЕОС не перестає традиційно пропонувати своїм клієнтам різні нововведення: випуск нових програмних продуктів, вдосконалення функціоналу в нових версіях продуктів, випуск полегшених версій за істотно нижчою ціною. Особливо хочеться відзначити пропозицію нової форми використання нашого ПЗ – лізинг “.


У зв’язку зі скороченням фінансування ІТ-проектів багато компаній переходять на економічно більш доцільне використання ПЗ. Наприклад, мова може йти про вільне ПЗ. “Вільне ПЗ – це альтернативна форма продажу програмного забезпечення, – каже Сергій Кур’янов, директор з розвитку DocsVision, Компанії-розробника однойменної платформи, що надає повний комплекс послуг з розвитку та підтримки інформаційних систем підприємства. – На жаль, багато споживачів вважають що вільне і безкоштовне – Це одне і те ж. А це не так. Якщо ви хочете довірити свою інформацію і бізнес-процеси якійсь програмі, вона у всіх випадках повинна бути розроблена відомим, що вселяє довіру виробником. Виробник ПО повинен звідкись взяти на розробку гроші. Звідки? На Заході гроші приходять у вигляді послуг з впровадження та обслуговування такого ПЗ, але у нас замовники платити за послуги поки не дуже хочуть. Форма продажу може бути будь-який – і пропрієтарної, і вільною, але якщо ІТ-галузь не буде отримувати грошей від замовників, вона не буде проводити програми, і замовникам не з чим буде працювати. Відносно продажів DocsVision хочу сказати, що друге півріччя 2008 р. у нас було рекордним, структура продажів змінилася незначно, трохи більше стали купувати корпоративну редакцію DocsVision, призначену для верхньої частини середніх і для великих компаній “.


Мова може також йти про оренду сервісів – як обладнання, так і ПО (модель SaaS). “Оренда ПО компаніями стає все більш актуальною, тому що це дозволяє передбачити витрати, забезпечує інформаційну безпеку і надійну технічну підтримку, – вважає Юрій Корюкін, директор з корпоративних проектів ABBYY, Компанії-розробника технологій оптичного розпізнавання, обробки документів і отримання даних. – Компаніям не потрібно витрачати кошти на придбання, оновлення та адміністрування ПО, і це в значною мірою скорочує їхні витрати і трудовитрати. Але тут, звичайно ж, слід звертати особливу увагу на питання захищеності роботи з постачальником подібних послуг через Інтернет – на то. як постачальник забезпечує безпечний режим роботи “.


Що стосується безпечного режиму роботи та збереження даних, то для більшості компаній вимоги до них не змінюються навіть в умовах складної економічної ситуації на ринку, а значить, жорсткої конкурентної боротьби. Наприклад, для компанії Kodak, відомого в усьому світі виробника документних сканерів та продуктів для мікрографії, пріоритет безпечного зберігання даних, як і раніше високий: “Ми постійно вдосконалюємо наше обладнання та ПЗ, виходячи в тому числі і з цих вимог. Наприклад, ми внесли великі зміни в ПО для нашого мережевого сканера Kodak Scan Station 100 + саме виходячи з вимог до безпеки даних “- пояснює Дмитро Петренко, менеджер з продажів Kodak.


Складна економічна ситуація часто зумовлює зміни в умовах праці, і особливо це стосується співробітників, зайнятих реалізацією проектів і продажами. Мова може йти про зміну кадрової політики компаній, звільнення, зміну розміру заробітної плати. “З наймом співробітників під проекти не було проблем і в докризовий період; складніше з менеджерами, які можуть вести тривалі і великі проекти, – Каже Станіслав Кім з “Алеї Софтвер” . – Такий співробітник повинен добре знати не тільки основи менеджменту проектів, мати задатки керівника, але і бути технічно та технологічно добре підкованим. Підготовка такого співробітника займає більше півроку, і ми їх ростимо з числа своїх студентів. На сьогоднішній день великий вибір співробітників на операторські посади з невисокими вимогами по зарплаті, безробіття все-таки позначається. Зарплати в нашій компанії не впали, навпаки, ми намагаємося підвищувати їх за рахунок бонусів і премій за успішно виконані проекти “.


Реалізація проектів електронних архівів, так само як і будь-яких ІТ-проектів, пов’язана з певними політичними, соціальними і фінансовими ризиками, а проте, на думку більшості опитаних компаній, економічна ситуація не набагато збільшує ці ризики. “Ми більше побоюємося психологічних ризиків, тобто ризиків, пов’язаних з очікуванням катастрофи економіки країни. Якщо працювати, а не боятися, то і будь-які проекти можна продовжувати вдало реалізовувати, в тому числі і проекти роботи з електронними архівами “, – вважає Олена Іванова з ЕОС.


Незважаючи на відмінності прогнозів, що стосуються тривалості кризи та тяжкості її наслідків, всі опитані фахівці єдині в думці, що ні в якому разі не можна припиняти роботу по вдосконаленню ІТ у своїй компанії. Призупинено “гонка озброєнь”, настав час економічних, не переобтяжених функціоналом систем, вирішальних конкретні завдання. Можна відзначити, що на ринок електронних архівів, як і на будь-який ринок, що склалася в світі економічна ситуація вплине неодмінно – відбудеться скорочення витрат на ІТ, зміна структури та обсягів продажів. Більшість аналітиків пророкує тривалу рецесію, а значить, слід пам’ятати, що ті, хто зумів не тільки вижити, але й оптимізувати свою бізнес-діяльність, отримають значну перевагу, коли почнеться підйом.


Загальні рекомендації


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*