Інтеграція DocsVision з іншими системами, Книги та статті, Різне, статті

Содержание:



  • Інтеграція з Microsoft Exchange



  • Інтеграція з Microsoft Office



  • Інтеграція через механізм шлюзів



  • Модуль інтеграції з Microsoft Project



  • Веб-розширення і комплект інтеграції з Microsoft SharePoint


    Одне з найбільш важливих властивостей системи управління документами і бізнес-процесами DocsVision – широкі можливості її спільної роботи з іншими ІТ-системами, вже використовуються в організації. Так, користувач може експортувати в DocsVision файли будь-яких форматів, а потім відкривати їх безпосередньо з системи та редагувати в тих додатках, за допомогою яких вони створювалися. Крім того, кошти інтеграції дозволяють системі DocsVision працювати в тісній взаємодії з Microsoft Office і Microsoft Exchange.

    Завдяки URL-адресується всіх об’єктів DocsVision, в інтерфейсі інших систем можна розміщувати посилання на відповідні документи DocsVision.


    Як розширення workflow-підсистеми DocsVision реалізований механізм шлюзів, що дозволяє інтегрувати DocsVision з іншими системами в рамках виконання наскрізних бізнес-процесів.


    Різні механізми інтеграції детальніше описані нижче.


    Інтеграція з Microsoft Exchange


    Взаємодія з Microsoft Exchange надає користувачам додаткові можливості маршрутизації завдань:



    • відправка виконавцю листа, що містить посилання на картку завдання;

    • маршрутизація off-line, при використанні якої співробітник отримує по електронній пошті спеціальне повідомлення, зовні схоже на картку завдання; цей спосіб маршрутизації дозволяє також шифрувати завдання перед відправкою, що дає гарантію доступу до нього тільки того співробітника, для якого воно призначене;

    • відправка виконавцю листа з описом завдання (при цьому зворотного зв’язку зі співробітником немає, і дані про виконання завдання від нього в систему не надходять).

    Крім додаткових способів маршрутизації взаємодію з цим інструментом дозволяє додатком “Управління процесами” здійснювати функцію стеження за появою в поштовому ящику вхідних повідомлень з певними параметрами, а також формувати свої повідомлення під час виконання бізнес-процесу.


    Після того як виконавець бере завдання в роботу, в додатку Microsoft Outlook (папка Tasks) створюється відповідний запис, в тілі якої присутні основні атрибути завдання (назва, автор, термін виконання, виконавець, контролер), а також URL, за яким знаходиться картка завдання, що дозволяє працювати з карткою і через DocsVision Навігатор, і через Outlook.


    Інтеграція з Microsoft Office


    Працювати з файлами, приєднаними до карток документів або зберігаються в картках файлів, можна безпосередньо з додатків Microsoft Office. Для цього при установці програми “Діловодство” в програмах Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint і Outlook) з’являється додаткова панель інструментів DocsVision (рис. 17), а також відповідний додатковий пункт у головному меню цих програм, дублюючий команди панелі інструментів. Цей вбудований інструмент дозволяє працювати з файлами документів відповідних форматів, не звертаючись до Навігатору: редагувати файли, приєднані до картках документів і картками файлів, а також приєднувати редаговані документи до існуючих картках або створюючи спеціально для них нові картки для зберігання. При цьому певні користувачами поля картки документа DocsVision можна синхронізувати з властивостями документа Microsoft Office.


    Рис. 17. Панель інструментів DocsVision в Microsoft Word


    Крім того, деякі звіти формуються у вигляді таблиць Microsoft Excel, зокрема, в цей формат експортуються списки прав доступу окремих користувачів до об’єктів DocsVision, а також будь-які уявлення для збереження та друку; останні конвертуються в заздалегідь підготовлені і зберігаються в системі шаблони, що дозволяють виводити інформацію в необхідній формі.


    Інтеграція через механізм шлюзів


    Всі шлюзи DocsVision до інших систем реалізовані як розширення workflow-підсистеми і володіють схожою функціональністю, кожен по відношенню до відповідної системи.


    Основні функції шлюзів:



    • Моніторинг об’єктів зовнішньої системи. Завдяки специфічному набору функцій та їх параметрів для кожної зовнішньої системи, шлюз виявляє необхідну інформацію або її зміни відповідно до заданих настройками моніторингу. При виявленні певної інформації може бути запущений відповідний бізнес-процес DocsVision.

    • Читання даних з об’єктів зовнішньої системи. Шлюз здійснює читання даних з об’єктів зовнішньої системи і передає їх для подальшої обробки в змінні бізнес-процесу DocsVision. На підставі цієї інформації може автоматично змінитися хід бізнес-процесу, вона може бути передана на наступні етапи процесу.

    • Маршрутизація інформації і посилань на об’єкти зовнішньої системи. Отримана з зовнішньої системи інформація може маршрутизироваться в бізнес-процесі DocsVision. Наприклад, в завданні учаснику процесу може бути передана посилання на потрібний об’єкт зовнішньої системи, за якою може бути запущено відповідну програму і відкритий цей об’єкт. Або відповідна інформація може бути представлена ​​користувачеві у вигляді значень параметрів завдання, або у вигляді вкладеного файлу.

    • Модифікація даних у зовнішній системі. З бізнес-процесу DocsVision через шлюз може бути проведена модифікація даних у зовнішній системі. Це може бути новий запис або зміна якогось поля в обліковій системі, або публікація даних на порталі та пр.

    Завдяки цьому універсальному механізму DocsVision може взаємодіяти в ході виконання бізнес-процесів з іншими ІТ-системами, служити засобом їх процесної інтеграції. Це особливо важливо, тому що реальні бізнес-процеси, що протікають на підприємствах, як правило, зачіпають кілька різних систем і безліч учасників у різних ролях.


    Ряд шлюзів включає додаткові функції. Так, наприклад, шлюз до Microsoft SharePoint Portal Server дозволяє відображати вміст папок DocsVision на порталі через web-parts, і автоматично викликати відповідний компонент DocsVision для відображення елементів списку.


    На сьогодні випущено шлюзи workflow-підсистеми до наступних систем:



    • Файлова система;

    • DocsVision;

    • Microsoft Exchange Server;

    • Microsoft SharePoint;

    • Microsoft Dynamics AX;

    • Microsoft Dynamics CRM:

    • 1С: Підприємство.

    Цей список постійно розширюється. Крім того, наявність DocsVision API і SDK дозволяє розробляти шлюзи до інших систем в рамках проектів впровадження.


    Модуль інтеграції з Microsoft Project


    Модуль інтеграції з Microsoft Project реалізує наступний сценарій інтеграції:



    • Автоматичне створення структури папок DocsVision, відповідних структурі завдань проекту;

    • Автоматичне зв’язування посиланнями завдань проекту з відповідними папками DocsVision;

    • Запуск за завданнями проекту бізнес-процесів DocsVision на основі визначених шаблонів;

    • Синхронізація інформації про виконання завдань проекту з DocsVision в Microsoft Project.

    Веб-розширення і комплект інтеграції з Microsoft SharePoint


    Комплект інтеграції з Microsoft SharePoint включає шлюз і веб-розширення. Шлюз до Microsoft SharePoint дозволяє здійснювати моніторинг документів на порталі, передавати дані в бізнес-процес DocsVision, публікувати документи на порталі. Веб-розширення DocsVision дозволяють організувати доступ до елементів DocsVision через портал:



    • Відображення дерева папок DocsVision на порталі;

    • Відображення подання папок DocsVision на порталі (як окремі папки, так і синхронно з переміщенням по дереву папок);

    • Вікно для пошуку картці та документів DocsVision;

    • Доступ до елементів, що відображаються в поданні, автоматичним запуском відповідної стандартної клієнтської компоненти DocsVision;

    • HTML-картка файлу DocsVision.

    Рис. 18. Веб-розширення DocsVision, доступ через портал Microsoft SharePoint

  • Схожі статті:


    Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

    Коментарів поки що немає.

    Ваш отзыв

    Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

    *

    *