Інтеграція Office і бібліотек документів SharePoint, Windows, Операційні системи, статті

У всьому світі компанії планують і здійснюють перехід від традиційного спільного доступу до файлів бібліотек документів Microsoft SharePoint, які пропонують можливості, важливі для підтримки спільної роботи, включаючи історію версій, редагування, затвердження контенту і можливість керувати ним за допомогою метаданих, переглядів і звітів. Якщо ви ще не знайомі з можливостями бібліотек документів, рекомендую прочитати статтю “Загальні папки – минуле століття” (опубліковану в журналі Windows IT Pro / RE № 8 за 2007 р.).

Бібліотеки документів надають можливості спільної роботи в Web-інтерфейсі SharePoint, а сумісні з SharePoint програми, такі як Microsoft Office 2007і Office 2003, об’єднуються в одне ціле з бібліотеками документів і надають функціональні можливості SharePoint прямо в інтерфейсі Office. Але хоча інтеграція клієнтських функцій Office і SharePoint відбувається швидко, адміністратор повинен бути готовий навчити користувачів деяким прийомам, щоб вони, працюючи з бібліотеками документів SharePoint, отримали максимальну віддачу.

Важливо зауважити, що описувані мною функції застосовні до Windows SharePoint Services (WSS) 3.0 і вам не обов’язково потрібний Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007, щоб отримати ефективне рішення, як буде показано нижче. Перш за все ми будемо говорити про інтеграцію Office 2007 і SharePoint, але переважна більшість функцій доступно і в додатках Office 2003.

Збереження документів у бібліотеках документів

Більшість додатків Office підтримують пряму інтеграцію з бібліотеками документів, таким чином, можна відкрити документ, зберегти його та створити нові документи прямо в бібліотеці документів. Для збереження документа в бібліотеці можна використовувати команду Save як в Office 2007, так і в Office 2003. У Office 2007 також можна задіяти команду Document Management Server в пункті основного меню Publish. Ця команда майже така ж, як команда Save, але є одна важлива відмінність: діалогове вікно Save As показує папку Network Shortcuts в Windows Vista або папку My Network Places в Windows XP. У діалоговому вікні Save As можна набрати URL бібліотеки документів, в яку передбачається його зберегти (наприклад: http://sharepoint.contoso.com/sites/marketing/shared% 20documents). Натисніть Enter, щоб потрапити до бібліотеки, а потім введіть ім’я документа та натисніть Save.

Звичайно, змушувати користувачів набирати URL для доступу до бібліотеки документів небажано, це може породжувати помилки і, значить, бути перешкодою при роботі з бібліотекою документів SharePoint. Не існує можливості задати шлях за замовчуванням до бібліотеки документів, як може знадобитися користувачам. Щоб підтримати користувачів, потрібно націлити Network Locations (Vista) або Network Places (XP) на бібліотеки, до яких користувачі звертаються регулярно. Для створення Network Location в Vista відкрийте Computer з меню Start. Правою кнопкою миші клацніть по вільному місцю вікна в розділі Network Locations і виберіть Add a Network Location. Натисніть Next, виберіть Choose a custom network location, потім знову натисніть Next. Введіть URL для бібліотеки, натисніть Next, а потім введіть ім’я користувача, натисніть Next, потім Finish. Мережевий адреса буде доступний в розділі Network Locations папки Computer. Для користувачів XP слід створити Network Place, використовуючи майстер Add Network Place Wizard в папці My Network Places. Тепер, коли користувач вибирає команду Document Management Server, в діалоговому вікні Save As відкривається папка Network Locations (або My Network Places), і користувач може відразу перейти до бібліотеки документів.

Виникає питання: як може здійснюватися корпоративне розгортання Locations (Network Places) для користувачів в організації? Не можна задіяти Group Policy для розгортання Network Locations. Однак можна використовувати сценарій, щоб створити Network Location (Network Place). У сценарії в лістингу показано, як створити адресу Network Location з ім’ям Marketing Department Document Library, який вказує на бібліотеку документів SharePoint, використовуючи адресу UNC до бібліотеки (sharepoint.contoso.comsitesmarketingshared documents). Підпрограма Create NetworkLocation з міткою A здійснює цю дію. Можна викликати підпрограму для створення будь-якої адреси в Network Location, щоб просто забезпечити ім’я шляху в Network Location та цільової адресу.

Відкриття документів з бібліотеки

 

Що ще можна

У цій статті ми сконцентрувалися на Word, однак PowerPoint, Excel, Access, OneNote і InfoPath використовують схожі процеси інтеграції з бібліотеками документів SharePoint. Хоча ми головним чином обговорювали Word 2007, багато хто з основних властивостей інтеграції доступні і в додатках Office 2003. Існує чудова інтеграція списків SharePoint з Excel і Access, що дає ефективні рішення, про які я розповім в наступних статтях. Відвідайте office.microsoft.com і www.officesharepointpro.com і дізнайтеся більше про можливості та налаштування цих та інших програм.

Ден Холм (danh@intelliem.com ) – Директор консалтингової служби Intelliem, яка організовує консультації для підприємств, які впроваджують SharePoint, Office, Windows і Active Directory

Лістинг. Створення адреси в Network Place

” Create a Network Place (XP) or Network Location (Vista).

Option Explicit

” Generic objects – can be moved to the global part of script.

Dim WSHShell, FSO

Set WSHShell = WScript.CreateObject(“WScript.Shell”)

Set FSO = CreateObject(“Scripting.FileSystemObject”)

Dim sFolderPath, sTargetPath

” Create the network location.

” This is the only block of the script that you should need to change.

” Example: a document library network location created in the NetHood folder.

sFolderPath = WSHShell.SpecialFolders(“NetHood”) & “” & _

“Marketing Department Document Library”

sTargetPath = “sharepoint.contoso.comsitesmarketingshared documents”

CreateNetworkLocation sFolderPath, sTargetPath

” This routine creates a Network Location that”s actually a read only folder

” containing a regular shortcut named target.lnk and a desktop.ini file with

” specific contents.


А

Sub CreateNetworkLocation(sFolderPath, sTargetPath)

Dim oTextFile, oFolder, oShortcut

” First, delete any existing network location.

If FSO.FolderExists(sFolderPath) Then

FSO.DeleteFolder sFolderPath, True

End If

” Create the folder and make it read only.

” Required for Network Location

” Create the folder.

Set oFolder = FSO.CreateFolder(sFolderPath)

” Set the read-only attribute.

oFolder.Attributes = 1

” Create the shortcut to the target inside the folder

Set oShortcut = WSHShell.CreateShortcut(oFolder.Path & ” arget.lnk”)

oShortcut.TargetPath = sTargetPath

oShortcut.Save

” Create the Desktop.ini file, which makes it a Network Location

” and assigns the icon.

Set oTextFile = oFolder.CreateTextFile(“Desktop.ini”, True)

oTextFile.WriteLine “[.ShellClassInfo]”

oTextFile.WriteLine “CLSID2={0AFACED1-E828-11D1-9187-B532F1E9575D}”

oTextFile.WriteLine “Flags=2”

oTextFile.WriteLine “ConfirmFileOp=0”

” 1 displays a warning that this is a system folder

” when moving, deleting, renaming a system folder.

” 0 avoids the warnings.

oTextFile.Close

End Sub


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*