Корисні поради з MS Office. Частина 5, Різне, Програмні керівництва, статті

попередня стаття серії

Зміст



Загальновідомо, що чимала частина практичних завдань вирішується на комп’ютері в середовищі MS Office, зокрема в Word, Excel і PowerPoint, для роботи з якими користувачеві досить мінімальних знань. Тим Проте в багатьох ситуаціях додаткові прийоми не просто не завадять, але і допоможуть заощадити масу часу і зусиль. На деяких способах підвищення ефективності своєї роботи ми і зупинимося.


MS Word


Значок «євро» в тексті


Значок «євро» (€), на відміну від знака долара, відсутній на клавіатурі, тому для того, щоб вставити значок в документ, необхідно при включеному режимі NumLock і самій клавіші Alt набрати цифри 0136 на цифровий частині клавіатури.

Вставка поточної дати


Чимало документів повинні мати в кінці дату їх створення. У той же час далеко не в будь-який момент користувач з ходу може пригадати сьогоднішню дату, адже календар не завжди виявляється під рукою. Зручніше скористатися комбінацією клавіш Alt + Shift + D, в результаті чого поточна дата вставиться в місці положення курсора. Правда, це буде поле, автоматично оновлюється при друку або збереження документа. Щоб перетворити поле в незмінний текст, можна вирізати його в буфер обміну, а потім вставити як звичайний текст командою Правка> Спеціальна вставка> неформатований текст. Існує і ще простіший варіант – помістіть курсор всередину дати і натисніть комбінацію клавіш Ctrl + Shift + F9 (рис. 1).

рис. 1

рис. 1

Посилання в тексті


Наявність посилань у документах сьогодні – зовсім не рідкість. За замовчуванням для переходу за посиланням необхідний клацання мишею, утримуючи клавішу Ctrl. Однак це не зовсім зручно – краще змінити параметри програми так, щоб для переходу за посиланням досить було клацнути на ньому мишею без натиску тих чи інших клавіш. Для цього відкрийте в меню команду Сервіс> Параметри> Правка і приберіть галочку напроти опції рядки «Ctrl + клацання для вибору гіперпосилання» (рис. 2).

рис. 2

рис. 2

Про тонкощі відображення приміток


У Word 2002 примітки в тексті за замовчуванням виводяться праворуч від документа (рис. 3). Цілком можливо, що багатьом такий варіант здасться незручним, адже куди приємніше бачити примітки в якості спливаючих підказок, як було раніше. Щоб повернути приміток звичний вигляд, досить вибрати з меню команду Сервіс> Параметри> Виправлення та прибрати прапорець Використовувати винесення в режимі розмітки та веб-документа

рис. 3

рис. 3

При відображенні приміток може виникнути й інша непередбачена проблема, коли буде спливати лише ім’я творця без самого тексту примітки. Це буває, коли текст примітки написаний шрифтом, який в примітках не відображається. Якщо подібна ситуація має місце, то доведеться змінити шрифт приміток вручну, наприклад на Times New Roman.

Порожні рядки між абзацами


При роботі з невміло набраними документами або після імпортування тексту бувають ситуації, коли між абзацами присутні порожні рядки. Видаляти їх вручну в разі великого документа – задоволення сумнівне, проте процес можна автоматизувати, скориставшись можливостями заміни – команда Правка> Замінити. У полі Знайти введіть комбінацію ^ p ^ p, а в полі Замінити на – комбінацію ^ p (^ p – Знак кінця абзацу), і далі клацайте на кнопці Замінити все (рис. 5). Повторювати процедуру заміни доведеться до тих пір, поки не з’явиться повідомлення про те, що вироблено 0 замін. В результаті будуть видалені всі зайві пробіли між абзацами, а значить і всі порожні рядки.

рис. 5

рис. 5

Як поставити наголос


Якщо вам необхідно підготувати, скажімо, текст публічного виступу, в якому фігурують деякі складні прізвища або погано знайомі вам в плані розстановки наголосів слова, то зовсім необов’язково друкувати такий документ без наголосів, а потім проставляти їх вручну. Не так вже й важко проставити наголосу прямо в тексті. Для цього відкрийте спочатку додаткову панель інструментів Розширене форматування командою Вид> Панелі інструментів> Настройка> Панелі інструментів> Розширене форматування (рис. 6). Потім виділіть букву, над якою необхідно поставити наголос, і клацніть на кнопці Знак виділення – наголос з’явиться в потрібному місці.

рис. 6

рис. 6

Злиття документів


Як правило, при об’єднанні кількох документів в один користувачі відкривають перший з них і через буфер обміну послідовно копіюють в нього текст інших документів. Це цілком зручно, якщо мова йде про поодинокі випадки об’єднання невеликого числа документів. У той же час, якщо дана робота проводиться регулярно, наприклад при підготовці щотижневого або щоденного звіту, окремі частини якого створюються різними співробітниками, а значить знаходяться в різних файлах, то процес можна злегка автоматизувати. Саме на такі випадки і орієнтована можливість вставки файлів командою Вставка> Файл з подальшим вибором всіх поєднуваних файлів і клацанням на кнопці Вставити.

Буквиця на полях при друку в дві колонки


Ряд документів, наприклад рекламні буклети, з буквицей виглядають більш ефектно. Проте зробити буквицю на полях можна тільки в разі розташування тексту в одну колонку. При розміщенні тексту у дві колонки, що зовсім не рідкість при друку буклетів, подібний варіант використання буквиці неможливий. Однак заборони програми можна обійти. Вставляти буквицю потрібно ще до розбиття тексту на дві колонки, послідовно виділяючи перетворені букви і вибираючи команду Формат> Буквиця> На полях.

Але якщо ви все ж пропустили і не вставили буквицю в якомусь абзаці і вже перерозподілили текст на дві колонки командою Формат> Колонки> Дві, все одно не варто впадати у відчай. Для вставки відсутньої буквиці досить просто скопіювати її з іншого уривка тексту даного документа і змінити букву на потрібну вам.

Чому малюнки можуть не відображатися на екрані


Якщо при відкритті або створенні документів з малюнками останні на екрані не відображаються, то причин даного явища в Word може бути декілька.

По-перше, може бути встановлений прапорець Порожні рамки малюнків, що рекомендується для збільшення швидкості перегляду документа за рахунок відображення лише контурів малюнків і ефективно при роботі з об’ємними документами з великою кількістю малюнків. Щоб скасувати дану установку, виберіть команду Сервіс> Параметри> Вид і зніміть прапорець Порожні рамки малюнків (рис. 7).

рис. 7

рис. 7

По-друге, знятий прапорець Малюнки в групі Параметри режиму розмітки і веб-документа на вкладці Вид команди Сервіс> Параметри, що також збільшує швидкість перегляду документа з графічними об’єктами, наприклад автофігурами. Для виведення малюнків на екран цей прапорець повинен бути включений (рис. 8).

рис. 8

рис. 8

Крім того, потрібно мати на увазі, що графічні об’єкти не відображаються на екрані у звичайному режимі, тому ви, ймовірно, зможете побачити малюнки, просто змінивши даний режим на режими розмітки, Web-документа або попереднього перегляду.

Сортування складних об’єктів


Бувають ситуації, коли доводиться працювати з великими списками (наприклад, бібліографічними, списками літератури і т.п.), які були набрані в довільному порядку. У той же час абсолютно необхідно їх відсортувати, наприклад за датою документа. Складність тут в тому, що дата знаходиться не в окремому стовпці таблиці (в цьому випадку зовсім неважко провести сортування), а всередині списку (рис. 9).

рис. 9

рис. 9

Для сортування такий текст доведеться перетворити в таблицю. Але тільки перед цим у місці поділу на стовпці потрібно вставити відповідний роздільник – в даному прикладі в якості такого використовуємо символ «/». Після цього виділіть список і скористайтеся командою Таблиця> Перетворити / Текст в таблицю (рис. 10). Тепер залишиться лише провести сортування командою Таблиця> Сортування і назад перетворити таблицю в текст за допомогою команди в текст. В результаті дані виявляться відсортованими.

рис. 10

рис. 10

Що можна розмістити в колонтитулах


У колонтитули зазвичай вставляють такі дані, як номер сторінки, дату друку документа, логотип організації, прізвище автора документа і т.п. При цьому вставляється інформація може бути як змінної (дата), так і постійною (логотип організації). Постійні дані набираються прямо в тілі колонтитула – тут же можна впровадити і малюнок з логотипом компанії, а для відображення змінної інформації використовуються можливості автотексту – команда Вид> Колонтитули> Вставити автотекст. Вставка малюнків здійснюється звичайним чином за допомогою команди Вставка> Малюнок> з файлу.

На жаль, на перший погляд список вставляються змінних полів досить обмежений – це поля автор, номер сторінки, дата створення, назва файлу та ряд інших. В реальності ж набір інформації, яку можна вставити в колонтитул, виявляється трохи ширше, зокрема за рахунок імені документа, що залежить від виду документа і може відображати чимало корисної інформації. Наприклад, у верхньому колонтитулі договору може фігурувати логотип компанії, дата і номер договору. Впроваджувати дану інформацію в колонтитул доведеться послідовно. Спочатку, відкривши колонтитули командою Вид> Колонтитули, потрібно вставити логотип (як логотипу в прикладі взято логотип компанії «КОРДІС & Медіа»), потім вставити номер договору – це буде ім’я документа, а потім уже дату його укладення. Після закінчення вставки слід розмістити дані потрібні вам чином, наприклад логотип ліворуч, а іншу інформацію праворуч, і закрити колонтитул, клацнувши на кнопці Закрити.

Якщо картинки не друкуються


Іноді при виведенні на друк текст друкується без графічних об’єктів. У цьому випадку варто перевірити, чи включений висновок графіки на друк. Для цього відкрийте з меню команду Файл> Друк, клацніть на кнопці Параметри і перевірте, в якому стані знаходиться прапорець «друкувати графічні об’єкти» – він повинен бути включений (рис. 12).

рис. 12

рис. 12

Якщо цей прийом не допомагає, то, як правило, справа тут не в установках програми, причина криється в принтері – швидше за все для друку картинок йому просто не вистачає пам’яті.

Блокування окремих областей документа


Досить часто доводиться створювати документи, які згодом заповнюються конкретними користувачами. При цьому бажано, щоб відкритими були тільки поля, призначені для введення, а всі інші – Заблоковані. В Excel така проблема вирішується дуже просто, а от в Word аналогічних можливостей захисту не існує.

Проте і тут проблему можна вирішити шляхом створення спеціальних форм введення – документів, що містять призначені для заповнення порожні поля. Для того, щоб сформувати подібну форму, спочатку збережіть порожній новий документ як шаблон документа командою Файл> Зберегти як, вибравши в полі Тип файлу варіант Шаблон документа і ввівши ім’я файлу.

Після цього створіть і розмітьте форму, набравши текст, який в кінцевому підсумку повинен бути заблокований. Додайте поля форми для написів, прапорців і розкривних списків, які користувач буде переглядати і заповнювати. Щоб додати у форму полів скористайтеся панеллю інструментів Форми – її можна відкрити, вибравши команду Вид> Панелі інструментів> Форми. У документі клацніть кнопкою миші на порожньому місці, куди потрібно вставити поле форми, і виберіть на панелі Форма потрібний тип поля: текстове поле, прапорець або поле зі списком (рис. 13). У разі вибору поля зі списком, яке надає користувачеві можливість при заповненні поля вибирати його значення зі списку, буде потрібно додаткове визначення параметрів поля. Для цього встаньте на поле зі списком, клацніть на кнопці Параметри поля форми і введіть елементи списку (рис. 14). Форма прийме вигляд, як показано на рис. 15.

рис. 41

Друк слайдів


Більшість презентацій призначені для показу в кольорі, але слайди та видачі зазвичай друкуються в чорно-білому режимі. При запуску друку в PowerPoint кольору у презентації змінюються відповідно до можливостей вибраного принтера. Наприклад, якщо обраний принтер є чорно-білим, презентація буде автоматично роздрукована у відтінках сірого. Якщо при наявності кольорового принтера ви вважаєте за необхідне роздрукувати презентацію у відтінках сірого або в чорно-білому варіанті, то змінити колір презентації можна прямо з вікна друку, що викликається командою Файл> Друк

При цьому варто відразу клацнути на кнопці Перегляд і оцінити, як будуть виглядати слайди, замітки і роздаткові матеріали в чорно-білому варіанті або при друку з відтінками сірого, а потім внести потрібні зміни перед запуском друку. Зокрема, в режимі попереднього перегляду можна вибрати опцію Вмістити в розмір листа, домігшись тим самим підгонки розміру слайдів під розмір паперу, включити друк прихованих слайдів або додати колонтитули.

наступна стаття серії

Посилання по темі



Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*