Технологія OLAP – потужна альтернатива електронних таблиць, Oracle, Бази даних, статті

Забезпечення фінансових фахівців усіма необхідними програмні засобами та інформаційними технологіями – запорука успішного функціонування сучасного бізнесу. Разом з тим, як показують дослідження, ситуація, що склалася у фінансових відділах багатьох компаній, далека від ідеальної. Одна з причин – використання електронних таблиць. Про проблеми цього підходу і сучасних інструментах підготовки звітності – Використанні технологій OLAP – пише Шон столика в своїй статті, фрагмент якої ми і пропонуємо вашій увазі.


Нелегкі часи для фінансового менеджера


Згідно з нещодавно проведеним опитуванням фінансових директорів, більшість з них (81%) вважає, що сьогодні найбільш важливим завданням є досягнення високої точності прогнозування доходів і надходжень. Примітно, що при цьому більше половини з них (63%) не задоволені якістю своїх систем бюджетування і прогнозування. Чим пояснюються такі песимістичні настрої працівників фінансової сфери? Справа в тому, що сьогодні фінансові директори виявляються під постійно зростаючим “тиском” – нові реалії бізнесу вимагають більш надійною, значущою і точної фінансової інформації:


При цьому, як з’ясувалося в результаті ще одного опитування, дві третини “світових” і 90% “середніх” компаній не впевнені в точності і надійності своїх прогнозів і звітів. Виникає питання: чому? Як відповідь необхідно розглянути два моменти:


Все більше і більше досліджень свідчать про наявність проблем, пов’язані з використанням електронних таблиць. Іншими словами, електронні системи, ймовірно, далеко не найкраща система для фінансових відділів. І хоча задовільною альтернативи електронних таблиць поки не створено, вивчення досвіду застосування електронних таблиць в цілому не представляє велику практичну цінність для фінансової сфери. Тим не менш, відкритим залишається питання: “Чи можуть інші технології замінити електронні таблиці, що використовуються у фінансовому відділі?”


Чому використовуються електронні таблиці?


Відповідь на це питання досить проста: тому що їх можна використовувати. Незважаючи на те, що фінансові фахівці практично не володіють знаннями в області розробки комп’ютерних програм, програмування або проектування додатків, вони можуть розробляти складні моделі, які можна застосовувати для управління фінансовою діяльністю. Крім того, електронні таблиці широко використовуються в компаніях, а більшість користувачів, що працюють з інформацією, вміє доступ до електронних таблиць і знає, як ними користуватися.


Недоліки електронних таблиць


Згідно з дослідженням, проведеним компаніями Coopers і Lybrand, 90% всіх електронних таблиць, число рядків яких дорівнює 150, мають помилки. Ще одне дослідження, виконане KPMG, показало, що 92% таблиць, що використовуються при управлінні податками, містять серйозні помилки, а 75% таблиць включають бухгалтерські помилки.


Загалом проблеми, пов’язані з електронними таблицями, можна розглядати з двох точок зору:



Альтернативна технологія OLAP


Термін OLAP, або оперативна аналітична обробка, був введений в 1993р. Едгаром Коддом (Edgar Codd), автором реляційної моделі. Спочатку OLAP використовувався як професійне слівце, що позначає принципова відмінність від OLTP (On-Line Transaction Processing, Оперативна обробка транзакцій). Буква T була замінена на A, що підкреслювало аналітичні можливості OLAP на відміну від транзакційних характеристик технології реляційних баз даних. Сьогодні термін OLAP використовується родове поняття для різних технологій, включаючи системи підтримки прийняття рішень, Business Intelligence та управлінські інформаційні системи.


Основна функція OLAP – управління вимірами, які застосовуються для моделювання основних характеристик бізнесу.


Управляти цими вимірами нескладно, по-перше, тому що маніпулювання виконується за допомогою графічного інтерфейсу. По-друге, внесені зміни переносяться на всі задіяні дані, що зберігаються в базі даних OLAP. У цьому полягає корінна відмінність від електронних таблиць, оскільки при їх використанні необхідно окремо змінювати кожну модель.


Нарешті, за допомогою OLAP можна легко створювати і розглядати “альтернативні відносини”. При використанні ж електронних таблиць одночасний перегляд всіх вимірювань неможливий. В цьому випадку, дані, швидше за все, надходили б у вигляді ієрархії пов’язаних електронних таблиць, причому кожна таблиця вищого рівня консолідувала і підсумувала б інформацію таблиць нижчого рівня. Оскільки такі електронні таблиці виявляються непов’язаними і не забезпечують прозорість всієї моделі, надзвичайно складно модифікувати модель в прийнятні часові терміни. Можливість візуального моделювань ієрархій і управління ними, а також відображення різних подань відносин між елементами вимірювань є незаперечною перевагою OLAP.


Швидко, швидше, ще швидше


Сьогодні це гасло більшості менеджерів, відповідальних за прийняття рішення. У зв’язку з тим, що ці менеджери не мають доступом до транзакційних систем, в яких зберігається необхідна інформація, і доводиться звертатися у фінансовий відділ. На жаль, ці запити, як правило, виконуються з затримкою.


OLAP – це технологія, якою можуть скористатися безліч користувачів, що працюють на різних платформах. Завдяки тому, що дані зберігаються в одному місці – “OLAP-кубі”, до даних та інформації можуть одночасно звертатися багато користувачів, не залежно від їх місцезнаходження.


Оскільки вимірювання та ієрархії моделюють основні характеристики бізнесу, аналіз даних стає творчим процесом. Дійсно, відпадає необхідність розбиратися з основними джерелами даних, і, отже, інформація стає зрозумілою і доступною більш широкому колу користувачів. Менеджери можуть самостійно відповідати на їхні запитання і не звертатися за інформацією до фінансового відділ.


Фіксована звітність та аналітичні звіти


Як відомо, звіти, сформовані за допомогою електронних таблиць, є фіксованими звітами, тобто можуть представляти дані тільки в одному форматі. Тому, якщо виникає необхідність у додатковому аналізі, таких звітів виявляється недостатньо і потрібно підготовка нового звіту та розробка нової моделі. Нарешті, формування нерегламентованих запитів з метою подальшого аналізу є важкореалізованою завданням.


Що ж до OLAP, то, завдяки тому, що і базові бізнес-моделі, і дані зберігаються в одному місці, можливість аналізу даних із застосуванням нерегламентованих запитів, є невід’ємною частиною цієї технології. Дійсно, дані в OLAP-кубі зберігаються в оптимізованому для аналізу вигляді, тому їх можна аналізувати миттєво, або “на льоту”, “заглиблюватися” в базові дані і узагальнювати їх, отримуючи підсумкові значення, представлені в звіті.


Висновок


Хочеться ще раз відзначити, що раціональність використання електронних таблиць в фінансових відділах викликає великі сумніви. Застосування електронних таблиць в якості інструменту для вирішення завдань підготовки звітності, планування та бюджетування також знаходиться під питанням.


Можна виділити дві основні причини, чому електронні таблиці продовжують використовуватися і чому застосування альтернативних технологій в фінансових відділах не отримало широкого розповсюдження.


По-перше, в фінансових відділах відсутнє розуміння існуючих альтернативних підходів до вирішення проблем. В IT-підрозділах також не дістає усвідомлення складнощів, з якими стикаються фінансові фахівці. Іншими словами, один відділ не розуміє проблему, інший – її рішення.


По-друге, присутні складнощі з обгрунтуванням необхідності витрат. Купівля та впровадження нових технологій вимагають фінансування, однак віддача від них відчувається не відразу і не піддається простому кількісному визначенням. В більшості випадків для обгрунтування майбутніх витрат, потрібно представити докази, що проект окупиться протягом першого року. Тому незважаючи на очевидні достоїнства OLAP – точність даних, легкість аналізу та використання, а також можливість своєчасного отримання інформації – представлення подібного обгрунтування є вкрай непростим завданням.


Сьогодні більшість світових компаній перейшли до використання OLAP як базової технології для надання інформації особам, які беруть рішенням. Тому принципове питання, яким необхідно задатися, не полягає в тому, чи слід продовжувати застосовувати електронні таблиці в якості основної платформи для підготовки звітності, бюджетування і прогнозування. Компанії повинні запитати себе, чи готові вони втрачати конкурентні переваги, використовуючи неточну, неактуальну і неповну інформацію, перш ніж вони дозріють і розглянуть альтернативні технології.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*