5 рад по використанню Word на роботі, MS Office, Програмні керівництва, статті

Більшість людей використовують лише частину вбудованих можливостей додатків. Зазвичай користувач вибирає кілька функцій, які здаються йому найбільш корисними, і зупиняється на цьому.


Порада: Можна включити в програмі Word автоматичну перевірку орфографії та граматики. Спочатку переконайтеся в тому, що включена автоматична перевірка правопису. У меню Сервіс виберіть команду Параметри та відкрийте вкладку Правопис. Встановіть прапорці автоматично перевіряти орфографію та автоматично перевіряти граматику. Введіть текст в документ. Клацніть правою кнопкою миші слово, підкреслене червоною або зеленою хвилястою лінією, і виберіть потрібну команду або варіант заміни.


Далі описані п’ять функціональних можливостей текстового процесора Microsoft Word, Що входить в пакет Microsoft Office, Які допомагають мені заощаджувати час і гроші на роботі.


1. Створення та оформлення бланка компанії з використанням набору безкоштовних картинок, що надаються корпорацією Майкрософт.


Будь-якому підприємству необхідний офіційний бланк. Не обов’язково купувати його. Якщо у вас є уявлення про те, як слід оформити бланк, ви можете створити його у програмі Microsoft Word і зберегти у вигляді шаблону для подальшого використання.


Створити бланк нескладно. Досить включити в нього назва, адреса і телефон компанії. Word включає безліч шрифтів і можливість зміни розміру тексту.


За бажанням у бланк можна включити графіком. Наприклад, можна сканувати емблему компанії. Однак є й інший варіант.


Корпорація Майкрософт пропонує величезну колекцію безкоштовних картинок. Картинки доступні в Колекції картинок і мультимедіа на сайті Office Online.


Корпорація Майкрософт також пропонує безкоштовні шаблони листів, наклейок і форм. Вони доступні в галереї шаблонів. (Більшість з них призначені для Word, хоча деякі вимагають наявності інших програм. Наприклад, для використання шаблонів управління проектами необхідна програма Microsoft Project 2000 або пізнішої версії.)


2. Відправка повідомлення декільком одержувачам без багаторазового введення адреси.


Іноді потрібно розіслати рекламне повідомлення відразу всім замовниками або оголосити про зміни в штаті компанії. Це завдання може здатися важкою, однак функція злиття в програмі Word значно спрощує її.


Word використовує список імен і адрес з таблиці. Таблиця може бути створена в програмі Word, Microsoft Access або навіть Microsoft Outlook. Всі ці програми входять в Microsoft Office.


Планування дозволяє оптимізувати виконання завдання. Ймовірно, вам буде потрібно база даних, тому програма Access може бути кращим варіантом. Однак для освоєння цієї програми потрібно набагато більше часу, ніж для створення таблиці в програмі Excel (також входить в Microsoft Office). Як приклад тут буде використовуватися Excel, проте слід пам’ятати про те, що є й інші варіанти.


Спочатку підготуємо лист. Воно буде розіслано всім одержувачам, тому можливості індивідуальної настройки обмежені. При підготовці листа залиште місце для адреси та привітання.


При створенні таблиці в Excel вам буде потрібно ім’я та адресу отримувача. Також необхідно створити поле вітання. Якщо одного з одержувачів звуть Іван Аркадійович Петров, можна використовувати привітання «Шановний Іван ». Якщо у вас більш формальні стосунки, можна використовувати привітання «Шановний Іван Аркадійович». Таким чином, у стовпці «Привітання» слід вказати «Іван» чи «Іван Аркадійович».


Відкрийте лист. Виберіть «Сервіс> Листи і розсилки> Злиття». Дотримуйтесь інструкцій майстра на правій стороні екрану. Щоб вибрати одержувачів листа, перейдіть до списку контактів у базі даних Excel, Outlook або іншої програми.


За допомогою злиття можна готувати не тільки листи, але також конверти та наклейки. Це значно спрощує роботу.


3. Використання підкладки для позначення чернетки.


При поширенні пропозиції або плану між співробітниками компанії слід подбати про те, щоб його не прийняли за офіційний документ. Для цього можна використовувати підкладку «Черновик», «Конфіденційно», «Зразок» і т. д.


Підкладка добре видна в документі, проте не знижує читабельність основного тексту. Можна самостійно вибрати колір підкладки.


В якості підкладки також можна використовувати зображення. Припустимо, ви володієте квітковим магазином. У цьому випадку на всіх друкованих матеріалах можна використовувати малюнок або фотографію квітки.


Щоб додати підкладку, виберіть «Формат> Фон> Підкладка». Виберіть потрібні параметри і натисніть кнопку «ОК». Якщо підкладку передбачається використовувати регулярно, створіть шаблон (див. пункт 1 вище).


Не забувайте, що грань між ефектним і дратівливим оформленням дуже тонка. Якщо наявність підкладки ускладнює читання документа, відмовтеся від її використання. Переконайтеся, що обраний варіант «напівпрозорий» або «знебарвити».


4. Відстеження змін у документах.


Коли вам повертають план продажів або інший документ, часом буває складно зрозуміти, які зміни були внесені іншими користувачами. Word дозволяє легко побачити ці зміни.


Далі наведено інструкції для Word 2002 і Word 2003. Відкрийте нову версію документа в програмі Word. Виберіть «Сервіс> Порівняти і об’єднати виправлення». Перейдіть до вихідного документу Word. Один раз клацніть документ, щоб виділити його. Відкрийте розкривний список в нижньому правому кутку і оберіть “Об’єднати у поточний документ».


Інструкції для Word 97 і Word 2000. Відкрийте меню «Сервис». Виберіть «Виправлення», «Порівняти версії». Перейдіть до вихідного документу Word і один раз клацніть його, щоб виділити. Натисніть кнопку «Відкрити».


Іноді створення документа пов’язане з такою величезною роботою, що первинна мета втрачається з виду. У цьому випадку допомагає перегляд попередніх версій.


Word значно спрощує цю задачу. Виберіть «Файл> Версії». Встановіть прапорець «Автоматично зберігати версію при закритті». Тепер поточна версія буде зберігатися кожен раз при закритті документа.


Для перегляду більш ранньої версії необхідно виконати ту ж процедуру. Всі збережені версії вказані в діалоговому вікні. Новітня версія відображається вгорі списку. Виділіть потрібну версію і натисніть кнопку «Відкрити».


Для відключення цієї функції зніміть прапорець «Автоматично зберігати версію при закритті». Також можна видаляти окремі версії. Для цього досить виділити версію і натиснути клавішу Del.


5. Використання сполучень клавіш для виконання різних завдань.


Деякі завдання можна виконувати за допомогою клавіатури швидше, ніж за допомогою миші. Ймовірно, вам знайомі найбільш поширені поєднання клавіш: Ctrl + C для копіювання, Ctrl + V для вставки, Ctrl + Z для скасування, Ctrl + A для виділення всього, Ctrl + P для друку. Нижче наведено список інших сполучень клавіш, що спрощують роботу в програмі Word.














































 





























Поєднання клавіш Дія
ALT+CTRL+C Додавання символу авторського права
ALT + CTRL + ТОЧКА Многоточие
ALT+CTRL+R Додавання символу охороняється товарного знака
ALT+CTRL+T Додавання символу товарного знака
CTRL+B Виділення тексту напівжирним стилем
CTRL+E Вирівнювання абзацу по центру
CTRL+END Перехід до кінця документа
CTRL + ENTER Вставка розриву сторінки
CTRL+F Відображення меню «Знайти»
CTRL+G Перехід до сторінки, закладки, примітки, таблиці, виносці, малюнку або іншому елементу
CTRL+H Відображення меню «Замінити»
CTRL+HOME Перехід до початку документа
CTRL+I Виділення тексту курсивом
CTRL+N Створення нового документа
CTRL+S Збереження документа
CTRL+SHIFT+F Зміна шрифту
CTRL+SHIFT+P Зміна розміру шрифту
CTRL+U Підкреслення тексту
CTRL+W Закриття документа
CTRL+Y Повтор останньої дії
ESC Закриття помічника або вікна з підказкою
SHIFT+F3 Зміна регістру символів
TAB Перехід між осередками таблиці

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*