ARIS – деякі аспекти використання, Комерція, Різне, статті

Немає правил щодо застосування правил


Анотація


Розробником методології ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) і однойменної інструментальної середовища є німецька фірма IDS Prof. Scheer [1, 2]. Вважається, що інструменти ARIS займають лідируючі позиції на світовому ринку в класі засобів моделювання та аналізу бізнес-процесів (джерело – Gartner Group). Тим не менш, на мій погляд, незважаючи на свою універсальність і затвердження розробників, ARIS не є панацеєю для вирішення всіх нагальних проблем організації. Хоча ARIS і є могутнім інструментом, тим не менше, область його ефективного застосування обмежена. Крім того, навіть у цій області не слід очікувати занадто багато від спроби впровадження ARIS, якщо не виконано ряд умов всередині самої організації.

Мета даної статті – відокремити роботу, яку дійсно важко провести без використання ARIS від тієї, яку можна виконати більш оперативно і з меншими затратами, використовуючи наявні інші менш великовагові інструменти. Зокрема, слід звернути увагу на небезпеку підміни професійної проектно-аналітичної роботи формальним дотриманням методології ARIS. Крім цього, очевидним слабким місцем ARIS є надмірне спрощення методик аналізу та оптимізації, яке є наслідком універсальності даного інструменту.


1. Введення


Отже, що ж являє собою ARIS?
Методологія ARIS є досить рафінованої. Організація в ARIS розглядається з чотирьох точок зору:


При цьому кожна з цих точок зору поділяється ще на три підрівня: опис вимог, опис специфікації, опис впровадження. Для опису бізнес-процесів пропонується використовувати близько 80 типів моделей, кожна з яких належить тому чи іншому аспекту. В ARIS є потужна репрезентативна графіка, що робить моделі особливо зручними для подання керівництву.

Серед великої кількості можливих методів опису можна виділити наступні:


Інструменти ARIS Toolset (ARIS Easy Design) – єдина середу моделювання, яка представляє собою сукупність чотирьох основних компонентів: Explorer (Провідник), Designer (засіб для графічного описи моделей), Таблиць (для введення різних параметрів і атрибутів), Майстрів (Wizards).

ARIS Easy Design орієнтований на збір інформації та документування, в той час як ARIS Toolset є засобом для повномасштабного управління проектом і дозволяє проводити комплексний аналіз введеної інформації та семантичні перевірки. Крім того, тільки ARIS Toolset дозволяє створювати скрипти (шаблони) для звітів, аналізу та семантичних перевірок побудованих моделей.

ARIS пов’язана з відомими системами управління підприємством (ERP), а саме, ARIS Link для R / 3 дозволяє описати структуру R / 3 в термінах управління бізнес-процесами, і, крім того, провести реінжиніринг, тобто, з R / 3 завантажити в ARIS поточні опису бізнес – процесів; ARIS Analyzer for R / 3 – модуль перевірки створюваних моделей на відповідність методології SAP. В ARIS є можливість тестування проекту на відповідність вимогам стандарту якості ISO 9000.

На перший погляд начебто все чудово і легше перерахувати завдання, які не можна вирішити за допомогою ARIS. Спробуємо розібратися, чого ж слід очікувати на практиці.

2. Впровадження ARIS


Впровадженню ARIS обов’язково повинна передувати серйозна “ручна” проектно – аналітична робота. У методології ARIS все розподілено, розмежовано і специфікована, процес роботи формалізовано в набір алгоритмів, і виникає небезпечне відчуття що і думати – то особливо не треба, і що досить скрупульозно слідувати запропонованій методології, щоб досягти бажаного економічного ефекту. Попередню опрацювання проводити все одно доведеться, інакше вийде, що витративши значні кошти і півроку на впровадження ARIS в підсумку ви отримаєте кілька пропозицій щодо зміни бізнес – процесів або структури організації, до яких можна було б додуматися і без застосування ARIS.

2.1. Слід визначитися з метою впровадження ARIS. Для початку важливо розуміти, що ARIS можна використовувати як мінімум в двох різних ситуаціях. Перший варіант – як засіб використовується або при великомасштабної системної перебудови бізнес – структури як такої, або просто при формуванні даної структури з нуля. Другий варіант використання ARIS – для всеобьемлющего моніторингу квазістаціонарних бізнес – процесів організації і подальшої досить обмеженою оптимізації, про яку буде сказано нижче.

У будь-якому випадку необхідно попереднє розуміння плюсів і мінусів від впровадження цього потужного інструменту. Для цього, як мінімум, необхідно провести елементарну економічну оцінку для зіставлення витрат на впровадження і супровід ARIS і планованої вигоди від його використання, наприклад, за методикою, запропонованою авторами роботи [3]. Це зажадає скоординованої міждисциплінарної роботи команди фахівців, що включає керівництво організації, економістів, технологів, системних аналітиків і проектувальників.

2.2. Відповідно до поставлених завдань необхідно провести попередню формалізацію, яка має два аспекти: проектно – аналітичний і організаційний. В рамках попередньої проектно – аналітичної роботи буде потрібно виділити коло моделей ARIS, які доцільно використовувати в майбутній роботі і відповідні методики оцінки та аналізу в рамках обраних моделей, тобто, розробити угоду про моделювання. При проведенні попередньої організаційної опрацювання слід визначити черговість вирішуваних завдань, зафіксувати передбачувані терміни впровадження та виділити відповідальних осіб, що володіють відповідною кваліфікацією. Некоректно структурована стратегія гарантує неуспіх впровадження такого формалізованого інструменту як ARIS або, принаймні, істотно сповільнить його впровадження.

2.3. Слід виділити коло підрозділів, які будуть займатися впровадженням ARIS. Є точка зору [4], що планувати використання ARIS силами лише одного аналітичного підрозділу недоцільно – Розумніше залучати всі профільні підрозділи, оскільки по – перше, профільні підрозділи краще знають бізнес – процеси, і по-друге бізнес – процеси так швидко змінюються, що аналітики будуть вічно і безнадійно ці процеси “наздоганяти”. Є кілька заперечень щодо впровадження ARIS в профільних підрозділах. Співробітники функціональних підрозділів не є аналітиками і їм буде непросто належним чином задокументувати свої бізнес – процеси. Неможливо з середньостатистичного юриста або бухгалтера зробити за сумісництвом ще й аналітика, нехай навіть посереднього, він буде весь час помилятися й саботувати процес власного перепрофілювання. Крім того, фахівці профільних підрозділів вічно завантажені рутинною роботою і у них недостатньо резервного часу і допитливості для освоєння вкрай складною і рафінованої системи позначень ARIS.

Тому я вважаю, що основне навантаження все-таки повинна лягати на професійних бізнес – аналітиків. Слід також звернути особливу увагу на ту обставину, що для впровадження ARIS в профільних підрозділах будуть потрібні ще дві абсолютно обов’язкові речі: залізна воля керівництва і високий управлінський і структурний рівень організації.

3. Рішення конкретних завдань: плюси і мінуси.


Документування організаційної структури


Організаційна структура найбільш легко піддається перенесенню на ARIS, оскільки вона, як правило, чітко визначена і не вимагає попередньої аналітичної проробки. З використанням детального опису організаційної структури можна проаналізувати кількість рівнів ієрархії, виявити наявність занадто великого або занадто малої кількості підлеглих у одного керівника, підпорядкування одних і тих же співробітників різних керівниками і т. п. – одним словом, провести елементарну перевірку. Організаційна структура схильна частих змін, для підтримки її опису в актуальному стані потрібні додаткові ресурси. З урахуванням того, що семантика ARIS досить складна, ці додаткові ресурси будуть значні. Має сенс також попередньо формалізувати процес документування організаційної структури і оформити його у вигляді регламенту.

Серйозне перевагу ARIS перед іншими інструментами полягає в тому, що в ARIS добре розвинені графічні засоби представлення сформованих моделей.

Формування звітів на базі побудованої моделі.


ARIS дозволяє вивести в звітний документ будь-яку інформацію, що міститься в базі даних проекту, як то опис моделей, опис об’єктів, взаємозв’язку об’єктів, графічні уявлення. Процес створення звітів в ARIS повністю автоматизований, використовуються скрипти на VBasic і ARIS Basic Language Capability. “Собівартість” цих звітів досить висока, оскільки перед формуванням звіту буде потрібно занести на ARIS детальні описи процесів і структуру організації. Одним словом звіти – потужне, але допоміжний засіб – використовувати ARIS тільки як засіб для формування звітів вкрай недоцільно. На відміну від ARIS в ERwin / BPwin репрезентативні функції розвинені слабко.

Документування (регламентація) бізнес – процесів, створення сховища описів бізнес – процесів.


З використанням ARIS можуть бути складені точні структуровані описи бізнес – процесів, які будуть зберігатися в єдиному репозиторії, що забезпечить інтеграцію різноманітних моделей. Існують два підходи до документування бізнес – процесів: цільова документація окремих бізнес-процесів і документація всіх бізнес – процесів організації. Вважається, що ARIS призначений для “суцільний” документації бізнес – процесів організації. Труднощі, які чекають організацію на цьому шляху, описані вище. При використанні ARIS для документування окремих бізнес-процесів, потрібно попереднє моделювання, а саме: виявлення значущих для вирішення поставленого завдання процесів, іншими словами, виділення і попереднє структурування предметної області, що відповідає поставленому завданню.

Для повномасштабного документування бізнес – процесів середніх розмірів організації (до 1000 співробітників) необхідно за найскромнішими оцінками 5 людино-років, в роботі [4] наводяться менш оптимістичні оцінки. Внаслідок постійних змін в структурі бізнес – процесів буде потрібно додатковий ресурс для підтримки опису в адекватному стані.

Використання ARIS доцільно в організаціях зі значним оборотом (оскільки витрати на впровадження ARIS досить високі – $ 1500 за одне робоче місце).

Слід підкреслити, що для деяких процесів в силу їх специфіки надмірна формалізація не тільки малоефективна, але і просто шкідлива, як це вже було зазначено дещо в іншому контексті в [4]. В якості важливого прикладу можна привести інноваційні процеси в організації, які навряд чи можуть бути перенесені в ARIS. Іншим прикладом є ті складові бізнес – діяльності, які безпосередньо пов’язані з творчими рішеннями малопрогнозованої проблем, що виникають у ході цієї діяльності. Необхідно згадати, що ті функції документування бізнес – процесів в ARIS, які суттєво виходять за рамки можливостей BPwin, вимагають істотних витрат, про які вже сказано вище.

Динамічне моделювання.


Модуль імітаційного моделювання ARIS Simulation використовується в тих випадках, коли необхідно проаналізувати поведінку в часі розроблених моделей бізнес-процесів. Мета динамічного моделювання – Визначення вузьких місць в реалізації процесів (неузгодженість паралельно виконуваних процесів, брак ресурсів для ефективного виконання процесів і т. д.). Можливе проведення динамічного експерименту з використанням ARIS – прогону процесів у часі при заданих характеристиках. Для реалізації всього вищепереліченого потрібно формалізувати точні часові характеристики досліджуваних бізнес – процесів.

Слід зазначити, що в якості менш великовагової альтернативи ARIS для вирішення конкретних завдань може бути використаний програмний комплекс MATLAB / SUMULINK, розроблений спеціально для моделювання динамічних систем (приклади із застосування якого можна знайти в роботі [5]).

Управління операційними ризиками.


З використанням ARIS можна створювати найрізноманітніші класифікатори, в тому числі і класифікатори операційних ризиків. В ARIS пропонується два методи оцінки ризиків:


ARIS дозволяє отримати аналітичну звітність, структуровану по ряду ознак, наприклад, за часткою ризику в технологічному процесі або за розміром втрат на структурний підрозділ [6]. ARIS є підходящим інструментом для детальної класифікації, структурування та наочного подання операційних ризиків.

Аналіз і оптимізація моделей бізнес – процесів.


Оптимізація діяльності в ARIS зводиться до виділення, формалізації і структурування бізнес – процесів з метою формування на їх основі “наскрізного” уявлення процесів організації.

Розроблені моделі можуть бути проаналізовані за певними правилами, які задаються в спеціально розроблених алгоритмах – скриптах (модуль ARIS Analysis). У середовищі ARIS існують стандартні алгоритми аналізу:


Методики оптимізації, пропоновані ARIS, являють собою лише перший крок в оптимізації бізнес – процесів, що є неминучим наслідком їх універсальності. Пропоновані стандартні алгоритми аналізу досить прості і можуть бути реалізовані і без використання ARIS. Це стосується і більш складних алгоритмів, наприклад, завдання оптимізації портфеля і лімітів банку при наявності великої кількості обмежень (Наприклад, нормативів ліквідності, допустимих розмірів кредитних ризиків тощо) може бути вирішена за методом Ньютона або сполучених градієнтів за допомогою програми оптимізації Solver MS Excel (конкретний приклад описаний в роботі [5]).

Не має сенсу розглядати ARIS як інструмент, призначений виключно для оптимізації бізнесу, оскільки оптимізація в ньому обмежена якоюсь універсальною постановкою завдання, що не дає можливості повноцінно врахувати специфіку роботи організації. Однак, якщо бізнес – процеси вже задокументовано в ARIS, їх аналіз може бути корисний, особливо, з урахуванням репрезентативних властивостей ARIS.

Проведення функціонально – вартісного аналізу бізнесу.


Модуль ARIS ABS реалізує аналіз вартості процесів, при якому структура витрат повністю прозора, на відміну від методу встановлених нормативами коефіцієнтів, який застосовувався до ARIS.

При використанні даного модуля значно збільшиться число операцій по опису окремого бізнес – процесу в ARIS, підтримання опису в актуальному стані також зажадає додаткового часу. При використанні модуля ARIS ABC собівартість продукції (послуг) точно визначається і структурується, однак для деяких видів витрат подібна ступінь деталізації нереализуема зовсім або може бути досягнута шляхом надмірного ускладнення моделі. Слід зазначити, що на відміну від ARIS, в ERwin / BPwin досить обмежені можливості для проведення вартісного аналізу.

Стратегічне планування і управління.


ARIS BSC – інструмент, що допомагає побудувати модель стратегії організації. Крім того, ARIS дозволяє сформіоровать модель структури організації у вигляді багаторівневої ієрархії, в яку включено детальне розподіл повноважень співробітників, як це описано у статті [7]. За допомогою ARIS BSC формується спеціальна подання – карта стратегії компанії, виділяються і структуруються ключові показники ефективності діяльності організації, деталізується вплив різних факторів та їх значимість. Однак, внаслідок універсальності модуля BSC формується надмірно спрощена структура стратегії організації, не дозволяє врахувати специфічні нюанси функціонування конкретної організації. Структура стратегії, сформована таким чином, зручна для представлення керівництву і презентацій, однак запропоновані управлінські рішення, що називається, “лежать на поверхні” і можуть бути знайдені без використання такого великовагового інструменту як ARIS.

4. Висновок.


4.1. У даній були запропоновані критерії, виконання яких робить застосування ARIS дійсно ефективним засобом для вирішення виділеного кола завдань. Хоча інструментальна середу ARIS надає великий вибір інтегрованих методик моделювання і забезпечує ефективну візуалізацію моделей, проте, як наслідок, ці методики надмірно деталізовані і вимагають освоєння досить складної системи позначень. Опис бізнес – процесів та архітектури підприємства буде потрібно підтримувати в синхронному і актуальному стані, а значить, доведеться постійно “поспішати” за вічно змінними процесами організації. Перед впровадженням ARIS доцільно проведення попередньої експертизи доцільності використання ARIS в рамках даної організації в наступних аспектах: функціональному, технічному, операційному, економічному.

4.2. Інструменти сімейства ARIS призначені для вирішення певного кола завдань, а саме: описи послуг і продуктів організації, описи організаційної структури, документування структури інформаційних систем організації, документування бізнес – процесів організації, описи логічної структури даних, для імітаційного моделювання процесів, функціонально – вартісного аналізу, для аналізу продуктивності і. т. п.. Особливо слід підкреслити відмінні можливості графічного представлення в ARIS.

ARIS – це потужний інструмент, однак, як і будь-який інструмент він має обмежену сферу застосування. Навіть у цій галузі ефективність його застосування залежить від співвідношення планованої вигоди і витрат на впровадження та супровід ARIS. Якщо співвідношення не на користь застосування ARIS, то, можливо, має сенс використовувати менш великовагові і дешевші інструменти. Наприклад, розробку та документування логічної та фізичної структур бази даних можна провести з використанням ERwin, бізнес – процеси можна проаналізувати за допомогою BPwin а аналіз та проектування ПО – з використанням Rational Rose.

4.3. Неминучим наслідком універсальності та багатогранності інструменту ARIS є надмірна спрощеність деяких методик, наприклад, методик аналізу та оптимізації. ARIS в чому автоматизує роботу аналітика та проектувальника, пропонуючи по суті якийсь спектр готових алгоритмів. Однак це ні в якому разі не скасовує аналітичну та проектну роботу ні на початковому етапі проекту, коли розробляється система формалізацій, ні на наступних етапах, на яких приймаються важливі стратегічні рішення. Більш того, якщо така робота не буде проводитися фахівцями відповідної кваліфікації, то не ARIS буде працювати на організацію, а організація буде працювати на ARIS.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*