Автоматизація бізнес-процесів як засіб реінжинірингу бізнес-додатків підприємства в період кризи, Книги та статті, Різне, статті

Криза 1998 року зробив російський бізнес ефективніше в першу чергу в галузі фінансового управління, примусивши підприємства жорстко, точно і швидко керувати бюджетами, активно використовувати кредити та інвестиційні запозичення і т. п. Чи є у російських підприємств можливості для подальшого зростання ефективності і в якій області вони лежать? Які показники підприємства будуть найбільш “затребуваними” по закінченні економічного спаду?

Низька продуктивність праці – головна проблема російської економіки. На засіданні Держради 8 лютого 2008 Володимир Путін підкреслив, що Росії необхідно збільшити до 2020 року продуктивність праці в чотири рази. І якщо в технологічних процесах галузей реального сектора для вирішення цього завдання потрібні великі інвестиції в сучасне обладнання, то підвищити ефективність праці в управлінні можливо набагато більш економічним способом, причому прямо в умовах кризи – за рахунок скорочення витрат на управління.

Основні завдання у сфері управління підприємством в період кризи – це зниження витрат, підвищення керованості та забезпечення масштабованості як бази подальшого зростання. Екстрені заходи на кшталт “знижуємо всі витрати на 30% “часто є необхідними, оскільки для планування цієї сфери немає ні часу, ні точної картини стану підприємства в усіх його компонентах. Це відбувається через відсутність в управлінні точної моделі діяльності, що дозволяє відповісти на питання: що буде через місяць, якщо сьогодні ми знизимо бюджет за статтею Х на 5%? Таку модель не завжди можливо і не завжди можна побудувати. На то і топ-менеджмент підприємства, з його знаннями, досвідом і інтуїцією, щоб приймати правильні рішення в умовах неповної інформації.

Однак рішення ще потрібно втілити в плани, плани – в графіки та завдання співробітникам, а потім максимально точно контролювати їх виконання в кожну хвилину. Крім того, швидка зміна ситуації може зробити непотрібним або навіть шкідливим виконання вчорашніх рішень, тому необхідно мати можливість швидко зупинити або змінити рішення в процесі виконання. Це означає підвищення керованості, для чого необхідно не тільки контролювати значення ключових показників, а й дії людей у ​​процесі виконання рішень.

Збереження діяльності в період зниження маржі ставить як нагальне завдання підвищення ефективності. У тому числі ефективності управлінського персоналу. У період зростання підприємства часто просто збільшують штат підрозділів, щоб забезпечити виконання ними більшого обсягу роботи. При необхідності зворотного масштабування цих підрозділів рішення на кшталт “скорочуємо на 30% всі підрозділи” стає ще більш ризикованим кроком, ніж пропорційне скорочення витрат: люди набагато сильніше відрізняються один від одного, ніж гроші різних статей бюджету. Тому для правильного скорочення персоналу потрібна чітка інформація про фактичну його завантаженні, а також про ефективність управлінських процесів в цілому – адже, можливо, до-статочно змінити маршрути узгодження документів, щоб безболісно скоротити значна кількість ставок.

Скорочення персоналу – ризикована річ, адже разом з ним “йде” компетенція з управління підприємством. Однак для зниження цих ризиків потрібна спеціалізація управлінців в рамках оптимізованих бізнес-процесів, щоб відокремити посади з ключовими компетенціями від легко замінних посад. Така оптимізація бізнес-процесів, підвищення контролю за роботою кожного управлінця не тільки необхідні для оптимального зниження витрат у період скорочення виробництва, але і підвищує продуктивність праці управлінців і готує базу для швидкого масштабування в умовах зростання виробництва при появі нових можливостей.

Щоб оптимізувати процеси, їх необхідно описувати, моделювати, контролювати в реальній діяльності, змінювати і знову контролювати. Єдиний засіб робити це швидко – впровадження системи управління бізнес-процесами. На що треба звертати при цьому увагу?

По-перше, слід сконцентруватися на бізнес-процесах, ключових для підприємства в даний момент. По-друге, забезпечити синхронізацію між діями людей в різних інформаційних системах: в управлінському обліку, в управлінні виробництвом, логістикою, в документообігу. По-третє, враховувати, що для підтримки оптимальності потрібно вміти швидко змінювати процеси, а також розсовувати їх межі та підключати нові бізнес-процеси. Це означає, що модель процесу повинна бути зрозумілою управлінцю (а не тільки програмісту), і краще, щоб вона була описана у вигляді блок-схеми, ніж у вигляді коду на якомусь метамови. Це також означає, що одержувані метрики реальних процесів повинні бути наочні і легко інтерпретуватися управлінцями.

Якщо на підприємстві є “лідируюча” автоматизована система, в якій працює більшість співробітників, і у цієї системи є потужний модуль управління бізнес-процесами, правильним рішенням буде використовувати саме цей модуль як основу корпоративної системи управління бізнес-процесами і направити зусилля на інтеграцію зовнішніх систем з цим модулем.

Якщо ж лідируючої системи немає, або в ній немає модуля управління бізнес-процесами, який можна підключити до інших систем підприємства, необхідно впровадити спеціалізовану систему управління бізнес-процесами. Хорошим вибором тут стане система електронного документообігу з підсистемою управління бізнес-процесами. Це дозволить вирішити в єдиному комплексі завдання контролю виконавської дисципліни та управління бізнес-процесами, що перетинають кордони функціональних підрозділів і функціональних автоматизованих систем підприємства. Головним фактором при цьому виступає наявність у вибраної системи не тільки відповідного функціональним вимогам модуля управління бізнес-процесами, але й наявність у цього модуля шлюзів в максимальну кількість систем, що є або плануються до впровадження на підприємстві.


Автоматизація бізнес-процесів

 

Для тих систем, до яких шлюзів немає, потрібні відкритий інтерфейс рівня API і методологія швидкої і недорогої інтеграції на рівні окремих активностей бізнес-процесів або розробки спеціалізованого по функціональності шлюзу.

Сьогодні на ринку пропонується достатнє число таких систем як зарубіжних, так і російських розробників. Одним із прикладів може служити система DocsVision з підсистемою управління бізнес-процесами і шлюзами до таких систем, як “1С: Підприємство”, Microsoft Dynamics AX і CRM, і ряду інших. Вивчивши ці пропозиції з точки зору їх відповідності IT-інфраструктури підприємства і його управлінської культури, потрібно знайти серед інтеграторів, що постачають обрану систему, того, у якого є найбільша компетенція в ключових для вас сьогодні бізнес-процесах. Найкраще мати вибір між такими інтеграторами, щоб не стати залежним від одного постачальника послуг. Плануючи проект впровадження, слід враховувати специфіку кризової ситуації і породжувані нею вимоги до проекту і методології впровадження:


На завершення спробуємо сформулювати ряд рекомендацій для підприємств, які планують оптимізацію та підвищення ефективності управління в нинішніх умовах. Зокрема, тим, у кого СЕДО вже впроваджена, можна порадити:


Отже, тим, хто вважає, що криза – це правильний час, щоб вносити зміни до управління підприємством, і хоче робити це швидко й ефективно, необхідно:


 

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*