Автоматизація до ери ERP, Комерція, Різне, статті

Бізнес-процеси в компанії починають діяти з моменту її народження, а інформаційні системи, їх автоматизують, з’являються, як правило, в більш зрілому віці. Але забезпечувати ефективне виконання процесів необхідно ще до того, як компанія зважиться на “капітальну” автоматизацію своєї діяльності. Вирішити це завдання можна за допомогою досить простих засобів, на яких набив руку, напевно, вже кожен офісний працівник.

Російське представництво однієї відомої компанії, виробника комп’ютерних аксесуарів, нещодавно потурбувалося пошуком партнера, який допоміг би впровадити тиражну CRM-систему. Бізнес компанії розвивався стрімкими темпами, а інфраструктура та можливості з підтримки не завжди встигали за його зростанням. За допомогою системи CRM компанія мала намір автоматизувати операції, пов’язані з продажами і збором звітності по регіональних офісах і дистрибуторам. Поспілкувавшись з кількома компаніями-внедренцем, замовник прийшов до висновку, що завдання впровадження CRM стоїть для нього аж ніяк не на першому місці. Важливіше – Автоматизувати процеси збору та консолідації даних з продажу. Ні, компанія не відмовилася від ідеї запровадити CRM – але тільки після того, як буде реалізований проект “легкої” автоматизації.

Автоматизацію бізнес-процесів “легкими” засобами часто порівнюють з конструюванням “на коліні”. Вищою метою сучасної автоматизації вважається впровадження повнофункціональної системи ERP, CRM, SCM і т. п. Сперечатися з цим не доводиться. Однак для багатьох зростаючих компаній впровадження “капітальних” інформаційних систем не завжди підходить за термінами. “Капітальне” впровадження розтягується на роки, а бізнес потрібно робити зараз і адекватно підтримувати його розвиток. У таких випадках цілком доречним буде підхід quick wins – автоматизація бізнес-процесів простими засобами, що не вимагають великих витрат і приносять швидку віддачу. Такий же підхід використовується при оптимізації бізнес-процесів в рамках процесного управління. Компанія може зайнятися комплексної реорганізацією своїх процесів і структури, зважившись заради цього на серйозні зміни і великі витрати, або піти шляхом “малобюджетного” реінжинірингу, проводячи маловитратні і швидко реалізовані зміни. У цьому випадку теж можна домогтися відчутного ефекту для бізнесу, потрібно тільки знайти правильні точки для цих quick wins.

Дуже часто можливості для quick wins знаходяться в інформаційних системах. В цьому відношенні вони представляють благодатне поле для діяльності, оскільки по-різному створюються, містять різний функціонал, досить своєрідно актуалізуються і аж ніяк не завжди запрограмовані оптимальним чином. “Вузькі” – з точки зору ефективності робочих процесів – місця в програмах “розшиваються” за допомогою інших програм. Що з’явилися останнім часом ІТ-інструменти, що не виходять за рамки звичного багатьом користувачам пакету Microsoft Office, відкривають нові можливості для автоматизації бізнес-процесів ще до ери ERP.

Збір даних
Так, процес збору даних можна спростити за допомогою нової програми InfoPath 2003, що входить до складу Microsoft Office System. Створюючи в InfoPath різноманітні динамічні електронні форми, підрозділи компанії збирають в них дані, які потім включаються в належні бізнес-процеси. Відповідно, фахівці, що працюють з даними, отримують безпосередній доступ до інформаційних ресурсів організації, що підвищує ефективність їх роботи. Наприклад, всі заявки на оформлення корпоративної банківської карти, авансові звіти, анкети на отримання бізнес-візи співробітники здають в бухгалтерію у вигляді електронних форм. Бухгалтер може роздрукувати і зберегти ці бланки в архіві, або, додавши свої коментарі, одним кліком відправити дані в корпоративну інформаційну систему (КІС). Аналогічним чином може бути влаштована форма заявки на отримання кредиту, викладена на сайті банку. Заповнена здобувачем форма потрапляє на розгляд до кредитний комітет, і на основі закладеної в неї бізнес-логіки менеджер відразу бачить попередню оцінку ризику неповернення кредиту. Крім того, заповнену форму можна налаштувати на автоматичне відправлення в CRM-або банківську систему.

Інший приклад пов’язаний зі збором звітів по продажам з регіональних підрозділів компанії, співробітники яких не мають прямого доступу в корпоративну ERP-систему. Але при заповненні форми у них з’являється доступ до всіх довідників з ERP (наприклад, до списку продукції). Заповнена форма потрапляє в корпоративну систему головного офісу, а також копіюється поштою менеджеру, який може консолідувати всі надіслані форми, скажімо, в таблиці Excel.

Такий спосіб автоматизації забезпечує переваги для всіх сторін процесу. Співробітники економлять свій час, при віддаленій роботі вони можуть вводити дані в режимі off-line і передавати заповнену форму під час сеансів зв’язку, стандартний бланк гарантує зниження числа помилок при заповненні. Полегшується і робота корпоративної ІТ-служби: оскільки форми можуть створюватися без програмування, немає необхідності закуповувати і розгортати окремі клієнтські місця в КІС для тих, хто працює з нею епізодично, сама ж InfoPath розгортається просто, оскільки є частиною Office. До переваг також відноситься простота консолідації даних, виключення помилок при вводі одних і тих же даних в різні інформаційні системи. Результат – зниження витрат компанії на ІТ та навчання.

Портальні маршрути
Електронні форми, якщо їх використовувати в рамках корпоративного порталу, здатні служити інструментом організації документообігу в дусі концепції workflow. Ця технологія дозволяє найбільш ефективно організовувати людей в рамках робочих процесів і управляти їх взаємодією. Наприклад, заповнена на сайті банку форма із заявкою на отримання кредиту відправляється за встановленим маршрутом для затвердження в різних інстанціях. На кожному етапі вона може автоматично добирати в банківських системах додаткові відомості, необхідні для прийняття рішення. Коли остання інстанція стверджує видачу кредиту, в системі генерується лист клієнту, шаблони договорів та необхідних для паперового оформлення угоди бланків.

Інший сценарій. Співробітник відділу продажів, готуючи комерційна пропозиція, на порталі в бібліотеці подібних документів вибирає відповідний шаблон і автоматично отримує доступ до раніше затвердженого заготівлях різних розділів комерційної пропозиції (опис продукту, інформація про компанію, попередній досвід, тип проекту і т. п.). У виділених областях для введення суми угоди і пропонованої знижки менеджер вбиває свої цифри. Якщо знижка перевищує допустиме значення, менеджер отримує відповідне повідомлення. Відредагований документ автоматично потрапляє в бібліотеку на порталі і відправляється по маршруту узгодження: безпосередній начальник, директор з продажу, комерційний директор. Всім учасникам цього ланцюжка не обов’язково кожен раз входити в документ: у списку комерційних пропозицій на порталі вказані всі основні параметри – замовник, сума операції, розмір знижки, а також поточний статус документа. Після затвердження документа фінальної інстанцією ініціатор отримує повідомлення і відправляє його замовнику.

Необхідність у вибудовуванні подібних процедур виникає, зокрема, при організації роботи корпоративних ІТ-служб. Так, челябінська компанія “Блискавка”, лідер місцевого роздрібного ринку FMCG (дев’ять магазинів з оборотом більше $ 120 млн), реалізуючи проект по впровадженню ERP-системи Axapta, зіткнулася з необхідністю реорганізації ІТ-відділу в рамках концепції ITSM (ІТ-послуги для внутрішніх клієнтів). На етапі запуску і початкової експлуатації Axapta важливо було забезпечити проектну команду інформацією про виникаючі в новій системі проблеми і створити ефективний механізм щодо її підтримки. Для цього була потрібна спеціалізована система, яка б забезпечила достатню автоматизацію процесу сервісного обслуговування при мінімально можливих витратах. В якості платформи для розробки такого інструменту був обраний продукт Windows SharePoint Services. Розгорнутий на його основі інтранет-портал, крім стандартних можливостей SharePoint, був доповнений формами для подання заявок, механізмом розподілу повноважень на доступ до полів оброблюваних документів, генератором звітів з використанням зведених таблиць. На ньому також розміщені різні документи, накази, регламенти та інша необхідна інформація. Через портал користувачі можуть стежити за статусом обробки своїх запитів, планований строк їх виконання і т. п. Служба help-desk охоплює зараз всі магазини “Блискавки” і забезпечує ефективну роботу корпоративної ІТ-служби з підтримки користувачів.

Типову для російських компаній хвороба, коли працівники не мають можливості ефективно використовувати накопичений обсяг знань, за допомогою порталу, розгорнутого на базі MS SharePoint Portal Server 2003, вилікувала компанія “ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть”. Портал, що забезпечує можливості спільної роботи та віддаленого доступу до централізованого сховища документів, значно прискорив корпоративний документообіг. Інтегровані в портал форми InfoPath 2003, налаштовані на використовувані в компанії внутрішні документи, позбавили співробітників, зокрема, від необхідності заповнювати запити на авторизацію. Крім розробки шаблонів вузлів підрозділів і відділів нафтової компанії, фахівцям Software Inc., Company, яка виступала в ролі партнера з впровадження, довелося також повозитися з портальним телефонним довідником, який черпає інформацію з кадрової системи. Розробка порталу зайняла близько року, після чого він був розгорнутий на трьох серверах, що забезпечують одночасну роботу більше 300 користувачів. І тепер використовується в якості єдиного сховища документів (для кожного документа організовано зберігання його проміжних версій) зі строго адмініструються доступом. Зокрема, віддалений доступ до порталу, за правилами корпоративної політики безпеки, проводиться тільки з інтрамережі Luknet.

Міст між світами
Більшість корпоративних “інформаційних” співробітників працюють в додатках MS Office, а не безпосередньо з базами даних ERP-систем, але періодично їм потрібно отримувати звідти чи навпаки вносити туди інформацію. Зазвичай такі обмінні процеси включають ланцюжок з кількох людей і часто вимагають ручного введення даних, що, зрозуміло, підвищує ризик помилок і знижує оперативність роботи. Інтеграцію офісних додатків з модулями ERP-систем можна виконати на рівні спеціальних програмних інтерфейсів – конекторів. Один такий проект – Mendocino – Microsoft реалізує спільно з SAP. А в кінці лютого був випущений набір конекторів Microsoft Dynamics Snap-In, призначених для інтеграції MS Office 2003 з управлінськими рішеннями MS Dynamics (Axapta, Navision, MS CRM). Так, програма управління табелем координує робочі календарі Outlook і Axapta, що враховують витрати часу на виконання завдань; програма управління відпустками дозволяє подавати запит на відпустку з Outlook, а керівник, розташовуючи необхідними відомостями з Axapta, ставить на заяві свою резолюцію. Програми перегляду бізнес-даних автоматизують процедури інформаційного обміну між “офісними” додатками (Word, Excel, Outlook) і базами даних і бізнес-процесами в Axapta і MS CRM.

Розробники називають ці інтеграційні (snap-in) додатка мостом між світами персональної та бізнес-продуктивності. На практиці цей міст може працювати, наприклад, наступним чином: екаунт-менеджер, отримавши від клієнта по електронній пошті рекламацію на роботу відділу технічної підтримки, перекидає лист начальнику сервісної служби з проханням розібратися в ситуації. Начальник прямо з Outlook може переглянути історію відносин з цим клієнтом, а також відомості про поточне завантаження своїх інженерів, прийняти належне рішення і видати завдання своїм підлеглим. Інформацію про всі вжиті діях відразу ж відображається в ERP-або CRM-системі, а виконавці отримують відповідні повідомлення. Таким чином, інформація в КІС постійно оновлюється, але не за рахунок розгортання в ній нових робочих місць або збільшення навантаження на тих співробітників, які займаються введенням даних в КІС.

Аналітика на кінчиках пальців
У пакеті MS Office отримала підтримку і популярна методологія управління за цільовими показниками. Додаток Business Scorecard Manager призначено саме для збору, візуалізації та аналізу співробітниками компанії ключових показників ефективності бізнесу. Воно дозволяє керівнику відділу швидко, буквально в кілька кліків, задати ієрархію ключових показників діяльності свого підрозділу, за якими він може судити про поточний стан справ. Дані для показників в автоматичному режимі підтягуються з таблиці Excel, корпоративного сховища даних, або вводяться вручну. Оновлення показників можна задати регулярним за розкладом, або при настанні якої-небудь події, скажімо, при зриві великої поставки товару у встановлений термін.

Запустивши таку систему показників на корпоративному порталі, команда бренд-менеджерів отримає інструмент для відстеження продажів, відвантаження товару і супроводжуючої документації. Портал буде автоматично створювати і надсилати поштою співробітникам звіти про поточну діяльність. Типова для таких систем візуалізація даних (наприклад, світлофорна, коли проблемний показник підсвічується червоним кольором) підкаже, на що потрібно терміново звернути увагу. Прямо на порталі менеджер зможе провести багатовимірний аналіз даних по продажах різних товарних груп (в звичному середовищі таблиць Excel), виявити причини або винуватців зриву планових завдань та вжити належних заходів для виправлення ситуації. Така система являє собою єдиний для виконавців і менеджерів центр актуальною і достовірною бізнес-інформації, підтримуваний не стільки корпоративної ІТ-службою, скільки самими користувачами.

Проектування проектів
Бізнес часто представляє собою нескінченну низку проектів, для реалізації яких компанії доводиться розподіляти свої – завжди обмежені – ресурси. Від того, наскільки вміло вона це робить, залежить загальна ефективність бізнесу. Тому великого значення набуває інструмент проектного управління, що надає керівникам можливість вибирати проекти з максимальною віддачею, оптимізувати розподіл ресурсів і стежити за зведеної картиною по всьому портфелю проектів. Іншими словами, вести управління портфелем проектів, що має на увазі безперервний процес відбору, пріоритезації та інвестування в проекти відповідно до корпоративної стратегією.

НДПІ “ІнжГео” – типова проектна організація. Інститут займається проектуванням об’єктів паливно-енергетичного комплексу та житлово-цивільної інфраструктури. В роботі постійно знаходяться більше 100 проектів, що розрізняються за видами діяльності (вишукування, складання проектно-кошторисної документації, авторський нагляд, створення спеціального програмного забезпечення), а також за термінами (від одного місяця до кількох років), складності та обсягу. Частина замовлень виконується із залученням субпідрядників, число яких може досягати півтора десятків. Крім того, проекти часто ведуться паралельно в кількох регіональних підрозділах компанії (наприклад, роботи йдуть в Східному Сибіру і Краснодарі, а узгодження проводяться в Москві).

Для управління проектами “ІнжГео” давно вже використовує продукт Microsoft Project, але останнім часом у проектувальників все частіше стала виникати потреба в додаткових інструментах, що розширюють функціональність базової платформи. “У певний момент ми зрозуміли, що для успішного управління проектною діяльністю нам необхідно застосувати підхід” зверху-вниз “, – пояснює фахівець з АСУП” ІнжГео ” Оксана Гузіенко. – У цьому випадку головний інженер проекту планує проект у вигляді етапів або великоблочних завдань, а начальники відділів або керівники груп потім планують їх детально, намагаючись укластися в терміни і обсяг трудовитрат, визначених головним інженером. Звичайно, реалізувати таку методику можна і за допомогою стандартних засобів Microsoft Project, але для нас такий варіант виявився б занадто складним і не зовсім зручним “.

Програмістам компанії не раз доводилося займатися доведенням системи. Зокрема, вони написали безліч різноманітних звітів, які будуються на основі інформації з бази даних MS Project. Але, приступивши до нової задачі, ІТ-фахівці “ІнжГео” виявили на ринку готовий продукт з необхідною функціональністю – модуль “Деталізатор завдань”, створений компанією “Богданов і партнери”. Прорахувавши різні варіанти, ІТ-служба “ІнжГео” прийшла до висновку, що розробка власного рішення зажадала б більше часу, коштів і трудовитрат, ніж покупка готового продукту. По-перше, компанії довелося б купувати дорогі ліцензії на MS Project Professional для користувачів, що займаються деталізацією проектів, по-друге, чітко регламентувати і описувати процес планування, робити тонке налаштування прав доступу до системи. “Деталізатор завдань”, який реалізує механізм планування “зверху-вниз”, базується не на MS Project Professional, а на технології MS Project Web Access. І з його допомогою компанія могла удосконалити свою модель ведення проектної діяльності з меншими витратами для себе. Керівництво “ІнжГео” також хотіло реалізувати функції, яких не було в колишній версії системи: календарне планування програми проектів, контроль виконання проектів, оцінка обсягу робіт, єдине сховище документів з швидким пошуком, автоматичне формування різних видів звітності, моделювання ситуацій “що, якщо” та аналіз отриманих варіантів. Для цього потрібно було тільки перейти на останню версію системи MS Project Server 2003, яка, зокрема, дозволяла організувати сховище документів на порталі, оскільки допускала інтеграцію зі службою Windows SharePoint Services.

Проведена модернізація системи управління проектами не забарилася позначитися на підвищенні ефективності роботи всієї компанії. Проекти виконуються швидше і з меншими витратами за рахунок чіткого управління ними та розмежування доступу до інформації. Функції аналізу і моделювання дозволяють контролювати хід проектів та вносити корективи задовго до виникнення проблем. “Рішення виявилося дуже зручним, – стверджує Оксана Гузіенко. – Ми перейшли на електронні версії документів із загальним доступом до них на порталі проекту, і час на пошук потрібної інформації та на затвердження паперів в різних інстанціях істотно скоротилося. Ходіння по кабінетах для передачі документів тепер в минулому. Велика частина звітності формується автоматично. Наприклад, спірні питання про виплату понаднормових вирішуються шляхом швидкої роздруківки звіту з Microsoft Oultook Web Access “.

Інтеграція SharePoint Portal Server 2003 і Project Server 2003 в значній мірі стандартизувала робоче середовище в интранете “ІнжГео”, а також дозволила розділити контентне і технічне адміністрування системи. За дизайн і наповнення порталу відповідають співробітники профільних підрозділів – спеціальна підготовка для цього їм не потрібно. За технічним станом системи стежить один мережевий адміністратор. Те ж саме з MS Project: шаблони проектів та документів готують і публікують фахівці планово-економічного відділу спільно зі службою якості “ІнжГео”, а розвитком системи займається всього один фахівець АСУП. У перспективі ІТ-фахівці компанії хочуть додати в систему механізм управління завантаженням ресурсів, а також синхронізувати її з бухгалтерськими та фінансовими програмами, або навіть інтегрувати з корпоративною ERP.


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*