Час думати про бізнес-процеси?, Комерція, Різне, статті

Якщо ще півроку тому цю “розкіш” могли дозволити собі небагато компаній, що мають збалансовану стратегію розвитку, в якій приділялася увага не тільки розширення, а й розвитку управління, то зараз це стало чи не єдиним засобом виживання і розвитку в умовах кризи. Мова йде про бізнес-процесах. Читайте міркування на цю тему в статті.

Зростання долара, падіння ціни нафти, чехарда на фондових ринках – яке відношення вони мають до більшості наших компаній? Чи зачепить Росію і пострадянські держави світова фінансова криза? Сьогодні вже очевидно, що торкнеться, і ознаки цього ми вже спостерігаємо.

Перше, що почав відчувати як дрібний, так і великий бізнес – це зниження попиту на продукцію і послуги. Бізнес, що працює в секторі b2c (бізнес – фізичній особі), відчув на собі це в меншій ступеня, тому що купівельна спроможність населення по більшості товарів ще перебуває на рівні початку року. Це пояснюється тим, що звільнення та зниження заробітних плат ще не торкнулися працездатного населення так сильно, як в західних країнах. Підприємства ж виробляють продукти і послуги в секторі b2b (бізнес-бізнесу) вже пожинають перші “плоди” кризи – падіння попиту на сировину, машини й устаткування, послуги вже призвело до зниження їх виробництва, оголошенню позачергових канікул і скорочення робочого тижня. У чому причина падіння попиту на продукцію? Відповідь проста – заморожування або відмову від інвестиційних проектів споживачів продукції, до яких привів у тому числі прогноз зниження споживчого попиту, але головну роль зіграв наступний ознака.


Друга ознака, що показує, що Росія давно є частиною світової економіки, – це скорочення інвестицій, до якого привело відсутність доступних кредитів. Неважливо, що ви планували – купити дрібного обридлого конкурента або нову виробничу лінію – якщо ви хотіли використовувати для цього кредитні гроші, доведеться про це забути.


Отже, якщо ви керівник підприємства, яке зіткнулося з падінням попиту на вашу продукцію, то необхідно враховувати наступне: потреба у Вашій продукції нікуди не поділася, зменшилася лише купівельна здатність ваших клієнтів. А значить на перше місце буде виходити ціна товару – клієнти будуть більш чутливі до ціни і більш ретельно, ніж раніше, здійснювати вибір постачальників. Вимоги до якості продукції, терміну доставки та післяпродажного обслуговування при цьому також зростуть – в умовах кризи клієнти вважають гроші і думають про максимальної ефективності. Ніхто не захоче чекати доставку оплаченого товару 1-2 місяці (на що поблажливо дивилися раніше) або чекати сервісного ремонту обладнання тижнями. Той, хто зрозуміє це першим, той уже зробить перший крок до збереження ринкових позицій. Можна компенсувати природне зниження попиту перетіканням клієнтів від ваших конкурентів і навіть збільшити свої обсяги.


Якщо говорити про інвестиційні проекти, то очевидно, що фаза екстенсивного зростання, якої сприяли доступні кредити, припинилася. Якщо ви планували розширити виробництво, то в нових умовах ви будете думати про те, як вичавити максимум з наявних потужностей, і як підвищити прибутковість наявної мережі. Тобто переоріентіруетесь на розвиток своєї внутрішнього середовища.


Як вирішити завдання, поставлені кризою, найкращим чином? Вихід є – зараз настав найкращий час подумати про свої бізнес-процесах. Якщо ще півроку тому цю “розкіш” могли дозволити собі небагато компанії, що мають збалансовану стратегію розвитку, в якій приділялася увага не тільки розширення, а й розвитку управління, то зараз це стало чи не єдиним засобом виживання і розвитку в умовах кризи. Якщо раніше ви не могли знайти часу і розібратися чому у вас 10 менеджерів з продажу ведуть 50 клієнтів, так як планували найняти ще 10 менеджерів для роботи з наступними 50 клієнтами, то зараз будьте спокійні – час знайдеться.


Президент Росії у своєму відеоблозі назвав як альтернативи екстенсивного розвитку і одним із заходів мінімізації наслідків фінансової кризи боротьбу за підвищення продуктивності праці: “… в умовах падаючого попиту російські компанії будуть знижувати витрати виробничої діяльності. І тут важливо максимально швидко привести структуру виробництва, технології та управління у найсучасніший вид. Таким чином, енергоефективність і продуктивність праці можуть піднятися до рівня, який дозволить конкурувати з найбільш успішними закордонними компаніями … “. Залишається тільки приєднатися до слів президента і додати: враховуючи, що ваші конкуренти в даний момент починають робити теж саме, є причини прискоритися і зробити це швидше і ефективніше ніж вони. Для цього необхідно виконати два кроки.


Крок перший. Запустіть діяльність з організаційного розвитку.


Запустіть діяльність з організаційного розвитку – діяльність щодо поліпшення діяльності компанії. Можна розглядати це як разовий проект, можна поставити цю діяльність на регулярну основу. Рекомендую друге: в умовах, коли зростання попиту, викликаний доступними кредитними і нафтовими грошима, зупинився, тема ефективності діяльності буде актуальною кілька наступних років.


Спосіб організації самого організаційного розвитку можна вибирати. Хто повинен керувати цією діяльністю? Знайдіть кваліфікованого співробітника на ринку праці (найближчим часом на ринку праці з’являться доступні кадри) або серед своїх співробітників – серед тих, хто володіє системним поглядом на діяльність компанії і кому ви довіряєте. Якщо у вас невелика компанія – то, мабуть, доведеться взятися за організаційне розвиток самому. Наступне питання: хто безпосередньо повинен займатися оптимізацією бізнес-процесів, хто повинен аналізувати існуючу організацію діяльності та думати над способами підвищення її ефективності? В ідеальному випадку, цим повинні займатися керівники підрозділів, якщо вони достатньо компетентні як керівники і володіють вашим довірою. Пообіцявши виплатити 50% від скорочених витрат у вигляді премії, можна різко прискорити їх розумові процеси. Плюси такого підходу в можливості распараллелить виконання оптимізації – одночасно запустити роботу по багатьом бізнес-процесів. У випадку, якщо покластися на керівників не можна, то доведеться самостійно займатися дослідженням і зміною неоптимальних процесів. У кожному з наведених варіантів вам не обійтися без використання відповідного інструменту – системи бізнес-моделювання. Це обумовлено значним обсягом інформації, з яким доведеться працювати. Не вірте тим, хто стверджує, що займатися оптимізацією бізнес-процесів можна на листку паперу (насправді можна, якщо мова йде про десяток процесів і про разовому виконанні подібної роботи залученими консультантом). Краще запитайте компанії, які роблять це в себе регулярно – Чи готові вони відмовитися від використовуваної системи бізнес-моделювання? А для тільки початківців цю діяльність корисними ще опиняться і готові методологія моделювання та шаблони документів.


Крок другий. Підвищуйте ефективність бізнес-процесів.


Проводьте зміни процесів з метою підвищення їх ефективності шляхом зниження витрат, кількості задіяних співробітників, зменшення часу їх виконання тощо Як саме необхідно визначати бізнес-процеси, що вимагають уваги, проводити їх зміни і впроваджувати зміни в життя вже достатньо освітлене в багатьох статтях і книгах. Зараз хочеться нагадати про ключові методи підвищення їх ефективності.


Реінжиніринг або оптимізація бізнес-процесів.


Перебудова бізнес-процесу полягає в корінному (реінжиніринг) зміні його кроків або в деякій їх коригуванню (оптимізація). Найчастіше така перебудова можлива тільки із застосуванням засобів автоматизації. Наприклад, повертаючись до менеджерів з продажу, простим зміною процесу “Виставляння рахунку” можна прискорити його виконання на 300% і скоротити 2 менеджера з 10 в ситуації, коли рахунки формувала, ставила печатку і підписувала бухгалтер (що займало від 15 хв. до 2:00 часу в залежності від її завантаження), а в новому варіанті процесу в систему CRМ були додані функції автоматичної генерації рахунку вже з підписом і печаткою та відправлення його по e-mail. Пошук точок і способів підвищення ефективності процесу – нетривіальна задача, що вимагає дослідження його поточної організації, знання нових технологій (в т.ч. в галузі управління) і творчого підходу.


Регламентація бізнес-процесів.


Неописані процеси, які кожен раз протікають “трохи по-іншому” мають право на існування. Але, як правило, їх хід залежить від настрою співробітників та інших суб’єктивних чинників, що навряд чи дозволяє отримати бажану ефективність. Тому досить простим способом поліпшення параметрів таких процесів є їх виділення, опис і регламентація. Чи варто говорити, що використання системи бізнес-моделювання дозволить зробити це легко і просто і заощадити сили самих “описувачів”?


Автоматизація бізнес-процесів.


Автоматизація є типовим і найбільш часто використовуваних способом підвищення ефективності бізнес-процесів. Якщо ви плануєте використовувати готову систему, то придумувати як змінити свої бізнес-процеси не потрібно – про все вже давно подбав виробник інформаційної системи. Вам лише необхідно запровадити систему, змінивши при необхідності свої бізнес-процеси відповідно до рекомендацій ІТ-консультантів. Якщо ви плануєте створювати свою або допрацьовувати існуючу систему, то в самому простому випадку зміна бізнес-процесів теж не потрібно – достатньо буде перенести кроки існуючих бізнес-процесів, документи та звіти в інформаційну систему. Цей, здавалося, б нічого не міняє крок, проте, відразу дозволить отримати ефект від збільшення швидкості передачі інформації між робочими місцями (інформація переміщається миттєво), часу виконання операцій (звіт не потрібно будувати в Excel півдня) і зниження кількості помилок і при передачі інформації та при її обробці. Швидко створити необхідні функції інформаційної системи дозволить використання системи бізнес-моделювання з підтримкою формування Технічних завдань на автоматизацію.


Мотивація співробітників.


“Заплатити більше грошей, щоб заощадити гроші” – не поганий каламбур, а цілком працює принцип управління людськими ресурсами. Визначте, за що ви готові платити гроші (іншими словами, що являє для вас цінний результат бізнес-процесу), поясніть співробітникові якими показниками (KPI) буде вимірюватися результативність виконуваних ним процесів, і скільки ви готові платити за їх виконання. Після цього необхідність в 20% співробітників, що виконують однакову роботу, може пропасти. Систему KPI зручно створювати у відповідній системі бізнес-моделювання, яка, в ідеалі, може відразу видати перелік KPI співробітника в його посадову інструкцію.


Позбавлення від зайвих співробітників.


Традиційним засобом підвищення ефективності діяльності в умовах кризи є скорочення співробітників. 52,3% російських компаній подумують про оптимізацію чисельності персоналу (висновки дослідників компанії Cornerstone). Для більшості компаній – це не легкий процес, враховуючи що обов’язки співробітників рідко бувають задокументовані і виникає ризик “звільнити співробітника, який робив те, про що все й думати забули, причому одному йому відомим способом “.


З використанням, наприклад, системи бізнес-моделювання ця діяльність займе 1 день і 1:00 (природно, якщо у вас вже був опис бізнес-процесів в системі бізнес-моделювання, що ще раз говорить про важливість розгляду організаційного розвитку як регулярної діяльності):



















5 хв.


Вивести звіт, що показує поточні функції кожного співробітника.


8:00


Виявити функції, від яких зараз можна відмовитися, потім знайти найбільш незавантажених співробітників. Узгодити з їх керівниками їх вивільнення і перерозподіл їх функцій між іншими виконавцями.


10 хв.


Внести коректування в систему бізнес-моделювання і автоматично замінити виконавців функцій.


15 хв.


Сформувати нові регламентуючі документи.


30 хв.


Ознайомити співробітників з новими функціями.


В якості висновку, хочеться сказати, що кризи приходять і йдуть, а багато закордонних успішні компанії “непотоплювані” десятиліттями. Уміння не піддаватися емоціям і зберігати орієнтацію на ефективність бізнесу – це ті якості, які відсутні у більшості наших компаній і зараз саме час почати їх виховувати.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*