DocsVision – автоматизація документообігу та процесне управління, Книги та статті, Різне, статті

Одночасно з традиційною “радянської” термінологією при цьому використовується і “західна” – ECM1 і BPM2. Таке накладення термінологій ускладнює розуміння цілей автоматизації і вигод, які може отримати від неї підприємство.

“Західному” терміну ECM в частині організації зберігання документів, у тому числі електронних архівів, відповідає “радянський” термін “діловодство”, а в частині управління рухом документа в процесі створення, узгодження та затвердження – “документообіг”. Організаційно-розпорядчі документи, як правило, виникають в процесі прийняття управлінських рішень, тому термін “документообіг” може повноправно використовуватися і в області управління процесами. У цьому сенсі “документообіг” – це погляд на управління процесом прийняття рішення, сфокусований на документі як об’єкті. Маршрут документа при цьому відображає послідовність дій, скоєних в процесі прийняття рішення. Створена російськими розробниками система DocsVision вирішує завдання як в частині управління інформаційними ресурсами, так і управління процесами організації.


Постараємося перерахувати вимоги до автоматизованої системи і відповідну функціональність DocsVision.



Загальне делопроізводствоі управління документами


Реєстрація вхідної кореспонденції

Дуже часто до одного питання відноситься кілька різних документів. При цьому потрібна консолідація всіх цих документів та їх зв’язування з цим питанням. Система автоматизації для вирішення цього завдання повинна задовольняти наступним вимогам:



Формування завдань і контроль виконання вхідних документів


Вхідний документ після реєстрації направляється для розгляду документа співробітникові підприємства. Результатом розгляду є резолюція – рішення про виконання необхідних дій для реакції на документ або дослідження пов’язаних з цим документом питань для отримання необхідної для прийняття рішення інформації (довідок і звітів). Дії, що визначаються для виконавців резолюцією на вхідному документі, утворюють маршрут. Маршрут документа, як правило, залежить від умов, що визначаються на кожному кроці руху документа. Завдання обробки документа можуть делегуватися по управлінської ієрархії з поділом на ряд завдань різним виконавцям. Необхідний не залежний від виконавців процес контролю виконання резолюцій, рішень, завдань та завдань.

Система автоматизації для вирішення цих завдань повинна задовольняти наступним вимогам:



Інформаційна безпека


Документи і здійснюються з ними дії повинні забезпечувати цілісність, конфіденційність і доступність. Цілісність документа передбачає неможливість відмови від авторства і гарантію незмінності змісту документа і здійснених з ним дій (ознайомлення, узгодження та затвердження). Рівень цілісності повинен забезпечуватися аж до юридичної значимості електронних документів відповідно до національного законодавством.

Конфіденційність вимагає шифрування документів і фільтрацію результатів пошуку відповідно до прав користувача. Система повинна надавати засоби забезпечення цілісності та конфіденційності інформації електронним цифровим підписом і шифруванням тіла документа і журналів досконалим з ним дій.


Реєстрація та облік вихідної кореспонденції


Важливим завданням є контроль стану і історії дій, вхідних і вихідних документів з певного питання. Система електронного документообігу повинна фіксувати дії і зміни стану документів у спеціальних журналах і забезпечувати подання цієї інформації як в контексті питання, так і в контексті кожного вхідного або вихідного документа, що відноситься до даного питання.

Всі описані вище функції з реєстрації, обліку резолюцій, формуванню завдань, контролю виконання і журналізації повинні підтримуватися точно так само і для внутрішніх документів організації – службових записок, запитів, заявок і т.п.


Підготовка наказів та рішень


Підприємство видає накази керівництва та рішення колегіальних органів управління. Процеси їх підготовки бувають поодинокими або типовими і повторюваними, залучається безліч виконавців. Часто для видання наказу готується кілька додатків.


Система електронного документообігу повинна для вирішення цих завдань мати можливість створення, зберігання та коригування регламентів підготовки та видання наказів і розпоряджень, різних для різного типу керуючих документів, а також забезпечувати запуск процесу підготовки документа з ініціативи керівника або при настанні певних календарних віх.


Можливості DocsVision дозволяють тісно інтегрувати його в існуючу інформаційну систему підприємства


Управління нормативною документацією

Специфічною завданням є робота з нормативною документацією, особливістю якої крім жорстко заданого регламенту підготовки, погодження, затвердження, введення в дію та ознайомлення є наявність регламентованих термінів дії.

Система електронного документообігу повинна контролювати актуальність документів, своєчасно ініціювати процес їх актуалізації, а також давати зручні засоби навігації для кожної системи документів підприємства.


Ведення архіву

Всі документи підприємства, що завершили свій цикл, повинні зберігатися в архіві, організованому певним чином. Життєвий цикл архівного документа аж до його знищення регламентується національним законодавством та потребами підприємства. Електронний архів у випадку електронно-паперового документообігу може використовуватися як єдиний індекс, фіксуючи видачу копій не тільки електронних, але й паперових документів і одноманітно обробляючи процес заявок на надання документів з архіву.

Система електронного документообігу для організації архіву повинна:



Автоматізаціябізнес-процесів підприємства

Організація процесного управління підприємством найчастіше починається з ключових бізнес-процесів, що реалізують або забезпечують основну діяльність підприємства. Для контролю бізнес-процесів необхідно мати можливості їх конструювання, ініціалізації (створення та активації чергового примірника бізнес-процесу), моніторингу та управління всією безліччю процесів, а також аналізу статистики.

Конструювання бізнес-процесів підприємства, аналіз їх ходу та ефективності вимагають глибокого розуміння його діяльності і в ідеалі повинні виконуватися бізнес-аналітиками самостійно.

Система управління бізнес-процесами, орієнтована на комплексне рішення, повинна:



Архітектура сістемиDocsVision

Система DocsVision, підтримуючи рішення всіх перерахованих вище завдань, ділиться на дві частини:


До складу постачання системи DocsVision входять два стандартних програми: “Діловодство” та “Управління процесами”, що реалізують відповідну функціональність. Додатки містять засоби настройки, дозволяють створювати на їх основі закінчені рішення для конкретних завдань користувача.

Додаткові модулі розширюють технічні можливості системи. Наприклад: модуль реплікації між серверами, модулі інтеграції та шлюзи до зовнішніх систем (1C: Підприємство 8, Microsoft Dynamics Ax, Microsoft SharePoint, Microsoft Project і т.д.), веб-розширення доступу до системи через корпоративний портал, модуль архівування, модуль розширених звітів і т.д.

Система DocsVision налічує вже близько 400 впроваджень в Росії і країнах колишнього СРСР. У Томську на сьогоднішній день налічується близько 10 підприємств самого різного масштабу, на яких запроваджено або йде впровадження DocsVision.

Партнером DocsVision в Томську є компанія “Стек Софт”, що має 12-річний досвід реалізації програмних проектів різного ступеня складності. Фахівці компанії дадуть відповідь на всі питання, що стосуються DocsVision, зроблять презентацію системи, нададуть послуги з постачання, впровадження та супроводу.

Сергій Кур’янов,

DocsVision


 

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*