Документообіг очима споживача: погляди розходяться, Книги та статті, Різне, статті

Системи автоматизації документообігу міцно зайняли своє місце в ІТ-інфраструктурі сучасної компанії. Більшість підприємств або вже обзавелися СЕД, або планують її впровадження в найближчому майбутньому. Компанії, що розробляють і впроваджують такі системи, накопичили багатий досвід. Продукти стали багатофункціональними, розширився спектр застосування СЕД. У той же час, як правило, впровадження систем документообігу мають не дуже високу ефективність через обмежений використання потенціалу рішень. Причина цьому – вузьке розуміння завдання автоматизації документообігу в компанії на початку проекту, що зводиться, як правило, до автоматизації сформованих практик документаційного забезпечення управління або якого-небудь конкретного бізнес-процесу. Звідси і вузький підхід до оцінки функціональності необхідної системи. В результаті ефективність впровадження виявляється невисокою, і по завершенні першого етапу проекту система часто практично перестає розвиватися, а в гіршому випадку навіть ставиться питання про зміну рішення в силу неможливості продовжити проект.

Документообіг в рамках управління компанією


По суті, будь-який акт управління супроводжується обміном інформацією і відображається у вигляді обробки документів (створення, зміна, рух). Документ і його зміни – є фізичне відображення актів управління. Таким чином, документообіг є відображенням моделі управління конкретної компанії. При цьому вся діяльність співробітників підприємства, не зафіксована у вигляді документів або інших інформаційних об’єктів, знаходиться за межами управлінського процесу і, відповідно, поза рамками контролю менеджерів. Таким чином, ступінь формалізації процесів документообігу, їх відтворюваності, простежуваності, підконтрольності – є відображенням рівня керованості конкретної компанії. Це дозволяє говорити про те, що процес документообігу кожного підприємства унікальний і відображає його управлінське know-how.


Цілком очевидно, що забезпечити правильне та надійне функціонування документообігу можна тільки за допомогою адекватної системи автоматизації. Як показує досвід, паперовий документообіг не в змозі забезпечити надійність, достатню оперативність і глибину контролю процесів, що відбуваються. Більш того, без автоматизації просто неможлива реалізація цілого ряду методик управління – наприклад, таких як процесне управління (CPI – Continues Process Improvement), технологія управління на основі ключових показників (BSC – Balansed Score Cards) і пр.

СЕД в рамках директивного управління


Перше, що спадає на думку вітчизняним управлінцям при словосполученні “автоматизація документообігу”, – це асоціація з практикою Документационного забезпечення управління (ДОУ), яка, по суті, є методологічною базою реалізації так званого директивного управління. Справа в тому, що протягом довгого часу головним інструментом управління був паперовий документ (наказ, розпорядження, вказівка) і різні механізми контролю виконання окремих завдань, що виникають в рамках наказу. Насправді, незважаючи на те, що все це на перший погляд виглядає досить примітивно, реальні сценарії контролю виконавської дисципліни (КИД) – досить складні процеси, які в кожній організації набувають певну специфіку. Ключове завдання даного способу управління – поліпшення оперативності та підконтрольності виконання наказів.


Паперовий документообіг не в змозі забезпечити надійність, оперативність і глибину контролю процесів, що відбуваються


Основою цієї технології є ведення журналів, реєстрація документів, фіксація резолюцій, пов’язаних з документами, визначення поточного стану обробки резолюцій, можливість оперативного отримання агрегованої інформації про стан виконання документів в компанії. Потрібно сказати, що методологія директивного управління до сих пір не втратила своєї актуальності – навпаки, вона незамінна при вирішенні задач оперативного і ситуаційного управління, управління в екстремальних ситуаціях та ін Однак, незважаючи на те, що для багатьох компаній ця методика до цих пір залишається єдиним використовуваним інструментом управління, при вирішенні більшості регулярних завдань менеджменту вона поступово витісняється більш сучасними методами процесного управління.


СЕД в рамках процесного управління


На відміну від директивного управління, при якому управлінський процес сприймається як набір окремих директив і контроль атомарних актів виконання, в процесному управлінні основним об’єктом контролю є процес – повторювана послідовність дій, спрямована на досягнення конкретних результатів і, головне, що має вимірюваний критерій результативності, так звані метрики процесу. По суті, директива – це специфічний, спрощений процес, який має єдину метрику – факт своєчасного виконання. Процесне управління в самій своїй суті передбачає вилучення інформації, яка дозволяє виявляти недоліки наявних процесів і забезпечувати їх безперервне поліпшення.


Основними об’єктами обробки на етапах бізнес-процесів є різні документи. Реальна підтримка бізнес-процесів, а тим більше достовірне отримання їх метрик практично неможливі без автоматизованої системи. Процесне управління як основна методологія підприємства ефективно тільки в тому випадку, коли автоматизовано істотну кількість бізнес-процесів компанії. Система автоматизації документообігу є невід’ємною частиною впровадження в компанії системи процесного управління. Вона дозволяє реалізувати такі завдання: ведення електронної бібліотеки регламентів (шаблонів) бізнес-процесів; автоматизація основних процедур в рамках бізнес-процесів, збір метрик процесів, а також формування звітності по них.


СЕД в рамках проектного управління


Проектне управління є певним проміжним механізмом, об’єднуючим елементи як процесного, так і директивного управління. Проект являє собою сукупність етапів обробки, тобто процес, в той час як окремі завдання проекту можуть бути як директивами (розробка унікального документа), так і процесами (його узгодження по стандартному списку узгоджуючих осіб).

Інші завдання автоматизації документообігу


На практиці в діяльності кожного підприємства є і директивна, і процесна та проектна состовляющие. Яка з них є головною – залежить і від галузі, і від масштабу, і від культури управління підприємством. Найчастіше компанія зберігає директивне управління як базовий підхід і реалізує процесне управління в декількох важливих або об’ємних за кількістю документів бізнес-процесах. Ось кілька прикладів. Відділ кадрів – ведення кадрового діловодства, підтримка процесів прийому на роботу, звільнень і пр. Юридичний відділ – архів нормативних документів, ведення реєстру договорів, довіреностей, участь у процесах узгодження юридично значущих документів. Відділ продажу – актуалізація прайс-листа, ведення реєстру листування, прискорення договірного процесу та ін Відділ маркетингу – розсилка новин, ведення бібліотеки шаблонів маркетингових матеріалів, автоматизація оновлення веб-сайту.


З розглянутих контекстів можна зробити наступні висновки. По-перше, рішення, які підприємства належать до галузі автоматизації документообігу, дуже різноманітні, але частіше за все можуть бути розділені за базовою для компанії управлінської методології – директивному, процесному або проектного управління. По-друге, на якому підприємстві тільки одна з методологій, наприклад директивна, є основною, але поряд з нею є завдання і процесного, і проектного управління. І по-третє, вибираючи для себе систему, варто виділити базову методологію управління і одночасно області застосування інших методологій у важливих для підприємства областях і оцінювати функціональність системи комплексно – на найближчу та довгострокову перспективу.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*