Досвід практичної реалізації комплексної WorkFlow системи на базі платформи DocsVision, Книги та статті, Різне, статті

В даний час на ринку інформаційних систем спостерігається очевидна потреба у вирішенні проблеми автоматизації бізнес-процесів обробки документів. З одного боку, в реальний бізнес все більше проникають підходи, пов’язані з процесним управлінням і викликані передусім розвитком концепцій TQM (Total Quality Management) і CPI (Continues Process Improvement).

Це відбивається в усе більшій поширенні у вітчизняних підприємствах системи менеджменту якості на базі стандарту ISO 9000. Такі методи вимагають наявності інструментів моделювання бізнес-процесів, протікають в організації, а також інструментів їх реалізації. При цьому вкрай важлива можливість безперервного поліпшення і внесення змін в їх структуру.

З іншого боку, інформаційні системи досягли необхідного ступеня зрілості, що дозволило задуматися про автоматизації не тільки очевидних ділянок діяльності (наприклад, автоматизація рутинних розрахункових операцій в бухгалтерії та фінансовому обліку або завдання, де організувати ручної облік вкрай важко, скажімо, в MRP), а й процесів, пов’язаних із загальним управлінням організацією. Але даний клас задач висуває специфічні вимоги, такі, як висока ступінь гнучкості додатків, можливість кастомізації “на льоту”, можливість накопичення консолідованої статистики по різним процесам, інтеграція функцій великої кількості додатків в рамках єдиного робочого простору. Ці вимоги виходять за рамки традиційних підходів до автоматизації, що й викликало появу нового класу систем – систем автоматизації бізнес-процесів або WorkFlow систем.

І, нарешті, індустрія автоматизації пройшла тривалий шлях і накопичила досвід в реалізації різних засобів, що спрощують розробку програмного забезпечення, у тому числі різні засоби параметричного описи додатків, що дозволяє реалізувати достатньо зручні механізми настройки і модифікації програм без залучення висококваліфікованих програмістів, які є невід’ємним компонентом Workflow-систем.

Для вирішення яких завдань використовується WorkFlow система?

WorkFlow системи можуть використовуватися в самих різних завданнях. У даній статті ми будемо розглядати, перш за все системи, орієнтовані на автоматизацію процесів обробки різних документів в бізнес-процесах. Перш за все, потрібно визначити для автоматизації яких процесів, необхідно використовувати саме системи класу Workflow. Дані процеси характеризуються такими особливостями:


Прикладами подібних завдань можуть служити такі процеси як: формування та узгодження договорів, узгодження та затвердження бюджетів, узгодження завдання на платіж, обробка заявки на обслуговування від клієнта та багато інших.

Компоненти та функції WorkFlow системи

Строго кажучи, термін Workflow швидше відображення тенденції в реалізації підходу до автоматизації, ніж чітко оформлений стандарт. Незважаючи на певні спроби формування специфікацій, вжиті різними організаціями, кожен виробник вільний інтерпретувати даний підхід. На наш погляд, моделі ідеальної Workflow-системи, – яка дозволяла б за допомогою параметричного опису реалізовувати довільний процес у всій повноті функцій потрібних для його автоматизації, – індустрія до цих пір не представила.

До класу Workflow-систем зазвичай відносять системи, що містять ті чи інші засоби опису процесів у вигляді послідовності етапів обробки. Як правило, даний опис реалізується в відеграфіческой діаграми, хоча в деяких системах даний опис фіксується у вигляді таблиці станів та опис переходів між ними. Крім цього, від Workflow системи потрібна наявність “движка”, що дозволяє запускати примірники даного процесу. Зазвичай наявність двох цих інструментів і дає можливість виробникам додати до назви свого продукту розширення Workflow.

При цьому функціональне наповнення, клас автоматизованих процесів і “ступінь покриття” реальних потреб споживачів таких систем може істотно відрізнятися. Крім того, існують додаткові компоненти Workflow-систем, наприклад, засоби моніторингу реального стану процесів, засоби налагодження й імітаційного моделювання процесів, наявність універсальної черги завдань та інтегрованого клієнтського робочого місця, засоби розробки та налаштування об’єктів, що обробляються в рамках процесу, наявність інструментів інтеграції з різними прикладними системами. Різні виробники систем пропонують різні набори підсистем у складі пропонованих ними продуктів.

На наш погляд зараз на ринку мало представлені системи, орієнтовані саме на реалізацію складних багатофункціональних процесів обробки документів, що включають функції взаємодії з різними додатками вже встановленими в компанії, а також містять всі необхідні інструменти для контролю і модифікації процесів, а також вбудовані інструменти розширення базових функцій системи. Але саме такі системи і затребувані в останнім часом компаніями, які замислюються про оптимізацію бізнес процесів.

Система DocsVision 3.1 Workflow розроблялася як відповідь на вищезазначений виклик ринку. Система підсумовує своєю появою тривалий досвід розвитку платформи автоматизації документообігу DocsVision, вже протягом семи років розробляється в компанії Digital Design.

При проектуванні системи Workflow на базі платформи DocsVision основний акцент на наступних аспектах системи:


Проблеми автоматизації складних процесів і способи їх реалізації в системі DocsVision

При реалізації системи DocsVision Workflow, як уже було сказано, основний акцент був зроблений на зручність автоматизації складних бізнес-процесів обробки документів без програмування, шляхом інтерактивної налаштування системи, а також максимально зручному супроводу процесів. Далі коротко сформульовані основні проблеми з якими довелося зіткнутися при розробці системи, а також те як ці проблеми були подолані.

Динамічне управління ходом виконання процесу

При розробці процесів на базі WorkFlow системи дуже важливу роль відіграє можливість динамічної зміни параметрів процесів в ході їх виконання. Так, наприклад, при ініціалізації процесу можуть призначатися ролі виконавців процесу, в процес можуть передаватися посилання на оброблювані об’єкти та інша інформація, наприклад сума оброблюваного платіжного документа, назва компанії контрагента і пр.

Дана інформація може використовуватися в процесі для параметризації окремих етапів процесу. Наприклад, виконавець ролі введений при ініціалізації процесу може визначати адресу доставки завдання по обробці документа, сума платежу може визначати умову запуску процедури затвердження платежу, залежно від контрагента, процес може направити документи того чи іншого співробітника, що відповідає за взаємодію зданим контрагентом і пр. Більш того, в окремих випадках може знадобитися визначити ті чи інші параметри етапу обробки безпосередньо в ході процесу, а не при його старті. Наприклад, виконавець чергового етапу процесу може бути визначений на попередньому або черговий термін контролю виконання може бути розрахований в залежності від типу оброблюваного документа і т.п.

В системі DocsVision дана проблема вирішується за допомогою механізму динамічної параметризації етапів процесу. Система забезпечує можливість визначення параметрів або змінних процесу, які можуть бути заповнені при старті процесу або безпосередньо в ході виконання процесу. При цьому всі налаштування окремих етапів процесу можуть бути пов’язані зі змінними процесу, що забезпечує динамічне зміна налаштувань процесу при його виконанні. Так наприклад функція умовного розгалуження процесу може отримувати як критерій для визначення маршруту обробки платіжного документа змінну, містить вартість платежу.

Гнучкість організації етапів ручної обробки

Найважливішу функцію в автоматизації процесу обробки документів грають етапи, на яких кінцеві користувачі здійснюють взаємодію з документами та іншими об’єктами які вимагають обробки в рамках процесу. На жаль, при практичній реалізації будь-якого більш-менш складного бізнес процесу функції, які потрібно реалізувати в процесі, не зводяться в простій доставці файлу документа на робоче місце користувача. Коротко перерахуємо функції, які повинна підтримувати WorkFlow система на етапах ручної обробки:


При розробці нової версії платформи DocsVision WorkFlow враховувалися всі перераховані вище вимоги

Наявність елементів вільної маршрутизації в процесах

Реальні процеси обробки документів рідко зводяться до жорстко структурованому маршруту обробки. На окремих етапах обробки дуже часто виникає

необхідність забезпечити користувачам системи можливість вільної маршрутизації – передачу завдань на обробку документа довільним співробітникам або співробітникам із заздалегідь визначеного списку. При передачі можна вимагати повернення завдання (делегування) або передати без повернення. При використанні даного механізму, DocsVision Workflow забезпечує гнучку комбінацію жорстких і вільних елементів маршруту проходження документів.

Автоматична обробка позаштатних ситуацій і збоїв в процесах

Найважливішою перевагою WorkFlow системи є можливість обробки різних нештатних ситуація в ході автоматизується бізнес процесу. Позаштатні ситуації можуть виникати або в силу різних проблем з виконанням окремих етапів ручної обробки, наприклад, нештатному відсутності співробітника на робочому місці, або з причин різних збоїв у реалізації процесу наприклад при порушенні структури оброблюваних в процесі документів. Система Workflow повинна забезпечувати механізми для вирішення обох ситуацій.

В системі повинні бути механізми управління станом (примусове завершення, переадресація, зміна термінів виконання і пр.) вже запущених в обробку завдань при настанні різних нештатних ситуацій, а також повинні бути механізми діагностики та обробки різних збоїв в ході процесу (включаючи організацію спеціальних службових процесів). Крім цього в системі повинні підтримуватися механізми журналізації помилок і системних повідомлень і можливість реалізовувати різні сценарії обробки даних повідомлень.

Управління змінами процесів

Найважливіший аспект супроводу функціонуючої в організації WorkFlow системи – управління змінами бізнес процесів. Проблема полягає в тому що процеси можуть мати досить високу тривалість, і їх може бути дуже багато. При внесенні змін в модель процесу необхідно забезпечити можливість автоматичного внесення змін до екземпляри вже запущених процесів.

Без підтримки подібного механізму супроводження подібної системи в умовах частих змін процесів може перетворитися у вкрай трудомісткий процес. Універсального механізму для вирішення даної проблеми не існує, в система DocsVision дана проблема може бути вирішена декомпозицією процесу. У тому випадку якщо процес являє собою композицію підпроцесів, то при досягненні чергового етапу батьківського процесу система автоматично стартує підпроцес за актуальним в даний момент шаблоном. При використанні подібної методології внесення зміни до шаблони підпроцесів будуть автоматично відображатися на реалізаціях вже запущених бізнес процесів.

Розширення базового набору функцій

На жаль, все розмаїття функцій управління процесами неможливо звести до набору елементарних примітивних операцій, аналогічних операторам мов програмування. Для забезпечення гарної читаності та забезпечення зручних засобів моніторингу необхідно щоб етапи бізнес-процесу були досить високорівневими і спеціалізованими.

При цьому основна парадигма підходячи Workflow вимагає мінімізації програмування при описі процесів. Все це призводить до необхідності розширення набору високорівневих функцій, які за допомогою окремих параметрів описують якісь типові елементи бізнес процесів. DocsVision забезпечує три можливості розширення базового набору функцій:


Інтеграція з іншими прикладними системами

Як вже було зазначено вище вкрай важливим аспектом впровадження Workflow системи в організації є можливість включення в процеси інформації та функцій реалізованих в різних вже функціонуючих в інформаційній системі додатків. Можна виділити наступні сценарії взаємодії WorkFlow системи з довільною прикладної системою:


На жаль, формат журнальної статті не дозволяє досить докладно висвітлити всі аспекти впровадження системи управління бізнес процесами Workflow в організації, але сподіваюся ми привернули увагу читачів до даної проблеми. Більш детальну інформацію про продукт DocsVision WorkFlow можна отримати на WEB сайті www.docsvision.com, там же можна отримати доступ до повнофункціональної демоверсії продукту.

 

 

 

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*