Інтеграція зовнішніх джерел даних в SharePoint, MS Office, Програмні керівництва, статті

У багатьох компаніях SharePoint застосовується в основному для спільної роботи з документами, від простого спільного доступу до узгоджених алгоритмів обробки і схвалення документів. Звичайно, використовуються групові календарі та інші засоби спільної роботи, але головна функція SharePoint – зберігання документів.

Однак спільна робота з документами – всього лише один з рівнів в інфраструктурі SharePoint. Це рішення забезпечує не тільки повнофункціональний портал, а й інтеграцію з внутрішніми системами для накопичення та публікації даних. Розглянемо деякі приклади застосування SharePoint для відображення та маніпуляцій із зовнішніми джерелами даних.

Прості підключення до даних

BMC Remedy Action Request System компанії BMC Software – широко поширена система управління подіями і завданнями. У моїй групі Remedy, принаймні частково, використовується для обробки запитів задач і подій, що відносяться до обслуговуваних нами додатків і системам. Крім схвалення запитів про зміни, основну частину часу я проводжу поза Remedy, так як мені не доводиться активно працювати з квитками. Однак мені необхідно відстежувати події в черзі поточних завдань. На даному етапі корисний SharePoint.

Для зберігання даних Remedy використовується внутрішня база даних Microsoft SQL Server. Оскільки SharePoint може підключатися і запитувати бази даних SQL Server, процес вилучення даних про завдання та події з Remedy в SharePoint порівняно простий. В цьому випадку елементи з черги нашої групи витягуються на сайт SharePoint. Потім члени групи і менеджери можуть негайно побачити події в черзі, не відкриваючи Remedy. Крім того, сайт групи отримує з SharePoint завдання, призначені поточному користувачеві. Тому, відвідуючи сайт групи, я бачу вміст черги Remedy і список всіх призначених мені завдань SharePoint.

Для інтеграції зовнішніх джерел даних в SharePoint без сторонніх модулів розширення або підготовки спеціальних сторінок необхідний продукт Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Потрібно також знати облікові дані, які використовуються для підключення до внутрішньої бази даних, і схему цієї бази даних, щоб побудувати відповідні черги для збору даних. Нарешті, перш ніж почати підключатися до будь-якої базі даних в компанії, врахуйте продуктивність, особливо найважливіших внутрішніх виробничих систем. Наприклад, ми не підключаємося безпосередньо до виробничого примірнику Remedy; замість цього використовується підключення до сервера звітів, відставання якого від реального часу становить 15 хвилин. Ми чинимо своєчасним оновленням даних в допустимих межах, щоб уникнути погіршення продуктивності виробничої системи Remedy, інакше обурення співробітників інших груп не буде меж.

Для інтеграції зовнішніх даних, незалежно від типу, необхідно створити підключення до даних, що визначає спосіб з’єднання із зовнішнім джерелом даних. У SharePoint Designer відкрийте сторінку, на якій потрібно показати дані. Виберіть команди Data View, Manage Data Sources, щоб відкрити бібліотеку джерел даних в правій частині. Розгорніть вузол Database Connections та натисніть кнопку Connect to a database, щоб відкрити діалогове вікно Data Source Properties. Клацніть Configure Database Connection, щоб запустити майстер з тим же ім’ям.

У майстрі потрібно вказати ім’я сервера бази даних, тип постачальника (в даному випадку постачальник SQL Server) і облікові дані перевірки автентичності для підключення, як показано на екрані 1. На основі цих властивостей SharePoint Designer формує рядок підключення до бази даних. Коли підключення буде встановлено, натисніть Next, щоб вибрати цільову базу даних та таблицю або подання, з якого будуть надходити дані. Натисніть кнопку Finish, щоб створити підключення і повернутися в діалогове вікно Data Source Properties.

Екран 1. Завдання імені сервера бази даних та облікових даних для підключення

Потім необхідно вказати поля, що включаються в запит, поряд з параметрами фільтрації та сортування (якщо вони є). Клацніть Fields, щоб відкрити діалогове вікно Displayed Fields. В цьому вікні можна додати або видалити поля в міру необхідності, а потім натиснути кнопку OK. Якщо не потрібно отримувати всі записи з бази даних, слід організувати фільтр. Натисніть кнопку Filter, потім клацніть у діалоговому вікні Filter Criteria, щоб додати фільтр. У прикладі, показаному на екрані 2, два фільтри: Assigned_Group Contains “Collab” і Issue_Status Not Equal “Closed.” Ці два фільтри забезпечують набір даних, що складається з усіх призначених нашій групі елементів, які не закриті (тобто всі відкриті елементи для нашої групи). Щоб відсортувати записи, клацніть Sort в діалоговому вікні Data Source Properties, призначте порядок сортування та натисніть OK. Потім натисніть OK і закрийте діалогове вікно Data Source Properties.

Екран 2. Фільтрація запиту для отримання потрібного набору записів

Після того як підключення буде встановлено, можна додати Web-частина Data View, яка буде використовувати дані. Додайте курсор на сторінці, в яку потрібно вставити Web-частину. Виберіть Data View, Insert Data View. Потім потрібно перенести поля в Web-частина, тому клацніть меню, що розкривається поруч зі новоствореним джерелом даних і виберіть команду Show Data, відкривши область завдань Data Source Details. В області Data Source Details повинен відображатися набір записів з полями. Почніть з перенесення одного поля в Web-частину, потім клацніть Web-частину, щоб вибрати її, клацніть малу праву стрілку в лівому кутку Web-частини, а потім пункт Edit Columns у спливаючому меню. Додайте поля і розташуйте їх у потрібному порядку, а потім натисніть кнопку OK.

На даному етапі в Web-частини повинні динамічно відображатися записи з набору даних. Можна застосувати звичайне форматування (наприклад, виділити червоним поле Issue_ID для подій SEV1), вказати, скільки записів слід показувати, включити сортування і фільтрацію заголовків стовпців і змінити інші властивості.

Використання пов’язаних джерел даних

У попередньому прикладі використовується єдине джерело даних – одна таблиця SQL Server. За допомогою SharePoint Designer можна зв’язати кілька джерел даних і показати результати в Web-частини Data View. Наприклад, можна показати пару таблиць бази даних SQL Server, або XML-файл і базу даних SQL Server, або два XML-файла і т. д.

При зв’язуванні джерел даних в SharePoint Designer відкривається дві можливості: злиття (merge) або з’єднання (join). Злиття застосовується до джерел даних з однаковою структурою. Припустимо, у нас є чотири бази даних інвентаризації, по одній для кожного з чотирьох складів. Щоб показати загальний вид даних в SharePoint, потрібно виконати злиття джерел даних. З’єднання виконується, якщо схеми джерел даних різні, але є загальне поле. Наприклад, можна поєднати бази даних замовників і бази даних замовлень по загальному полю CustomerID, щоб показати список замовників і недавніх замовлень.

Спочатку визначаються підключення до даних для декількох джерел, як описано в попередньому розділі. Визначивши підключення до даних, розгорніть вузол Linked sources в області Data Source Library і клацніть Create a new Linked Source. Як показано на екрані 3, джерела даних вибираються в запускається майстра, потім потрібно вибрати злиття або з’єднання та інші параметри залежно від типу підключення до даних. Для баз даних вибір режимів ширше, ніж для інших типів даних.

Екран 3. Зв

Процес додавання даних на сторінку в загальному такий же, як для єдиного, не пов’язаного джерела даних. Поля можна перенести за допомогою миші в Web-частина Data View або натиснути Insert Selected Fields As і вибрати потрібне подання: одного або декількох елементів. Додаткові відомості про створення та вставці пов’язаних джерел даних можна знайти в довідці SharePoint Designer, виконавши пошук за ключовими словами linked data sources.

На даному етапі важливо зрозуміти, що не обов’язково мати Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 для інтеграції внутрішніх джерел даних. Усі завдання, розглянуті вище, можна виконати за допомогою служб Windows SharePoint Services (WSS).

Використання служб Excel Services

Служби Excel Services функціонують тільки з MOSS 2007; вони складаються з трьох компонентів: Excel Calculation Services (ECS), Excel Web Access (EWA) і Excel Web Services (EWS). ECS завантажує робочу книгу, виконує обчислення, оновлює зовнішні дані і обслуговує сеанси. EWA – Web-частина, яка забезпечує взаємодію з даними Excel в SharePoint. За допомогою EWS розробники будують спеціальні додатки, інтегровані з робочими книгами Excel. Excel Services – ще один інструмент, що забезпечує можливість інтеграції зовнішніх даних у SharePoint, в даному випадку з Microsoft Excel в SharePoint.

Розглянемо приклад: компанія використовує складну робочу книгу Excel як інструмент управління проектом для відстеження найважливіших питань і етапів. Двічі на тиждень 20 осіб отримують виклик на конференцію, в ході якої розглядається стан проекту і обговорюються окремі елементи проекту в робочій книзі. Необхідно, щоб всі учасники кожного разу отримували оновлену версію робочої книги. По крайней мірі, робочу книгу слід передати в SharePoint, щоб кожен учасник міг завантажити копію для наради. Найчастіше робочу книгу розсилають електронною поштою всім учасникам, перевантажуючи поштове сховище та поштові ящики “Вхідні”. Набагато більш вдале рішення – опублікувати електронну таблицю в SharePoint через служби Excel Services.

У цьому випадку менеджер проекту завантажує робочу книгу на сервер файлів або в бібліотеку документів SharePoint. Потім менеджер проекту, адміністратор SharePoint або розробник створює сторінку або набір сторінок порталу в SharePoint для публікації даних з робочої книги. Замість того щоб двічі на тиждень розсилати електронні таблиці або навіть завантажувати робочу книгу з SharePoint, учасники можуть просто заглянути на сторінку порталу проекту і дізнатися його стан. На екрані 4 показаний приклад електронної таблиці відстеження проекту, яка відображається за допомогою служби Excel Services.

У цій ситуації служби Excel Services явно скорочують обсяг даних, що пересилаються по системі електронної пошти компанії. Ймовірно, ще більш важливо, що існує єдиний еталонний джерело даних, одна робоча книга Excel, керована і оновлювана менеджером проекту. Користувачам більше не доводиться турбуватися про отримання новітньої версії, досить відвідати портал.

Використання BDC

Каталог бізнес-даних, Business Data Catalog (BDC), являє собою набір компонентів сервера MOSS, що забезпечують інтеграцію SharePoint з різноманітними зовнішніми джерелами даних, у тому числі додатками бази даних, SAP, Siebel та іншими додатками для бізнесу. По суті, каталог BDC не тільки служить комунікатором між SharePoint і зовнішньою системою даних, а й надає компоненти для відображення даних у SharePoint. На малюнку показаний приклад архітектури BDC високого рівня (на основі публікації на Web-сайті MSDN).

BDC підтримує декілька механізмів вилучення даних з внутрішніх баз даних, у тому числі ADO.NET, OLEDB і ODBC. За допомогою каталогу BDC можна отримати дані з інших систем, доступних через Web-служби. Процес підключення до зовнішньої системі даних за допомогою BDC не зводиться до операцій типу “наведи і клацни”; спочатку необхідно описати підключення з використанням метаданих в XML-файлі, іменованому файлом визначення програми, Application Definition File (ADF). Цей процес вимагає розуміння API-інтерфейсів внутрішніх систем даних і структури вмісту.

Технічно можна створити підключення BDC до внутрішньої системи з використанням файлу ADF без підготовки спеціального коду, але реалізація рішення на основі BDC – завдання свідомо більш складна, ніж підключення Web-частини Data View до бази даних SQL Server для вилучення полів з таблиці. Необхідно розуміти, що у звичайного адміністратора SharePoint не завжди є достатня підготовка для організації підключення і, швидше за все, йому доведеться працювати спільно з групою, яка займається обслуговуванням внутрішніх систем.

Після того як встановлено з’єднання між SharePoint і внутрішньою системою, дані з внутрішньої системи можуть бути представлені в SharePoint з використанням декількох механізмів, не останній з яких – Підготовка спеціального програмного коду. Проте в SharePoint входить декілька Web-частин Business Data, за допомогою яких можна показати дані з використанням підключень до каталогу BDC без спеціального програмного коду. До них відносяться:


На додаток до використання Web-частин Business Data, для показу даних BDC можна створити новий стовпець у списку SharePoint для відображення даних. Додаючи стовпець, користувач вказує сутність BDC та пов’язані з ним властивості. Потім, при додаванні нового елементу в список, потрібно вибрати екземпляр сутності, який належить включити до списку. У список копіюються власне дані, а не зовнішня посилання, тому час від часу слід оновлювати дані з внутрішньої системи. SharePoint розпорядженні піктограмою Refresh для імені стовпця, клацнувши на якій можна отримати дані з внутрішньої системи.

На додаток до відображення даних із внутрішніх систем в порталах SharePoint можна використовувати пошук SharePoint в масштабах компанії для перегляду внутрішніх систем та отримання результатів пошуку з цих систем. В цей процес входить реєстрація джерела даних в каталозі BDC, визначення відповідних властивостей метаданих, додавання джерела вмісту в пошук, відображення переглянуто властивостей і (Додатково) призначення області пошуку або пошукових сторінок спеціально для даних. Як і при інтеграції зовнішніх даних BDC в портал SharePoint, цей процес не зводиться до дій типу “вказати і клацнути “. Проте пошук у внутрішніх системах з SharePoint можна організувати без спеціалізованого програмного коду. Це дозволить дати користувачам можливість виконувати пошук не тільки в SharePoint або серверах файлів, але і в багатьох внутрішніх бізнес-системах з об’єднаного пошукового інтерфейсу.

Вибір оптимального методу

SharePoint забезпечує розвинену інфраструктуру для інтеграції зовнішніх джерел даних, від простого об’єднання даних SQL Server в Web-частини Data View до складних завдань добування інформації з SAP і інших бізнес-систем з використанням каталогу BDC. В одних випадках для інтеграції досить декількох клацань мишею в майстрах SharePoint Designer, в інших може знадобитися участь бізнес-аналітика, експерта з XML і одного або декількох фахівців з API-інтерфейсів та структурою даних внутрішніх систем.

Незалежно від складності, перший крок, як в будь-якому проекті, вимагає ясного визначення вимог. Чітке розуміння, які дані потрібно витягнути в SharePoint, яким способом їх показати і як користувачі будуть взаємодіяти з ними, допоможе краще планувати внутрішні механізми.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*