Керівнику підприємства: впровадження системи автоматизації, основні проблеми і завдання, Інформаційні системи, Бази даних, статті

Впровадження системи автоматизації управління, як і будь-яке серйозне перетворення на підприємстві, є складним і часто болючим процесом. Тим не менш, деякі проблеми, що виникають при впровадженні системи, досить добре вивчені, формалізовані і мають ефективні методології рішення. Завчасне вивчення цих проблем і підготовка до них значно полегшують процес впровадження і підвищують ефективність подальшого використання системи.


Далі наведені основні проблеми і завдання, що виникають в більшості випадків при впровадженні систем управління та рекомендації щодо їх вирішення.


Основні проблеми та завдання, що вимагають особливої ​​уваги при їх вирішенні:



Тепер опишемо ці пункти докладніше:

Відсутність постановки завдання менеджменту на підприємстві.


Напевно, цей пункт є найбільш значимим і складним. На перший погляд, його тема перегукується зі змістом другого пункту, присвяченого реорганізації структури підприємства. Однак, насправді, він є більш глобальним і включає в себе не тільки методології управління, але також філософські та психологічні аспекти. Справа в тому, що більшість керівників управляють своїм підприємством тільки виходячи зі свого досвіду, своєї інтуїції, свого бачення і вельми неструктурованих даних про його стан і динаміку. Як правило, якщо керівника попросити описати в будь-якому вигляді описати структуру діяльності свого підприємства чи набір положень, виходячи з яких він приймає управлінські рішення, справа досить швидко заходить в глухий кут.


Грамотна постановка завдань менеджменту є найважливішим чинником, що впливає як і на успіх


діяльності підприємства в цілому, так і на успіх проекту автоматизації. Наприклад, абсолютно марно займатися впровадженням автоматизованої системи бюджетування, якщо саме бюджетування не поставлено на підприємстві належним чином, як певний послідовний процес.


На жаль, на даний момент в Росії до кінця не склався національний підхід до менеджменту, і в даний момент російське управління являє собою гримучу суміш з теорії західного менеджменту (Яка багато в чому не є адекватною існуючій ситуації) і радянсько-російського досвіду, який, хоча і багато в чому гармонує із загальними життєвими принципами, але вже не відповідає жорстким вимогам ринкової конкуренції.


Тому, перше, що необхідно зробити для того, щоб проект впровадження автоматизованої системи управління виявився вдалим – максимально формалізувати всі ті контури управління, які власне Ви плануєте автоматизувати. В більшості випадків, для здійснення цього не обійтися без залучення професійних консультантів, але з досвіду, витрати на консультантів просто не порівнянні зі збитками від проваленого проекту автоматизації. Однак потрібно не помилитися у виборі консультантів … Але це вже окрема складне питання.


Необхідність в часткової реорганізація структури та діяльності підприємства.


Перш ніж приступати до впровадження системи автоматизації на підприємстві звичайно необхідно провести часткову реорганізацію його структури і технологій ведення бізнесу. Тому, одним з найважливіших етапів проекту впровадження, є повне і достовірне обстеження підприємства у всіх аспектах його діяльності. На основі висновку, отриманого в результаті обстеження, будується вся подальша схема побудови корпоративної інформаційної системи. Безсумнівно, можна автоматизувати все, про принципом “як є”, однак, цього не слід робити з ряду причин. Справа в тому, що в результаті обстеження зазвичай фіксується велика кількість місць виникнення необгрунтованих додаткових витрат, а також суперечностей в організаційній структурі, усунення яких дозволило б зменшити виробничі і логістичні витрати, а також суттєво скоротити час виконання різних етапів основних бізнес-процесів. Як сказав, хтось із великих, можна автоматизувати хаос, бо в результаті цього вийде автоматизований хаос. Під терміном реорганізація я навіть не маю на увазі реінжиніринг в його класичному західному розумінні, з повною перебудовою всієї внутрішньогосподарської та комерційної діяльності. Реорганізація може бути проведена в ряді локальних точок, де вона об’єктивно необхідна, що не спричинить за собою відчутний спад активності поточної комерційної діяльності.


Необхідність у зміні технології роботи з інформацією, і принципів ведення бізнесу.


Ефективно побудована інформаційна система не може не внести змін в існуючу технологію планування бюджетування та контролю, а також управління бізнес-процесами.


По-перше, одними з найважливіших для керівника особливостей корпоративної інформаційної системи, є модулі управлінського обліку і фінансового контролінгу. Тепер кожне функціональне підрозділ може бути визначене як центр фінансового обліку, з відповідним рівнем фінансової відповідальності його керівника. Це в свою чергу підвищує відповідальність кожного з таких керівників, і надає в руки вищих менеджерів ефективний інструментарій для чіткого контролю виконання окремих планів і бюджетів.


При наявності інформаційної системи, керівник здатний отримувати актуальну і достовірну інформацію про всі зрізах діяльності компанії, без тимчасових затримок і зайвих передатних ланок. Крім того, інформація подається керівнику в зручному вигляді “з листа” за відсутності людських чинників, які можуть упереджено або суб’єктивно трактувати інформацію при передачі. Однак справедливо було б зауважити, що деякі керівники не звикли приймати управлінські рішення за інформацією в чистому вигляді, якщо до неї не докладено думка людини, яка її доставив. Такий підхід в принципі має право на життя і при наявності інформаційної системи, однак часто він негативно відбивається на об’єктивності менеджменту.


Впровадження системи автоматизації вносить істотні зміни в управління бізнес-процесами. Кожен документ, що відображає в інформаційному полі протягом або завершення того чи іншого наскрізного бізнес-процесу, в інтегрованій системі створюється автоматично, на підставі первинного документа, який відкрив процес. Співробітники, відповідальні за цей бізнес-процес лише контролюють і, при необхідності, вносять зміни в позиції побудованих системою документів. Наприклад, замовник розмістив замовлення на продукцію, який повинен бути виконаний до певного числа місяця. Замовлення вводиться в систему, на підставі його системою автоматично створюється рахунок (на основі існуючих алгоритмів ціноутворення), рахунок пересилається замовнику, а замовлення направляється у виробничий модуль, де відбувається разузлование замовленого виду продукції на окремі комплектуючі. На основі списку комплектуючих в модулі закупівель системою створюються замовлення на їх закупівлю, а виробничий модуль відповідним чином оптимізує виробничу програму, щоб замовлення було виконано точно до терміну. Природно, в реальному житті можливі різні варіанти непереборних зривів поставок комплектуючих, поломки устаткування і т.д., тому кожен етап виконання замовлення повинен суворо контролюватися відповідальним за нього колом співробітників, які, в разі необхідності, повинні створити управлінський вплив на систему, щоб уникнути небажаних наслідків або зменшити їх.


Не варто думати, що працювати за наявності автоматизованої системи управління стане простіше. Навпаки, істотне скорочення паперової тяганини прискорює процес і підвищує якість обробки замовлень, піднімає конкурентоспроможність і рентабельність підприємства в цілому, а все це вимагає більшої зібраності, компетенції та відповідальності виконавців. Можливо, що існуюча виробнича база не буде справлятися з новим потоком замовлень, і в неї теж потрібно буде вносити організаційні та технологічні реформи, які згодом позитивно позначаться на процвітанні підприємства.


Опір співробітників підприємства


При впровадженні корпоративних інформаційних систем в більшості випадків виникає активний опір співробітників на місцях, що є серйозною перешкодою для консультантів і цілком здатне зірвати або істотно затягнути проект впровадження. Це викликано кількома людськими чинниками: звичайним страхом перед нововведеннями, консерватизмом (наприклад, комірнику, який пропрацював 30 років з паперовою картотекою, зазвичай психологічно важко пересідати за комп’ютер), побоювання втратити роботу або втратити свою незамінність, боязнь істотно збільшується відповідальності за свої дії. Керівники підприємства, що прийняли рішення автоматизувати свій бізнес, в таких випадках повинні всіляко сприяти відповідальної групі фахівців, проводить впровадження інформаційної системи, вести роз’яснювальну роботу з кадрами, і, крім того:



Тимчасове збільшення навантаження на співробітників при впровадженні системи

На деяких етапах проекту впровадження тимчасово зростає навантаження на співробітників підприємства. Це пов’язано з тим, що крім виконання звичайних робочих обов’язків, співробітникам необхідно освоювати нові знання та технології. Під час проведення дослідної експлуатації і при переході до промислової експлуатації системи протягом деякого часу доводиться вести справи, як і в новій системі, так і продовжувати ведення їх традиційними способами (підтримувати паперовий документообіг і існували раніше системи). У зв’язку з цим, окремі етапи проекту впровадження системи можуть затягуватися під приводом того, що у співробітників і так вистачає термінової роботи по прямому призначенню, а освоєння системи є другорядним і відволікаючим заняттям. У таких випадках керівнику підприємства, крім ведення роз’яснювальної роботи з ухиляються від освоєння нових технологій співробітниками необхідно:



Формування кваліфікованої групи впровадження та супроводження системи, керівника групи

Впровадження більшості великих систем автоматизації управління проводиться за такою технологією: на підприємстві формується невелика (3-6 чоловік) робоча група, яка проходить максимально повне навчання роботі з системою, потім на цю групу лягає значна частина роботи по впровадженню системи і подальшого її супроводу. Застосування подібної технології викликано двома чинниками: по-перше, тим, що підприємство зазвичай зацікавлене в тому, щоб у нього під рукою були фахівці, які можуть оперативно вирішувати більшість робочих питань при налаштуванні та експлуатації системи, а по-друге, навчання своїх співробітників та їх використання, завжди істотно дешевше аутсорсингу. Таким чином, формування сильної робочої групи є запорукою успішної реалізації проекту впровадження.


Особливо важливим питанням є вибір керівника такої групи і адміністратора системи. Керівник, крім знань базових комп’ютерних технологій, повинен володіти глибокими знаннями в області ведення бізнесу та управління. У практиці великих західних компаній така людина займає посаду CIO (Chief Information Officer) яка зазвичай є другою і в ієрархії керівництва компанії. У вітчизняній практиці, при впровадженні систем таку роль, як правило, грає начальник відділу АСУ або йому аналогічного. Основними правилами організації робочої групи є наступні принципи:



Висновок

Всі перераховані вище завдання, що виникають в процесі побудови інформаційної системи, і методи їх вирішення є найбільш поширеними і Природно, кожне підприємство має свою унікальну організаційну специфіку, і при впровадженні можуть виникати різні нюанси, які вимагають додаткового розгляду і пошуку методів їх вирішення. Власне для цього й існують професійні бізнес-консультанти.


Висновки:


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*