Корисні поради з MS Office. Частина 1, Різне, Програмні керівництва, статті

Зміст



MS Word


Повернення до місця, де була перервана робота


Word запам’ятовує і зберігає в документі останні чотири місця, де вводився або редагувався текст. Щоб повернутися до однієї з цих чотирьох позицій, натисніть відповідну кількість разів комбінацію клавіш Shift + F5. При четвертому натисканні курсор переміститься на вихідну позицію. Внаслідок цього при відкритті вже наявного документа для повернення до місця, де робота була перервана, достатньо натиснути комбінацію Shift+F5.


Зміна регістра букв


При наборі періодично виникає необхідність змінити регістр – в результаті найчастіше букви набираються не в тому регістрі. Щоб швидко змінити регістр, встаньте курсором на слово, які набрали не в тому регістрі (або виділіть декілька слів), і натискайте комбінацію клавіш Shift + F3 до тих пір, поки не отримаєте бажаний результат.


Як позбутися від зайвих пробілів


Іноді доводиться працювати текстом, де вирівнювання вироблялося набором прогалин. Такий текст форматувати дуже складно, і, як правило, доводиться вручну прибирати зайві пробіли. В цьому випадку краще вдатися до операції пошуку і заміни (Правка> Замінити). Для цього в рядку пошуку введіть два пробілу, а в рядку заміни – один і клацайте на кнопці «Заменить все» до тих пір, поки не будуть знайдені всі зайві пробіли.


Спеціальні символи і знаки підстановки в операціях пошуку та заміни


Word надає зручні можливості для проведення пошуку і заміни, що істотно спрощує редагування документів, особливо при використанні спеціальних знаків. Існують два типи спеціальних знаків – спеціальні символи і знаки підстановки. Ті й інші зручно вводити в рядки пошуку і заміни, використовуючи кнопку «Спеціальний» в діалозі пошуку і заміни (Правка> Замінити).


Спеціальними називають символи, яких немає на клавіатурі і (або) які неможливо безпосередньо вписати в рядок пошуку або заміни, наприклад примусовий обрив рядка, м’який перенос, нерозривний пробіл і т.п. (Рис. 1).

Рис. 1. Вибір спеціальних знаків у вікні пошуку при відключеній опції «Символи узагальнення»


Крім того, включивши опцію «Символи узагальнення», можна формувати складні умови пошуку і заміни, задаючи діапазони символів і вирази, що відповідають ряду умов (рис. 2).

Рис. 2. Вибір спеціальних знаків у вікні пошуку при включеній опції «Символи узагальнення»


Спеціальних знаків досить багато, і коди їх можна подивитися в довідці. Ми ж зупинимося на деяких конкретних прикладах їх використання при включеній опції «Символи узагальнення».


Наприклад, в документі багато десяткових дробів: частина з них набрана через точку, а частина – через кому. Потрібно зробити заміну так, щоб всі дроби виявилися з комою. Для цього досить у рядку пошуку ввести комбінацію (<[0-9] @). ([0-9] @>) (означає, що перед точкою і після точки коштує кілька цифр з інтервалу від 0 до 9), а в рядку заміни – 1, 2 (означає, що береться перший вираз з рядка пошуку, поле нього ставиться кома, а потім другий вираз з рядка пошуку).


Інший приклад – в документі присутні прогалини перед розділовими знаками і їх потрібно видалити. В цьому випадку в рядку пошуку слід ввести ^ 0032 ([.,:;!?]) (Означає пропуск і наступний за ним знак), а в рядку заміни – 1 (означає, що залишається перший вираз з рядка пошуку).


Або уявімо таку ситуацію – в документі зустрічаються англійські терміни і спочатку немає ніяких текстових виділень. Потрібно виділити всі англійські слова курсивом. В цьому випадку в рядку пошуку слід ввести ([A-Za-z ^ 0032]) (означає англійське слово і наступний за ним пропуск), а рядок заміни залишити порожньою. Одночасно з цим для рядка заміни необхідно встановити відповідний формат, скориставшись кнопкою «Формат».


Крім того, зустрічаються позначення з великої літери російською мовою в лапках виду «Формат». Потрібно прибрати лапки, а самі позначення виділити напівжирним шрифтом. Для цього введіть в рядку пошуку вираз вигляду ([А-яа-я] @) (означає російське слово з великої літери в лапках), а в рядку заміни – 1 і встановіть відповідний формат.


Можливість роботи з безліччю буферів обміну


Дуже зручна тепер робота з буфером обміну, в який можна скопіювати до 24 фрагментів (уривків тексту, картинок, діаграм тощо) одночасно. Для зручності звернення до панелі буфера обміну викличте її спочатку на екран, двічі натиснувши на комбінацію клавіш Ctrl + C. Потім очистіть буфер, клікнувши на кнопку «Очистити буфер обміну», і скопіюйте в нього потрібні об’єкти, по черзі виділяючи їх і кожен раз натиснувши Ctrl + C. Копіювати можна з різних додатків Office.


Після цього встаньте курсором в місце вставки і вставте з буфера обміну відразу всю інформацію (кнопка «Вставити все») або по черзі необхідні фрагменти, двічі клацаючи на кожному з них.


Про збереження у Word


Якщо при збереженні файлу ви помічаєте, що його розмір явно перебільшений, причому при видаленні окремих фрагментів він не зменшується, а навіть збільшується, то варто перевірити, чи не включена опція «дозволити швидке збереження ».


Справа в тому, що програма має три режими збереження: швидке збереження, звичайне збереження і звичайне збереження зі створенням резервної копії. При звичайному збереженні файл кожного разу записується заново у відповідності зі зробленими змінами. При збереженні зі створенням резервної копії вихідний файл не видаляється, а перейменовується, отримуючи ім’я, що починається зі слова «копія». За замовчуванням встановлено режим швидкого збереження, в якому всі зроблені в документі зміни дописуються в кінець файлу, а по мірі внесення правок розмір файлу неухильно зростає і навіть повне видалення вмісту не робить файл менше – видалені фрагменти (в тому числі картинки) насправді продовжують перебувати всередині файлу.


Для відключення режиму швидкого збереження виконайте команду Сервіс> Параметри> Збереження та вимкніть прапорець «дозволити швидке збереження». Після цього розмір файлу буде завжди відповідати дійсності.


Друк формул


Друк формул в Word – заняття не дуже вдячне (тим більше що для цієї мети існують спеціалізовані програми), але часто абсолютно необхідне. В такому випадку, щоб максимально полегшити собі завдання, краще винести всі кнопки, які доведеться задіяти, на панель інструментів за допомогою команди Сервіс> Налаштування> Команди. Тут маються на увазі редактор формул для безпосереднього введення математичних формул (рис. 3) і команда «Символ», яка дозволить швидко вставляти грецькі літери і математичні символи з шрифта Symbol (категорія «Вставка»), команди «Надрядковий знак» і «Підрядковий знак» і команда «Шрифт Symbol», яку зручно застосовувати для перетворення виділених латинських символів у відповідні грецькі (категорія «Формат»). Сама ж п рукувати формули виконується в цьому випадку повністю вручну.

Рис. 3. Вікно редактора формул


Можна піти й іншим шляхом, вдавшись до вставки полів типу Eq через Вставка> Поле. У верхній частині вікна виберіть категорію «Формули», а в нижній – поле Eq, потім послідовно натисніть на кнопки «Коди поля» і «Параметри» і визначте ключ для поля (мал. 4).

Рис. 4. Вікно вставки поля для друку формули виду


MS Excel


Транспонування таблиці


Іноді виникає необхідність повернути таблицю на 90 ° – в цьому випадку рядки повинні стати стовпцями, а стовпці – рядками. Excel легко вирішує цю проблему. Для цього виділіть таблицю і скопіюйте її в буфер обміну, а потім скористайтеся спеціальною вставкою з прапорцем «транспонувати» (Правка> Спеціальна вставка).


Про ширині стовпців


Як показує практика, змінювати ширину колонок в таблицях доводиться набагато частіше, ніж висоту рядків. Наприклад, ширину підганяють під вміст комірок, а буває, потрібно, щоб стовпці мали однакову ширину. Якщо стовпців мало, то обидві операції виконуються дуже швидко вручну. Інша справа коли їх багато.


Щоб підігнати ширину стовпців в Excel під комірки автоматично, двічі клацніть на правій межі заголовка виділених стовпців.


А для вирівнювання ширини стовпців виділіть їх заголовки, потім підведіть мишу до вертикальної розділової межі між якими двома виділеними стовпцями і змініть ширину. В результаті стовпці стануть однаковими по ширині.


Досить неприємним моментом при роботі з Excel є зміна ширини стовпців при копіюванні таблиць з іншого листа – в цьому випадку після копіювання доводиться знову підганяти їх ширину. Однак існує можливість копіювати зі збереженням ширини стовпців – для цього потрібно натиснути відразу після звичайної вставки на кнопку «Параметри вставки» (рис. 5) і вибрати варіант “Зберегти ширину стовпців оригіналу ».

Рис. 5. Вікно таблиці відразу після вставки осередків (кнопка «Параметри вставки» активна)


Копіювання форматування однієї діаграми в іншу


Оформлення діаграм Excel в більшості випадків забирає чимало часу. Одна справа, коли мова йде про побудову однієї діаграми, інше – декількох. Істотно прискорити сам процес форматування можна шляхом простого копіювання атрибутів однієї діаграми в іншу.


Виділіть відформатовану діаграму (діаграму-основу) і скопіюйте її в буфер обміну. Виділіть іншу діаграму, яку потрібно відформатувати, застосуйте команду Правка> Спеціальна вставка і виберіть пункт «Формати».


Установка параметрів друку для кількох аркушів


При друку великої кількості аркушів таблиці чимало часу йде на установку параметрів друку. Однак час можна суттєво заощадити, якщо параметри друку для різних листів однакові.


Виділіть все цікавлять листи, утримуючи клавішу Ctrl і послідовно клацаючи по їх ярлика, і скористайтеся командою Файл> Параметри сторінки, зробивши всі необхідні зміни установок (рис. 6). В результаті всі встановлені параметри будуть дійсні до всіх вибраних листів.

Рис. 6. Установка параметрів друку


Формат осередків з умовою


Буває, що серед цілого списку значень (наприклад, обчислюваних) бажано автоматично виділяти шрифтом ті, які задовольняють якомусь числовому умові, припустимо, ті, що знаходяться в деякому інтервалі. У цьому випадку може допомогти умовне форматування.


Виділіть клітинки, на які слід накласти умовний формат, скористайтеся командою Формат> Умовне форматування, визначте умова і вкажіть варіант форматування (рис. 7).

Рис. 7. Вікно умовного форматування


Умовне форматування може виявитися корисним при виявленні вільних клітинок у таблиці. Виділіть діапазон, в якому можуть бути вільні комірки, потім застосуйте команду Формат> Умовне форматування, вибравши для умови 1 варіанти «значення» і «дорівнює». В поле значення введіть «=” “», а потім клацніть на кнопці «Формат» та виберіть потрібний колір на вкладці «Вид». Після завершення операції Excel автоматично покаже всі вільні комірки з виділеного діапазону, пофарбувавши їх у вибраний колір, при цьому в разі введення значень в ці осередки фоновий колір стане таким же, як і в інших осередків на цій сторінці.


Автофігури для виділення ключових значень


Якщо необхідно, щоб на екрані і (або) на печатці виділялося окреме слово, фраза або обчислюється значення, то можна помістити його в автофігуру, при цьому значення в ній, як і в елементах таблиці, буде автоматично змінюватися при зміні вихідних даних.


Для цього створіть клітинку з печаткою потрібних даних. Потім намалюйте відповідну автофігуру, виділіть її, клацніть в «Рядку формул» і введіть посилання на клітинку з потрібними даними (рис. 8).

Рис. 8. Приклад автофігури з посиланням на клітинку


Зовнішній вигляд автофігури з даними можна поліпшити звичайним чином, натиснувши праву кнопку миші і викликавши діалогове вікно «Формат автофігури».


Єдина незручність в тому, що в рядку формул автофігури можна вказати тільки посилання на конкретну комірку (наприклад, = A1) і не можна ввести більше складну формулу (наприклад, = A1 * 10) – з’явиться повідомлення про помилку. Тому спочатку доводиться створювати осередок з потрібною формулою, а потім в автофігури вводити посилання на цю клітинку.


Створення та використання шаблонів документа


Досить часто доводиться створювати однотипні форми документів – прискорити цей процес може створення шаблону документа, що використовується в подальшому в якості основи.


Для цього потрібно підготувати книгу-основу і зберегти її як шаблон, вибравши команду Файл> Зберегти як і вказавши в списку «Тип файла» варіант «Шаблон». При цьому в якості папки для шаблону слід вибрати папку XLStart, де знаходиться сама програма Excel (зазвичай C: Program FilesMicrosoft OfficeOfficeXLStart), якщо необхідна завантаження шаблону за замовчуванням (це буде стандартний шаблон), або будь-яку іншу папку при створенні звичайного шаблону, який буде доступний по команді Файл> Створити.


Імпорт даних


Якщо потрібні дані існують в електронному вигляді, то набагато приємніше скористатися можливостями імпорту, ніж вводити інформацію вручну. Потрібно тільки знати, який вигляд мають імпортовані дані: розділені вони чи ні і який знак використовується як роздільник (зазвичай табуляція, пропуск, кома або крапка з комою), якщо вони розділені (рис. 9).

Рис. 9. Вікно майстра імпортування даних


Якщо дані не розділені, то вони представлені у форматі з фіксованою шириною колонок. В цьому випадку майстер сам визначає межі колонок.


Для відкриття імпортованих даних виберіть у меню Файл> Відкрити і вкажіть файл. Потім визначте вид даних (з роздільниками або фіксованої довжини), і в разі даних з роздільниками вкажіть вид роздільника, а при використанні даних фіксованої довжини проконтролюйте, чи правильно майстер встановив лінії-роздільники між колонками. Потім при необхідності встановіть формат даних і клацніть на кнопці «Готово».


MS Outlook


Створення кнопки для автоматичної адресації повідомлень


Часто буває, що з кількома кореспондентами листування набагато активніше, ніж з усіма іншими. В цьому випадку має сенс зробити кнопки для створення листів прямо з адресами даних кореспондентів та вивести їх на стандартну панель інструментів (можна і на будь-яку іншу, але на стандартну зручніше, так як зазвичай вона завжди відкрита).


Спочатку потрібно додати на панель потрібну кількість кнопок. Скористайтеся командою Сервіс> Налаштування, перейдіть на вкладку «Команди», виберіть у полі «Категорії» «Файл» і перетягніть команду «Повідомлення» на панель інструментів. Не закривайте діалогове вікно «Налаштування» до виконання всіх наступних дій.


Потім варто підписати кнопки – для цього, не закриваючи вікно «Налаштування», потрібно буде послідовно клацати на кожній із створених кнопок правою кнопкою миші і вводити в контекстному меню ім’я кнопки і стиль її відображення (зручніше варіант «Тільки текст (завжди)») – рис. 10.

Рис. 10. Визначення імені кнопки і стилю її відображення


Тепер залишається зв’язати кнопки з електронними адресами кореспондентів. Для цього при відкритому вікні «Налаштування» правою кнопкою миші знову викличте контекстне меню пов’язують кнопки і виберіть команду Змінити гіперпосилання> Відкрити. На панелі «Зв’язати с» натисніть кнопку «електронною поштою» і введіть адресу в поле «Адреса ел. пошти ». Можна вказати і тему (поле «Тема»), якщо тема повторюється досить часто. Тепер по натисненні даної кнопки буде створюватися нове повідомлення з уже вказаною адресою (і темою), що досить зручно при інтенсивному листуванні з невеликим числом кореспондентів.


Як вставити візитну картку в автоподпісь


Підпис дозволяє автоматично вставляти будь-який текст в відправляються повідомлення. Найчастіше використовуються підпису, що складаються з імені, посади і номера телефону відправника. Можна доповнити підпис своєї візитною карткою, яка створюється на базі списку контактів.


Виберіть Сервіс> Параметри, а потім на вкладці «Повідомлення» натисніть кнопку «Вибір підпису». Клацніть на кнопці «Створити», встановіть необхідні параметри і натисніть кнопку «Далі». Після цього клацніть на кнопці «Створити візитну картку зі списку контактів» і виберіть контакт (в даному випадку вибирають, природно, власні дані) – рис. 11 і 12.

Рис. 11. Створення підпису з візитною карткою

Рис. 12. Лист з подпісьюі з візитною карткою


Форми для повторюваних листів


Якщо ви часто посилаєте однакові повідомлення, наприклад відправляєте звіти про поточний стан справ, які будуються на стандартній основі, то простіше починати створення подібних звітів із заздалегідь підготовленою форми, а не з нуля або з пошуку попереднього звіту в папці «Надіслані».


Для того щоб зробити таку форму-основу, створіть стандартне повідомлення з текстом, який завжди буде присутній в даних звітах. Вкажіть адресу кореспондента і заповніть поле теми. Потім скористайтеся командою Сервис> Форми> Опублікувати форму (рис. 13), вказавши при цьому ім’я форми (наприклад, «отчет_за_прошлий_месяц») і вибравши папку «Вхідні» (або будь-яку іншу, з якої ви збираєтеся створювати подібні звіти).

Рис. 13. Збереження листа в якості форми


Вийдіть з форми, зберігши її, і перейдіть в папку, де була збережена форма (у нашому прикладі в папку «Вхідні»). Виконайте команду Дії> Створення отчет_за_прошлий_месяц, і на екрані з’явиться повідомлення-основа з вихідною інформацією, готове до змін і відправки.


Автоматична пересилання повідомлень в окрему папку


Враховуючи великий потік приходить (йде) кореспонденції і той момент, що до чималої кількості листів доводиться звертатися через якісь час, розумно розміщувати листи не в папках «Вхідні» («Надіслані»), а в спеціально відведених для кожної групи листів папках всередині них.


При цьому зручніше, якщо переміщення листів будуть здійснюватися автоматично. Організувати автоматичну пересилку повідомлень в окремі папки дуже просто. Виберіть одне з повідомлень користувача, пошту якого ви хочете автоматично направляти в деяку папку. Натисніть кнопку «Організувати», встановіть перемикач «За папок», у другому елементі маркованого списку уточніть, про які повідомленнях йдеться: отримані або адресованих, вкажіть папку для пересилання листів і клацніть на кнопці «Створити» (рис. 14).

Рис. 14. Налаштування папки для пересилання листів


Налаштування автовідповідача


При великих обсягах кореспонденції, коли ви не встигаєте оперативно відповісти на всі листи, може допомогти автовідповідач, який поінформує ваших кореспондентів про те, що ви отримали їхні листи. І хоча сам по собі Outlook не виконує функції автовідповідача, не складно отримати той же самий результат, використовуючи правила.


Для цього спочатку створіть нове повідомлення, наберіть текст автовідповіді і збережіть повідомлення як «шаблону Outlook» (не плутайте: «шаблон» і «шаблон Outlook» – не одне і те ж) через Файл> Зберегти як. Після цього буде потрібно створити нове правило, на підставі якого і буде працювати автовідповідач. Для цього виконайте команду Сервіс> Майстер правил, клацніть на кнопці «Створити». Поставте прапорець в полі «Створити нове правило» і виберіть пункт “Перевірка повідомлень після отримання». У наступному вікні майстра вкажіть повідомлення, які слід відбирати (рис. 15).

Рис. 15. Визначення умов вибору повідомлень


У який з’явився далі вікні майстра правил встановіть, що слід робити з повідомленням (в нашому випадку «відповісти, використовуючи зазначений шаблон»), і виберіть файл із шаблоном, створеним вище для використання як відповідь. Потім визначте листи-виключення, на які не слід відповідати. Як правило, до виключень відносяться всілякі розсилки; можуть тут бути зазначені і повідомлення від конкретних користувачів (Рис. 16).

Рис. 16. Визначення винятків


Тепер, якщо надійшло повідомлення буде задовольняти зазначеним умовам, Outlook автоматично направить у відповідь створене лист-шаблон точно так само, як це зробив би автовідповідач.


Варто відзначити, що ви не зможете зберегти файл «шаблону Outlook», якщо в якості редактора листів використовується MS Word. В цьому випадку доведеться на момент створення шаблону відмовитися від застосування MS Word в якості редактора – Сервіс> Параметри> вкладка Повідомлення. Після збереження шаблону все можна буде повернути назад.


Налаштування повідомлень про отримання важливих листів


Бувають випадки, коли вкрай важливо вчасно помітити й прочитати будь-які конкретні отримані повідомлення. Якщо пошти небагато, досить просто відразу реагувати на звуковий сигнал і на появу значка листи в правому нижньому кутку екрана. В іншому випадку періодичне переключення на читання повідомлень, далеко не завжди термінових, може істотно заважати роботі. У цій ситуації зручніше налаштувати додаткове оповіщення про отримання найбільш важливих листів, і допоможуть тут звичайні правила.


Припустимо, вас цікавить вся інформація про деякий проекте1, над яким ви працюєте. В цьому випадку потрібно налаштувати правила так, щоб система реагувала на текст «Проект1» або «Проект 1» (можна додати й інші варіанти цього тексту, наприклад «до проекту1» і т.п.), який може зустрічатися як в темі, так і в тілі листа. Для цього виберіть команду Сервіс> Майстер Правил і створіть нове пусте правило, клацнувши на кнопці «Создать». Виберіть правила виду «Перевірка повідомлень після отримання», в наступному вікні відзначте «Містять <текст> в тексті або в поле Тема» і введіть текст «Проект1» і «Проект 1 »(рис. 17).

Рис. 17. Вікно введення тексту, який має містити лист


У наступному вікні майстра правил встановіть, що потрібно робити з повідомленням – «сповістити мене, використовуючи повідомлення <текст>», – введіть сам текст повідомлення (рис. 18) і натисніть кнопку «Готово», щоб завершити роботу майстра правил.

Рис. 18. Вікно введення повідомлення


Тепер при отриманні листа, що містить текст «Проект1» або «Проект 1», спрацює це правило і в результаті на екрані з’явиться спливаюче вікно-повідомлення з відповідним повідомленням, клацнувши на кнопці «Відкрити» в якому, ви відразу ж потрапите в яке надійшло лист.


Створення персональних листів для великої кількості кореспондентів


Як правило, при відправленні ідентичних листів багатьом адресатам по електронній пошті прийнято створювати групу розсилки. Це дуже швидко і зручно. Але тут є одне «але» – у такому разі не вдається створити персональні письма, тобто листи із зверненням. Аналогічна проблема виникає і при необхідності відправки подібних листів по звичайній пошті, коли поряд із зверненням потрібно вказати поштові адреси на листах і конвертах. Вирішенням питання може стати використання інформації з папки «Контакти» з можливістю злиття пошти. Причому при необхідності регулярного проведення подібних розсилок слід зберегти результати злиття у файлі, який потім і буде використовуватися як основа для підготовки наступної серії листів.


Спочатку потрібно швидко визначити список контактів, які необхідні для поштової розсилки. Найпростіший вихід – скористатися категоріями (можна використовувати існуючі в Outlook категорії або створити свої власні).


Для цього перейдіть в папку «Контакти» і застосуйте команду Вигляд> Поточне уявлення> По категоріям. Якщо ви раніше не використовували категорії, всі ваші контакти будуть у групі «ні». Розкрийте цю групу і виділіть всі контакти, які потрібно включити до списку. Клацніть на будь-якому з них правою кнопкою і виберіть у контекстному меню пункт «Категорії». У меню, позначте одну з існуючих категорій або створіть свою власну.


При підготовці чергової масової поштової розсилки зайдіть в папку «Контакти», перейдіть в режим перегляду «По категоріях» і виберіть всі контакти, що належать потрібної категорії. Потім скористайтеся командою Сервис> Злиття> Тільки вибрані контакти. В результаті завантажиться Word з додатковою панеллю інструментів «Злиття». Напишіть загальний (незмінний) текст листа, а замість конкретного звернення вставте підходяще поле злиття з допомогою кнопки «Додати поле злиття». Вийде приблизно такий лист, як на рис. 19.

Рис. 19. Персональне лист в загальному вигляді


Клацніть на кнопці «Об’єднати» і з спадаючого списку «Призначення» виберіть варіант «Електронна пошта». Потім в цьому ж вікні натисніть на кнопку «Настройка», введіть тему повідомлення і вкажіть електронну пошту в якості поля даних з адресою (рис. 20).

Рис. 20. Окнонастройкі злиття


Клацніть послідовно на кнопках Оk і «Об’єднати». Після цього в папці «Вихідні» у вас з’являться персональні листи до всіх вибраних контактів. При цьому на відміну від варіанту відправлення листів групі розсилки з Адресної книги в листах поряд з персональним зверненням не будуть фігурувати адреси інших кореспондентів (рис. 21).

Рис. 21. Підсумкове персональне лист


Імпорт і експорт контактної інформації


Буває, що дані з контактною інформацією в силу якихось причин вводяться не в папку «Контакти» Outlook, а в інші програмні пакети, наприклад в MS Excel або MS Word. В цьому випадку контакти можна без проблем імпортувати в Outlook. Правда, в Excel попередньо потрібно виділити дані, які потрібно помістити в Outlook, присвоїти ім’я обраного діапазону (Вставка> Ім’я> Присвоїти), а потім зберегти і закрити таблицю. А в Word відкрити список контактних осіб (дані про окремі контактних осіб, такі як ім’я, адреса, місто тощо, повинні розділятися знаками табуляції або комами), зберегти, вибравши як тип файлу «тільки текст (*. txt)», і закрити документ.


Тільки після цього можна імпортувати контактну інформацію. Для цього в Outlook скористайтеся командою Файл> Імпорт і експорт, виберіть у якості дії «Імпорт з іншої програми або файлу», вкажіть «Microsoft Excel» (при імпорті з таблиці Excel), або «Значення, розділені табуляцією (Windows)», або «Значення, розділені комами (Windows)» (при імпорті з Word) і визначте файл з імпортованої інформацією (рис. 22). Тут же прийміть рішення про те, що робити з дублюючими записами: не імпортувати дублікати, замінювати дублікати або робити копії.

Рис. 22. Визначення файла для імпорту


Після цього виберіть папку «Контакти» і встановіть відповідність полів (рис. 23).

Рис. 23. Вікно відповідності полів


Буває і зворотна ситуація, коли контактну інформацію необхідно експортувати в інші додатки MS Office, наприклад в Excel або Access. В цьому випадку знову застосуєте команду Файл> Імпорт і експорт, виберіть варіант «Експорт в файл», уточніть тип файлу: Excel, Access і т.п., виберіть «Контакти» в якості папки для експорту і вкажіть ім’я експортованого файлу. На останньому етапі встановіть відповідність полів – як правило, досить клацнути на кнопці «За замовчуванням».


Одночасне зміна декількох контактів


Змінити один контакт недовго, а от однакові зміни великого числа контактів можуть зажадати чималої кількості часу. Проте вихід є: можна поширити одна зміна відразу на кілька контактів.


Припустимо, що організація змінила адресу – в результаті його доведеться міняти у всіх співробітників компанії, які є у вашій папці «Контакти». Незалежно від кількості контактів це зміна можна зробити в лічені секунди, спочатку вручну змінивши адресу в одного контакту, а потім поширивши зміни на всі інші.


Для цього відкрийте папку, яка містить контакти, які потрібно змінити. Потім встановіть найбільш інформативне уявлення через Вид> Поточне уявлення – в даному прикладі підійде варіант «За організаціям». Після цього виберіть відповідну угруповання за допомогою команди Вид> Поточне уявлення> Змінити поточне подання> Групування, в даному випадку – «поштова адреса» (рис. 24). При цьому групувати потрібно по полю, в якому ви хочете зробити зміни. У цьому ж вікні з спадаючого списку «Розгорнути / Згорнути групи» виберіть варіант «Все згорнуті» і двічі натисніть кнопку Ok.

Рис. 24. Вікно угруповання контактів


Розкрийте цікавить вас групу, після чого відкрийте в ній один з контактів і внесіть потрібне зміна (в розглянутому прикладі змініть адреса); потім збережіть і закрийте контакт. Цей контакт тепер з’явиться в іншій групі. Закрийте групу, до якої потрібно вносити зміни, – в результаті папка «Контакти» виглядатиме приблизно так, як на рис. 25. Тепер для розповсюдження зробленого зміни перетягніть рядок з групою незмінених поки контактів на рядок угруповання змінених контактів. В результаті цієї простої маніпуляції Outlook здійснить зміни для інших контактів автоматично.

Рис. 25. Всі групи закриті і виділена змінна група


Планування телефонних дзвінків


Outlook досить непогано допомагає в питаннях планування, зокрема виводить нагадування про те, що потрібно зробити той чи інший телефонний дзвінок. Як правило, для цього створюють відповідні завдання або, рідше, зустрічі. Але обидва ці варіанту в даному випадку не зовсім зручні, тому що після отримання нагадування потрібно шукати контакт, якому потрібно подзвонити, щоб подивитися номер телефону.


Зручніше піти іншим шляхом: можна для контакту встановити прапорець «Відзначити до виконання» і вказати точний час дзвінка. Щоб здійснити це, виберіть потрібний контакт, натисніть праву кнопку миші, виберіть в меню пункт «Відзначити до виконання» і встановіть точні дату і час (рис. 26). Коли настане зазначений термін, ви отримаєте нагадування про те, що вам потрібно зателефонувати. При цьому ви зможете прямо з нагадування відкрити контакт і подивитися номер телефону.

Рис. 26. Установка позначки до виконання

наступна стаття серії

Посилання по темі



Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*