Корпоративні інформаційні системи: технології і рішення, Інформаційні системи, Бази даних, статті

М.С. Каменнова, фірма “Метатехнологія”, Тел.: 253-38-22

Зміст

1. Введення

2. Структура корпоративної інформаційної системи
3. Висновок  

1. Введення

Перефразовуючи відомого класика, можна сказати, що з точки зору системного аналітика всі організації вельми схожі один на одного. В структуру кожної з них, незалежно від роду діяльності, входять численні підрозділи, які безпосередньо здійснюють той чи інший вид діяльності компанії, а також дирекція, бухгалтерія, канцелярія і т.д. Підрозділи компанії пронизані вертикальними і горизонтальними зв’язками, вони обмінюються між собою інформацією, а також виконують окремі частини однієї “великої роботи”. При цьому деякі з підрозділів, наприклад, дирекція, фінансові та постачальницькі служби взаємодіють із зовнішніми партнерами (банк, податкова інспекція, постачальники і т.д.), а також філіями самої компанії.

Таким чином, будь-яка організація – це сукупність взаємодіючих елементів (підрозділів), кожен з яких може мати свою структуру. Елементи пов’язані між собою функціонально, тобто вони виконують окремі види робіт у рамках єдиного бізнес-процесу, а також інформаційно, обмінюючись документами, факсами, письмовими та усними розпорядженнями і т.д. Крім того, ці елементи взаємодіють із зовнішніми системами, причому їх взаємодія також може бути як інформаційним, так і функціональним. І ця ситуація справедлива практично для всіх організацій, яким би видом діяльності вони не займалися – Для урядової установи, банку, промислового підприємства, комерційної фірми і т.д.

Такий загальний погляд на організацію дозволяє сформулювати деякі загальні принципи побудови корпоративних інформаційних систем, тобто інформаційних систем в масштабі всієї організації, що і спробує зробити автор статті, не претендуючи, однак, на 100%-ую повноту. Коментують підходи та уявлення про те, якою має бути корпоративна інформаційна система великої організації, пройшли ретельну експертизу та перевірку практикою в проектах, виконаних автором і колегами за останні кілька років.

2. Структура корпоративної інформаційної системи

Як же підійти до створення корпоративної інформаційної системи та на які питання необхідно відповісти? Розробляти чи всі програми самим або спробувати зібрати разом вже готові програмні рішення і що в цьому аспекті пропонує Російський ринок?

Спробуємо відповісти на поставлені питання, виділивши основні етапи процесу створення корпоративної інформаційної системи:

I. Перш за все необхідно провести інформаційне обстеження організації.

II. За результатами обстеження вибрати архітектуру системи та апаратно-програмні засоби її реалізації.

За результатами обстеження вибрати та / або розробити ключові компоненти інформаційної системи (рис.2), якими є:

III. Система управління корпоративною базою даних

IV. Система автоматизації ділових операцій та документообігу

V. Система управління електронними документами

VI. Спеціальні програмні засоби

VII. Системи підтримки прийняття рішень.

Розглянемо послідовно кожен із перелічених етапів.

Етап I. Інформаційне обстеження

Інформаційна система потрібна організації для того, щоб забезпечувати інформаційно-комунікаційну підтримку її основної та допоміжної діяльності. Тому перш, ніж вести мову про структуру і функціональному наповненні інформаційної системи, необхідно розібратися в цілях і завданнях самої організації, щоб зрозуміти, що ж потрібно автоматизувати.

Яка місія компанії, тобто для чого компанія створена, і до чого вона прагне у своїй діяльності? Які напрямки її діяльності? Яка структура компанії, які функції виконують її підрозділи і як вони взаємодіють між собою? Тільки відповівши на всі ці питання можна переходити до обговорення того, які функції повинна виконувати корпоративна інформаційна система, які апаратні і програмні засоби повинні бути включені в неї, щоб автоматизувати функції, що їх підрозділами компанії і т.д.

Відповіді на поставлені питання можна отримати тільки після детального інформаційного обстеження компанії, Цілями якого є:

Результатом обстеження є моделі діяльності компанії та її інформаційної інфраструктури, на базі яких розробляються проект корпоративної інформаційної системи, вимоги до програмно-апаратним засобів і специфікації на розробку прикладного програмного забезпечення, якщо в цьому є необхідність.

В ідеальній ситуації обстеження повинні проводити професійні аналітики спільно з представниками обстежуваної компанії. Це дозволяє скоротити час обстеження, не втративши якості, і навчити представників компанії-клієнта, що і як необхідно робити в процесі обстеження, з тим, щоб надалі вони змогли б виконувати цю роботу самостійно.

Важливо правильно вибрати інструментальні програмні засоби для проведення обстеження. Вони повинні базуватися на методологіях, які дозволяють будувати моделі діяльності компанії, а також формально описувати інформаційний простір, в якому працює компанія. На Російському ринку ці кошти представлені, і серед них необхідно відзначити Design / IDEF (MetaSoft), S-Designor (Powersoft Corp.), PB Win і ER Win (Logic Works), Designer/2000 (Oracle Corp).

Моделі роботи компанії, побудовані в процесі обстеження, дозволяють не тільки спроектувати інформаційну систему, а й провести аналіз діяльності з організаційної та структурної точок зору.

Процес обстеження може також включати етап оцінки ефективності пропонованих рішень. Який виграш дасть впровадження нових інформаційних технологій та пов’язаних з ними технічних рішень? Як скоро можуть окупитися вкладені кошти? На цей і подібні питання ви зможете відповісти, провівши вартісний аналіз і отримавши відповідні оцінки за допомогою спеціальних методологій і програмних засобів. На російському ринку ці кошти представлені більш ніж скромно. Основна причина – складність адаптації західних методик та моделей економічного аналізу до Російської дійсності. Можна лише відзначити пакет EasyABC, ABC Technologies Inc. і методологію Activity Based Costing (АВС) – аналіз вартості, заснований на функціях. Інші пакунки автору, на жаль, не відомі.

При виборі описуваних коштів необхідно звернути увагу на те, щоб робота з ними була б доступна не тільки професійним фінансистам та економістам, а й більш широкого класу аналітиків, менеджерам середнього і верхнього ланки, тому що саме вони виробляють рішення з робочих питань, пов’язаних із створенням проекту корпоративної інформаційної системи та її реалізацією.

Етап II. Архітектура

За результатами обстеження необхідно вибрати архітектуру системи. Для корпоративних систем ми рекомендуємо архітектуру клієнт / сервер. Не зупиняючись детально на технічних аспектах, як аргумент наведемо дані про тенденції серед західних компаній: до середини 1994 року на цю архітектуру перейшли 45% організацій в США, 50% в Європі, 29% в Японії*). Цікаво також відзначити причини, за якими цей перехід відбувається. З 300 американських компаній, що працюють в середовищі клієнт / сервер, на запитання “Чому ви перейшли на цю архітектуру”, 67% відповіли: “Архітектура клієнт / сервер надає технологію доступу кінцевого користувача до інформації в масштабах підприємства “*). Таким чином, архітектура клієнт / сервер дозволяє створити єдиний інформаційний простір, в якому кінцевий користувач має своєчасний і безперешкодний (але санкціонований!) Доступ до корпоративної інформації.

Інформаційне обстеження дозволяє вибрати апаратно-програмну реалізацію системи. Не торкаючись апаратні кошти, ми будемо далі говорити про те, яким має бути програмне забезпечення у складі корпоративної інформаційної системи. Торкаючись операційного середовища для серверної частини системи, хотілося б відзначити, що з точки зору автора статті, UNIX – це саме та операційна система, на базі якої можна і потрібно будувати великомасштабні інформаційні комплекси. На клієнтських місцях можуть бути як алфавітно-цифрові та / або X-термінали, так і PC в середовищі MS Windows.

Етап III. Вибір СУБД

Вибір системи управління для корпоративної бази даних – один з ключових моментів у розробці інформаційної системи. На Російському ринку присутні практично всі СУБД, що належать до елітного класу – Oracle, Informix, Sybase, Ingres. Питання, яку СУБД використовувати, можна вирішити тільки за результатами попереднього обстеження та отримання інформаційних моделей діяльності компанії.

На ринку також представлений досить великий набір засобів розробки додатків, які орієнтовані як на конкретні СУБД (наприклад, Developer/2000 для Oracle, NewEra для Informix і т.д.), так і можуть бути використані в різних середовищах. Як приклад таких універсальних інструментальних засобів можна назвати PowerBuilder Enterprise (PowerSoft Corp.), Gupta SQLWindows (Gupta Corp.), Delphi (Borland Int.), Enterprise Developer (Symantec).

Етап IV. Вибір системи автоматизації документообігу

Плутанина з документами (їх затримки, втрати, дублювання, довгий переміщення від одного виконавця до іншого і т.д.) – хвороблива проблема для будь-якої компанії. Тому система автоматизації документообігу, яка дозволяє автоматизувати ручні, рутинні операції, автоматично передавати і відслідковувати переміщення документів всередині корпорації, контролювати виконання доручень, пов’язаних з документами і т.д. – Одна з найважливіших складових інформаційної системи.

Можна виділити два класи подібних систем:

Основне призначення систем обох класів – автоматизація та підтримка колективної роботи в офісі, проте, є деякі відмінності в їх ідеологічної спрямованості і, отже, в наборі реалізованих функцій. В таблиці 1 зіставляються основні характеристики систем обох класів.

Таким чином, системи класу groupware орієнтовані на автоматизацію роботи невеликого колективу і підтримують коректне розділення (тобто спільне використання) інформації групою користувачів. Системи класу workflow орієнтовані на автоматизацію роботи корпорації і підтримують поділ робіт, Тобто виконання однієї “великої” роботи групою виконавців.

Системи workflow і groupware не конкурують між собою, а швидше доповнюють один одного. Вибір однієї з них, а також використання їх в комбінації визначаються завданнями, які розв’язуються корпорацією. Якщо ви дбаєте про підвищення ефективності роботи кожного окремого співробітника в колективі, перевагу варто віддати системам класу groupware. На Російському ринку ці системи представлені програмним продуктом Lotus Notes (Lotus Development). Якщо ж ви більш серйозно стурбовані підвищенням ефективності роботи всієї організації в цілому, то вам слід зупинити свій вибір на системах класу workflow. На Російському ринку представлені системи Staffware (Staffware plc) і Action Workflow (Action Technologies).

Грунтуючись на вищесказаному, ми будемо розглядати як компонент, що автоматизує документопотоки в корпорації, системи класу workflow.

Які ж функціональні можливості цих систем є ключовими і на що необхідно звернути особливу увагу при виборі відповідних програмних рішень:


 

Системи класу GROUPWARE

Системи класу WORKFLOW

Безліч працюючих Безліч працюючих
*) Це означає, що системи обох класів покликані автоматизувати колективну роботу
  • Одна виконувана задача, тобто підтримується колективна робота з одним завданням в даний момент часу (наприклад, з текстовим редактором).
 
  • Безліч виконуваних завдань, тобто підтримується багатокористувацька робота з декількома завданнями одночасно, як в синхронному, так і в асинхронному режимах.
 
  • Відсутність структуризації в організації робіт, тобто немає ніяких правил і розпоряджень, хто і як повинен працювати в рамках системи
 
  • Сувора структуризація, тобто виконання роботи чітко розписано по ролям, документам, часу обробки документів і т.д.
 
  • Реалізація на РС і орієнтація на невеликі колективи.
 
  • Реалізація в середовищі клієнт / сервер і орієнтація на масштаб корпорації.
 
Таблиця 1.

Етап V. Вибір програмних засобів для управління документами

Поява на ринку систем управління електронними документами – EDMS (Electronic Document Management Systems) викликано прагненням скоротити потік паперових документів і хоча б частково зменшити складності, виникають у зв’язку з їх зберіганням, пошуком і обробкою, і перенести центр ваги на роботу з електронними документами. На відміну від документів на паперових носіях електронні документи забезпечують екстраординарні переваги при створенні, спільному використанні, пошуку, поширенні та зберіганні інформації. За даними Gartner Group можна прогнозувати подвоєння обсягу електронної текстової інформації кожні три роки аж до 2000-го року, а в офісах обсяг інформації, доступної в електронній формі, в 1996 році подвоїться з 25 до 50%.

Системи EDMS реалізують введення, зберігання і пошук всіх типів електронних документів, як текстових, так і графічних. За допомогою систем цього класу ви можете організувати зберігання в електронному вигляді адміністративних і фінансових документів, факсів, технічної бібліотеки, зображень, тобто всіх документів, що входять в організацію і циркулюючих в ній.

На ринку пропонується більше 500 систем EDMS. Технологічно вони розрізняються за способами індексування і пошуку інформації. Основний спосіб введення документів в систему – сканування, хоча інформація може надходити з магнітних носіїв, через модеми і т.д. В системах EDMS першого покоління графічні образи введених документів ідентифікуються за допомогою ключових слів, за якими і відбувається пошук необхідної інформації. Як приклади таких систем можна привести програмні продукти SoftSolutions (SoftSolutions), DocuData (LaserData), WorkFLO Business System (FileNet).

У більш пізніх системах EDMS використовується технологія оптичного розпізнавання символів (OCR – Optical Character Recognition). Після сканування та введення документа в систему відбувається переклад графічного образу документа в текстовий файл, після чого слід досить трудомісткий процес виправлення помилок у тексті, допущених при розпізнаванні. Необхідна інформація шукається за допомогою механізму чіткого пошуку по повному змістом документа. Прикладами систем, що використовують описану технологію, можуть служити ZyIMAGE (ZyLAB Division of IDI), Topic (Verity), BRS / Search (Dataware).

Які найбільш серйозні обмеження пропонованих систем:

На початку 90-х років на ринку систем EDMS з’явилися нові розробки з використанням новітніх технологій нейронних мереж і штучного інтелекту. У системах третього покоління, створених на основі цих технологій, реалізований нечіткий пошук по повному змістом документа і дуже “компактний” індексування (всього лише 30% від обсягу вихідного тексту).

Нечіткий пошук означає індиферентність по відношенню до помилок як у вхідних даних, так і у формулюваннях запиту, тобто він скорочує до мінімуму вплив помилок розпізнавання символів, помилок набору на клавіатурі при введенні даних, а також помилок правопису в запитах пошуку. За допомогою механізму нечіткого пошуку ви можете знайти те, що шукаєте, навіть якщо ви не знаєте, як це пишеться, забули, як це називається або якщо це виявиться неправильно зареєстровано. Система завжди видає користувачеві відповідь, найкращим чином узгоджений з термінами або фразами запиту, за яким проводиться пошук.

На ринку комерційні системи EDMS третього покоління представлені програмним продуктом Excalibur EFS (Excalibur Technologies Corp.). Пакет Excalibur EFS базується на технології адаптивного розпізнавання образів APRP (Adaptive Pattern Recognition Processing), розробленої компанією Excalibur Technologies і реалізованої в пакеті з використанням механізму нейронних мереж.

Технологія APRP забезпечує автоматичну індексацію всього змісту документа, що виключає необхідність вибирати ключові слова вручну і дає можливість проведення нечіткого пошуку будь-якого слова в документі. Це означає, що в екстремальній ситуації користувачу системи Excalibur EFS не потрібно турбуватися про те, як згадати правильну назву документа, точну фразу або правильне написання складної формули, щоб отримати саме ту інформацію, яка йому потрібна в даний момент.

Excalibur EFS надає користувачеві і інші режими пошуку і отримання інформації: нечіткий пошук за іменами документів; асоціативний пошук по всьому тексту до встановлених користувачем синонімами; прямий доступ по піктограм файлів; запити в стилі звичайної бази даних; пошук за ключовими словами в повному тексті, іменах і назвах; логічний пошук по всьому тексту.

СУБД, системи workflow і системи EDMS – це кошти управління інформаційними потоками. Як же вони співвідносяться один з одним? У таблиці 2 наведено їх короткі характеристики.
 

 

Призначення

Примітка

СУБД

Введення, зберігання і пошук структурованої інформації в електронній формі Це тільки 15% всієї інформації, з якою доводиться працювати

Системи управління документами

Введення, зберігання і пошук неструктурованої інформації в електронному вигляді Це 85% всієї інформації, яка проходить через організацію, включаючи паперові документи, переведені в електронну форму

Системи workflow

Управління, маршрутизація і координація пересуванням документів в рамках корпоративної системи; контроль за своєчасною обробкою документів Системи можуть бути інтегровані як з СУБД, так і системами управління документами
Таблиця 2.

Комбінація технологій СУБД, workflow та управління електронними документами і, відповідно, інтеграція програмних продуктів, реалізують ці технології, дає повне рішення проблеми автоматизації роботи з документами будь-якого виду в корпорації будь-якого роду діяльності.

Етап VI. Вибір спеціалізованих прикладних програмних засобів.

При всій описаній спільності кожна компанія має свою специфіку, яка визначається родом її діяльності. Вибір спеціалізованих програмних засобів в значній мірі залежить від цієї специфіки.

Наприклад, для компаній, пов’язаних з видобутком нафти, в складі інформаційної системи важливо мати геоінформаційні системи. Для промислових підприємств – системи автоматизації технологічних процесів, а також системи класу CAD / CAM. Для комерційних служб будь-якої фірми бажано мати системи фінансового аналізу, планування та прогнозування, для торгових фірм – системи обліку клієнтів і т.д. При цьому можуть бути використані старі напрацювання (наприклад, бухгалтерія, система реєстрації товару на складі і т.д.), інтеграція яких в інформаційну систему буде не занадто трудомістка. Не виключено, що буде потрібно розробка окремих спеціалізованих компонентів і інтеграція їх в єдину систему.

Абсолютно для всіх компаній необхідно мати в складі інформаційної системи стандартний набір додатків, таких як текстові редактори, електронні таблиці, комунікаційні програми і т.д. Одним з критеріїв вибору подібних систем повинна бути можливість їх нескладної інтеграції в корпоративну інформаційну систему.

Етап VII.

Необхідно відзначити спеціальний клас програм – систем підтримки прийняття рішень, Що дозволяють моделювати правила та стратегії бізнесу і мати інтелектуальний доступ до неструктурованої інформації. Системи подібного класу засновані на технологіях штучного інтелекту.

Розрізняють два напрямки в розвитку технологій штучного інтелекту:

Практично всі ранні експертні системи моделювали процес прийняття експертом рішення як чисто дедуктивний процес з використанням виведення, заснованого на правилах. Це означало, що в систему закладалася сукупність правил “якщо … то …”, згідно з якими на підставі вхідних даних генерувалося те чи інше висновок щодо цікавить проблеми. Така модель була основою для створення експертних систем перших поколінь, які були досить зручні як для розробників, так і для користувачів-експертів. Однак з плином часу було усвідомлено, що дедуктивна модель емулює один з найбільш рідкісних підходів, якому слід експерт при вирішенні проблеми.

Насправді, замість того щоб вирішувати кожну задачу, виходячи з первинних принципів, експерт часто аналізує ситуацію в цілому і згадує, які рішення приймалися раніше в подібних ситуаціях. Потім він або безпосередньо використовує ці рішення, або при необхідності, адаптує їх до обставин, що змінилися для конкретної проблеми.

Моделювання такого підходу до вирішення проблем, заснованого на досвіді минулих ситуацій, привело до появи технології виведення, заснованого на прецедентах (по-англійськи: Case-Based Reasoning, або CBR), і в подальшому – до створення програмних продуктів, реалізують цю технологію.

Прецедент – це опис проблеми або ситуації в сукупності з докладним зазначенням дій, що вживаються в даній ситуації або для вирішення даної проблеми. Хоча не всі CBR-системи повністю включають етапи, наведені нижче, підхід, заснований на прецедентах, в цілому складається з наступних компонентів:

Таким чином, висновок, заснований на прецедентах, являє собою метод побудови експертних систем, які роблять висновки щодо даної проблеми або ситуації за результатами пошуку аналогій, зберігаються в базі прецедентів.

У ряді ситуацій CBR-метод має серйозні переваги в порівнянні з висновком, заснованим на правилах, і особливо ефективний, коли:

Зворотній зв’язок, що виникає при збереженні рішень для нових проблем, означає, що CBR-метод по своїй суті є “самонавчається” технологією, завдяки чому робочі характеристики кожної бази прецедентів з плином часу і накопиченням досвіду безперервно поліпшуються. Розробка баз прецедентів з конкретної проблеми або області діяльності відбувається на природному російською мовою, тобто не вимагає ніякого програмування і може бути виконана найбільш досвідченими співробітниками – експертами, що працюють в даній конкретній області.

Не варто, однак, розраховувати, що експертна система буде дійсно приймати рішення. Прийняття рішення завжди залишається за людиною, а система лише пропонує кілька можливих варіантів і вказує на самий “розумний” з її точки зору.

Реально на ринку пропонується лише кілька комерційних продуктів, що реалізують технологію виведення, заснованого на прецедентах. Це пояснюється, в першу чергу, складністю алгоритмів та їх ефективної програмної реалізації. Найбільш успішні і відомі з присутніх на ринку продуктів – CBR Express і Case Point (Inference Corp.), Apriori (Answer Systems), DP Umbrella (VYCOR Corp.). Деякі з них представлені й на Російському ринку.

3. Висновок

Сучасна інформаційна система в масштабі корпорації – це комбінація, тісне переплетення різних інформаційних технологій, пропонованих сьогодні на ринку. Мистецтво створення таких систем – в збалансованій інтеграції цих технологій та відповідних програмних і апаратних засобів. Деякі підходи до цієї інтеграції описані в цій статті.

Необхідно зазначити, що побудова корпоративних систем – справа не одного тижня і навіть не одного року. Це, як всі вже розуміють, не просто покупка комп’ютерів і, в кращому випадку, зв’язування їх між собою. Це, перш за все, осмислення свого бізнесу, розуміння шляхів його розвитку і неминучий висновок про те, що успіх у цьому і майбутньому може бути забезпечений тільки в разі, якщо вдасться правильно організувати управління інформацією. Це можливо зробити через корпоративну інформаційну систему, яка повинна стати не тільки основою інформаційного простору компанії, але і гнучким інструментом управління бізнесом в складних, постійно мінливих умовах.

*) Джерело: Application Development Tool, IDC Filing Information, IDC # 8528, vol.1, 1994
 

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*