Криза – правильний час, щоб впроваджувати DocsVision, Книги та статті, Різне, статті

Розгортається в усьому світі фінансова криза і економічний спад змушує підприємства швидко вирішувати завдання скорочення витрат, пошуку та розшивки “вузьких місць” в управлінні, що знижують його ефективність. Прийняті з цією метою управлінські рішення вимагають жорсткого контролю виконання, а ситуація в управлінні вимагає більшої прозорості.


Програмне забезпечення, з одного боку лягає на накладні витрати підприємства, з іншого – є необхідним інструментом для вирішення перерахованих вище завдань. Впроваджуючи управлінське ПЗ, можна прямо зараз отримати значне скорочення непродуктивних витрат в основній діяльності підприємства, знизити загальний рівень накладних витрат. Однак проекти, пов’язані з впровадженням нового управлінського ПО, повинні зараз проходити швидше, коштуватиме дешевше і швидше давати віддачу на критичних для підприємства в умовах кризи функціях та процесах.


Найважливішим ресурсом, що визначає якість і ефективність управління, багато в чому визначальним загальний обсяг накладних витрат, є управлінський персонал. DocsVision, як система управління діями персоналу в процесі управління, містить всі необхідні інструменти для оцінки завантаження і ефективності кожного працівника, дозволяючи оптимізувати управлінський персонал і вирівнювати завантаження менеджерів відповідно до реальних потреб підприємства.
Економічний спад при всій своїй драматичності – період вимушеного підвищення ефективності підприємства, причому, період обмежений. Успіху досягнуть ті, хто не просто переживе спад, а вийде з нього краще підготовленим до посткризових реальностям, хто краще зуміє скористатися можливостями, що відкриваються.
Розглянемо, як підприємство може сьогодні використовувати DocsVision у всіх перерахованих контекстах.


DocsVision як засіб антикризового управління


Засіб знизити витрати, підвищити ефективність бізнесу


Кожне управлінське рішення пов’язане з ресурсами підприємства і поки рішення знаходиться в процесі прийняття, всі або частину пов’язаних з ним ресурсів виявляються в “замороженому” стані. Наприклад, оплата від клієнта не надійде поки не буде погоджений і підписаний договір з ним, інші документи з поставки. Тому прискорення обігу документів і скорочення строків прийняття рішень тягне за собою прискорення обороту ресурсів підприємства, скорочення потреби в них. Автоматизація управління документами дозволяє значно збільшити швидкість ухвалення рішень і оформлення документів, швидкість реакції підприємства на події, що відбуваються в його ринковому оточенні.
В цьому сенсі система електронного документообігу дозволяє досягати економії витрат і скорочення потреби в оборотних коштах в основній діяльності підприємства. В силу масштабу відносно невелике підвищення ефективності управління оборотними коштами може дати підприємству значно більше, ніж економія на накладних витратах.
Проблеми з ефективністю управління, як правило, пов’язані з наявністю вузьких місць в управлінні, коли швидкість процесу визначається продуктивністю конкретних ключових менеджерів і не може бути підвищена простим збільшенням чисельності персоналу. Необхідно виявити вузькі місця, реально перевантажених співробітників, вирівняти завантаження, можливо, звільнити надмірну в цих умовах персонал. Для цього необхідно контролювати завантаження (кількість завдань, час їх виконання, ритмічність надходження) кожного конкретного співробітника, причому в розрізі ключових для підприємства процесів, з якими пов’язані найбільші обсяги ресурсів і найбільші можливі ризики. Засоби контролю виконання завдань і звітність DocsVision дають керівництву інструмент для такого аналізу, причому як в реальному часі, так і згруповані по днях, тижнях, процесам, контрагентам і керівникам.
При погіршенні економічного стану підприємства відбувається зміна пріоритетів у виборі конкретних процесів, що вимагають найбільш жорсткого і точного контролю і управління. Зокрема, на перше місце виходять процеси управління узгодженням платежів, узгодженням договорів, перегляду бюджетів, загальною управлінської звітності.
Платформна архітектура DocsVision забезпечує більшу незалежність між окремими додатками, побудованими на її базі. Частіше за все ви зможете встановити до себе в систему додатковий додаток без переробок і доробок або з мінімальними доробками. В партнерської мережі DocsVision є безліч напрацювань високого ступеня готовності з управління окремими процесами, в тому числі і перерахованих вище. Перевагою таких напрацювань є реалізовані в них “кращі практики” російського управління, оскільки вони розроблялися для конкретних підприємств. Звернувшись до нас, користувачі можуть швидко отримати адреси партнерів, що мають такі розробки в своєму арсеналі, швидко придбати, встановити на наявну платформу, запустити такі програми в роботу і почати негайно отримувати практичну віддачу.
Для тих, хто ще не використовує платформу DocsVision можна порекомендувати придбати такий додаток як “коробку”, запустити його в роботу, отримати ефект, а потім поступово розширювати зону використання платформи на інші процеси, що мають зараз меншу важливість.


Засіб підтримки швидких управлінських рішень, необхідних у період кризи


Криза – час підвищеної активності менеджменту підприємств. Це час коли рішення приймаються швидко, їх приймається багато, їх потрібно швидко і чітко виконувати і контролювати результати. Швидкість потрібна не тільки в прийнятті рішень, але і в можливості швидко зупинити виконання вже прийнятого рішення або змінити його цілі і шляхи досягнення. Таке управління називається ситуативним на відміну від регламентного управління по “прописаним” заздалегідь оптимальним процедурам. В DocsVision ці методи управління не є альтернативними, більш того, в регламентовані процеси ви можете вносити зміни “на ходу”, причому або в кожному окремому випадку, або змінюючи шаблон для всіх процесів, що проходять по даному регламенту.
Вбудовані в DocsVision інструменти дозволяють швидко організувати ситуативне управління підприємством, що включає оперативний контроль завдань і резолюцій, поряд з регламентним управлінням.


DocsVision як система, яку можна впровадити швидко, недорого і з швидкою віддачею


Впровадження нових інструментів управління в умовах економічного спаду – часто не тільки корисна, але і необхідна, іноді навіть вимушений захід для збереження стійкості підприємства. Проте швидкість зміни ситуації та обмеженість вільних ресурсів в кризовий період накладають на вибір системи для впровадження жорсткі вимоги:



У цьому контексті DocsVision – оптимальне рішення.
Реалізовані в DocsVision рішення, як правило, є відкритими настройками і можуть бути не тільки ускладнені для урахування специфіки підприємства, але і навпаки, спрощені для прискорення і здешевлення впровадження, для максимальної концентрації на досягненні конкретного результату.
Розроблена DocsVision і наявна в кожного партнера методологія впровадження дозволяє впроваджувати сфокусовані рішення дуже швидко. У таких випадках звичайними є терміни від початку впровадження до початку експлуатації рішення в декілька тижнів або навіть декілька днів.
Цінова і ліцензійна політика DocsVision дозволяють істотно знизити стартові витрати використанням базової редакції системи, яка містить мінімум функціональності для настройки, але дозволяє виконувати Переднастроєні партнером бізнес-процеси і використовувати Переднастроєні розширені звіти. Базова редакція системи прекрасно підходить для проведення впроваджень високого ступеня концентрації і в той же час може бути потім замінена на розширену або корпоративну редакцію при розширенні області застосування системи на підприємстві.
Система DocsVision орієнтована на роботу в системній інфраструктурі Microsoft, яка часто вже є у підприємства, як і кваліфікований персонал для її обслуговування. Витрати на системну інфраструктуру можуть бути значно знижені шляхом придбання системної платформи Microsoft (Microsoft SQL Server, Microsoft SharePoint Server та інших), а також Microsoft Dynamics CRM в комплекті з DocsVision. При масштабі впровадження на 100 користувачів зменшення витрат при такій покупці може скласти до 250 000 рублів!
Архітектура DocsVision дозволяє впроваджувати систему як “додаток” до вже використовується системам, не порушуючи стрункості та збалансованості використовуваного вами зараз комплексу інформаційних систем. Наявні в складі DocsVision шлюзи (до 1С: Підприємству, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics CRM, серверу електронної пошти, файлової системи і ін) дозволяють інтегрувати її швидко, без програмування.
Додатковим засобом зниження стартових витрат, а також витрат на інфраструктуру є можливість придбати DocsVision як послугу оренди системи, встановленої в інфраструктурі хостинг-провайдера (В даний час може бути придбана у провайдера Parking.Ru, що є офіційним центром розвитку технології Microsoft Software + Service в Росії).
Впровадження DocsVision може допомогти і з оптимізацією завантаження ІТ-персоналу підприємства або підвищити якість обслуговування користувачів без збільшення його чисельності. Для цього DocsVision пропонує додаток DocsVision ServiceDesk, реалізоване у відповідності до рекомендацій ITIL і що дозволяє повністю автоматизувати управління обслуговуванням користувачів підприємства. Витрати на експлуатацію впровадженого рішення можна скоротити, залучаючи партнера DocsVision для обслуговування рішення в режимі аутсорсинга.


Життя після кризи – DocsVision як засіб підвищення ефективності та керованості бізнесу


Криза 1998-го року зробив російський бізнес ефективніше в першу чергу в галузі фінансового управління – він змусив підприємства жорстко, точно і швидко керувати бюджетами, активно використовувати кредити та інвестиційні запозичення і т.п. Чи є у російських підприємств можливості для подальшого зростання ефективності і в якій області вони лежать? Які показники підприємства будуть найбільш “затребуваними” після закінчення економічного спаду?
На думку Президента Росії Володимира Путіна, висловленої ним на засіданні Держради 8 лютого 2008, Росія повинна збільшити до 2020 року продуктивність праці в чотири рази. Низька продуктивного праці – головна проблема російської економіки.
Очевидно це правильна оцінка. А значить вже зараз потрібно збільшувати продуктивність праці на підприємствах. Якщо для збільшення продуктивності праці в технологічних процесах галузей реального сектора потрібні великі інвестиції в сучасне обладнання, то для підвищення продуктивності праці в управлінні інвестиції потрібні набагато менші, і окупити їх можна швидко, причому прямо в умовах кризи за рахунок скорочення витрат на управління.
DocsVision – це система управління діями співробітників підприємства з документами, завданнями і дорученнями. Тому в DocsVision є всі необхідні інструменти і звіти, щоб кількісно, ​​в динаміці оцінити завантаження і ефективність роботи кожного співробітника – користувача системи.
DocsVision, що включає повноцінну підсистему управління бізнес-процесами, що дозволяє не тільки розробляти регламенти, а й контролювати кожен екземпляр бізнес-процесу, накопичувати статистику, використовувати різні метрики для вимірювання ефективності процесів, а також проводити їх оптимізацію, є комплексною платформою впровадження процесного управління.
Для підвищення продуктивності праці необхідно використовувати сучасні методики управління – проектне, процесне, ситуативне управління. Практика впроваджень DocsVision показує, що на будь-якому реальному підприємстві один з таких підходів є основним, але інші також завжди присутні, хоч і в меншому ступені. Універсальність і платформна архітектура DocsVision дозволяють поєднувати ці підходи в рішенні для конкретного підприємства в будь-якому співвідношенні, що дозволяє домогтися високої ефективності у всіх – і в основних і в допоміжних процесах підприємства.


Висновки


На закінчення спробуємо сформулювати оптимальну тактику використання DocsVision в період економічного спаду і в підготовці для реалізації можливостей, откроющіхся в подальшому підйомі.
Тим, хто вже використовує DocsVision, можна рекомендувати:



Тим, хто вважає що криза – це правильний час, щоб вносити зміни до управління підприємством і хоче робити це швидко й ефективно, почавши використовувати DocsVision прямо зараз:


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*