MS Office, MS Office, Програмні керівництва, статті

Зміст

1. Введення.

2. Склад і призначення Microsoft Office.

3. Технологія створення презентації в PowerPoint.

4. Висновок.

Введення

Вперше Windows була випущена у світ в 1985 році фірмою Microsoft. В Протягом 1987-1989 рр.. з’явилася велика кількість потужних і зручних програм, працюють в середовищі Windows, наприклад, Microsoft Word для Windows, Excel, Aldus PageMaker і т.д., що зумовило все зростаючу популярність Windows у користувачів. А починаючи з версії 3.0, створеної в 1990 р. і надала додаткові зручності користувачам, Windows почала свою переможну ходу, \ ставши фактично стандартом для IBM PC – сумісних комп’ютерів. Отже, Windows!

Windows – це графічна оболонка, яка відкриє Вам нові можливості у використанні персонального комп’ютера. Windows являє собою інтегроване середовище, що дозволяє створити зручне оточення для запуску Ваших програм, забезпечивши при цьому одночасну роботу відразу декількох додатків. Кожна програма в Windows має хоча б одне вікно, яке призначене для зв’язку користувача з даною програмою. Екран монітора представляється у Windows як робочий стіл, на якому розташовуються вікна працюючих у даний момент програм. Програма також може бути представлена ​​у вигляді невеликого зображення – іконки. Відповідно, будь-яке вікно (програма) може бути стисло до іконки і відновлене до нормальних розмірах. Це істотно підвищує інформаційну ємність екрану при роботі з Windows. Все це об’єднується зручним управлінням, розрахованим, в основному, на застосування миші.

Крім великого набору програм, характерних для інтегрованої Середовища, – текстового і графічного редактора, бази даних і т.п., – Windows підтримує великий програмний інтерфейс, що дозволяє створювати свої власні програми для роботи в середовищі Windows. Вивчення цього програмного інтерфейсу важливо вже й тому, що цей інтерфейс став стандартом і підтримується багатьма виробниками обчислювальної техніки і програмного забезпечення.

Нижче ми розглянемо один з найбільш поширених і популярних серед користувачів персональних комп’ютерів програмний пакет Microsoft Office і покажемо деякі можливості однієї з його прикладних програм по створення презентацій – PowerPoint.

Частина перша

Більшість звичайних користувачів комп’ютерів стикаються з різними проблемами: ви використовуєте текстовий редактор однієї фірми, програму для роботи з електронними таблицями – інший, програму ділової графіки – третьої, а продуктивність вашого електронного помічника в підсумку виявляється невисокою. В чому справа? Та просто ці програми не призначені для спільної роботи.

На щастя, рішення у цієї проблеми є: пакет Microsoft Office, який містить велику частину необхідного вам програмного забезпечення. Елементи інтерфейсу назв програм оформлені однаково і “Спілкуються” вони один з одним на одному і тому ж мовою. Пакет Office – це щось більше, ніж просто набір програм в одній коробці. Вже його назва підказує, що він повинен містити потужні прикладні програми для комерційного застосування, які легко і невимушено працюють з текстами, числами і зображеннями. Але найпривабливіше в пакеті Office те, що пов’язує ці програми, воєдино: всі ці програми мають загальне меню і набори кнопок, які виглядають дуже схоже. Навчившись працювати з одним з додатків, ви тим самим значною мірою просунетеся у вивченні інших. До того ж у пакеті є простий у використанні керуючий центр – Диспетчер Microsoft Office, що дозволяє запускати окремі програми і виходити з них, або отримувати докладні вказівки і оперативну допомогу простим клацанням кнопки миші.

До складу пакета Office входять:

Великі прикладні програми

WORD – Потужний текстовий редактор, що дозволяє швидко створити документ будь-якої складності з розрізнених заміток і довести до досконалості інформаційний бюлетень або брошуру. Це вже загальновизнано – редактор Word фірми Microsoft є сьогодні найпопулярнішою в світі програмою. Word начинений “швидкими” командами і найсучаснішими засобами, такими як вбудована програма перевірки правопису і словник синонімів, які допомагають вам грамотно складати документи, і готовими шаблонами, що дозволяють вам зводити воєдино замітки, письма, рахунку і брошури без великих зусиль.

EXCEL – Робить з числами те ж, що Word з іменниками і дієсловами. Кожен, хто працює з цифрами, відчує себе в середовищі Excel як риба у воді. Користуйтеся програмою Excel для складання бюджетів і фінансових звітів, перетворення сухих цифр у наочні діаграми і графіки, проведення аналізу типу “А що буде, якщо? “Практично з питання, а також для сортування довжелезних списків за лічені секунди. За допомогою електронних таблиць Excel можна вдруковувати числа рядок за рядком і стовпець за стовпцем, будучи цілком впевненим у тому, що Excel правильно складе, відніме, помножить, розділить і взагалі обійдеться з ними як слід.

PowerPoint – Дозволить професійно підготувати презентацію, блиснувши помітною графікою й ефектно оформленими тезами. Але що саме чудове, ви зможете перетворити документ, підготовлений в редакторі Word, в презентацію всього лише одним клацанням миші. Якщо ваша робота складається в тому, щоб рекламувати вироби, ідеї або проекти, то ви просто закохаєтеся в PowerPoint.

ACCESS – Являє собою потужну програму управління даними, призначену головним чином для програмістів. Access поставляється тільки в складі фахового видання пакета Office.

Програми – помічники:

Програма Graph, дозволяє ввести декілька чисел і швидко перетворити їх в графік.

Програма Organization Chart допоможе створити штатний розклад вашої фірми.

Програма Equation Editor здасться досить стомлюючої, якщо тільки ви не професор математики.

Програма WordArt допоможе змінити майже до невпізнанності форму букв або цифр, щоб використовувати їх при створенні привабливих логотипів або заголовків. Програма ClipArt Gallery може переглянути кілька сотень малюнків у пошуках найкращої ілюстрації для вашого інформаційного бюлетеня або презентації.

Система оперативної допомоги:

Пакет Office і його додатки наповнені корисними підказками і покроковими вказівками того, як виконувати ту чи іншу операцію. Талановиті Майстри (Wizards) проведуть вас крок за кроком до вирішення складних завдань.

Картки – шпаргалки (Cue Cards) запропонують докладні вказівки, які постійно будуть у вас перед очима під час роботи. Функція Перегляд (Preview) і Приклади (Demos) продемонструють виконання складних завдань.

Дістпечер Microsoft Office (MOM):

МОМ дозволяє запустити будь-яку програму пакета Office. Якщо він вам дуже сподобається, можете навіть використовувати його для управління всією роботи вашого ПК.

Частина друга

Застосування сучасної техніки для презентацій стало звичайним при проведення семінарів, конференцій і в ході навчального процесу. Традиційно для демонстрації використовуються 35-міліметрові слайди і прозорі плівки. Останнім часом набули поширення кольорові рідкокристалічні панелі, що підключаються безпосередньо до екрана комп’ютера. Підготовка таких презентацій є досить трудомістким процесом. У зв’язку з цим на ринку програмного забезпечення представників цих програмних продуктів – пакет PowerPoint фірми Microsoft.

PowerPoint – Це графічний пакет підготовки презентацій і слайд-фільмів. Він надає користувачеві все необхідне – потужні функції роботи з текстом, включаючи обробку контуру тексту, засоби для малювання, побудова діаграм, широкий набір стандартних ілюстрацій і т.п.

Презентація – Це набір слайдів і спецефектів, що супроводжують їх показ на екрані, роздатковий матеріал, а також конспект і план доповіді, що зберігаються в одному файлі, створеним за допомогою PowerPoint.

Слайд – Це окремий кадр презентації, який може включати в себе заголовок, текст, графіку, діаграми і т.д. Створене засобами Powerpoint слайди можна роздрукувати на чорно-білому або кольоровому принтері, або за допомогою спеціальних агентств виготовити 35-міліметрові слайди на фотоплівці.

Роздатковий матеріал – В якості роздаткового матеріалу служать роздруковані в компактному вигляді слайди презентації: два, чотири або шість слайдів на одній сторінці.

Конспект доповіді – В процесі роботи над презентацією в PowerPoint можна отримати конспект доповіді, при друкуванні якого на кожній сторінці буде виведено зменшене зображення слайда й текст, що пояснює його зміст.

Структура презентації – Являє собою документ, який містить лише заголовки слайдів, а також основний текст без графічних зображень і спеціального оформлення.

Терміни та визначення використовуються в PowerPoint:

Тemplate (Шаблон) – Це презентація, формат якої і схема кольорів можуть використовуватися для підготовки інших презентацій. PowerPoint поставляється більше з 100 професійно оформлених шаблонів, які ви можете використовувати для підготовки ваших власних презентацій.

PowerPoint default presentation (Настановна презентація PowerPoint) – Це презентація PowerPoint, яка використовується як шаблон за замовчуванням. З цією презентацією ви будете працювати, коли виберете перемикач Blank Presentation (Порожня презентація) у діалоговому вікні New Presentation (Нова презентація). Шаблон презентації за умовчанням зберігається у файлі DEFAULT.PPT в каталозі, встановлений PowerPoint.

Master (Майстер) – В пакеті PowerPoint є майстри для кожного ключового компоненти ваших презентацій: слайд-майстер, майстер структури презентації, майстер роздаткового матеріалу і майстер приміток. Малюнки і текст, які ви розмістите на цих майстрах, будуть автоматично з’являтися на кожному новому слайді і сторінках приміток презентації.

Slide Master (Слайд-майстер) – Слайд, який містить форматовані рамки фіксації (placeholders) для заголовка, текстів та інших фонових малюнків, які ви хочете мати на слайдах. Якщо ви зробите які-небудь зміни на слайд-майстрі, то вони будуть автоматично застосовані до всіх слайдів, які налаштовані по слайд-майстру.

Color Scheme (Схема кольорів) – Основа з восьми кольорів, яку ви можете застосовувати в слайдах, сторінках приміток і розподільному матеріалі. Схема кольорів складається з кольору фону, кольору ліній і тексту і шести додаткових кольорів. Баланс цих кольорів поліпшує сприйняття слайдів.

Other Colors (Інші кольори) – Кольори, відсутні в основній схемі кольорів, які ви можете використовувати для спеціальних цілей.

Object (Об’єкт) – Текст, лінії, форми, які ви створюєте за допомогою інструментів роботи з текстом і малювання геометричних фігур, а також будь-які картинки, які ви імпортуєте з інших додатків.

Attribute (Атрибут) – Властивість об’єкта, яке ви можете використовувати для маніпулювання об’єктом, використовуючи інструменти й команди PowerPoint (Лінії, заливка, тінь, колір і форма).

Shape (Форма) – Цей атрибут мають об’єкти, які ви створюєте, використовуючи інструменти роботи з текстом або AutoShapes (Автоформи). Об’єкти, створені за допомогою інструментів малювання ліній, дуг і вільних (довільних) Фігур, не мають Форми, як атрибуту.

Border (Контур) – Видима лінія по краях об’єкта.

Placeholder (Рамка Фіксації) – Рамка, яка з’являється на слайді при роботі з текстом до того, як ви почнете вводити текст. Кожна така рамка оточена лінією, що складається з точок. Використовуючи елементи управління цих рамок, ви можете змінити їх розмір, переміщати текст по слайду, змінювати шрифт і колір тексту усередині рамою можливо також зміна положення самого тексту щодо цієї рамки.

Paragraph (Абзац) – Це текст, введений між двома натисканнями клавіші
< Enter >. Коли ви робите вирівнювання тексту і додаєте символи бюлетеня, дія застосовується до абзацу.

Text Tool (Інструмент “Текст”) – Ви можете ввести текст у будь-якому місці слайда, використовуючи інструмент введення тексту панелі інструментів Drawning (Малювання). Текст, який ви вводите використовуючи цей інструмент, не виводиться на екран у режимі роботи зі структурою презентації (Outline View). Для розуміння змісту роботи по створенню презентації розглянемо приклад її підготовки без участі Майстрів PowerPoint: зробимо чорновий варіант презентації з двох слайдів, а потім застосуємо до них шаблон, який додасть їй професійного вигляду.

Наведемо основні етапи створення презентації.

1. Початок створення нової презентації:

Запустіть PowerPoint або, якщо ви вже знаходитеся в цьому додатку, виберіть комманду New (Новий) меню File (Файл).

2. Вибір способу створення нової презентації:

У вікні New Presentation (Нова презентація) виберіть перемикач Blank Presentation (Порожня презентація) для створення презентації без використання майстрів і шаблонів PowerPoint. Натисніть кнопку ОК.

3. Вибір макета першого слайда:

Будь-яку презентацію відповідно до порад професіоналів рекомендується починати зі слайда-заголовка, в якому вказується тема презентації, доповіді, виступи і т.д. Тому в діалоговому вікні New Slide (Новий слайд) виберіть перший макет для створення слайда-заголовка презентації.

4. Створення першого слайда презентації:

У рамці фіксації Click to add title (Натисніть для додавання заголовка) введіть наступний текст прикладу: “Пакет підготовки презентацій Microsoft PowerPoint 4.0 “. Для введення тексту виберіть відповідний шрифт, використовуючи панель інструментів Formatting (Форматування) або комманду Font (Шрифт) з меню Fprmat (Формат). За допомогою цієї команди ви можете встановити при необхідності розмір шрифту, його колір і тінь тексту заголовка. Виділіть рамку фіксації тексту Click to add sub-title так, щоб на екрані з’явилися її елементи управління і натисніть клавішу [Del] для видалення її зі слайда.

Після виконання етапів 1-4 ви одержали на своєму екрані перший слайд презентації, який і буде служити слайдом-заголовком. При бажанні ви можете змінити отриманий слайд, наприклад, шляхом додавання в нього елементів дизайну за вашим вибором.

5. Початок створення другого слайда презентації:

Виконайте команду New Slide (Новий слайд) меню Insert (Вставка).

6. Вибір макета другого слайда:

У діалоговому вікні New Slide (Новий слайд) виберіть сьомий макет слайда, який буде містити текст і рамку для малюнка з бібліотеки ClipArt Gallery. Натисніть кнопку ОК. Перевагою вибору макета слайда з областю розміщення малюнка з бібліотеки ClipArt є швидка вставка необхідного малюнка без використання команди Insert Object (Вставити об’єкт) з меню Insert (Вставка).

7. Розробка другого слайда презентації:

Використовуйте цей макет для підготовки другого слайда презентації. Цей макет містить три рамки фіксації: для заголовка слайда (Click to add title), тексту слайда (Click to add text) і для розміщення малюнка бібліотеки ClipArt Gallery (Double click to add clip art). У рамку для заголовка введіть текст “Microsoft PowerPoint”; в рамку для тексту введіть: “За допомогою PowerPoint можна створювати …” і т.д. В області рамки для малюнка двічі клацніть по кнопці Double click to add clip art (Клацніть двічі для додавання малюнка). У вікні програми ClipArt Gallery виберіть у категорії Academic (Академічна) малюнок School Suppliers (Шкільні приналежності) і натисніть кнопку ОК. Використовуйте елементи керування рамки з малюнком для установки необхідних розмірів малюнка і його положення на слайді.

При правильному виконанні попередніх етапів ви одержите підготовлений другий слайд, який також можна змінювати за вашим смаком.

8. Використання елементів дизайну для оформлення слайдів презентації:

Вдосконалимо другий слайд, наприклад, використовуючи елементи AutoShapes (Автоформи) панелі інструментів Drawning (Отрисовка). У палітрі автоформ виділіть форму Seal Tool (Інструмент пломба), перенесіть курсор миші, який в даний момент повинен бути представлений у вигляді знака “+”, в нижню частину слайда і розтягніть з’явилася постать до необхідних розмірів. Після відпускання кнопки миші введіть в автоформу текст “Це дуже просто!”, після чого виберіть підходящий колір заповнення форми за допомогою команди Colors and Lines (Кольори і лінії) меню Format (Формат). При необхідності ви можете також включити тінь для елемента автоформи. Після цього розробка слайда буде закінчена.

9. Застосування шаблонів презентацій:

Для професійного оформлення нашої презентації застосуємо до її слайдів шаблон з комплекту поставки PowerPoint. Для цього виконайте команду Template (Шаблон) меню Format (Формат) і в діалоговому вікні відкриття файлу шаблону презентації виберіть будь-який з файлів (вид шаблона відбивається в полі перегляду), після чого натисніть кнопку Apply (Застосувати). Слайд прийме новий вид. Після закінчення розробки слайдів, натиснувши кнопку Outline View (знаходиться внизу слайда), ви автоматично отримаєте структуру вашої презентації, яку ви можете роздрукувати, змінити в ній порядок проходження слайдів і рівні заголовків тексту в слайдах. Зверніть увагу, що в режимі роботи зі структурою презентації в змісті слайдів не виводяться графічні об’єкти і текст, розміщений в цих об’єктах.

10. Режим Slide Sorter (Сортувальник слайдів) або “Монтажний стіл”:

У режимі сортувальника слайдів, перехід у який здійснюється натисканням кнопки Slide Sorter, зробимо остаточну підготовку презентації до демонстрації. Для цього встановимо візуальні ефекти виведення слайдів на екран за допомогою панелі інструментів Transition, що містить список ефектів, що є в пакеті PowerPoint. Натисніть кнопку Rehearse Timings для запуску режиму хронометражу вашого виступу. При цьому PowerPoint автоматично перейде в режим повноекранних демонстрації слайдів презентації. У нижньому лівому куті екрану виводиться таймер, який здійснює відлік часу вашого виступи для кожного слайда. Після цього, час виступу (у секундах) буде зазначено в нижньому лівому кутку кожного слайда.

11. Демонстрація презентації:

Натисніть кнопку Slide Show (Показ слайдів) і насолоджуйтеся роботою самого популярного пакета підготовки презентацій.

Висновок

Сучасне життя представити без сучасної техніки просто неможливо. Жодна фірма не обходиться без допомоги комп’ютерів. Зберігання даних, написання документів, складання графіків, таблиць, розкладів, створення презентацій-во всім у цьому нам допомагає комп’ютер, і допомагає успішно.

Ми вкраце розглянули програмний пакет Microsoft Office за допомогою якого можна досягти всього перерахованого вище, зокрема одну з його програм – програму по створенню презентацій – PowerPoint.

Від того, наскільки професійно буде виконана ваша презентація, зумієте ви переконати глядачів у тому, що ви саме той партнер, що їм потрібен і буде залежати успіх вашої фірми.

Список використаної літератури

1. “Microsoft PowerPoint одним поглядом”, Олександр Старшінін, Санкт – Петербург, 1996 рік.

2. “Microsoft Office 4”, Ед Ботт, БІНОМ, Москва, 1996 рік.

3. “Структурний підхід до організації баз даних”, Ш. Атре, “Фінанси і статистика”, Москва, 1983 рік.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*