Навіщо купувати СЕД в кризу? Думки компаній, Книги та статті, Різне, статті

Електронний документообіг – тема, інтерес до якої розвивається незалежно від кризової ситуації. Підприємства починають нові проекти, фінансують впровадження СЕД, незважаючи на загальне скорочення бюджетів і нестабільне економічне становище. Аналізуючи ситуацію, що склалася з ринком СЕД в Самарському регіоні, ми спробуємо знайти причини зростаючого попиту саме на цей сегмент рішень.


За основу були взяті дані по проектам СЕД, впровадженням яких займалася компанія “Програмні Технології”. Для порівняння, за першу половину 2008 року було реалізовано лише два великих проекти з автоматизації документообігу – і це в “здорової” і стабільної економічної ситуації. Дані за першу половину 2009 року говорять самі за себе – укладено вісім договорів на впровадження СЕД, по семи з них повністю проведені роботи. Щоб вивчити фактори, які впливають на процес прийняття рішення про впровадження, ми звернулися до клієнтів з одним простим запитанням: “Чому саме СЕД і чому саме зараз?”


“У нашій компанії проводиться політика по скороченню витрат, витрат і втрат. В рамках цієї політики система електронного документообігу дозволяла вирішити частину проблем. Наприклад – недотримання регламентів по роботі з документами, простої на етапах погодження і розгляду, дублювання виконуваних функцій через втрату інформації і т.п. Ми очікуємо, що автоматизація документообігу дасть нам можливість технічного контролю над усіма перерахованими процесами “- пояснює Станіслав Супотніцкий, Начальник відділу ІТ компанії Solition Engineering. У даній організації був проведений пілотний проект впровадження системи DocsVision, в рамках якого Станіслав Супотніцкий є не тільки технічним керівником, а й основним користувачем системи.


Інвестиційно привабливим вважає проект впровадження СЕД і завідуюча канцелярією “Росскат” Олена Долгова: “Наша компанія завершила впровадження системи DocsVision в червні 2009 року, і в даний момент знаходиться на етапі дослідної експлуатації. Можу сказати, що навіть за цей короткий період ми побачили результат. Крім більш простий і прозорої роботи з документами, на наших очах змінюється ставлення співробітників до інформації. Тепер процес її руху в компанії можна відстежити на будь-якому етапі, що повністю виключає простої в узгодженні та рух документів. Зараз ми робимо перші кроки, які незабаром приведуть нас до нових можливостей бізнесу “.


Виявлення надлишкових функцій і робіт стає пріоритетним практично для всіх галузей бізнесу. Криза – час, коли перегляду піддаються всі процеси, що протікають на підприємстві. У прагненні до оптимізації та економії коштів, керівники все частіше задаються питанням: за допомогою якого інструменту можна відстежити і проаналізувати події, що відбуваються в організації? Наталія Черкашина, Керівник напрямку з продажу DocsVision в “Програмних Технологіях”, знає відповідь на це питання: “У нашої компанії є такий інструмент, і ми готові надати його клієнтам. Електронний документообіг – Це не тільки можливість оптимізувати роботу співробітників, але ще й потужний управлінське засіб для керівника. Криза оголила багато проблем в організаціях, і саме автоматизація бізнес-процесів допомагає їх вирішувати “.


Життя після впровадження


Думки клієнтів, які починають впровадження системи документообігу, їхні очікування та плани досить оптимістичні. Проте підходити до вивчення даного питання слід різнобічно. Ми часто чуємо про початок і завершення ІТ-проектів по автоматизації тих чи інших бізнес-процесів. Однак інформацію про те, як “почуваються” себе компанії після впровадження, знайти не завжди просто.


У 2006 році керівництвом компанії “Волгабурмаш” було прийнято рішення про необхідність автоматизації архіву Бюро зовнішньої приймання відділу технічного контролю на базі СЕД. В рамках проекту був автоматизований архів документів по вхідному контролю матеріалів і комплектуючих Бюро зовнішньої приймання відділу технічного контролю. З тих пір система DocsVision безперервно функціонує на підприємстві, повністю виконуючи все спочатку закладені в неї функції.


Своєю думкою поділився Олександр Кудряшов, Заступник директора з якості “Волгабурмаш”: “Система знаходиться в експлуатації вже 3 роки. Ми активно використовуємо інструменти зберігання і пошуку документів, супроводжуючих надходження матеріалів на завод. За цей час накопичено великий обсяг інформації, доступ до якої є у ​​керівного складу. Впровадження системи дозволило нам скоротити час доведення результатів вхідного контролю до фахівців. Якщо говорити кількісно, ​​то обсяг супроводжуючих документів скоротився з 6-8 аркушів до 2-4 з кожної позиції, а таких позицій в місяць через завод проходить до 1000 “.


Найбільш важливими результатами Олександр Кудряшов вважає зручність роботи з інформацією. “Зараз всі дані в рамках підрозділу зберігаються системно і впорядковано. Строго обмежені права доступу до них для кожної груп користувачів, що дозволяє запобігти витоку конфіденційної інформації “.


Людський фактор


Бізнес-переваги, отримані після впровадження – це одна сторона медалі, проте з системою працюють в першу чергу люди, які можуть сприймати зміни болісно. “В ході введення в експлуатацію системи змінювалася сама ідеологія відносини моїх колег до роботи з документами. Адаптацію можна назвати боротьбою зі звичкою, і на стороні “переможців” опинилися ті співробітники, кому дійсно важлива інформація та її доступність в будь-який момент “- говорить Олександр Кудряшов.


В процесі впровадження іноді доводиться коректувати систему, так як організація – це живий організм, вона розвивається і разом з нею повинна удосконалюватися сама система. “Наприклад, в процесі реалізації рішення на “Волгабурмаш” були створені додаткові види карток, розроблено спеціалізовані звіти, унікальні друковані форми документів, інтегровані в офісний пакет. Система DocsVision дозволяє вносити зміни не тільки на етапі розробки, а й в рамках подальшої промислової експлуатації, що робить процес вдосконалення простим і безболісним “- пояснює Євген Бармін, Керівник проектів компанії “Програмні Технології”.


Як зазначив Олександр Кудряшов, “хотілося б мати можливість створення системи простежуваності якості виготовляються деталей і збираються виробів по всіх виробничих підрозділах. Система DocsVision підходить для вирішення цього завдання як можна краще. При розвитку системи DocsVision на всіх ділянках виробництва, відкривається можливість здійснення додаткових функцій, таких як контроль за витратою і залишком матеріалів і комплектуючих, правильність оформлення маршрутних листів при складанні виробів тощо “.


Як ми бачимо, система “Волгабурмаш” ефективно виконує свої завдання, і при цьому не стоїть на місці, а розвивається разом з самим підприємством. Починаючи проекти впровадження, клієнти мають чіткі очікування, які виправдовуються вже на перших етапах, а також в подальшому, коли цим очікуванням приєднується відповідальний підхід і рішучість.


В даній статті наведено кілька думок щодо автоматизації бізнес-процесів, однак всі вони схожі в одному – СЕД є окупним і вигідним в будь-яких економічних умовах.


Вміння робити висновки з поточної ситуації та прогнозувати наступні кроки, – мабуть, найцінніше в кризу. Стає зрозуміло, що інформацію потрібно не тільки накопичувати, а й уміти її аналізувати. Саме той, хто зможе грамотно управляти інформаційними та людськими ресурсами всередині компанії, отримає найвищі нагороди – прибуток і розташування клієнтів.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*