Облікова політика. Внутрішньофірмові стандарти управлінського обліку, Комерція, Різне, статті

Побудова в компанії системи обліку з метою управління її бізнесом (далі система управлінського обліку, скорочено – СУУ) аналогічно постановці бухгалтерського (фінансового) обліку і реалізується схожими етапами, а експлуатація впровадженої СУУ регламентується документами, за змістом аналогічним документам, що регламентують практику бухгалтерського обліку.

Однак, є значна різниця в статусі цих документів, обумовлений розходженням користувачів бухгалтерської та управлінської звітності. Бухгалтерський облік та звітність регламентуються загальноприйнятими, зовнішніми по відношенню до компанії стандартами (у Росії це, в першу чергу, ПБО), а СУУ працює виключно на підставі внутрішньофірмових стандартів. Ця відмінність дуже істотно впливає на обсяг і вимоги, що пред’являються до облікових політикам бухгалтерського та управлінського обліку.

Якщо основна мета облікової політики бухгалтерського обліку вибрати і документально закріпити обраний конкретною компанією один з допускаються загальноприйнятими стандартами спосіб ведення обліку, то призначення управлінської облікової політики (УУП) набагато ширше. Мета УУП не може обмежуватися вибором найбільш прийнятних для компанії альтернатив з допускаються російськими ПБУ та іншими нормативними документами. При розробці УУП необхідно брати до уваги також найкращий світовий досвід, відбитий в міжнародних стандартах фінансової звітності, і досвід самих розробників СУУ стосовно особливостей бізнесу конкретної компанії.

Більш того, регламентація роботи СУУ не може обмежуватися виданням УУП і затвердженням робочого плану рахунків, форм первинних облікових документів, порядку проведення інвентаризації, методів оцінки активів і зобов’язань, правил документообігу і т. д. Виконання цих вимог, встановлених ПБУ 1/98 для бухгалтерської облікової політики, в даному випадку недостатньо. Необхідне створення пакета внутрішньофірмових стандартів управлінського обліку. Тільки в купе з цими документами можливе повноцінне застосування УУП в процесі функціонування СУУ. Ці документи можна розділити на кілька груп.

Інструктивно-методична документація – докладні керівництва, які глибше розкривають облікову політику, носять інструктивний і навчальний характер. Описують господарські операції з максимальною конкретикою: проводки, обрані субконто, порядок розрахунку сумових і кількісних величин.

У нормативно-довідкової документації встановлюються правила угруповання однорідних елементів інформації. Це – різні довідники та класифікатори, структура і склад витратних і прибуткових статей, бюджетно-облікова структура і т. д.

Документи регламентує характеру визначають регламенти, процедури, встановлюють бізнес-процеси. У них описується весь ланцюжок облікового процесу, призначаються відповідальні, розмежовуються їх функції, права і відповідальність, обумовлюються дії виконавців при настанні всіх можливих, в т. ч. нестандартних подій. До регламентуючих документів також відноситься і порядок документообігу в цілях СУУ. Він встановлює порядок прийому-передачі та зберігання первинної та звітної документації, її основні характеристики. До документообігу додається Альбом уніфікованих форм облікових і звітних документів. На нашу думку, відмінному від думки авторів ПБУ 1/98, порядок обігу та альбом облікових і звітних документів, втім як і робочий план рахунків, це окремі документи, що становлять пакет внутрішньофірмових стандартів, що регламентують облік, але не мають прямого відношення до облікової політики, декларованої компанією.

При розробці внутрішньофірмових стандартів не слід відмовлятися від детального опису предмета облікових операцій, нестандартних ситуацій, приведення прикладів. Чим чіткіше і детальніше буде описано обліковий процес, тим менше буде виникати проблемних ситуацій в процесі експлуатації СУУ.

Очевидно, що створення пакету внутрішньофірмових стандартів СУУ – це копітка, і в той же час творча робота, що ставить високі вимоги до розробників системи як в частині знання теорії і методології обліку, так розуміння бізнесу компанії і завдань, які має намір вирішувати менеджмент компанії за допомогою впроваджуваної СУУ.

Перш за все, розробникам СУУ необхідно визначити, для чого, з якою метою впроваджується управлінський облік? Які завдання передбачається вирішувати з його допомогою? Варіантів відповіді багато: управління витратами; контроль грошових потоків; управління оборотними коштами; підвищення віддачі від вкладеного капіталу; планування раціональної завантаження обладнання; контроль дебіторської заборгованості та ін На практиці можливі різні комбінації цих відповідей. В залежності від поставлених цілей будуть окреслені контури СУУ.

Ступінь поширення СУУ по компанії може варіюватися від збору і обробки інформації окремим обліковим підрозділом до масштабної інформаційної системи з підключенням виробничого блоку, систем управління замовленнями, логістикою та іншими модулями. Така система, підкріплена мотиваційними важелями, в комбінації з бюджетним управлінням переростає в систему контролінгу – потужний сучасний інструмент ефективного управління бізнесом.

Глибина проникнення СУУ в бізнес компанії і вирішуються із застосуванням СУУ завдання відкладають істотний відбиток на обсяг і зміст внутрішньофірмових стандартів.

Необхідно також зазначити, що на відміну від бухгалтерського обліку, який ведеться з моменту утворення компанії та розвивається з її ростом, управлінський облік в російських умовах, як правило впроваджується в компаніях, що досягли певного рівня розвитку, з вже сформованою організаційною структурою, сформованими внутрішніми і зовнішніми зв’язками, що функціонують бізнес-процесами і т. д. Тому постановка управлінського обліку – це до того ж складний і багатоетапний процес, не обмежується рішенням чисто “облікових” проблем.

Побудова ефективної СУУ в діючої компанії безумовно передбачає попередній аналіз її бізнесу з метою видачі рекомендацій та здійснення конкретних заходів щодо реорганізації та реструктуризації окремих бізнес-процесів, сегментів бізнесу та бізнесу в цілому, а також вдосконалення застосовуваних систем управління компанією. Не завжди ці рекомендації реалізуються менеджментом компанії на практиці. В цьому випадку розробникам СУУ доводиться миритися з дійсністю і підлаштовувати під неї облікову методологію та облікові бізнес-процеси. При цьому може виникнути необхідність у додатковій розробці “Нестандартних” внутрішньофірмових стандартів управлінського обліку.

Однак, це питання знаходиться за рамками цієї статті. Надалі приймаємо припущення, що всі необхідні оптимізаційні заходи реалізовані і розробники СУУ не обтяжені неоптимальними наслідками попереднього розвитку бізнесу.

Стандартизації управлінського обліку в холдингових структурах


У холдинговій структурі облікова політика та інші стандарти управлінського обліку повинні мати корпоративний статус. Ці стандарти встановлюють порядок і принципи ведення обліку стосовно до всіх сегментів та видами діяльності холдингу з урахуванням їх специфіки, затверджуються керівництвом керуючої компанії і є обов’язковим до застосування всіма формуючими холдинг підприємствами.

Тільки на основі такого підходу можна побудувати СУУ холдингу, реально забезпечує як менеджмент керуючої компанії, так і керівників входять в холдинг підприємств необхідної та адекватної управлінської інформацією.

Навпаки, якщо підприємства холдингу самі стверджують стандарти обліку або більш того, ведуть облік без будь-якого нормативно затвердженого порядку говорити про ефективну СУУ холдингу не доводитися. У ситуації, коли у підприємств холдингу немає єдиного поняття про об’єкт обліку, використовуються різні методики оцінки активів, застосовуються індивідуальні структури витрат, облікова інформація по підприємствам стає неспівставною, а значить знижується ефективність її практичного використання в управлінських цілях. Неможлива консолідація облікових даних, план-факт зіставлення, порівняння результатів діяльності підприємств і т. д.

Приклади

На одному підприємстві, що виконує будівництво верхньої будови шляху, об’єктом обліку може бути залізнична дорога, на іншому – залізничний перегін, на третьому – стрілочний перевод.

На одному підприємстві будівельні матеріали з метою полегшення обліку можуть списуватися в момент видачі виконробу зі складу, на іншому – тільки після того, як вони “зариті” в землю.

На одному підприємстві придбана у власність була у використанні важка залізнична техніка приймається до обліку по вартості закупівлі, на іншому переоцінюється за ринковою вартістю. До того ж, відсутні єдині по холдингу правила визначення терміну її корисного використання.

Зрозуміло, така неузгодженість в рамках холдингу неприпустима. Єдині корпоративні стандарти дозволяють уникнути цих та інших невідповідностей, зробити інформацію прозорою, зрозумілою, а значить корисною для менеджменту. А грамотно розроблена методологія елімінування проводок і застосування сучасних інформаційних технологій зробить можливою проводити автоматичну консолідацію облікових даних, формувати різні аналітичні звіти.

Приклад

Холдингова структура здійснює два види діяльності: будівництво і торгівлю. При цьому торговельне підприємство забезпечує матеріалами будівельні фірми холдингу, застосовуючи торговельну націнку. Правильно налаштувавши систему на фіксацію господарських операцій кожної компанії холдингу і виробивши єдиний підхід до обліку руху матеріалів всередині холдингу, надалі можна аналізувати матеріальні витрати на об’єктах будівництва окремої будівельної компанії як по входить в холдинг вартості, так і за внутрішніми цінами передачі товару.

Для організації обліку в холдингу вводиться поняття “бізнес-одиниця”. Під цим розуміється окремий об’єкт управління, структурно-відокремлений елемент холдингу з конкретною функціональною спрямованістю, за яким ведеться незалежний управлінський облік і формується звітність. Бізнес-одиниця формально може не бути самостійною юридичною особою, наприклад – відокремлений підрозділ або виробничо-технічна база.

Сучасні технічні й програмні засоби дозволяють організувати облік по всіх бізнес-одиницям холдингу в єдиному банку даних на базі єдиного плану рахунків та внутрішньокорпоративних аналітичних регістрів. Найкращий варіант архітектури інформаційної системи – єдина централізована база даних на сервері в головній компанії. Обмін інформацією з територіально віддаленими бізнес-одиницями може відбуватися по виділених Інтернет-каналів за допомогою VPN-технології. Єдина база даних володіє значними перевагами в порівнянні з розрізненими локальними базами. Виключає труднонастраіваемие процедури завантаження-вивантаження, дозволяє адмініструвати систему з центру без виїзду на місце і т. д.

Способи реєстрації


Реєстрація господарських операцій в управлінському обліку може бути побудована як із застосуванням принципу подвійного запису, так і за допомогою фіксації інформації в накопичувальних регістрах – сховищах інформації, моделюючих діяльність компанії.

Приклади

Оплата постачальнику при використанні методу подвійного запису буде здійснена проводкою Д 60 – К 51. При фіксації цієї операції в управлінських регістрах буде збільшено оборот по статті “оплата постачальникам” на сплачену суму.

Накопичувальні регістри зручно використовувати для планування та обліку виконання бюджетів руху грошових коштів, коли завдання управлінського обліку мінімізовані і зводяться до контролю грошових потоків.

Для побудови повноцінної системи обліку та контролю доходів / витрат, активів і зобов’язань компанії методом нарахування рекомендується використовувати принцип подвійного запису.

В системах управлінського обліку, де об’єкти обліку мають складні розгалужені характеристики, доцільніше застосовувати комбінацію обох способів. Це дозволить в подальшому отримувати як типову управлінську звітність (баланс, звіт про прибутки і збитки і т. д.), так і будувати аналітичні форми в різних зрізах і угрупованнях.

Робочий План рахунків


Структура Плану рахунків управлінського обліку будується за тими ж принципами, що і в класичному бухгалтерському обліку.

Управлінський план рахунків є інструмент для фіксації інформації, яку в подальшому необхідно моніторити, контролювати, аналізувати з метою управління. Тому, основна відмінність його від бухгалтерського аналога – зручність для накопичення інформації в необхідних для управління аналітичних зрізах і трансформація в легку для читання управлінську звітність.

З одного боку, інформація в управлінському обліку більш деталізована і структурована, ніж в бухгалтерському обліку. Тому найчастіше потрібна дроблення типових рахунків на додаткові субрахунки, а також введення нових, нестандартних рахунків або проводок. З іншого боку, в управлінському обліку деякі бухгалтерські рахунки не використовуються, оскільки не несуть смислового навантаження для менеджменту компанії.

Приклади

Для забезпечення безперебійної роботи територіально віддаленій транспортної бази необхідний постійний резерв коштів на базі. Тому утворюється центр фінансової відповідальності з власної касою. В управлінському обліку вводяться субрахунки: 50.1 – каса основна, 50.2 – каса транспортної бази.

Облік розрахунків з бюджетом можна вести згорнуто, без деталізації. Досить виділити один рахунок, на якому будуть накопичуватися нарахування, відшкодування податків і їх сплата.

Допускається спрощення обліку доходів, витрат, зобов’язань і активів в порушення канонів бухгалтерського обліку.

Приклад.

Закуплені будівельні матеріали для ремонту офісу в разі їх передбачуваного витрачання в періоді можна напряму списати на статтю витрат “Ремонт і утримання будівель”, минаючи постановку на складський облік.

У компаніях, де ймовірність придбання або створення нематеріальних активів вкрай низька, можна не відкривати окремий рахунок. При появі об’єкта нематеріальних активів його можна враховувати в складі основних засобів.

В інструкції із застосування плану рахунків управлінського обліку можливі нестандартні, але відповідають вимогам корисності інформації рішення.

Приклад

У бухгалтерському обліку відсутнє поняття “готові (виконані) роботи на складі” (за аналогією з поняттям “готова продукція”). Введення в план рахунків такого рахунку дозволяє контролювати обсяги виконаних будівельних робіт, які з тих чи інших причин не здаються замовнику. У класичному варіанті їх необхідно відносити до “недобудови”, але в цьому випадку на одному рахунку виявляється як незавершені виробництвом об’єкти, так і об’єкти, на яких реально виконані всі фізичні обсяги. Насправді, для управлінця-виробничника це два різних поняття. Цей приклад можна розвинути далі і запропонувати ввести ще один проміжний рахунок “виконані, але не прийняті замовником роботи”, тобто обсяги робіт на які акти здачі-приймання виставлені замовнику, але останнім ще не підписані. Таке переміщення будівельних робіт по ланцюжку “незавершене виробництво” – “готові роботи” – “виконані, але не прийняті роботи” – “виконані і прийняті роботи” дозволяє не тільки стежити за фізичним станом виконуваних робіт, але і будувати звіти про прибутки та збитки в різних зрізах: прибутки і збитки зароблені, прибутки і збитки відкладені, прибутки та збитки “закопані в землю” і т. д.

Аналітичні зрізи обліку. Глибина аналітики


При визначенні видів аналітики та їх глибини на облікових регістрах необхідно проаналізувати потребу кожного менеджера компанії в отриманні аналітичних звітів з угрупованням з того чи іншою ознакою.

Чим більше і углубленней буде аналітика на рахунках обліку, тим більший потенціал корисною і потрібною інформацією буде реалізований в системі.

Приклад.

При обліку реалізації продуктів харчування в торговельній мережі введена додаткова аналітика – сезонність. Надалі, проаналізувавши частку реалізації товарів по місяцях, можна виявити сезонні коливання по номенклатурі, а значить правильно визначити маркетингову політику.

Не слід перевантажувати облікові регістри додатковими зрізами аналітики, не мають вагомої значимості в процесі прийняття управлінських рішень. Якщо частка якихось витрат у загальній структурі собівартості становить 1-2%, а тимчасові зусилля на їх облік великі, можливо раціональніше пожертвувати інформаційної прозорістю, ніж ефективністю експлуатації системи.

На етапі впровадження системи управлінського обліку зайво деталізований облік часто на практиці виявляється шкідливий. Щомісяця генерується цілий пласт інформації, яку менеджери ще не навчилися застосовувати. Більш того, це може викликати невдоволення у керівників, оскільки деталізований облік вимагає більшого завантаження облікового персоналу і, можливо, збільшення штату.

Вибудовуючи систему управлінського обліку, впроваджуючи і нарощуючи її, важливо чітко визначити показники діяльності компанії, що відображаються в системі, знайти баланс між максимально можливою глибиною аналітики і витратами на її облік.

Довідники і класифікатори


Аналітичні зрізи обліку повинні бути структуровані і закріплені в довідниках і класифікаторах. До основних з них відносяться:


Зупинимося на деяких з них.

Довідник номенклатури залежить від специфіки бізнесу компанії. Це може бути номенклатурний вид продукції, замовлення, проекти, об’єкти будівництва і т. д. В загальному випадку, номенклатурна одиниця являє собою продукт, за яким доцільно калькулювати собівартість, а також зіставляти отримані доходи з понесеними витратами. Продукти в залежності від характеризують їх ознак і переслідуваних управлінським урахуванням цілей можна об’єднувати в групи.

Приклад.

Перегони, станції та автомобільні переїзди Жовтневої залізниці, на яких виконуються будівельні роботи, утворюють групу “Будівельні об’єкти на Жовтневій залізниці”. У той же час об’єкти різних доріг, на яких виконуються ремонт або будівництво можна об’єднати в групи “Ремонтні роботи на залізницях ВАТ” РЖД “і” Будівельні роботи на залізницях ВАТ “РЖД”.

За аналогією реалізуються торговим домом продукти можна об’єднати в групи “ковбасні вироби”, “кондитерські вироби”, “супутні товари”, а можна згрупувати за ознакою “роздрібний продаж через супермаркети “,” оптові продажі з розподільчого центру “,” продажі через франчайзерів “.

При розробці довідників статей витрат / виплат і доходів / надходжень необхідно не тільки грамотно сформувати їх структуру, але також дати вичерпні характеристики складу кожної статті. Очевидно, що ніяка глибина деталізації не дозволить обійтися без статей “інші”, проте, принаймні дозволить уникнути перетворення цих статей в “сміттєзбірники”, а точніше в “чорні діри”, які мають властивість розростатися, поглинаючи все нові і нові витрати / доходи, які не вдається ідентифікувати операціоністу через відсутність відповідних довідників. Окреме питання – відповідність статей доходів і витрат з нарахування, використовуваних для формування звіту про прибутки і збитки, статей надходжень і виплат, що використовуються для формування звіту про рух грошових коштів. Правильне вирішення цього питання дозволить істотно полегшити роботу з інформацією.

Для оцінки ефективності діяльності структурних підрозділів компанії повинен бути розроблений довідник центрів відповідальності (ЦО). Не вдаючись в даній статті в добре відому класифікацію (ЦО інвестицій, прибутку, доходів, витрат), зазначимо, що кожна освічена центр відповідальності є елементом системи управління компанією. Центром відповідальності може бути бізнес-одиниця, структурний підрозділ бізнес-одиниці або окремий співробітник. При постановці СУУ необхідно зважено підійти до розробки довідника ЦО: з одного боку, зайва глибина марно “обважнюватиме” облікові функції, з іншого – ігнорування деталізацією не дозволить контролювати діяльність того чи іншого менеджера / працівника.

Приклад.

Розбиття Департаменту контролінгу на кількість ЦО дорівнює кількості назв відділів може бути недоцільним. Оскільки калькулювання витрат на канцелярське приладдя відділу аналізу окремо від аналогічних витрат по відділу планування, напевно, не є найважливішим завданням, заради вирішення якої в компанії впроваджувався управлінський облік. Непродуктивно також вести роздільний облік фонду оплати праці за цим підрозділам, якщо заробітна плата працівників зафіксована штатним розкладом і не контролюється начальниками відділів.

У той же час виділення самоскида з водієм в окремий ЦО може привести до набагато значимим результатами в сфері управління витратами підприємства.

При побудові довідника ЦО необхідно також об’єктивно враховувати можливість і головне, доцільність рознесення витрат за цими ЦО.

Приклад.

Розподільчий центр (РЦ) мережі супермаркетів розділений на 4 зони: сектор приймання товару, сектор складування, сектор фасовки, сектор відвантаження товару. Однак основну частину витрат з утримання та експлуатації РЦ складають витрати на комунальні послуги, оренду, охорону і т. д. Крім того, одні й ті ж співробітники працюють на приймання, розміщення і відвантаження товару. Звичайно, існують способи розрахункового рознесення комунальних та орендних платежів (наприклад, пропорційно займаним кожним сектором площ). Можна фіксувати час зайнятості співробітника розвантаженням або вивантаженням. Але такий облік має сенс тільки в тому випадку, якщо результати калькулювання надалі реально застосовуються для управління витратами.

До кожного з розроблюваних в компанії довіднику, а також до кожного його елементу можуть додаватися підлеглі довідники, більш детально характеризують об’єкт обліку.

Приклад.

У поліграфії для виду номенклатури “візитка” підлеглими будуть довідники “кольоровість”, для виду номенклатури “буклет” – довідники “фальц”, “розмір”.

В ритейлі для виду номенклатури “йогурт” можуть бути встановлені підлеглі довідники “жирність” або “постачальник”.

Для довідника встановлюються єдині правила оформлення його елементів, визначаються ознаки їх угруповання.

Вся внутрішня документація компанії, а також документація, що надходить ззовні, до прийняття до обліку повинна чітко класифікуватися відповідно до розроблених довідниками. Відхилення від цього правила неприпустимі.

Універсальним засобом для ідентифікації елементів є кодування. Рядовому операціоністу немає необхідності розбиратися в розгалуженій структурі довідників. Раціональніше це робити спеціально виділеному працівникові, який ідентифікує операцію і проставляє на первинному документі її код.

Для ведення довідників в автоматизованій системі кожному довіднику встановлюється власник, який відповідає за відповідність елементів довідника встановленої структурі, контролює “чистоту” довідника. Як правило, права на коригування, додавання нових елементів в довідник делегуються тільки його власнику.

Якщо процедури з ведення довідників не визначені, може виникнути ситуація неправомірного збільшення елементів довідників, їх задвоенія. Зросте ризик помилкового видалення елементів довідників, з якими пов’язані документи та операції.

Оцінка активів і витрат


У питаннях оцінки основних засобів (ОС) першочерговим є визначення принципів віднесення активу до об’єкта ОС з метою управлінського обліку. Це визначення може істотно відрізнятися від нормативно встановлених як за критеріями, так і за значенням цих критеріїв.

Приклад

Компанія може встановити нижню межу вартості об’єкта основного засобу на рівні 10 000 тис. руб. або 100 000 тис. руб. або будь-якому іншому. Можна застосовувати або відмовитися від застосування тимчасового критерію – Термін служби більше 1 року і т. д.

Важливим є правильне визначення значення початкової вартості об’єкта і корисного терміну його експлуатації. Очевидно, що від цього в свою чергу залежить, наскільки вірною буде оцінка витрат компанії в періоді і наскільки достатньою виявиться величина накопиченої амортизації для придбання нового об’єкта ОЗ замість зношеного. Окреме питання – визначення терміну корисної експлуатації об’єкта ОС, набутого після його експлуатації у колишнього власника. Тут дуже корисними можуть виявитися експертні висновки технічних спеціалістів компанії. Їхня думка також необхідно враховувати при інвентаризації і переоцінки об’єктів ОЗ, проведення яких при впровадженні системи управлінського обліку є обов’язковим.

Крім цього, в обліковій політиці необхідно визначити порядок формування первісної вартості основного засобу і умови її зміни. Тут також можливі деякі відступи від загальновстановлених правил з метою полегшення обліку при одночасному дотриманні принципу “переваги змісту над формою”.

Приклад.

Обов’язок із закупівлі основних засобів (автомобіля) для керуючої компанії покладено на працівника відділу закупівель торгового дому холдингу. Для виконання цього завдання вказаний працівник виїжджає у відрядження на завод-виготовлювач.

Придбаний автомобіль приймається до обліку в керуючої компанії. Що стосується понесених витрат на відрядження, то їх списання на витрати торгового дому означає, з одного боку, заниження первісної вартості активу керуючої компанії (автомобіля), з іншого – завищення витрат торгового дому.

Для виправлення ситуації в бухгалтерському обліку обох бізнес-одиниць треба було б провести послугу торгового дому, надану керуючої компанії з придбання автомобіля. Для цього, в свою чергу необхідно оформити відповідну документацію (договори, рахунки і т. д.) і здійснити відповідні операції. Все це досить трудомісткий. Крім того, вартість такої послуги може перевищити відрядження витрати на суму “накрученою” прибутку. У цьому випадку первісна вартість автомобіля для керуючої компанії не буде відповідати реально інвестованих в нього засобів холдингу. Для “очищення” первісної вартості будуть потрібні спеціальні елімінує проводки.

В управлінському обліку, прийнявши деякі припущення та застосувавши декілька нестандартні проводки, можна сформувати первісну вартість об’єкта основних засобів без всіх цих складнощів, безпосередньо віднісши витрати на відрядження працівника торгового дому на вартість автомобіля, що управляє.

Аналогічно встановлюються критерії віднесення активу до матеріально-виробничих запасів (МПЗ), визначається спосіб формування їх вартості, порядок списання на собівартість продукції.

В холдингах порядок формування фактичної собівартості МПЗ, отриманими від зовнішніх по відношенню до холдингу постачальників може відрізнятися від способу формування фактичної собівартості по МПЗ, отриманим одним підприємством холдингу від іншого. Відмінності можуть стосуватися транспортно-заготівельних витрат, витрат з доведення МПЗ до стану придатного до використання та ін Все залежить від сформованих господарсько-економічних відносин всередині Групи.

Важлива для оцінки фінансового стану компанії складова активів – незавершене виробництво (НЗВ). Тут також можуть бути свої особливості, що залежать від галузевої приналежності компанії.

Приклад

У будівництві, а також в інших галузях з аналогічним циклом виробництва (проектні роботи, НДДКР) НЗП представляє заділ на майбутнє, що містить в собі потенційну прибуток, який в даний конкретний момент часу “зарита в землю”, але не дала “сходів”. Ця “зарита в землю” прибуток не видно з традиційної системи російської бухгалтерської звітності, однак така інформація може бути корисною для правильного усвідомлення економічного становища компанії в даний момент часу і прийняття адекватних управлінських рішень. Проблему можна вирішити за допомогою методу “відсоток виконання”, рекомендованого МСФЗ для визнання доходів і витрат за договором підряду. Згідно з цим методом, доходи за договором підряду приводяться у відповідність з витратами, понесеними компанією в процесі досягнення даної стадії завершеності підрядних робіт. Метод представляє корисну інформацію про просування робіт і дозволяє отримати значення доходу і прибутку, потенційно заробленими, але не реалізованими компанією на даний момент часу.

Окреме питання – витрати майбутніх періодів і безпосередньо період їх списання в управлінському обліку, який може суттєво відрізнятися від аналогічного періоду в бухгалтерському обліку. Тут необхідно виходити з принципу доцільності.

Приклад

Торгова мережа агресивно набуває у власність або бере в оренду майнові комплекси під нові універсами. Орендовані будівлі потребують ремонту для приведення їх у “належний вигляд”. Вартість ремонту суттєва, тривалість – декілька місяців. Весь цей час будівля опалюється, висвітлюється, охороняється. До моменту введення універсаму в експлуатація накопичується певна сума витрат, яка за правилами обліку класифікується як витрати майбутніх періодів. Виникає питання: як і коли їх списати на собівартість продажів. Варіантів відповіді кілька: відразу в момент введення універсаму в експлуатацію, протягом першого року його експлуатації, протягом договірного терміну оренди будівлі універсаму і т. д. Ні одна з відповідей не є однозначно оптимальним. Правильне рішення залежить від переслідуваних при його прийнятті цілей.

Головний біль бухгалтерів – відсутність первинної документації, що не дозволяє своєчасно прийняти до обліку ту чи іншу господарську операцію. Наслідок – або зрив терміну закриття періоду, або внесення змін в закриті періоди “заднім числом”. Ще більш критична невиправдана, “до з’ясування всіх обставин”, затримка в поданні звітної інформації в управлінському обліку. Навряд чи менеджменту компанії буде корисна абсолютно надійна, але представлена ​​із запізненням на півроку звітність. Вирішити проблему можна з використанням методу “невідфактурованих” витрат. Для дотримання принципу своєчасності окремі видатки, а також зобов’язання при наявності у фахівця з обліку інформації про скоєння фактів господарської діяльності та відсутності первинних документів можуть бути відображені в обліку на підставі планових величин або експертних оцінок. Підставою є рахунок, договір, письмова гарантія, розцінки, усна домовленість. При надходженні в компанію первинних розрахункових документів, відображені в системі оціночні показники замінюються фактичними даними.

Класифікація витрат


Однією з відмінних характеристик управлінського обліку є класифікація витрат по відношенню до обсягу виробництва (змінні / постійні) і за ступенем їх керованості менеджерами різних рівнів ієрархії (контрольовані / неконтрольовані). Не вдаючись у визначення зазначених термінів і переслідувані такою кваліфікацією мети (про це можна прочитати в будь-якому підручнику з управлінського обліку) зазначимо, що з одного боку, безумовно правильна класифікація витрат компанії за вказаними ознаками на практиці настільки ж важлива, наскільки важкореалізованою.

В управлінському, втім як і в бухгалтерському обліку, існують також і проблеми з поділом витрат на прямі і непрямі. Тут фахівці з обліку стикаються з дилемою. З одного боку, чим більше витрат класифікувати як прямі, тим ближче пряма собівартість продукції буде наближатися до повної. З іншого боку, чим більше витрат визнаються прямими, тим складніше стають облікові технології.

Приклади

Працівник офісу відряджається на послідовно-паралельний об’їзд ряду об’єктів (місце відрядження – кілька населених пунктів, навколо яких розташовані будівельні об’єкти). Вантажний автомобіль розвозить продукти з розподільчого центру по декільком супермаркетам торгового оператора. При цьому автомобіль завантажений різними товарними позиціями. Мабуть, єдино правильний вихід класифікувати в цих випадках відрядження та транспортні витрати як непрямі і не робити малопродуктивних зусиль по їх розподілу на об’єкт / супермаркети / товарні позиції.

Одна бригада працює на декількох будівельних об’єктах одночасно. Причому місце роботи різних членів бригади протягом тижня може змінитися кілька разів (працівники мігрують між об’єктами в залежності від виробничої необхідності). Пооб’єктне списання витрат на оплату праці можна вести прямим методом, пропорційно людино-годинах, зафіксованим в табелях обліку робочого часу. Однак, питання полягає в достовірності міститься в цих табелях інформації. При постійній зміні місця роботи членів бригади, такий облік стає для прораба досить неприємним заняттям. В умовах безконтрольності (а таке цілком реально, особливо на територіально віддалених об’єктах) оформлення цих табелів на практиці перетворюється для прораба в якусь “гру з підгонкою” інформації під вимоги обліку. Марність такої інформації очевидна.

Оскільки зазначені проблеми аніскільки не применшують переваг практичного застосування результатів такої класифікації, стандартизація витрат за вказаними ознаками є важливим етапом побудови СУУ. З цією метою одночасно з розробкою інших довідників і класифікаторів розробляють матрицю витрат, що представляє собою прямокутну таблицю (шахматку), в якій по вертикалі перелічені всі статті витрат, а по горизонталі ЦО чи інші місця виникнення витрат, якими можуть бути машини та механізми, проекти, будівельні об’єкти і т. д. Матриць може бути декілька.

Приклад

Матриця прямих і непрямих витрат або матриця контрольованих і неконтрольованих витрат. В останньому випадку, на перетині статті витрат з ЦО вказується, чи є витрати по цій статті підконтрольними менеджеру ЦО. При розробці такої матриці необхідно пам’ятати, що стаття підконтрольна менеджеру вищого ЦО може бути непідконтрольна менеджеру вкладеного в нього нижчестоящого ЦО.

Такі матриці істотно полегшують калькулювання не тільки фактичних витрат, але і розробку бюджетів та планових кошторисів з метою ефективного управління бізнесом компанії. Наявність матриці прямих і непрямих, а також змінних та постійних витрат істотно полегшує застосування в компаніях методу прямого калькулювання (direct-costing) і розрахунку суми покриття (маржинального прибутку), а матриці контрольованих і неконтрольованих витрат – процес ідентифікації менеджерів, відповідальних за відхилення від бюджетних показників.

Окремо зупинимося на питанні розподілу на об’єкт обліку витрат, класифікованих по відношенню до нього як непрямі. На нашу думку в управлінському обліку калькулювання прямий собівартості, за рідкісним винятком, більш доцільно, ніж повною. Ступінчастий розрахунок сум покриття різного рівня, як правило, дозволяє більш ефективно вирішити більшість завдань управлінського обліку.

Управлінська звітність


Управлінська звітність – це предмет окремої статті. Тут же відзначимо, що крім звітів верхнього рівня (Балансний лист, Звіт про прибутки і збитки і Звіт про рух грошових коштів), пакет управлінської звітності компанії може включати безліч звітів, класифікованих за призначенням, адресатам, періодичності формування і т. д. Звіти можуть бути як регламентними, тобто подаються відповідним адресатам у встановлені терміни, так і нерегламентними, тобто формованими під конкретний запит користувача. Очевидно, що на склад пакета, форму і зміст управлінської звітності в кожному конкретному випадку впливає не тільки галузева приналежність компанії, але і запити менеджменту компанії, які безпосередньо залежать від рівня їх економічних знань і ментальності.

На жаль, в ряді випадків користувач не готовий до адекватного сприйняття економічно грамотно розроблених звітів. Є два способи вирішення такої невідповідності: одночасно з розробкою СУУ підвищувати рівень економічних знань менеджменту компанії, або тимчасово, на період входження СУУ в компанію, свідомо спрощувати звіти до рівня, сприйманого її менеджментом. В іншому випадку, можливі різні негативні наслідки, аж до відторгнення, або прямого саботування менеджерами впроваджуваної СУУ.

Звітність представляється менеджерам для застосування міститься в ній інформації в управлінських цілях. Очевидно, що менеджерам різних рівнів ієрархії необхідні різні звіти, що відрізняється як по міститься в ній інформації і рівню її агрегованості, так і за формою подання. Відповідно, одна з вимог, що пред’являються до більшості використовуваних в компанії форм управлінських звітів – Це простота трансформації звіту до різного рівня деталізації міститься в ньому інформації.

Звітний період


У компанії можуть бути встановлені різні періоди звітності. Мінімальний звітний період не обмежений нижньою межею (в окремих випадках можуть формуватися щоденні звіти), максимальний дорівнює одному році. У російський компаніях, як правило, звітний рік відповідає календарному. Разом з тим, виходячи зі специфіки бізнесу, в окремих випадках корисно руйнувати стереотипи і встановлювати звітний рік виходячи з доцільності.

Приклад

У компанії, що займається будівництвом залізниць, кампанія по формуванню портфеля замовлень відбувається в зимовий час і завершується до закінчення першого кварталу календарного року. Операційний цикл має яскраво виражений сезонний характер: початок робіт в квітні-травні, пік робіт припадає на літні та осінні місяці, здача робіт проводиться взимку. В цих умовах, для підвищення ефективності процесу розробки та контролю виконання річного плану, а також співвіднесення операційного циклу з звітним роком оптимальним є перенесення початку звітного року з 01 січня на 01 квітня і встановлення річний звітною датою – 31 березня.

Інформаційні системи обліку


У компанії може існувати як єдина інформаційна облікова система, так і дві окремих – бухгалтерська та управлінська (податковий та інший облік до уваги не беремо).

Останній варіант зручний на невеликих підприємствах, де цілі управлінського обліку мінімальні і зводяться зазвичай до контролю грошових потоків. У середніх і великих компаніях, за деяким винятком, підтримання двох паралельно функціонуючих систем є необгрунтованим.

Відмінність облікових політик та інших стандартів управлінського і бухгалтерського обліку не є перешкодою для усунення непродуктивного дубльованого введення інформації. Сучасний рівень розвитку облікових програмних платформ дозволяє вирішити проблему дубльованого введення шляхом трансформації одноразово введеного первинного документа в дві незалежні облікові бази, що обробляють і систематизують інформацію за різними стандартами.


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*