Обробка текстових даних в Excel, MS Office, Програмні керівництва, статті

Практично всі сучасні програми, що працюють з даними, підтримують експорт інформації. Експорт даних в формат Excel вважається хорошим тоном. Однак деякі дані можна отримати для подальшої обробки в інших форматах, наприклад у вигляді текстового файлу. Excel прекрасно справляється з їх обробкою.


Ось кілька прикладів, коли Вам може знадобитися обробка великих масивів тексту в Excel:



  1. Ви отримали з АТС текстовий файл з роздрукуванням міжміських переговорів і хочете побудувати зведений звіт: з яких номерів дзвонили, на які, скільки і т.д.
  2. Ваша облікова програма (наприклад 1С) вміє вивантажувати звіти в Excel, але розмір звіту настільки великий, що збереження в Excel займає масу часу. В текстовому форматі звіт зберігається набагато швидше. Я використав цю особливість 1С при розробці своєї Вивантаження проводок.
  3. Вам потрібно проаналізувати лог-файл Вашого веб-сервера.

Варіантів безліч. Ми розберемо сьогодні останній приклад – аналіз лог-файла.


Відкриваємо текстовий файл в Excel.


Є кілька варіантів вставки текстової інформації в книгу Excel:



  1. Вставити її через буфер обміну з текстового редактора
  2. Через меню Файл – Відкрити. У діалозі відкриття файла вкажіть тип Всі файли (*. *). Це дозволить Вам побачити не тільки власне txt-файли, але і файли з іншими розширеннями (наприклад файли *. Log, як у нашому прикладі).
  3. У провіднику Windows правою кнопкою клікнути потрібний файл і вибрати пункт Відкрити за допомогою. Далі слід зі списку запропонованих програм вибрати Excel. Якщо в запропонованому списку ще немає Excel, це означає, що на Вашому комп’ютері файли такого типу ще не відкривали за допомогою Excel. У такому разі натисніть пункт Вибрати програму … внизу списку. Наступного разу Excel вже повинен бути в списку.

Майстер розбивки тексту по стовпцях



Перше, що слід зробити з текстом після відкриття його в Excel – це поділ на стовпці. Це дозволить нам сортувати, фільтрувати, групувати рядки і т.д.


Для цих цілей служить майстер текстів.


Виділяємо стовпець з текстом (А) або кілька осередків в стовпці і вибираємо меню Дані – Текст по стовпцях.


На першому кроці роботи з майстром потрібно визначити, як в нашому тексті розділені поля даних. Варіантів два: поля можуть бути розбиті роздільниками або мати фіксовану ширину.


Майстер текстів Excel - крок 1


Якщо текст розбитий на колонки однакової ширини, на другому кроці потрібно розставити мишею роздільник стовпчиків, а точніше, перевірити і відредагувати те, як Excel розбив текст. Розділювачі можна перетягувати мишею, додавати (клацання миші по порожньому полю) або видаляти (подвійне клацання по існуючому роздільника).


Майстер текстів Excel - крок 2 


Якщо текст розбитий на колонки роздільниками (комами, двокрапками, пробілами, табуляторами і т.п.), на другому кроці потрібно вказати майстру, які символи вважати роздільниками.


Майстер текстів Excel - крок 2 


Деякі програми вивантажують текстові рядки, укладені в лапки або апострофи. Якщо на другому кроці роботи майстра вказати обмежувачі рядків, то текст всередині лапок (або апострофів) буде вважатися єдиної рядком, в межах якої символи-роздільники ігноруються.


Після розбивки тексту на стовпці можна додатково налаштувати параметри інтерпретації даних у стовпцях:


Майстер текстів Excel - крок 2 


По завершенні роботи майстра ми отримуємо текст, розбитий на колонки.


Можливості подальшого аналізу обмежені лише Вашою фантазією. Сортуйте, підсумуйте, шукайте проміжні підсумки, будуйте частотні словники і т.д.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*