Основні механізми DocsVision, Книги та статті, Різне, статті

Содержание:



  • Отримання електронних версій паперових документів



  • Варіанти розсилки завдань та їх маршрутизація



  • Пошук об’єктів



  • Механізм прав доступу



  • Створення бібліотеки файлів



  • Електронний цифровий підпис та шифрування


    Отримання електронних версій паперових документів


    Реєстрація будь-якого документа за допомогою відповідної картки документа передбачає детальний опис усіх його реквізитів та інших відомостей про нього. Крім цього, система DocsVision дозволяє приєднати до його картці текст документа у вигляді відсканованого графічного файлу або файлу Microsoft Word, якщо це текстовий документ. Включити в картку документа його графічне зображення можна як вручну, приєднуючи до неї відсканований і збережений у файловій системі графічний файл із зображенням документа або здійснюючи сканування безпосередньо під час реєстрації картки, так і автоматично за допомогою спеціальної картки системи – картки потокового сканування; для цього в організації повинен матися обладнання для сканування документів (допустимо в тому числі і потокове сканування) і бути встановлено програмне забезпечення для розпізнавання сканованих текстів штрих-кодів – ABBYY FineReader Scripting Editon.


    Щоб зробити можливим потокове сканування при реєстрації паперового документа на його першій сторінці друкується штрих-код, автоматично формується системою DocsVision. Далі за допомогою картки сканування здійснюється потокове сканування документів (можливо – потокове) в один графічний файл, після чого виконується розпізнавання заздалегідь вкарбувалися в паперові документи штрих-кодів, що дозволяють розбити великий файл на окремі більш дрібні файли, кожен з яких містить один з сканованих документів, а потім – автоматично прикріпити розпізнані файли до карток відповідних документів.


    Далі при необхідності може проводитися переклад зображення в текстовий формат, придатний для редагування, для чого виконується розпізнавання тексту документа з подальшим прикріпленням отриманого файлу текстового формату до картки документа.


    Варіанти розсилки завдань та їх маршрутизація


    Завдання та бізнес-процеси мають на увазі розсилку виконавцям карток завдань, причому розсилка проводиться в залежності від обраного автором варіанти виконання. Можливі такі варіанти:



    • вказаний один виконавець, якому і направляється завдання;

    • виконання завдання одним з можливих виконавців – так зване альтернативне виконання, При цьому картка розсилається декільком співробітникам, але після взяття завдання в роботу одним з них інші отримують повідомлення про відкликання завдання;

    • паралельне виконання завдання – усім зазначеним виконавцям направляються картки з однаковим завданням, яке кожен з них повинен виконати;

    • послідовне виконання, При якому картки завдання розсилаються виконавцям відповідно до списку, зазначеним в параметрах настройки; кожному наступному виконавцю завдання приходить тільки після завершення завдання попереднім.

    У картці погодження DocsVision можна використовувати змішане (послідовно-паралельне) погодження та відповідну схему розсилки завдань. При моделюванні бізнес-процесів також можна використовувати комбіновані схеми виконання завдань.


    Розсилка завдань виконавцям і контролерам проводиться за допомогою системи маршрутизації і може здійснюватися кількома способами:



    • on-line завдання: В персональній папці користувача з’являється посилання на картку завдання, і вся робота з нею здійснюється засобами Навігатора DocsVision;

    • посилання на завдання: При цьому в поштову скриньку співробітника приходить лист, що містить посилання на картку завдання;

    • off-line завдання: Застосовується, якщо у користувача немає безпосереднього доступу до сервера DocsVision, при цьому співробітник отримує по електронній пошті спеціальне повідомлення, зовні схоже на картку завдання; щоб такий спосіб маршрутизації був можливий, на комп’ютері клієнта повинен бути встановлений спеціальний компонент – Off-line клієнт і Microsoft Outlook;

    • зашифроване off-line завдання: Спосіб аналогічний маршрутизації способом off-line завдання, проте всі дані автоматично шифруються;

    • лист з описом завдання, Яке отримує користувач; при цьому він не має зворотного зв’язку і дані про хід виконання завдання від нього не надходять.

    Можливий також варіант, що жоден з перерахованих способів з якоїсь причини не може використовуватися; в цьому випадку співробітник картку завдання не отримує, а автор завдання самостійно реєструє відсоток його виконання, зв’язуючись з виконавцем будь-яким іншим способом (наприклад, по телефону).


    Пошук об’єктів


    Платформа DocsVision надає три види пошуку документів: пошук папки по дереву папок, пошук картки за поданням, а також розширений пошук.


    Перші два види пошуку здійснюються за одним і тим же принципом і зовні схожі на контекстний пошук в програмі Microsoft Word: в діалогове вікно вводиться послідовність символів, що входить у назву шуканої папки або картки, після чого здійснюється пошук всіх об’єктів, що містять її в своїй назві.


    Розширений пошук виконується на основі пошукових запитів (рис. 13); при цьому відбираються всі картки, що відповідають певним критеріям, що дозволяє знаходити потрібні документи навіть за мінімальними наявними про них відомостей. За допомогою засобів створення запитів для розширеного пошуку можна описати досить складні комбіновані умови пошуку карток, які можуть застосовуватися одноразово або зберігатися для багаторазового використання.


    У параметри пошукового запиту можуть включатися умови як повнотекстового, так і атрибутивного пошуку, а також параметри, які звужують зону пошуку і тим самим скорочують тривалість виконання запиту. Повнотекстовий пошук є відбір карток, що містять певну рядок у тексті карток документів та / або пов’язаних з документами файлів. Щоб зробити можливим повнотекстовий пошук по базі даних, на сервері регулярно виконується індексування знову з’явилися карток. На відміну від повнотекстового, атрибутивний пошук припускає пошук карток за значеннями їх полів. Звузити зону пошуку можна шляхом явного завдання папок, в яких слід проводити пошук, та / або вказівки типів документів, серед яких можуть виявитися потрібні картки.


    У загальному випадку результати виконання пошукового запиту поміщаються в системну папку Результати пошуку, яка автоматично створюється при першому виконанні пошукового запиту, проте для зберігання даних, відповідають критеріям часто використовуваного запиту, можна створити особливу віртуальну папку: при кожному зверненні до неї буде виконуватися оновлення результатів зазначеного в її властивості пошукового запиту.

     


    Рис. 13. Вікно створення запиту для розширеного пошуку


    Механізм прав доступу


    Можливість роботи з системою DocsVision мають тільки користувачі, зареєстровані в довіднику співробітників. При реєстрації облікові записи користувачів можуть копіюватися безпосередньо з Active Directory або заноситися вручну; аутентифікація доступу до системи інтегрована з засобами аутентифікації Microsoft Windows: може бути використана як базова автентифікація, так і явний запит пароля користувача.


    Інший аспект безпеки – права користувачів на доступ до об’єктів системи – має два рішення: з одного боку, права доступу до кожного об’єкту можуть призначатися окремо для кожного користувача або груп користувачів Active Directory за допомогою стандартного діалогу Microsoft Windows. З іншого боку, при інсталяції системи створюються особливі групи безпеки, і включення користувача в одну з них наділяє його відповідними правами доступу до об’єктів.


    Крім того, бізнес-логікою окремих елементів системи передбачається успадкування та призначення прав при створенні дочірніх об’єктів (наприклад, при відправленні документа на узгодження або виконання на нього виконавцям встановлюються відповідні права).


    Для автоматизації призначення прав можна використовувати службові бізнес-процеси DocsVision.


    Створення бібліотеки файлів


    Для постійного зберігання, пошуку та доступу безпосередньо з DocsVision до інформації, представленої в текстовій, табличній, графічній або будь-якій формі, в додатку “Діловодство” передбачена спеціальна картка – картка файлу. В залежності від передбачуваного використання файлу ця картка може містити копію файлу з файлової системи; зображення, відскановане за допомогою картки сканування; посилання на файл у файловій системі. Впорядковане зберігання за допомогою карток файлів часто використовуваних даних – шаблонів типових договорів, актів приймання-здачі та інших документів, схем, карт, креслень або прайсів та оновлення їх у міру необхідності дозволить полегшити пошук необхідних документів і уникнути повторного їх складання.


    У картці файлу може зберігатися файл будь-якого формату; при редагуванні файл відкривається додатком, встановленому в настройках Microsoft Windows за замовчуванням для даного типу документів.


    Електронний цифровий підпис та шифрування


    Електронний цифровий підпис, що є аналогом власноручного підпису, надає документу юридичну силу, рівну юридичну силу документа на паперовому носії, скріпленого власноручним підписом правомочної особи і круглою печаткою. Будь-який файл, приєднаний до картки документа або зберігається в картці файлу, може бути підписаний електронним підписом, що дозволяє надійно ідентифікувати власника підписи і гарантувати відсутність змін у документі після його підписання правомочним особою. Крім того, будь-який файл може бути зашифрований, так щоб його зміст було доступно для прочитання тільки зазначеному списку співробітників. Обидві функції можливі при наявності у користувачів DocsVision відповідних сертифікатів і за умови, що всі відповідні параметри – провайдер сертифіката, а також використовуються алгоритми шифрування і підписання документів зазначені у службовій картці налаштувань діловодства. Механізми DocsVision підтримують інтеграцію з PKI-інфраструктурами, що базуються на Microsoft CryptoAPI, зокрема з Російською сертифікованою системою криптографічного захисту Крипто-Про. Також підтримується криптопровайдер PGP.

  • Схожі статті:


    Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

    Коментарів поки що немає.

    Ваш отзыв

    Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

    *

    *